مهارتهای کلیدی برای اداره کسبوکار در ناملایمات؛
مدیریت در نبود قطعیت
۱- مدیر شجاعتری باشید
وقتی با عدم قطعیت مواجه میشویم، واکنش پیشفرض بسیاری از ما عقبنشینی است. اما رهبران سازمانی شجاع، منتظر شفاف شدن اوضاع نمیمانند. آن را خلق میکنند. شجاعت به معنای نترس بودن نیست؛ به معنای اقدام کردن در راستای یک هدف است، حتی زمانی که ترس وجود دارد. و این مهارتی است که میتوان آن را پرورش داد. چطور؟
ترس را از طریق روایت داستان، بازتعریف کنید. شجاعت از داستانهایی آغاز میشود که برای خودتان تعریف میکنید. در دل هرج و مرج به دنبال الگوها بگردید و آنها را به روایتی تبدیل کنید که به شما حس عاملیت بدهد. اقدامات خود را در قالب ماموریتی اخلاقی تعریف کنید یا از نظام باورهای شخصیتان نیرو بگیرید تا ترستان کاهش یابد و بتوانید ادامه دهید.
آگاهانه اعتماد به نفس بسازید. صلاحیت، شجاعت ایجاد میکند. بهترین روشها را آنقدر مطالعه و تمرین کنید تا به رفتارهای غریزیتان تبدیل شوند. ابزارهای حل مساله خود را گسترش دهید و بر آنچه در کنترلتان است تمرکز کنید. هرچه آمادهتر باشید، برداشتن گامهای جسورانه آسانتر خواهد بود.
اقدام کنید، حتی اگر کوچک باشد. نیازی نیست کل مسیر را بدانید. فقط گام بعدی را مشخص کنید. وضعیت را ارزیابی کنید، یک فرضیه کوچک را بیازمایید، از آن درس بگیرید و سپس به تناسب شرایط، تطبیقش دهید. این حرکت به تدریج شفافیت و اطمینان ایجاد میکند.
به دیگران تکیه کنید. شجاعت به واسطه ارتباط رشد میکند. به متحدان خود تکیه کنید؛ برای حمایت عاطفی، منابع و بازخورد صادقانه. نظرات سازنده دیگران، تصمیمگیریتان را تقویت میکند و حس هدفمندیتان را استحکام میبخشد.
آرام بمانید. با استراحت، فعالیتهای منظم و بازتعریف ذهنی، کنترل ترستان را در دست بگیرید. زمانی که هیجان اوج میگیرد، تعادل خود را حفظ کنید تا بتوانید با آرامش عمل کنید.
۲- «خواب زمستانی استراتژیک» را امتحان کنید
این روزها، رهبران کسبوکارها مجبورند هر روز با نوسانهای شدید سیاستگذاری دست و پنجه نرم کنند؛ از سیاستهای تجاری گرفته تا تغییرات آب و هوایی. در این شرایط، یکی از روشهایی که میتوان امتحان کرد «خواب زمستانی استراتژیک» است. این رویکرد به معنای عقبنشینی یا تغییر مسیر کامل نیست بلکه یعنی ایجاد انعطافپذیری و حفظ گزینههای سازمان. چطور؟
داراییهای محوری خود را حفظ کنید. ماموریت خود را رها نکنید و تیمهای کلیدی را حفظ کنید. زیرساختها را نگه دارید، استعدادهای اصلی را حفظ کنید و فعالیتهای مرتبط با حوزه کاریتان پیدا کنید تا حرکت سازمان متوقف نشود. به این ترتیب، وقتی شرایط تغییر کرد، میتوانید بدون آنکه از نقطه صفر آغاز کنید، فعالیت را از سر بگیرید.
سیگنالها را رصد کنید. خواب زمستانی استراتژیک به معنای انتظار منفعلانه نیست، بلکه مستلزم آگاهی از تحولات است. تغییرات قانونی را دنبال کنید، نقاط عطف را شناسایی کنید و پیشبینی کنید چه زمانی میتوانید فورا دوباره وارد میدان شوید.
میزان حضور خود را مشخص کنید. در محیطهای پرتلاطم، به اندازهای سخن بگویید که مخاطب بداند همسو و در جریان تحولات هستید و به آن اهمیت میدهید، بدون آنکه ارزشهایتان مخدوش شوند. در صورت لزوم، فعالیت خود را بهصورت «کمصدا» ادامه دهید (حتی با عنوانهای جدید). اعلانات عمومی را کاهش دهید. مراقب باشید که هدف انتقاد قرار نگیرید.
