یک راهنمای سریع برای بهینه‌سازی عملیات سازمان
مزیت‌های اتوماسیون فرآیند کسب و کار
برای ارائه خدمات بهتر به مشتریان خود، شرکت‌ها به «اتوماسیون هوشمند» روی آورده‌اند که این امر، نحوه تعامل انسان و ماشین را تغییر داده است. اتوماسیون، نقش بسزایی روی خط نهایی دارد. کارشناسان پیش‌بینی می‌کنند که در سال ۲۰۲۲ ارزش نیروی کار به لطف اتوماسیون و با کمک هوش مصنوعی، به‌میلیاردها دلار برسد.
اتوماسیون کسب و کار چیست؟
فرآیندهای تکراری را می‌توان خودکار کرد. این امر به کارگران این امکان را می‌دهد که به جای کارهای روزمره و با مهارت کم، روی کارهای با ارزش بالاتر تمرکز کنند.
در این میان، سه نوع اتوماسیون وجود دارد:
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA)
اتوماسیون مبتنی بر هوش مصنوعی
اتوماسیون فرآیند روباتیک (RPA)
در گذشته، اتوماسیون به زیرساخت فنی بزرگ و کارکنان بسیار ماهری نیاز داشت. با این حال، امروزه شرکت‌ها در هر اندازه‌ای می‌توانند از پیشرفتهای پلتفرم‌های اتوماسیون بهره ببرند. اگر نمی‌دانید از کجا شروع کنید، می‌توانید از یک مشاور اتوماسیون کسب و کار کمک بگیرید. اکنون از ابزارهایی مانند «Zapier» برای روان‌‌‌تر و موثرتر کردن اتوماسیون استفاده می‌شود. مشاوران متخصص «Zapier» می‌توانند به کسب و کار شما کمک کنند تا از ابتدا خودکار شود. اجازه بدهید چند فرآیند اتوماسیون کسب و کار را بیاموزیم:
اتوماسیون پیشرفته: ادغام سیستم‌های مختلف در یک سازمان با اتوماسیون پیشرفته امکان‌پذیر می‌شود.
اتوماسیون پیشرفته به داده‌های بدون ساختار، یادگیری ماشین، پردازش زبان طبیعی و آنالیز پشتیبانی از رویه‌های پیچیده بستگی دارد.اتوماسیون پیشرفته، با ارتقای مدیریت دانش و پشتیبانی تصمیم‌گیری، انجام کار تخصصی را تسهیل می‌کند.
اتوماسیون پایه: اتوماسیون پایه، فرآیندهای اساسی و زیرساخت‌ها را خودکار می‌کند. ابزارهای اتوماسیون اساسی، با دیجیتالی کردن کارهای تکراری، به حذف خطاها و سرعت بخشیدن به انجام کار تراکنش کمک می‌کند. اَشکال اساسی اتوماسیون شامل مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و اتوماسیون فرآیند روباتیک (RPA) است.
اتوماسیون هوشمند: اتوماسیون هوشمند، به این معناست که کامپیوترها به لطف قدرت هوش مصنوعی (AI) بسته به سناریوهایی که تجربه و مرور کرده‌اند، می‌توانند «یاد بگیرند» و قضاوت کنند. برای مثال، استفاده از دستیارهای مجازی مبتنی بر هوش مصنوعی برای ارائه خدمات به مشتریان، می‌تواند هزینهها را کاهش داده و در عین حال امکان تعامل هوشمندانه‌‌‌تر بین مشتریان و نمایندگان انسانی را فراهم کند. در نتیجه، اتوماسیون هوشمند تجربه بهتری برای مشتریان خواهد بود.
اجرای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار
موضوع اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار به خوبی تثبیت شده است.
راه‌حل‌هایی در بازار وجود دارد که می‌تواند هر نوع ناکارآمدی در شرکت‌ها را از میان بر دارند. کسب و کارهایی که شروع به خودکارسازی فرآیندهای خود می‌کنند، از طریق اتوماسیون دسکتاپ، اتوماسیون فرآیند روباتیک یا اتوماسیون فرآیند کسب و کار، روش‌های جدیدی را برای بهبود فرآیندهای خود و زمینه‌‌‌های جدیدی که اتوماسیون در آنها می‌تواند پیاده‌سازی شود، کشف خواهند کرد.
