رویدادنگاری و تاثیر آن بر مهارت‌های رهبری سازمانی

نویسنده: Eric J. McNulty مترجم: آناهیتا جمشیدنژاد منبع: strategy-business : زندگی ما با دنیای دیجیتال عجین شده است. هر اتفاقی در این دنیای الکترونیک ما را وادار می‌کند تا بی‌درنگ واکنش نشان دهیم. «پاسخ دهیم. لایک کنیم و به اشتراک بگذاریم.» ظاهرا هیچ آغاز و پایانی برای این حمله بی‌امان وجود ندارد. اما زیبایی مغز بشر، ظرفیت فوق‌العاده آن در پردازش اطلاعات مختلف، یافتن الگوها و ایجاد دیالوگ معنی‌دار و عمل طی زمان است. همه اینها در خدمت افزایش مهارت‌های رهبری سازمان ما هستند.

برای منفعت کسب کردن از آن، باید به نبوغ درونی خود اجازه ظهور دهید. اما یقینا، آزاد کردن زمان در زندگی امروز آنقدر هم آسان نیست؛ آن هم زمانی که روسا، زیردستان و اعضای خانواده فرض می‌کنند که شما ۷ روز هفته و ۲۴ ساعت در روز به صورت آنلاین در دسترس هستید. اما باید این روند را تغییر دهید. اما چگونه؟ فعالیتی که به نظر من بسیار مفید است و بسیاری از دانشجویانم نیز آن را مفید یافته‌اند کاری است که قرن‌ها قدمت دارد: یک دفتر وقایع روزانه داشته باشید. صرف تنها ۱۰ دقیقه در روز برای ثبت افکار خود در رهبری سازمانی موثر بسیار ضروری است. به عنوان یک رهبر سازمانی، چالش شما این است که الگوهای به وجود آورنده فرصت‌ها و تهدیدها را بیابید.

باوجود تمایل کنونی به کیبورد و کامپیوتر، ثبت وقایع روزمره فعالیتی است که بهترین تناسب را با قلم و کاغذ دارد. در این مورد، آنالوگ بر دیجیتال غلبه می‌کند چرا که نوشتن با دست، بخشی از مغز را به فعالیت وامی‌دارد که به عنوان سیستم فعال‌کننده مشبک (reticular activation system) شناخته شده است. اما فشردن کلیدهای کیبورد کامپیوترتان اثر مشابهی ندارد.

علاوه‌بر این، وقایع‌نگاری منجر به فعالیت‌های ‌تحلیلی و منطقی مغز می‌شود و به بخش‌های خلاقانه‌تر از مغزتان، فضا و زمان برای استفاده از استعدادهای منحصربه‌فرد می‌دهد. عصب‌شناسان نشان داده‌اند که این نوع «تمرکز متفکرانه» بخش‌هایی از مغز را تحریک می‌کند که وقتی در فعالیت‌های مستقیم نیستند، فعالند و این دلیلی است که چرا اغلب دیدگاه‌ها زمانی به ذهن‌تان خطور می‌کنند که زیر دوش یا در حال دویدن یا در حال نوشتن وقایع روزمره خود هستید. به این ترتیب، وقایع‌نگاری تمرینی است که به شما اجازه می‌دهد تا احساساتتان را بیان کنید و می‌تواند استرس را کاهش دهد. همچنین دور شدن از کامپیوتر یا تلفن هوشمندتان شما را از عواملی مانند صدای رسیدن ایمیل و دیگر صداهای دیجیتال رها می‌کند. در بهترین حالت، رویدادنگاری فضای خاصی برای توسعه درک عمیق‌تری از خودتان و جهان اطرافتان- هم در محیط کار و هم در خانه- ایجاد می‌کند. در واقع باید رویدادنگاری را به عنوان یک فرصت ببینید نه یک کار روزمره و عادی. این کار از همه مهم‌تر برای خودتان است. تنها زمانی که کاملا بدانید «چه کسی» هستید- یعنی ارزش‌ها، هدف، انگیزه‌ها، نقاط قوت و ترس‌هایتان را بشناسید- آنگاه می‌توانید رهبر سازمانی قابل‌اعتمادی باشید که ارزش پیروی کردن را دارد.

