فکر می‌‌‌کنید تعداد جلسات بیش از اندازه است؟ زمان‌شان طولانی است یا بیشتر اوقات ثمربخش نیستند؟ به نظر شما این جلسات بیشتر وسیله‌ای هستند تا به کمک آن بتوانید کاری را از سر خود باز کنید، درعین حال نفعی نیز ببرید؟ مجله مادام فیگارو برای مدیران میانی شرکت‌ها، از میان صد راهکاری که تحقیقات آنها را موثرترین روش‌ها دانسته‌اند، یازده راهکار را برگزیده است تا با استفاده از آنها در جلسات کاری، باهوش و زیرک به نظر برسید و تاثیرگذار باشید. وقتی یکی از همکاران از شما می‌‌پرسد آیا برای جلسه‌ای وقت دارید یا خیر، هر چند که از پیش می‌‌دانید پاسختان مثبت است، به جای اینکه به سرعت پاسخ دهید، نگاهی به سر رسید خود بیندازید تا ببینید چه زمان‌هایی وقت خالی دارید و پاسخ دهید: «باید ببینم احتمالا جای دیگری قرار نداشته باشم.» به این ترتیب خود را پرمشغله نشان می‌‌دهید.

زمانی که همکاری در حال صحبت و معرفی برنامه کاری خود است ابتدا صحبتش را قطع کنید، سپس به او اجازه دهید که حرفش را به پایان رساند. برای این کار، او را با اسم کوچک صدا کنید و بگویید با عرض معذرت حرفت را قطع می‌کنم. با این حرکت نشان می‌دهید سخنانی را که شما پس از او درباره موضوع جلسه مطرح خواهید کرد از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

کنار رئیس جلسه بنشینید. می‌پرسید: «چرا؟»، با این کار خود را مهم نشان می‌دهید. زمانی که در حین صحبت در جلسه راه می‌روید از شخصی بخواهید به نشان دادن اسلاید با برنامه پاورپوینت بپردازد و آنها را با تمام جزئیاتش نشان دهد. گاهی نیز برای تاکید بر اهمیت سخنان‌تان به این شخص بگویید: «لطفا می‌تونی عکس قبلی را دوباره نشان دهی؟»

کاری کنید که مخاطبان با شما همدل باشند.

بگویید تمام چیزهایی که شما از آن صحبت می‌کنید محرمانه‌اند. گفتن چنین جمله‌ای: «لطفا این حرف را برای خودت نگه دار، اما…» به شما این فرصت را می‌‌دهد که مهم جلوه کنید و همکار شما را بر آن خواهد داشت که در عوض مطالب محرمانه‌اش را برای شما بازگو کند. اعتراف می‌کنم چنین رفتاری شیطنت‌آمیز است.

وقتی از کاری صحبت می‌کنید حتی اگر در آن دخیل نیستید از ضمیر شخصی مقتدرانه «ما» استفاده کنید. این باعث می‌شود که مخاطبان احساس کنند شما نیز در آن کار سهیم بوده‌اید.

از برگزاری جلسه استقبال کنید. تشکیل بعضی جلسات از قبل پیش‌بینی نشده است و برخی افراد در ابتدای آن به صورت منظم آه می‌کشند. شما بر خلاف آنها رفتار کنید. زمانی که همکارتان شما را به چنین جلسه‌ای دعوت می‌کند، روی خوش نشان دهید و در پاسخ بگویید: «هر چند زمان زیادی برای تصمیم‌گیری ندارم، ولی به خاطر تو وقتم را جور می‌کنم.»

زمانی که برای آوردن آب از جلسه خارج می‌شوید از دیگران نیز بپرسید آیا به چیزی احتیاج دارند. هرچند این کار بوی تملق می‌دهد؛ ولی حال و هوایتان عوض می‌شود، بادی به سرتان می‌خورد و امتیازی برایتان خواهد بود.

در اوج آرامش باشید

تشکیل یک جلسه به شیوه استیو جابز را پیشنهاد دهید یعنی به جای نشستن در یک جا، راه بروید و درباره موضوع جلسه گفت‌وگو کنید. چنین جلساتی نه تنها برای سلامتی مفید هستند، بلکه به درازا نیز کشیده نمی‌شوند.

روی لبه میز یک وری بنشینید. با این کار نه تنها مهم جلوه می‌‌کنید بلکه آرامش بیشتری خواهید داشت.

حتی زمانی که مشغول تایپ کردن هستید با گفتن «بله بله» این احساس را به دیگران القا کنید که به سخنان آنها نیز گوش می‌دهید. استنباط آنها نیزاز این رفتار این خواهد بود که شما در انجام دادن همزمان چند کار با هم توانمند هستید.

www.IEB.today