۱۰ روش اعتمادسازی در محیط کار

نویسنده: Liz Ryan مترجم: مریم مرادخانی منبع: Forbes : مشاور عزیز! مدت کوتاهی است که مدیریت منابع انسانی یک شرکت بیمه را پذیرفته‌ام. محیط شرکت و همکارانم را دوست دارم اما احساس می‌کنم کارکنان هنوز به من اعتماد ندارند. ابتدا تصور می‌کردم علتش این است که هنوز با من غریبی می‌کنند اما گاهی از رفتارهایشان این طور برداشت می‌کنم که حتی به همدیگر هم اعتماد ندارند. سوالم اینجاست که چطور می‌توانم اعتماد آنها را جلب کنم؟

پاسخ: دوست عزیز، تمام مشکلاتی که در سازمان‌ها وجود دارد از یک چیز نشات می‌گیرد: اعتماد کم و ترس زیاد.  محیط کاری که ترس در آن غالب است و اعتمادی نیست، یک محیط مسموم است.  عملکرد ضعیف، نرخ گردش بالا، کارکنان دردسرساز، تنش میان تیم‌ها، فرسودگی نیروی کار و عدم تعهد، همه اینها نشانه‌های یک فرهنگ بیمارند.  مدیران معمولا نمی‌دانند که عامل اصلی مشکلات مدیریتی، خودشان هستند.  وقتی به مدیران می‌گوییم سقف یکی از اتاق‌ها چکه می‌کند یا لوله‌ها گرفته‌اند، معمولا حالت تدافعی نمی‌گیرند.  اینها مشکلات فیزیکی هستند و تاثیر زیادی در محیط سازمان دارند. وقتی سقف چکه می‌کند یا لوله‌ها گرفته‌اند، با یک نفر تماس می‌گیرند تا بیاید و مشکل را رفع کند.  اما وقتی به مدیران می‌گوییم فرهنگ سازمان مشکل دارد، بلافاصله حالت تدافعی می‌گیرند و می‌گویند: «نه! فرهنگ ما هیچ مشکلی ندارد. مشکل از کارکنان است.» این رویکرد بهای سنگینی دارد. وقتی یک کارمند از اینکه مرتکب اشتباه شود یا سه دقیقه دیر کند، وحشت‌زده می‌شود، چطور می‌تواند کارش را به درستی انجام دهد؟ اما راه‌هایی برای اعتمادسازی در محیط کار وجود دارد. تو و سایر مدیران برای آنکه این تغییرات را ایجاد کنید باید از منطقه امن خود خارج شوید. باید بتوانید این تغییرات را به مدیران ارشد سازمان پیشنهاد کنید. اگر حتی تصور اینکه نزد مدیران ارشد بروی هم تو را وحشت‌زده می‌کند، بهتر است این کار را نکنی. سکوت کن و به دنبال یک شغل بهتر در یک محیط بهتر باش. روش‌های اعتمادسازی در محیط کار:

۱. اولین راه برای اعتمادسازی این است که درباره ترس و اعتماد صحبت کنی، به عنوان دو سرفصل مرتبط با کسب‌وکار. برای بسیاری از رهبران، این از هر کاری سخت‌تر است. ما یاد گرفته‌ایم ترس‌هایمان را پنهان کنیم. اگر احساس ترس در سازمان غالب باشد، کارکنان طبیعتا می‌ترسند درباره مشکلات فرهنگی صحبت کنند، حتی اگر خودت موضوع را در جلسه به میان بکشی.  وقتی کارکنان فکر می‌کنند اگر اظهار نظر کنند، به دردسر خواهند افتاد، ترجیح می‌دهند سکوت کنند یا بگویند: «فرهنگ سازمان هیچ ایرادی ندارد.» اما گاهی عمل از حرف، رساتر است. این اقدامات تو هستند که اعتماد ایجاد می‌کنند، نه کلمات تو. ممکن است زمان ببرد تا کارکنان به تو اعتماد کنند اما بدان که این کار وقت تلف کردن نیست. برای اندازه‌گیری میزان ترس و اعتماد در محیط کار، می‌توانی در جلسه آینده درباره فرهنگ سازمان صحبت کنی. از کارکنان دعوت کن تا در جلسه حاضر شوند و اظهار نظر کنند. باید در آنها احساس امنیت ایجاد کنی. آنها را سرزنش نکن. مشکلات را بپذیر و آنها را رفع کن (درست مثل گرفتگی لوله که به راحتی آن را می‌پذیری).