هنگامی که یک فرآیند، کل سازمان را در برمی‌گیرد و این فرآیند دارای چند جزء است، بهبود فرآیند باید مقدم بر اتوماسیون باشد. یک استراتژی پیشرو مستلزم آن است که سازمان، راه‌حل‌های اتوماسیون با کسب و کار را رشد دهد. آن فرآیندها به پلتفرمی نیاز دارند که بتوانند به بهبود فرآیندها کمک کنند تا زمانی که سازمان آماده است، عملیات خود را در سطح سازمانی خودکار کند. فرض کنید شما به‌تازگی پروسه اتوماسیون را شروع کرده‌اید. در این صورت، ایده خوب این است که از کارهای کوچک شروع کنید تا فواید آن را ببینید. آسان‌‌‌ترین کارها برای خودکارسازی، کارهای تکراری و زمان‌بر هستند؛ اما این کار باید هر چند وقت یک‌‌‌بار انجام شوند.
پس از چند موفقیت سریع، زمان و منابع بیشتری خواهید داشت؛ بنابراین به خودکارسازی عملیات طاقت‌فرسا فکر کنید. همچنین می‌توانید فرآیندهای شرکت خود را برای افزایش بهره‌وری و کارآیی، خودکار کنید.ایجاد اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، زمان و تلاش می‌خواهد.
اگر می‌خواهید موفق شوید، به برنامه‌ای نیاز دارید که شامل اهداف کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت باشد. اگر می‌خواهید کارکنان شما خرید کنند، مطمئن شوید که همه افراد شرکت شما می‌دانند «اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار» چیست. برای اطلاع از تغییرات در کسب و کار خود، باید رویکرد خود را تغییر دهید و از قابلیت‌های «اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار» استفاده کنید. با توجه به ماهیت در حال تغییر عملیات شرکت، این یک فرآیند بی‌پایان است. به راه‌حل‌های خودکار که برای سازمان شما منطقی است، پایبند باشید. شما هنوز هم می‌توانید در دراز‌مدت موفق باشید. برای کمک به شروع کار، شما نیاز به پشتیبانی داخلی دارید، از آنها استفاده کنید. سپس، یک استراتژی اجرایی ایجاد کنید و یک نقشه راه گام به گام بسازید. برای اینکه فرآیند را به اجزایی تقسیم کنید که کارمندان شما را تحت‌تاثیر قرار نداده یا سازمان را در خطر شکست قرار ندهد، باید بدانید که چه می‌کنید.
اطمینان حاصل کنید که «بازده سرمایه‌گذاری تخمینی» (ROI) شما، برای خودکارسازی می‌تواند کمی شود. زمان و پول لازم برای اتخاذ «اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار» برای یک فرآیند معین نمی‌تواند در شرایط خاص دارای ارزش باشد.
چرا فرآیندهای کسب و کار را خودکار سازیم؟
اتوماسیون کار دستی را به سیستم‌هایی با کاربری سادهتر، سریع‌‌‌تر و قابل کنترل‌‌‌تر تبدیل می‌کند. فرآیندهای خاص با استفاده از تجهیزات مناسب می‌تواند بسیار کارآمدتر باشد. افزایش تولید و درآمد پایین را می‌توان از طریق افزایش کارآیی به دست آورد.
خودکارسازی شرکت شما چند مزیت قابل‌توجه دارد. با برخی از آنها آشنا می‌شویم:
۱-ارتباط بهتر. مدیریت چند تیم، پروژه یا همکاری‌های خارجی می‌تواند ارتباط را به کابوس تبدیل کند.
این مشکل را می‌توان کاهش داد و بار کاری تیم‌ها را می‌توان از طریق یک روش خودکار بهتر، مدیریت کرد. برنامه‌های مختلف را می‌توان به سادگی در عملیات ادغام کرده و برای کارکنان این امکان را آورد که وظایف موجود را بهتر درک کرده و در مورد هر تغییری به‌روز بمانند.
