• در یک شرکت برای اجرای پروژه‌ای در بخش حسابداری، یک مدیر دستور مشابهی را در دو دوره صادر کرده است و برای بار سوم همان دستور را صادر می‌کند؛ یکی از کارکنان در جمع‌آوری سوابق به این موضوع پی می‌برد که در دوره، هر دستور به گزارش‌های گوناگون از واحدهای مختلف پیوست شده است؛ مجموعه‌ای گسترده از بررسی‌ها و مستندات علمی و میدانی که در زمان صدور هر دستور جمع‌آوری شده‌اند؛ در دو مقطع قبلی، رویه‌ای برای بایگانی، نحوه ذخیره و چگونگی بازیابی آن مشاهده نمی‌شود؛ سرنوشت مهارت‌های فکری، فردی، پایگاه‌های داده، روش(متد) و تجهیزات و مجوز‌ها در این پروژه مشخص نیست!

• شرکتی برای پروژه‌ای، بعد از اخذ نظر مشورتی از یک تامین‌کننده قطعات رایانه، به‌روزترین رایانه خدمات‌دهنده (server) را خریداری می‌کند اما بعد از تنظیم برنامه پروژه و خریداری سخت‌افزار، اختلاف مدیر و مالک پروژه، منجر به جدایی مدیر پروژه از گروه می‌شود؛ پروژه بعد از مدتی توقف، دوباره در دستور کار قرار می‌گیرد اما تیم جدید، مستندات قبلی را نمی‌تواند بازیابی کند، افراد اطلاع دقیقی از جزئیات و نتایج برنامه‌های قبلی ندارند و دانش شفاهی موجود نزد کارکنان هم برای صرف‌نظر کردن از خرید مشاوره جدید،کافی نیست؛ تا مدتی تیم دوم، از وجود سخت‌افزار‌های خریداری‌شده قبلی هم باخبر نمی‌شود!

موارد فوق در بسیاری از سازمان‌های دنیا مشاهده شده است!

سازمان‌ها در اجرای ماموریت و راهبرد خود، دانشی را تولید می‌کنند که می‌تواند راهنمای آنها در گام‌های راهبردی و عملیاتی باشد؛ این دانش ارزشمند بوده و باید همانند دارایی‌های سرمایه‌ای (املاک) ارزش‌گذاری شود، بعضا این دانش همانند میراثی گرانبها، در دل سازمان‌ها حفاظت می‌شود و زمانی که فاقد نتایج رقابتی شد، به بیرون از محیط سازمان جریان پیدا کرده و در دسترس همگان قرار می‌گیرد؛ این روزها مدیریت میراث علمی سازمان‌ها، جزو مجموعه وظایف مدیر دانش قرار دارد؛ حال این دانش از راه مشاوره یا سرمایه‌گذاری خریداری شده است یا نتیجه رشد و توسعه درونی سازمان باشد، جزو وظایف این بخش مدیریت است! شایان ذکر اینکه بنیان و مدل کسب و کار برخی سازمان‌ها همانند ارائه‌کنندگان خدمات مالی (فین‌تک)، شرکت‌های مشاوره و شرکت‌هایی از این دست بر استفاده از دانش قرار دارد. 

اما شرکت‌هایی که فاقد نظام مدیریت دانش خود هستند، این سرمایه را از دست می‌دهند و در هر مرحله از فعالیت خود، مسیر رفته را دوباره طی کرده و مجددا مبادرت به سرمایه‌گذاری و هزینه‌کرد می‌کنند. در برخی شرکت‌ها که فاقد نظام مدیریت دانش هستند و بدنه کارشناسی آن هم با این موضوع ناآشناست، در صورت تغییر در مدیریت عالی و تصمیم‌گیر و عدم تمایل مدیریت جدید در پیگیری پروژه‌های قبلی، دانشی که در پروژه‌ها و فعالیت‌های قبلی کسب و تولید شده بودند اولین قربانیان تغییر هستند؛ در این حالت تیم کارشناسی توان ایجاد تغییر در تصمیم‌گیران را ندارد یا نمی‌خواهد هزینه‌ای را بپردازد و شاید هم در برخی سازمان‌ها به‌خصوص دولتی‌ها، به‌واسطه دغدغه سود و زیان نداشتن، تلاش جدی از سوی متخصصان سازمان دیده نشود؛ البته نمی‌توان تنگ‌نظری‌های درون سازمانی را در ایجاد این شرایط نادیده گرفت.

نتیجه این تصمیم و رویه، به دوباره کاری، کاهش دارایی‌ها، نبود اثر بخشی، غیررقابتی شدن و رخوت در توسعه و عدم‌بهره‌وری ختم می‌شود.  نباید نادیده گرفت که حرکت در مسیر پردازش و حفظ و توسعه دانش سازمانی پیش از تامین هرگونه سخت‌افزار، نرم‌افزار یا دپارتمان، نیازمند ایجاد بینش ضروری در سازمان است؛ قبول و ایجاد این بینش، نقطه عطفی در سازمان خواهد بود هر چند در صورت رهاسازی و بی‌مهری به آن، بازگشت به شرایط قبلی سریع خواهد بود. برای رقابت، داشتن حافظه سازمانی ضروری است و این تنها به لطف فرآیند مدیریت دانش محقق می‌شود که در آن هر فعالیت مستند شده و چگونگی پردازش داده‌های عملیات را ارائه می‌دهد که نقش محوری در توسعه عملیات بعدی دارد؛ در این حالت «دانش سازمان» جزء لاینفک سازمان شده و فراموشی ندارد.