با این همه می‌توان با به کار بستن پاره‌ای ابتکارات، بر جذابیت و احساس شادی ناشی از شرکت در جلسات کاری را که اجتناب‌ناپذیر بوده و بخشی از فعالیت‌های کاری هر کارمندی محسوب می‌شود، افزود که در ادامه به چند مورد از این ابتکارات اشاره شده است.

*جلسات کاری را تا حد امکان کوتاه‌تر کنید و از جلسات کاری چند ساعته دوری کنید: هر جلسه‌ای نیازمند یک سری استانداردهای زمانی است و در صورت طولانی شدن مدت زمان جلسات آنها به بیراهه خواهند رفت. به یاد داشته باشید که اگر جلسه خود را در یک چارچوب زمانی کوتاه و مشخص محدود کنید، خواهید دید که افراد با روحیه بهتری در آن حضور خواهند داشت.

* به شرکت‌کنندگان در جلسه از قبل اطلاع‌رسانی کنید: جلسات کاری که در آن افراد بدون آمادگی ذهنی قبلی در جلسه حضور می‌یابند جلساتی ملالت‌بار و خسته‌کننده خواهند بود، چرا که افراد نمی‌دانند قرار است راجع به چه چیزی اظهار نظر کنند. پس حتما به آنها در مورد موضوع و اهداف جلسه اطلاع‌رسانی کنید.

* از تکنیک «بلــــه»، یا ... استفاده کنید: خلاصه حرف زدن موجب بهتر گوش دادن و جلب توجه می‌شود. حتی عبارات نسبتا ساده بله،یا...، باعث می‌شوند مذاکره‌کننده توجهش را جلب موضوع مذاکره کند.مبنای اصلی تکنیک «بلــــه و...»، باز گذاشتن عرصه برای ورود ایده‌های نو و خلاقانه است. شما با استفاده از این تکنیک، به همه ایده‌ها و عقاید اجازه بروز پیدا کردن می‌دهید و علاوه بر پذیرش آنها، چیزهایی نیز به آنها می‌افزایید. شما با این کار الگویی می‌شوید برای دیگران تا با ذهنی باز و پذیرا با افکار دیگران برخورد و از برخورد قهر‌آمیز با آرای گوناگون خودداری کنند.

* در جریان برگزاری جلسه،‌ وقت استراحت و تنفس را نیز بگنجانید:‌ در بسیاری از جلسات طولانی، حاضرین پس از مدت کوتاهی در صندلی‌های خود فرو رفته و در انتظار پایان جلسه می‌مانند. بهترین راه برای جلوگیری از وقوع چنین حالتی این است که به آنها فرصت حرکت داده شود.

 کافی است به مدت پنج دقیقه به افراد استراحت داده شود تا بتوانند در این دقایق بلند شوند و حرکتی کنند و چیزی بنوشند. پس از آن خواهید دید که رفتارشان چقدر متفاوت خواهد بود و بر مشارکتشان در بحث افزوده خواهد شد.

  نکــات مثبت را بر شمرده و موفقیت‌ها را مرور کنید.

 در پایان هر جلسه‌ای ممکن است که برخی از حاضرین با خود بگویند: «خدا را شکر که جلسه به پایان رسید و من می‌توانم به سر کارم برگردم و یک کار مفید انجام دهم» برای اجتناب از ایجاد چنین احساسی لازم است که از همه حاضرین خواسته شود تا حداقل یک نکته مثبت که از آن جلسه کسب کردند، را بیان کنند.

 اگر این خواسته از آغاز جلسه با افراد در میان گذاشته شود، آنها با تمرکز و توجه بیشتری در جلسه شرکت می‌کنند و مسوولیت‌پذیرتر خواهند شد.

alavitarjomeh@gmail.com

اخبار مرتبط