۲- کاهش هزینه.چنانکه مسلم است، هزینه کار دستی بیش از یک فرآیند خودکار است و کسب و کارها این را به خوبی می‌دانند. به طور کلی، تکمیل این کار بیشتر طول می‌کشد و تمرکز کامل شخص مسوول را می‌طلبد.
سایر رویه‌ها در نتیجه این وقفه، متوقف می‌شوند. اتوماسیونِ عملیات تجاری، سرعت تکمیل فعالیت‌ها را افزایش می‌دهد و در دراز مدت در زمان و هزینه شما صرفه‌جویی می‌کند.
۳- کارآیی و خروجی. اتوماسیون به شما کمک می‌کند تا تعداد ساعات صرف شده برای کار دستی را کاهش و همزمان بازدهی را افزایش دهید. کارکنان شما نیز از این بهبود بهره‌وری بهره‌مند خواهند شد. آسان کردن کار آنها باعث افزایش بهره‌وری‌شان می‌شود که در نتیجه، منجر به نتایج پرباری می‌شود. در نتیجه، پرسنل شما می‌توانند مسوولیت‌‌‌های بیشتری را بر عهده بگیرند؛ کاری که قبل از اتوماسیون فرآیندهای دستی سابق نمی‌توانستند انجام دهند.
۴- مسوولیت‌پذیری کارکنان. خودکار کردن برخی از رویه‌های کسب و کار شما به این معنی نیست که دیگر نیازی به کارمند ندارید.
هر پروژه باید تیمی داشته باشد که از ابتدا تا انتها آن را رصد کند.القای احساس مسوولیت در کارکنان، به درک بهتر مفهوم مسوولیت‌پذیری کمک می‌کند.
به‌دلیل اتوماسیون شاهد افزایش رضایت و مسوولیت‌پذیری کارکنان خواهید بود.
۵- مقیاس. ظرفیت شرکت شما برای گسترش موفقیت شما بسیار مهم است. توسعه سریع برای متمایز کردن خود از رقبا و برتری دادن به شرکت شما ضروری است.
اتوماسیون فرآیندهای کسبوکار اشتباهات انسانی را کاهش می‌دهد و به شما این امکان را می‌دهد که از موج رشد فعلی بهره برده و کسبوکار خود را به سرعت گسترش دهید.
فرآیندهای خودکار را می‌توان در طول زمان نظارت و بهبود بخشید؛ زیرا به راحتی می‌توان آنها را تکرار کرد.
کجا می‌توان از اتوماسیون استفاده کرد؟
شرکت‌ها می‌توانند به میزان زیادی از اتوماسیون فرآیند سود ببرند؛ زیرا این نرمافزار می‌تواند به آنها در انجام محاسبات و تکمیل کارهای مالی کمک کند. صنعت مراقبتهای بهداشتی تنها صنعتی نیست که از اتوماسیون فرآیند سود می‌برد. شرکت‌های خرده‌‌‌فروشی، منابع انسانی، دولت، تولیدی، قانون و فناوری اطلاعات نیز می‌توانند سود ببرند. «اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار» می‌تواند به روش‌های مختلفی توسط مشاغل مورد استفاده قرار گیرد. بگذارید با آنها آشنا شویم!
ممیزی‌ها: کسب و کارها ممکن است از نرمافزار «اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار» در حین آماده شدن برای ممیزی استفاده کنند. این می‌تواند به یک کسب و کار کمک کند تا داده‌های مالی مهم را ردیابی کرده و به سرعت به آنها دسترسی داشته باشد. همچنین از برنامه - از آن در میان برنامه‌های کاربردی دیگر - در گزارش‌های حسابرسی، استفاده کند. بسته به نوع نرمافزار«اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار»، حسابرس می‌تواند اطلاعات دقیقی در مورد تاریخچه مالی و عملکرد شرکت به دست آورد. حسابرسی خودکار می‌تواند سرعت و دقت فرآیند را بهبود بخشد.
پشتیبانی مشتری: «اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار» اغلب برای ارائه کمک به مشتری استفاده می‌شود. همچنین، آنها می‌توانند درخواست‌های لغو و بازپرداخت مشتری را علاوه بر ارائه گزینه‌های جایگزین، رسیدگی کنند. با استفاده از «اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار»، یک شرکت می‌تواند بهتر به سوالات مختلفی که مصرف‌کنندگان دارند، پاسخ داده و بهتر به آنها خدمات ارائه دهد.
