روش‌هایی که در حرکت از یک وظیفه به وظیفه دیگر کارآیی شما را افزایش می‌دهد
هنر گذار در دنیای کسبوکار!
در مجموع، این لحظات کوچک و قابل‌انعطاف پتانسیل تسریع بهره‌وری ما یا برعکس ناکارآیی، اختلال و آغاز اشتباه را دارند. کنترل هوشمندانه گذارهایتان به شما اجازه می‌دهد تا روزتان را با کارآیی بیشتر هدایت کنید.
در اینجا برخی استراتژی‌ها برای کمک به تسلط‌تان بر هنر گذار از مراحل کسبوکار آورده شده است.
یک ارزیابی کلی انجام دهید
شما نمی‌توانید در مورد چالشی که نمی‌توانید ببینید کاری انجام ندهید. برای مدیریت موثرتر گذارهایتان، ابتدا آنها را برآورد کرده و صورت‌برداری کنید. البته، هیچ دو روزی دقیقا شبیه هم نیستند؛ اما حتی یک برآورد تقریبی از تعداد گذارهایی که در یک روز مفروض انجام می‌دهید، به شما کمک خواهد کرد تا ببینید در صورت عدم‌مدیریت و ارزش‌گذاری پایین آنها، دقیقا چه چیزی در خطر خواهد بود.
این تمرینی برای افزایش آگاهی بیشتر در مورد دامنه و اثر هر کدام از این گذارهاست. این کار می‌تواند یک تجربه حیرت‌انگیز باشد، همان‌طور که برای یکی از مشتریان من این چنین بود؛ یک رهبر سازمانی ارشد که با ناامیدی می‌خواست حجم کار غیرقابل‌مدیریت خود را در دست بگیرد. او به من گفت «من روی چهار پروژه مختلف در سه منطقه جغرافیایی متفاوت کار می‌کنم، بنابراین می‌دانستم که فرد پرمشغله‌ای است. او پس از ارزیابی، دریافت که یک روز معمولی در هر جا که باشد، از ۷۵ تا ۱۰۰ گذار مجزا دارد.
او ادامه داد: «همیشه حواسم جمع است. من پس از برنامه‌ریزی و تامل به اجرای طیفی از وظایف می‌‌پردازم و چون با تیم‌های مختلفی کار می‌کنم، باید بر مبنای انتظارات مختلف با مسائل به‌طور متفاوتی برخورد کنم. برخی افراد یک ایمیل می‌خواهند، درحالی‌که برخی می‌خواهند صدای من را بشنوند. برخی افراد خواهان کمترین جزئیات هستند، درحالی‌که بقیه تحلیل مفصل را خواستارند. از ایمیل‌ها، تا تماس‌های تلفنی، تا پاورپوینت‌های ارائه شده، تا جلسات، روز من در جنب‌و‌جوش مداوم است و چون همه ذی‌نفعان من تصور می‌کنند که پروژه‌هایشان در اولویت است، من مجبور هستم تا به‌طور مستمر بین آنها جابه‌جا شوم تا همه را راضی نگه دارم.»
آنچه بیشتر از همه برای این رهبر سازمانی آشکار بود، ارتباط بین میزان گذارهای روزانه و کیفیت کارش در روزهایی بود که گذارهایش دشوار بودند- زمانی که هر گذار شبیه یک تمرین مهار آتش است- که در این روزها نتایج تلاش‌های او متناقض و کمتر از بهینه بود. هر تغییر ناگهانی از یک وظیفه به وظیفه دیگر، اغلب منجر به لطمات متوازی، خطاها، آغاز نادرست و غیره شده و منجر به این می‌شود که آن روزها طولانی‌تر و به مراتب کمتر بهینه حس شوند.
همین الان، چند لحظه به دامنه و ماهیت گذارهایی که برای شناسایی مسوولیت‌های روزانه‌تان انجام می‌دهید، توجه کنید. به تقویم‌تان نگاه کنید تا کارهایتان (از جمله تماس‌ها و جلسات کاری زمان‌بندی‌شده) را ارزیابی کنید و به فضای خالی تقویم‌تان که در آن زمان برنامه‌ریزی‌نشده در درخواست‌های غیرمنتظره، وظایف بدون برنامه‌ریزی و اختلالات غیرضروری سرمایه‌گذاری شده است، توجه کنید. پس از اولین بررسی، برای ارزیابی قبل و بعد آیتم‌های لیست‌تان، عمیق‌تر کاوش کنید تا همه گذارهای کوچکی را که می‌سازید شناسایی کنید.
مختصر کنید
گرچه تعدادی پیامدهای بیرونی وجود دارند که حجم و سرعت گذارهای شما را دیکته می‌کنند، اما شما کنترل بیشتری نسبت به آنچه ممکن است تشخیص دهید، روی آنها دارید. هر گذاری نیازمند توجه و تمرکز است؛ بنابراین به آنها به عنوان یک هزینه- یا هزینه‌های تکرارشونده- نگاه کنید که باید بودجه زیادی برایشان وجود داشته باشند.