۲. مدیران معمولا کارکنان را به خاطر اشتباهاتشان سرزنش یا تحقیر می‌کنند. دومین راه برای ایجاد اعتماد این است که این طرز فکر را تغییر دهی. هر اشتباه، فرصتی برای یادگیری است. اگر فقط اشتباهات کارکنان را ببینی و موفقیت‌هایشان را نادیده بگیری، کارکنان خوب را فراری خواهی داد و تنها کسانی با تو خواهند ماند که از تو می‌ترسند.

۳. راه سوم برای اعتمادسازی این است که کتاب راهنمای کارکنان (یا سیاست‌های مربوط به کارکنان) را مورد بازبینی قرار دهی. در بسیاری از سازمان‌ها، تنبیه و سختگیری از طریق همین سیاست‌ها در فرهنگ سازمان نهادینه شده است. کارکنان، کودکان افسارگسیخته نیستند. آنها بالغ، واجد شرایط و ارزش‌آفرینند. به آنها احترام بگذار. ۷۵ درصد محتوای این کتاب‌ها ناکارآمد است و می‌تواند حذف شود.

۴. یکی دیگر از راه‌ها برای اعتمادسازی این است که ترتیبی بدهی تا مدیران اجرایی و کارکنان، گاهی در محیط‌های غیررسمی با هم دیدار کنند. از مدیر ارشد اجرایی و معاونان بخواه که گاهی به جلسات واحدها سر بزنند و به جمع کارکنان وارد شوند. اگر مدیر سطوح ارشد سازمان هستی و زمانی را به کارکنان سطوح پایین‌تر اختصاص نمی‌دهی، فرصت بزرگی را از دست داده‌ای. بگذار کارکنان ببینند چگونه تصمیم‌گیری می‌کنی. بگذار بدانند تو فراتر از جایگاه شغلی‌ات هستی. از پشت درهای بسته نمی‌توانی کارکنانت را هدایت کنی.

۵. پنجمین راه اعتمادسازی این است که کارکنانت را ارزشمند بشماری و هر روز به شکل‌های مختلف از آنها قدردانی کنی. آنها واحد تولید نیستند. وقتی به جای تکیه بر اعداد و ارقام، بر اساس مولفه‌های انسانی تصمیم‌گیری می‌کنی، کارکنان متوجه می‌شوند.

۶. ششمین راه برای ایجاد اعتماد این است که الگوی کارکنانت باشی. بسیاری از مدیران به کارکنان به چشم توده‌ای از افراد نگاه می‌کنند. در حالی که هر کارمند، نیازها و چالش‌هایش، منحصر‌به‌فردند. رهبران واقعی، به کارکنان و انرژی غالب میان اعضای تیم دقت می‌کنند. همه رهبران می‌توانند به این جایگاه برسند و در این مسیر از یکدیگر حمایت کنند.

۷. هفتمین روش اعتمادسازی این است که اگر مرتکب اشتباه شدی، به آن اقرار کنی.

۸. هشتمین راه برای ایجاد اعتماد این است که در تعامل با کارکنان از صدای انسانی‌ات استفاده کنی. از ادبیات نامفهوم، تخصصی و مختصری که معمولا در ارتباطات سازمانی به کار می‌رود بپرهیز. کارکنان را طوری خطاب قرار بده که بدانند انسانند و  ارزشمند.

۹. نهمین راه اعتمادسازی این است که مرتبا از کارکنان، حضوری یا تلفنی بپرسی: «حالتان چطور است؟ چه احساسی دارید و دوست دارید چه تغییراتی در سازمان ایجاد شود؟» بازخوردها و پاسخ‌هایشان را جدی بگیر. به حرف‌هایشان گوش کن و اگر لازم بود، رسیدگی کن. این مهم‌ترین وظیفه تو به عنوان یک مدیر یا کارمند منابع انسانی است.

۱۰. دهمین راه اعتمادسازی در سازمان، صادق بودن با کارکنان است. هر چه تصویری که کارکنان از سازمان و آینده‌ای که برایشان رقم زده‌ای شفاف‌تر باشد، بهتر است. هرچه کارکنان بیشتر در جریان برنامه‌ها، اولویت‌ها، چالش‌ها و فرصت‌های سازمان قرار بگیرند، بیشتر با رهبران هماهنگ خواهند بود.

هر چه مدیران بیشتر به وعده‌ها و تعهدات خود عمل کنند، کارکنان بیشتر به آنها اعتماد خواهند کرد. برای رهبران سازمان، هیچ اولویتی بالاتر از اعتمادسازی نیست. همین حالا گام اول را بردار.