۳- با تیم ارتباط بگیرید
وقتی چالشهای کسبوکار افزایش مییابند، تیم شما به شعار نیاز ندارد بلکه به شفافیت نیاز دارد. چطور میتوانیم حتی زمانی که همه پاسخها در دسترس نیستند، شفاف، باثبات و سازنده باشیم؟
چیزهایی که خوب پیش میروند را ببینید. در کنار صحبت درباره عدم قطعیت، به نقاط پیشرفت نیز اشاره کنید. از رویکرد «بله، اما» استفاده کنید: «بله، شرایط دشوار است اما در عین حال، کارهای ارزشمندی در حال انجام است.» درباره چالشها صادق باشید، بدون آنکه به سرزنش یا خوشبینی غیرواقعبینانه متوسل شوید.
برای پرسشهای واقعی فضا ایجاد کنید. نگرانیها را کماهمیت جلوه ندهید. بپرسید چه مسائلی ذهن افراد را درگیر کرده و این دغدغهها چگونه در کار روزمرهشان نمود پیدا میکند. اگر سکوت حاکم بود، با افراد مورد اعتمادتان به صورت جداگانه صحبت کنید تا تصویر دقیقتری به دست آورید.
با دقت پاسخ دهید. اگر پاسخ قطعی ندارید، توضیح دهید چه عواملی میتوانند بر نتیجه اثر بگذارند. جزئیات را فقط زمانی مطرح کنید که بر واقعیت کاری تیم اثر دارد. اطلاعات نامرتبط یا نامطمئن موجب ابهام میشوند.
به حقایق پایبند بمانید. از گمانهزنی پرهیز کنید. پیام خود را متکی بر دادهها و پیشرفتهای قابل مشاهده تنظیم کنید و نشان دهید اقدامات تیم چطور به اهداف کلیدی مثل درآمد یا بهرهوری کمک میکنند.
الگوی تابآوری باشید. با آرامش و شفافیت عمل کنید. در شرایط دشوار، ثبات رفتاری شما اعتماد ایجاد میکند و به تیم کمک میکند بر امور قابل کنترل تمرکز کنند.
۴- با «حذف هدفمند»، بهرهوری را افزایش دهید
وقتی عدم قطعیت پدیدار میشود، وسوسه میشوید دست به اقدامات «کاهشی یا حذفی» بزنید؛ مثل کاهش هزینهها. اما این اقدامات اگر نسنجیده باشند ممکن است نتیجه معکوس دهند، مثلا سیستمها را شکننده کنند، شفافیت را کاهش دهند و ارزش بلندمدت کسبوکار را تضعیف کنند. پیش از هر تصمیم به حذف، این سوالات را از خود بپرسید: آیا این اقدام بهرهوری را افزایش میدهد، تابآوری را تقویت میکند و جایگاه سازمان را ارتقا میدهد؟ اگر پاسخ منفی است در آن تجدیدنظر کنید. اگر پاسخ مثبت است، یکی از این رویکردها را به کار بگیرید.
چیزهایی که دیگر ارزش نمیآفرینند را حذف کنید. اجزا، مراحل یا مقرراتی را که کارکرد مشخصی ندارند حذف کنید. این کار اگر درست انجام شود، سرعت را افزایش و هزینهها را کاهش میدهد و تمرکز را تقویت میکند، بدون آنکه اعتماد یا قابلیت سازمان آسیب ببیند.
پیچیدگی را با سادگی جایگزین کنید. ابزارها یا فرآیندهای پرهزینه و دشوار را با گزینههای سادهتر جایگزین کنید که همان نیاز را سریعتر، کمهزینهتر و به شکلی قابل اعتمادتر برآورده کنند.
عملیاتی که همپوشانی دارند را ادغام کنید. وظایف، سیستمها یا نقاط تماس مشابه را در راه حلهای یکپارچه ادغام کنید. این کار از دوبارهکاری میکاهد، پیشروی را تسهیل میکند و تجربه کاربر را ارتقا میبخشد.
مکث کنید، نه حذف. امکانات یا خدماتی را که در حال حاضر ضروری نیستند به حالت تعلیق در بیاورید، نه اینکه برای همیشه کنار بگذارید. این کار، انعطافپذیری را حفظ میکند و مسیر بازگشت را باز میگذارد.
منبع: HBR