عملیات روزانه: کسب و کارها می‌توانند از کمک «اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار» در فعالیت‌های تخصصی و عملیات روزمره بهره‌مند شوند.
اعلان‌‌‌ها یا یادآوری‌‌‌های ایمیل به کارکنان و مشتریان، انتشار محصولات و سفارش‌‌‌های فروش چند نمونه از این فعالیت‌ها هستند. همچنین می‌تواند در ترویج کالاها و خدمات خود در یک کسبوکار، به صورت خودکار کمک کند.
حفاظت از داده‌ها: با پشتیبان‌گیری خودکار از آنالیز مشتری، می‌توان از داده‌ها در مقابل خطر گم شدن محافظت کرد. علاوه بر این، سازمان‌ها می‌توانند از آن برای تغییر و بازیابی داده‌های عملیاتی استفاده کنند. با نرمافزار «اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار»، داده‌ها را می‌توان به صورت مرکزی ذخیره کرده و از طریق رایانه یا تلفن همراه به آن دسترسی داشت.
وظایف مالی: اطلاعات مالی مانند حساب‌های پرداختنی را می‌توان با استفاده از نرمافزار اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) سازماندهی کرد.
به جای ردیابی فیزیکی و توزیع فاکتور و کپی کاغذی، یک کسب و کار می‌تواند فرم‌های الکترونیک را برای تامین‌کنندگان ارسال کرده و فاکتورهای دیجیتال را به مکان‌های تعیین شده، هدایت کند.
این‌کار همچنین می‌تواند به اعضای تیم کمک کند تا هزینهها و سایر اطلاعات مالی را با سرعت بیشتری پیگیری کنند. اگر روش پرداخت سادهتر و سریع‌‌‌تر شود، فروشندگان و کارگران خوشحال‌تر و بشاش‌تر خواهند بود.
منابع انسانی: وظایف منابع انسانی، ممکن است به‌صورت مستمر به میزان قابل‌توجهی از اتوماسیون بهره‌مند شوند.
«اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار» می‌تواند به کسب و کاری که به سرعت در حال افزایش ظرفیت خدمات خود است، با جذب سریع تعداد زیادی پرسنل کمک کند.
فرم‌های الکترونیک برای کارگران برای پر کردن و ارسال امضای الکترونیک خود اغلب بخشی از یک روش دائمی خودکار است.
نرمافزار اتوماسیون می‌تواند این فرمها و سایر مدارک لازم را به بخش‌‌‌های مربوطه تحویل داده و جلسات آموزشی آنلاین را برای کارکنان جدید فراهم کند و نیز، به آنها در راه‌‌‌اندازی سیستم‌های سپرده مستقیم برای فیش‌های حقوقی‌شان کمک کند.
حتی بدون دخالت مدیریت، نرمافزار اتوماسیون می‌تواند به سوالات کارکنان پاسخ دهد. با انجام این‌کار، کارکنان می‌توانند درخواست مرخصی خود را ارسال کرده و اعلام موافقت با آن را دریافت کنند.
همچنین آنها می‌توانند بهره‌وری خود را بررسی کنند. حتی اگر نیروی کار زیادی دارید، ممکن است برای منابع انسانی سادهتر باشد که کارهای انجام شده توسط کارکنان خود را زیر نظر داشته باشند.
نتیجه
هنگامی که فرآیندهای کسب و کار خود را بهینه می‌کنید، می‌توانید با کاهش تعداد فعالیت‌هایی که باید تکمیل شوند، در هزینهها صرفه‌جویی کرده و بهره‌وری را افزایش دهید. مشاغل در هر اندازه می‌توانند از اتوماسیون فرآیندهای تجاری بهره‌مند شوند. نیازی به برنامه‌نویسی یا هزینه‌های IT نیست. حتی اگر هرگز برنامه‌نویسی نکرده باشید، بازهم می‌توانید فرمها و فرآیندهای خودکار بسازید.
