مزایای اشتراک‌گذاری اطلاعات در سازمان
مزایای به اشتراک‌گذاری اطلاعات در محیط کار
با اطلاع داشتن از حقایق تصمیمات بهتری می‌توان گرفت. در مدیریت فناوری اطلاعات اصول اولیه ذخیره داده‌ها یا داشتن یک بانک اطلاعاتی واحد و متمرکز است یا پایگاه داده‌ای با توزیع هماهنگ که تمام داده‌ها را به شکلی پایدار و غیرقابل ویرایش در یک قالب استاندارد ذخیره می‌کند. هدف این کار اطمینان از یکپارچگی داده‌های مورد استفاده در هر نقطه معین است. این مفهوم برای جریان اطلاعات در سازمان شما نیز صدق می‌کند. اطلاعات باید دقیق و قابل اعتماد باشد و بدون توجه به خوب یا بد بودن آن باید در تمام سطوح سازمان دردسترس باشد. به‌عنوان مثال، بازخورد منفی مشتریان ممکن است بر عملکرد کارمندان بخش پشتیبانی تاثیر بگذارد. بنابراین آنها تلاش می‌کنند که این اطلاعات را تحریف کنند و کمتر سرزنش شوند. در اینجا ناهماهنگی در اطلاعات موجود منجر به تصمیم‌گیری ضعیف و نزول سازمان می‌شود. پس شما باید این مشکل را در مراحل اولیه متوقف کنید. به اشتراک گذاشتن داده‌ها و اطلاعات به‌صورت شفاف، باعث می‌شود همه افراد سازمان به‌طور یکپارچه و متوازن از همه مسائل بالقوه مربوط به کسب‌و‌کار، محصول یا خدمات آگاه شوند.
شفافیت اعتماد را بیشتر می‌کند. مورد دیگری که باید در نظر بگیرید دقت و کیفیت اطلاعات ارائه شده از منبع است. سوال اساسی که در اینجا مطرح می‌شود این است: اطلاعات از کجا می‌آید و چقدر به بخش من مرتبط است؟ اطلاعات ممکن است تحت تاثیر تعصب یا دروغ بر اساس داده‌ها پردازش شده باشد. بعضی از مدیران نسبت به دیگران مشکوک هستند و اطلاعات را اشتراک‌گذاری نمی‌کنند. درحالی‌که به جز برخی موارد باید به تیم‌تان اطمینان داشته باشید و اطلاعات را با افراد مرتبط به اشتراک بگذارید. به‌عنوان مثال، اجازه دهید کارمندان در مورد معیارها و شاخص‌های سازمان شما اطلاع داشته باشند، چون این کار به ایجاد روحیه همکاری بین آنها کمک می‌کند. اما این اطلاعات چگونه می‌تواند برای همه کارمندان در دسترس باشد؟ در اینجاست که ابزارهایی مانند نمودارها و داشبورد به کمک شما می‌آیند. یکی از نرم‌افزارهای بسیار مفید داشبورد Cyfe است که به شما امکان می‌دهد داشبوردهای تجاری را به راحتی با ویجت (برنامک)ها تنظیم کنید.
اگر در دفتر کارتان نمایشگرهای بزرگ دارید، می‌توانید آن را به اشتراک بگذارید. این اطلاعات و توضیحات کوتاه می‌تواند به کارمندان درک درستی از وضعیت سازمان بدهد. اطلاعات خام ممکن است مورد توجه قرار نگیرد، وقتی آن را به شکل بصری درآورید، روند کار و موقعیت‌های موجود قابل درک خواهند بود. با داشتن داشبورد قدرتمند، همه چیز برای ردیابی و نظارت آسان و حتی در زمان هم صرفه‌جویی می‌شود.
همکاری کارآمد باعث تقویت اشتراک‌گذاری می‌شود. برخی کارمندان تصور می‌کنند بیشتر به سازمان کمک می‌کنند و سخت‌تر از دیگران کار می‌کنند. این «فکرهای دست و پاگیر و نامربوط» را با عنوان «اصطکاک سازمانی» معرفی می‌کنند. این وضعیت باعث تلف شدن منابع و زمان می‌شود. روش سنجش عملکرد برخی مدیران اوضاع را بدتر می‌کند. اگر عضوی از تیم نتواند توضیح دهد که کار معناداری انجام داده و چقدر آن را خوب انجام داده و چقدر به اهداف سازمان نزدیک است، ممکن است او را از تیم اخراج کنند. بنابراین تعیین یک معیار یا شاخص سراسری برای سازمان شما مهم است. متخصصان در بخش‌های مختلف سازمان به معیارهای متفاوتی احتیاج دارند. به‌عنوان مثال، کسانی که در سازمان خلاق‌تر هستند به ساعات کاری کمتری برای انجام کارهایشان نیاز دارند و عملکرد آنها کم کاری محسوب نمی‌شود. به هرحال باید روشی ثابت برای تشخیص عملکرد صحیح داشته باشید. نرم‌افزارهایی مانند WorkflowMax می‌تواند راه‌های تلفیقی برای پیگیری کارها از طریق گردش کار ارائه دهد و همچنین می‌تواند به راحتی گزارش عملکرد را با جزئیات تولید کند. داشتن چنین سیستمی شما را قادر به ردیابی معیارهای سازمانی مانند عملکرد هر کارمند و نسبت‌های اثربخشی آن کند یا سود ناخالص را در هر هزینه‌ای که نیروی کار تولید می‌کند محاسبه کند.
گردش کار یکپارچه ایجاد ارزش را آسان می‌کند. کارمندان شما باید بدانند که همکاری کارمندان با هم برای شما یک ارزش است. یک مثال بارز در اینجا انداختن مسوولیت به گردن دیگری است که باعث دلسردی و عدم همکاری می‌شود. شفافیت در گردش کار و یکپارچگی و جریان آزاد اطلاعات باعث می‌شود کارمندان از نقش‌ها و مسوولیت‌های یکدیگر و چگونگی تکمیل و نتیجه نهایی کارشان آگاه شوند. با استفاده از نمودارها و گراف‌ها، نشان دهید که با یکپارچگی و همکاری چقدر ارزش سازمان شما در نظر مشتریان بالا رفته است. به‌طور خلاصه ترویج شفافیت و همکاری در سازمان زمان‌بر و بسیار سخت است اما روش‌های مدیریتی شما باید به گونه‌ای باشد که کارمندان برای مشارکت در چنین طرحی ترغیب شوند. اگر همه کارمندان از چگونگی مشارکت دیگران مطلع باشند و اطلاعات را یکپارچه دریافت کرده و طبق آن عمل کنند، سوءتفاهم‌ها و سیلوها از بین می‌رود. معیارهای مشخصی برای پیگیری و سنجش کارمندان ارائه دهید تا آنها بتوانند نتیجه عملکردشان را به راحتی بررسی کنند. با این روش می‌توانید اطمینان حاصل کنید که همه کارمندان همیشه براساس اطلاعات صحیح و تصمیم‌گیری آگاهانه عمل می‌کنند.
