توصیه‌هایی برای ارزیابی دوره‌ای کارکنان

• در ارزیابی‌های دوره ای، کارکنان خود را غافلگیر نکنید: اگر می‌خواهید پیام خاصی را به کارمندان منتقل‌سازید و به عبارت روشن‌تر «به آنها تلنگری بزنید»، این کار را از طریق نمره‌ای که در ارزیابی‌های دوره‌ای به آنها می‌دهید، انجام ندهید. به جای این کار سعی کنید تا در قالب بازخورد و رهنمون‌های کاربردی چنین پیام‌ها و تلنگرهایی را انتقال دهید.

• فقط بر قضاوت‌های یکجانبه خود تکیه نکنید: از قدیم گفته اند «همه چیز را همگان دانند» و «یک طرفه به قاضی نروید». توجه به این نکات در زمان سنجش و ارزیابی دوره‌ای عملکرد کارکنان دارای اهمیت فراوانی است و به همین دلیل مدیران نباید صرفا بر اساس قضاوت شخصی خود در مورد عملکرد کارکنان، اعلام نظر کنند و به آنها نمره‌های عددی و کمی بدهند بلکه بهتر است ضمن مشورت با دیگران از جمله خود کارکنان و توجه به محدودیت‌ها و موانع موجود بر سر راه تحقق اهداف و خواسته‌ها در این زمینه اقدام کنند.

• از خود کارکنان بخواهید به خودشان نمره ارزیابی بدهند: اینکه به کارکنان این امکان داده شود تا در مرحله اول خودشان را ارزیابی کرده و نمره بدهند باعث خواهد شد تا این تفکر درون سازمان و میان کارکنان شکل گیرد که ارزیابی دوره‌ای کارکنان یک فرآیند دوسویه و تعاملی است و چیزی نیست که فقط توسط مدیریت و بدون توجه به اظهارنظرهای کارکنان صورت پذیرد. تجربه نشان داده که بازخورد گرفتن از کارکنان و آگاهی یافتن از نظرات آنها پیش از انجام ارزیابی‌های دوره‌ای می‌تواند به شفافیت بیشتر موضوع و نزدیک‌تر شدن نمره ارزیابی به واقعیات سازمان کمک شایانی کند.

• ارزیابی‌های دوره‌ای را حتما به‌صورت مکتوب ارسال کنید: اگر چه مکتوب کردن فرم‌های ارزیابی دوره‌ای، کاری وقت‌گیر و طاقت‌فرسا است و بسیاری از شرکت‌ها تمایلی به ارسال فرم‌های ارزیابی به‌صورت مکتوب ندارند اما مزایای متعددی در مکتوب کردن ارزیابی‌ها وجود دارد که نمی‌توان آنها را نادیده گرفت. از جمله اینکه هنگامی که مدیری می‌خواهد نمره‌ای را برای بخش‌های مختلف ارزیابی یک فرد در نظر بگیرد در زمان نوشتن آن، با دقت و مسوولیت‌پذیری بیشتری رفتار می‌کند حال آنکه اگر بخواهد این کار را به‌صورت شفاهی انجام دهد شاید با چنین وسواس و دقت نظری رفتار نکند. بنابراین، وقت گذاشتن برای پیاده کردن عصاره تفکرات و نظرات خود روی کاغذ موجب می‌شود تا آنها این کار را با مسوولیت‌پذیری بیشتری انجام دهند و به این ترتیب اثربخشی روند ارزیابی دوره‌ای را افزایش دهند.

• روشی هوشمندانه و هدفمند برای تحویل فرم‌های ارزیابی دوره‌ای به کارکنان در نظر بگیرید: واقعیت این است که زمان‌بندی مشخص و واحدی برای تحویل ارزیابی‌های دوره‌ای کارکنان و در جریان قرار دادن آنها وجود ندارد، چرا که بعضی از کارکنان دوست دارند پس از داشتن یک گفت‌وگوی موثر و گرم با رئیس خود، برگه ارزیابی را تحویل بگیرند و برخی دیگر مایل هستند اول برگه ارزیابی را دریافت و به محتوای آن فکر کنند، سپس در جلسه‌ای با مدیر در مورد نمرات کسب شده بحث و تبادل‌نظر کنند.

• برای هر جلسه بازبینی عملکرد حداقل ۵۰ دقیقه وقت بگذارید: بسیاری از مدیرانی که مسوول انجام جلسات بازبینی و ارزیابی عملکردها هستند دچار این وسوسه می‌شوند که جلسات متعددی را در زمان‌های کوتاه و پشت سر هم (جلسات ۱۰ یا ۱۵دقیقه‌ای) برگزار کنند حال آنکه تجربه نشان داده که چنین جلساتی به فاجعه و نتایج بسیار بدی منتهی می‌شوند. حداقل زمان مورد نیاز برای هم‌صحبت شدن با هر کدام از کارمندان و ارائه توضیحات در ارتباط با عملکردشان و نمره ارزیابی کسب شده، ۵۰ دقیقه است تا چند دقیقه‌ای صرف زمان آماده‌سازی ذهن فرد و ایجاد جو صمیمانه با او شود و سپس طرفین به اصل قضیه برسند.

فاصله انداختن بین جلسات بازبینی عملکرد هر فرد با فرد بعدی نیز حائز اهمیت است. مدیری که افراد مختلف پشت سر هم وارد دفتر او می‌شوند تا در مورد ارزیابی صورت‌گرفته، صحبت کنند خیلی زود خسته شده و در حالت خستگی و یکنواختی ممکن است اشتباهات فاحشی از او سر بزند. پس بهتر است بین هر جلسه بازبینی عملکرد با جلسه بعدی حداقل ۱۰ دقیقه وقفه وجود داشته باشد.

• نیمی از زمان جلسه بازبینی را صرف بررسی گذشته کنید و نیمی را صرف نگاه به آینده: خود من وقتی برگه‌های بازبینی و ارزیابی گذشته را تکمیل می‌کنم تمام توجه‌ام را معطوف به عملکرد گذشته فرد طی ماه، فصل یا سال گذشته می‌کنم اما در جریان برگزاری جلسه بازبینی عملکرد می‌کوشم تا تنها نیمی از وقت اختصاص‌یافته را به صحبت در مورد گذشته و عملکرد پیشین افراد بپردازم و در نیمه دوم روی چشم‌اندازهای آینده و برنامه‌های آتی تمرکز کنم.

• خبررسانی در مورد ارتقای مقام یا تنزل درجه افراد را به دقایق پایانی جلسه بازبینی عملکرد موکول کنید: یکی از نکاتی که مدیران باید به آن توجه داشته باشند این است که اگر قصد ارتقا یا تنزل مقام یک فرد را دارند حتما این کار را به دقایق پایانی جلسه بازبینی موکول کنند، چراکه در غیر این صورت با طرح خبر ارتقا یا تنزل رتبه یا مقام فرد در ابتدای جلسه تمام توجه فرد به این موضوع متمرکز خواهد شد و در نتیجه او از توجه به آنچه در مورد مفاد فرم‌های ارزیابی‌اش بیان می‌کنید، غافل خواهد شد و این غفلت او و شما را از هدف نهایی ارزیابی عملکرد و اثرات آموزشی و اصلاح آن محروم خواهد ساخت.