گاهی به او می‌گویم: «به‌نظرم سرتان خیلی شلوغ است. خوشحال می‌شوم کمکتان کنم.» سعی می‌کنم با گفتن این جمله‌ها به او بفهمانم که رفتارش غیرحرفه‌ای به‌نظر می‌رسد. اخیرا هم در جلسات بزرگی که با بقیه همکاران داریم، این حس را در آنها هم ایجاد کرده: «به سختی دارم کارها را جفت و جور می‌کنم ولی نگران نباشید. خوبم.» همه فهمیده‌اند که با مشکلاتی درگیر است. من کلی وقت آزاد دارم. مشکل اینجاست که او کار جدیدی به من واگذار نمی‌کند که به‌نظرم، نشات گرفته از ناتوانی او در واگذاری وظایف است که این موضوع، خودش به یک نامه جداگانه نیاز دارد. می‌دانم که روزهای سختی را پشت‌سر می‌گذارد و دوست دارم او را درک کنم. فکر نکنم بداند که از بیرون، به‌نظر غیرحرفه‌ای و مضطرب به‌نظر ‌‌می‌رسد.

‌آیا چیزی هست که به او بگویم یا انجام دهم؟ او برای اولین بار مدیر شده. اگر من جای او بودم دوست داشتم کسی مشکلاتم در رابطه با استرس را به من گوشزد کند. مدیر او ظاهرا در جریان نیست و نمی‌داند چه خبر است. با توجه به ساختار سلسله‌مراتبی سازمان، امکانش نیست که با مدیر مدیرم ارتباط بگیرم، بدون آنکه رابطه‌ام با او تخریب شود. آیا باید دندان روی جگر بگذارم؟

پاسخ: دوست عزیز،

اگر نگرانی اصلی تو این است که مدیرت چطور به‌نظر می‌رسد (به جای اینکه نگران تاثیر رفتارش روی خودت باشی)، باید بگویم این مشکل تو نیست که بخواهی حلش کنی، چون او رئیست است، نه برعکس. تو در واقع در جایگاهی نیستی که بخواهی به او بگویی از بیرون به‌نظر غیرحرفه‌ای می‌رسد.

بنابراین بسته به رابطه‌ات با او، چیزهایی هست که می‌توانی انجام دهی که اگر موثر باشند، لطفی در حق او خواهند بود. اما مهم است که موثر باشند چون اگر نباشند، ممکن است در رابطه‌تان تنش ایجاد شود و میزان استرس او بیشتر و بدتر شود.

یکی از راه‌ها این است که رک و راست بگویی: «شما خیلی مضطرب به‌نظر می‌رسید. انگار فشار کار رویتان زیاد است، در حالی که من کلی وقت آزاد دارم. کار من این است که باری از دوشتان بردارم. دوست دارم کارهایم زیادتر باشد. می‌توانیم صحبت کنیم که بخشی از کارها را من انجام دهم؟»

اگر رابطه‌ات با او صمیمانه‌تر است و فکر می‌کنی ممکن است کمکی کند، می‌توانی نگرانی‌های دیگران را هم به او انتقال دهی. مثلا بگو: «می‌دانم که حجم کارها و استرستان زیاد است. حس خوبی از گفتن این حرف‌ها ندارم اما در جلسات اخیر که استرستان کاملا مشهود بود، بعضی از همکاران گفتند که نگرانند نکند شما غرق در مشکلات باشید. فکر کردم شاید بخواهید بدانید که بچه‌ها نگرانتان هستند. و البته من هم دوست دارم کمکتان کنم.» سپس پیشنهاد بده که بخشی از کارها را به تو واگذار کند.

واضح بگویم، موضوع این نیست که به رئیست بگویی استرس نداشته باشد (برای کسی که استرس دارد، شنیدن این حرف می‌تواند فشار مضاعف باشد). موضوع، نحوه «ابراز» استرسش است که مشهود است و دیگران را نگران کرده. بعضی‌ها در این شرایط واقعا نمی‌دانند از بیرون چطور به‌نظر می‌رسند. مثلا شاید عادت‌هایی پیدا کرده باشند، مثل مالیدن شقیقه یا آه کشیدن از ته دل و حواسشان نیست که این کارها می‌تواند حسی خیلی جدی‌تر از آنچه در نظر دارند به بقیه منتقل کند. اگر موضوع این است، شنیدن این جمله می‌تواند کمک کند: «وای! انگار یک جای کار می‌لنگد.» اما اگر سطح استرسش به‌جایی رسیده که نمی‌تواند نشانه‌های بیرونی آن را در برابر درخواست‌های خیلی کوچک کنترل کند، وقت آن است که از مدیرش کمک بخواهد.

اما می‌خواهم در مورد عدم تخصیص وظایف هم صحبت کنم. تو گفتی که این خودش یک نامه جداگانه می‌طلبد. اما به‌نظر من این به موضوع استرس گره خورده. مدیر تو برای حل مشکلش، یک راه‌حل ساده دارد که دم دستش است: تو، که کلی وقت خالی داری و او از این فرصت بهره نمی‌برد.

این شایع است. خیلی از مدیران، واگذاری وظایف را بلد نیستند، مخصوصا وظایف جدید. تخصیص وظایف یک مهارت است. برای آنکه تخصیص وظایف موثر باشد، باید وقت بگذاری، انتظارات را هماهنگ کنی و در مسیر انجام کارها، دائم انتظارات را چک کنی تا قبل از اتمام کار، بتوانی ایرادات را اصلاح کنی و بازخورد دهی. بسیاری از مدیران این را بلد نیستند و در نتیجه، وقتی پروژه‌ تمام شده با آنچه در ذهن داشتند همخوانی ندارد، هر دو طرف دچار خستگی و ناامیدی می‌شوند. به‌علاوه، تخصیص وظایف، زمان‌بر است و مدیرت احتمالا حس می‌کند اگر خودش همه کارها را انجام دهد، کارها سریع‌تر پیش خواهد رفت (البته در کوتاه‌مدت ممکن است این‌طور باشد اما در بلندمدت نه).

به‌علاوه، با انجام همه کارها، او دارد فرصت رشد را از تو می‌گیرد. می‌توانی از همین در وارد صحبت با او شوی. اگر قبلا به او فهمانده‌ای که توان انجام کارهای بیشتری را داری، بگو: «برایم مهم است که نقشم را اینجا تمام و کمال انجام دهم، که می‌دانم شامل کارهای X و Y می‌شود. اگر دلیل بی‌میلی شما، مشکل عملکرد من است، می‌توانیم با هم صحبت کنیم که ببینم نگران چه چیزهایی هستید که باید روی آنها تمرکز کنم؟ در غیر این صورت، واقعا مایلم این کارها را انجام دهم که مهارتم را در آن زمینه‌ها گسترش دهم. آیا می‌توانیم درباره عملی کردنش با هم صحبت کنیم؟»

اگر همه اینها را امتحان کردی و هیچ

‌کدام جواب نداد، می‌توانم بگویم تمام کاری که از دستت برمی‌آمده انجام داده‌ای. در آن نقطه، به این فکر کن که تا چه مدت می‌خواهی در این جایگاه شغلی بمانی، چون هر دوی شما، عملکرد زیر بهینه دارید و تحت‌تاثیر استرس دیگری هستید. اما بعضی از راه‌حل‌ها احتمالا جواب خواهند داد.

 

 

این مطلب برایم مفید است
4 نفر این پست را پسندیده اند