به عنوان مثال، که منجر به یک انحراف توجه ۱۰ دقیقه استفاده از تلفن می‌شود دلیلی بر گذار نیست. این فقط یک تغییر حالت غیرضروری است. ولی با وجود اینکه این اتفاق ذاتا بی‌ضرر به نظر می‌رسد، در هر صورت به قیمت کاهش کارآمدی و سودمندی تمام می‌شود. تحقیقات مربوط به سفسطه‌های انجام چند کار همزمان در اینجا آموزنده خواهد بود. اما موضوع اصلی ورای این مسائل است. گذارها هم در مورد کارآیی و هم اثربخشی هستند.
همان‌طور که پیتر دراکر از برجسته‌ترین نظریه‌پردازان مدیریت در جهان در جمله‌ای مشهور می‌گوید: «کارآیی انجام درست امور و اثربخشی انجام کارهای درست است.» برای اینکه اطمینان یابید گذارهای شما هم کارآ و هم اثربخش هستند، گذارهای غیرضروری را کاهش دهید، سپس زمان‌بندی درستی برای گذارهایی که نیاز دارید ایجاد کنید.
پتانسیل را تشخیص دهید
وقتی کنترل بهتری روی گذارهایتان داشته باشید، می‌توانید نه تنها دام‌های آنها را بشناسید، بلکه فرصت‌های آنها را در جهت هدایت تعهدات‌تان نیز تشخیص دهید.
به‌عنوان مثال، این گذار را در نظر بگیرید: پس از صرف ۳۰ دقیقه‌ای برای چک کردن ایمیل‌تان، به سرعت کیف‌تان را برمی‌دارید و اتاق را به مقصد یک جلسه ترک می‌کنید. اکنون تصور کنید که ایمیل آخر را خیلی با عجله نوشته‌اید تا شما بتوانید از اتاق بیرون بیایید. این خرابکاری می‌تواند یک گذار مختل‌شده و ناکارآ ارسال کند؛ در واقع، پس از اینکه جلسه شروع می‌شود، شما درمی‌یابید که یک نکته کلیدی به‌طور ضعیفی در ایمیل بیان شده یا کلا فراموش شده بود. یا شاید کسی قرار بوده در ایمیل کپی شود، اما سهوا از ایمیل جا مانده است. این تفکر تمرکز شما را از جلسه ربوده است. و اگر شما باید تلفن‌تان را برای ارسال دوباره ایمیل کنار بگذارید، این کار توجه شما را از لحظه کنونی منحرف می‌کند، اما زمان بیشتری برای درست کردن موقعیت صرف خواهد کرد. بهانه‌‌هایی که برای گذارهای نامرتب می‌آوریم، اغلب گمراه‌کننده هستند. «ببخشید، من مجبور شدم برای چند دقیقه، از جلسه بیرون بروم؛ یک ایمیل ضروری بود که باید ارسال می‌کردم!» یک توصیف صاف و ساده و دقیق این است: «متاسفم، من در گذار بین چک کردن ایمیلم و این جلسه عجله کردم که منجر به یک اشتباه شد. بنابراین من مجبورم تا اشتباهم را درست کنم و دوباره این گذار را دوباره و دوباره تکرار کنم! چه چیزی را فراموش کرده بودم؟»
گذارهای کوچک، اغلب مورد توجه قرار نمی‌گیرند، اما اگر شما توجه متمرکزی به آنها داشته باشید و به خوبی آنها را مدیریت کنید، از تکرار بی‌نتیجه و غیرضروری تلاش‌هایتان اجتناب خواهید کرد و اکثر کارها را درست انجام می‌دهید. گرچه، اگر پتانسیل گذارهای شما برای حفظ کارآیی و تاثیرتان، در طول روز از بین برود، بهره‌وری شما نیز از بین خواهد رفت.
حتی اگر پشتیبانی اداری یا کمک بهترین اپ‌های کارآمد در بازار را دارید، نمی‌توانید گذارهای خود را برون‌سپاری کنید. اما استراتژی‌هایی مانند اینها، می‌توانند شما را به یک دانشجوی رفتار خودتان تبدیل کنند و به شما کمک کنند تا آنچه تجربیات روزانه می‌توانند به شما آموزش دهند را کشف کنید. با این خودآگاهی افزایش یافته، می‌توانید هنر گذار را به روشی تمرین کنید که حقایق مهمی در مورد تمرکز ذهنی، چشم‌انداز نسبت به اولویت‌ها و سطوح تعهد در سراسر روز آشکار می‌کند. با ارزیابی کلی، مختصر کردن و تشخیص پتانسیل گذارهایتان، می‌توانید هر نکته محوری دقیق را به یک پایان موفقیت‌آمیز یک کار و یک شروع نویدبخش برای وظیفه دیگری تبدیل کنید.
ارسال نظر