در این باره یک فرآیند مستقیم و ساده وجود دارد، اما بیشتر مردم فرصت آماده شدن را نادیده می‌‌‌گیرند.

پیروی از چند قدم اولیه می‌تواند جریان ارتباطات موثر در سطح مدیریت ارشد را به شکل قابل‌توجهی متحول کند. ماهر شدن در این مهارت، یک کارمند را به شریک قابل اعتمادی برای تفکر و بهره‌‌‌وری مدیرش تبدیل می‌کند که در این صورت، احتمال اینکه آن مدیر به دنبال همکاری با آن کارمند باشد بیشتر می‌شود. رهبران سازمان، مثل هر کس دیگری، به سمت کسی که مورد علاقه‌‌‌ و احترامشان است کشیده می‌‌‌شوند و زمینه را برای ارتقا و فرصت‌‌‌های اساسی فراهم می‌کنند. ارتباط قوی و موثر، روشی عالی برای رسیدن به چنین موقعیتی است.

بیایید این موضوع را بیشتر بشکافیم و به استدلال‌های عملی برسیم. شناخت از یک مدل ارتباطی مهم است: فردی که فرستنده اطلاعات است، مسوولیت انتقال اطلاعات به شیوه‌‌‌ای که فرد دریافت‌‌‌کننده آن را بفهمد بر عهده دارد. افراد در انتقال این اطلاعات یکسری اشتباه‌‌‌های متداول دارند که در ادامه این اشتباه‌‌‌ها و روش‌های اجتناب از آنها را عنوان می‌‌‌کنیم.

۱- ارائه بیش از حد جزئیات

مدیران ارشد معمولا خودشان را درگیر آن اندازه جزئیاتی که کارکنان در سطوح پایین‌‌‌تر نیاز دارند، نمی‌‌‌کنند -  نیازی هم ندارند. به خاطر اینکه در سطح بالاتری فعالیت می‌کنند و چالش‌‌‌های شرکتی را تحت نظر دارند، هر مکالمه‌‌‌ای که در جزئیات عمیق شود، به سرعت از رده خارج می‌شود. ارتباط با این مدیران باید استراتژیک و در سطح بالا باشد. جزئیات معمولا شامل داده‌‌‌های مرتبط موردنیاز برای تصمیم‌گیری‌‌‌های موثر است، ‌‌‌ اما توانایی شناخت زمینه بزرگ‌تر و فیلتر کردن اطلاعات نامربوط، بر عهده کارکنان رده پایین‌‌‌تر است.

در این شرایط، کارمند وظیفه دارد مثل مدیرش «فکر» کند. یعنی نگاه وسیع‌‌‌تری نسبت به موضوع داشته باشد تا در نهایت او را به سوی یک تصمیم‌گیری هدایت کند. بله، کارکنان همه جزئیات را در اختیار دارند، اما نقش آنها در ارتباطات این است که ضروریات را به شیوه‌‌‌ای سریع و آسان شناسایی کنند.

۲- نداشتن موضع یا نظری قوی

تصور کنید کارمند موفق شده جزئیات غیرضروری را فیلتر کند. حالا باید در مورد اتفاقات مربوط به اطلاعات منتقل شده، یک نظر واضح داشته باشد، از جمله تمام پیگیری‌‌‌هایی که لازم است.

مدیران خیلی سریع عدم‌قاطعیت در روایت کارکنان را حس می‌کنند که به صورت اتوماتیک، باعث از بین رفتن اعتبار فرد می‌شود. اما این احتمال را نادیده نگیرید که ممکن است کارمند از تصویر بزرگ‌تری که وجود دارد خبر نداشته باشد و مدیر چشم‌‌‌اندازی را مطرح کند که بر نظریه موجود اثر بگذارد. پس نظر خود را با اطمینان بیان کنید و آگاهانه از آن حمایت کنید.