به‌عنوان مثال، یک رویدادنگاری می‌تواند بر مبنای سه سوال زیر باشد: چه زمانی امروز بیشترین احساس قدرت را داشتم؟ چه زمانی احساس کردم بسیار ضعیفم؟ این موضوع چه حقیقتی را در مورد خودم می‌گوید؟ با اندکی اصلاح، می‌توانید سوالات مشابهی را در روزهای متداول بپرسید: امروز چه زمانی تیم من در بهترین حالت خود بود؟ چه زمانی در بدترین حالت خود بود؟ این موضوع در مورد خودمان به ما، مشتریان‌مان یا بازارمان چه می‌گوید؟

تفکر در این سوالات و نوشتن سریع تفکرات‌تان، بدون نگرانی در مورد دستور زبان یا املای کلمات، به شما کمک می‌کند تا همزمان با یادگیری در طول نوشتن، از بیشتر ظرفیت شناختی خود بهره‌برداری کنید. جالب است که هر سه ماه به یادداشت‌های خود برگردید یا روندها را مشاهده کنید و نقاط ضعف و قوت را به خاطر بسپارید. اولین واکنش نسبت به پیشنهاد نگهداری یک دفتر وقایع روزانه این است که «زمان کافی وجود ندارد.» پاسخ من به این سوال این است: امروز چه مقدار زمان صرف نوشتن ایمیل یا پست کردن مطلبی در فضای مجازی کردید؟ اگر بخواهید، زمان کافی خواهید داشت. این طور نیست که یک دفتر وقایع روزانه، متناسب برای همه یا یک روش درست برای وقایع‌نگاری وجود داشته باشد، بنابراین من شما را به تجربه آن تشویق می‌کنم. پس از تلاش برای تمرین چندین روش و کتاب، در اینجا برایتان بازگو می‌کنم که اکنون چگونه از یک دفتر وقایع روزانه استاندارد استفاده می‌کنم:

• در آغاز هر ماه، از یک صفحه برای نوشتن اهداف جامع برای چهار هفته بعد استفاده می‌کنم.

• در صفحه روبه‌رو، ۳۰ دقیقه وقت صرف می‌کنم تا مانیفست شخصی خودم را بنویسم که هدف و انگیزه‌های من را بیان می‌کند و هر زمان که احساس ضرورت کنم، آن را در نسخه‌های قبلی بروز می‌کنم.

• در دو صفحه بعد، برنامه خودم را برای هفته ترسیم می‌کنم. در نیمه بالایی این دو صفحه، یک تقویم ایجاد می‌کنم که می‌توانم در آن قرارهای ملاقات، برنامه‌های سفر و دیگر رویدادهای زمانی را بنویسم. در قسمت زیرین، یک لیست وظیفه تنظیم می‌کنم. آیتم‌هایی به‌جا مانده از هفته قبل را با عدد نشان می‌دهم و به این ترتیب مشخص می‌کنم که هر کدام چند هفته در این لیست بوده‌اند و اگر این عدد بزرگ‌تر از دو باشد، این سوال را از خود می‌پرسم که چرا این کار را به انجام نرسانده‌ام و آیا این کار واقعا ارزش انجام دادن دارد.

• چهار خط آخر صفحه سمت راست برای سپاسگزاری است. من تلاش می‌کنم هر هفته سه تا چهار چیز که برای آنها سپاسگزارم را بنویسم.

• صفحات بعدی برای جلسات و یادداشت‌های پروژه همراه با افکار و ایده‌های مختلف استفاده می‌شود. حداقل ۱۰ دقیقه در روز برای انعکاس محفوظ است و این صفحات فضایی ایده‌آل هستند.

• در شروع هفته و ماه جدید، من این فرآیند را با استفاده از صفحات بعدی، دوباره شروع می‌کنم.

آنی مک‌کی، نویسنده کتاب «چگونه در محیط کار شاد باشیم» به من گفت «کار زیاد کردن و استرس بسیار همه‌گیر است و به این معنی است که ما از نظر احساسی، فیزیکی و ذهنی در بهترین حالت خود نیستیم. پادزهر آن، تمرکز بر فعالیت‌هایی است که به ما کمک می‌کنند تا سرعتمان را کم کنیم، آرام شویم و اندکی تامل کنیم. انجام این کار، شما را در حالت بهتری برای آینده، امید و روابط قرار می‌دهد و منجر به تغییراتی در مغز می‌شود که به ما در مواجهه با استرس کمک می‌کند.» رهبران سازمانی بزرگ می‌دانند که زمان اندک با یک دفتر یادداشت و یک مداد به تنهایی می‌توانند چه دستاوردهایی داشته باشند.