۳- دست‌کم گرفتن سوال‌‌‌ها و چالش‌‌‌ها

ارتباط برقرار کردن یک عمل بده‌بستانی است. خیلی از افراد این اشتباه را می‌کنند که صرفا بر ارائه مساله متمرکز می‌‌‌شوند و عواقب ناشی از سوالات احتمالی، مخالفت‌‌‌ها یا چالش‌‌‌ها را نادیده می‌‌‌گیرند.

سعی کنید سوالات احتمالی را پیش‌بینی کنید تا جواب آنها را هنگام ارائه آماده داشته باشید. این کار نه‌تنها اعتماد ایجاد می‌کند، بلکه نشان‌‌‌دهنده توانایی دیدن موقعیت از یک چشم‌‌‌انداز کل‌‌‌نگرانه و راه‌حل‌محور است.

وقتی رایج‌‌‌ترین اشتباهاتی را که در تلاش برای ارتباط برقرار کردن با مدیران ارشد رخ می‌دهند در ذهن داشته باشید، با چند متد می‌توانید این ارتباط را موثر و خودکار کنید.

۴- آماده‌‌‌ نبودن

آمادگی کلید کار است. مارک تواین جمله معروفی دارد که می‌‌‌گوید: «متاسفم که یادداشت طولانی می‌‌‌نویسم. وقت نداشتم که آن را کوتاه بنویسم.» برقراری ارتباط موثر، به زمان، تفکر و تمرکز نیاز دارد که اهمیت فیلتر کردن جزئیات، اظهارنظر کردن قطعی و پیش‌بینی چالش‌‌‌ها را شامل می‌شود. به این شیوه، می‌توان از پیش رفتن مکالمه در مسیر نامطلوب جلوگیری کرد. آمادگی مناسب برای یک دستاورد موفق ضروری است.

۵- تمرکز بر نیاز در برابر تمرکز بر خواسته

برای آماده‌‌‌سازی روش‌های ارتباط برقرار کردن، دو حوزه اصلی وجود دارد: مدیر چه چیزی را «نیاز دارد» بداند و کارمند چه چیزی را «می‌‌‌خواهد» بداند.

بین این دو تفاوتی آشکار وجود دارد.

مدیران نیاز دارند واقعیت‌‌‌ها را بدانند، اما برای انجام یک اقدام خوب، این واقعیت‌‌‌ها نباید بیشتر از سه موضوع اصلی را دربربگیرند. بعد از شناسایی این واقعیت‌‌‌ها، باید به طور مستقیم و خلاصه با مدیران ارتباط برقرار کرد.

اما چیزی که کارکنان می‌‌‌خواهند بدانند، کاملا متفاوت است. آنها می‌‌‌خواهند مسائل ناملموسی را که ممکن است بخواهیم به صورت غیرشفاهی منتقل کنیم، بدانند؛ چیزهایی مثل

«من یک رهبر سازمانی موثر هستم» یا حتی اثرگذاری ماهرانه بر دستاوردهای مطلوب.

این یک تفاوت جزئی است که طبق آن می‌توانیم ارتباطاتمان را چارچوب‌‌‌بندی کنیم، طوری که هم پیام را به خوبی منتقل کند و هم تا جایی که ممکن است به نفعمان تمام شود.

ما هر روز و هر دقیقه در حال ارتباط برقرار کردن هستیم و این کار آنقدر غریزی است که فرصت‌‌‌ها را برای بهبود کیفیت آن نادیده می‌‌‌گیریم. اختصاص زمان و انرژی به دانستن بایدها و نبایدهای ارتباط برقرار کردن با مدیران ارشد، این شانس را به شما می‌دهد که فردی ارزشمند، قابل اعتماد و دارای اطلاعات به‌نظر برسید - و به صورت بالقوه یک رهبر سازمانی آینده باشید. آماده باشید، جزئیات غیرضروری را کنار بگذارید، موضع مشخصی داشته باشید و چالش‌‌‌های پیش رو را پیش‌بینی کنید. در این صورت، رشد، ارتقا و موفقیت‌‌‌تان را درون سازمان تسهیل و تسریع می‌‌‌کنید.