گام اول: دلایل برگزاری جشنواره را لیست کنید

چرا می‌خواهید جشنواره راه ‌بیندازید؟ دقیقا می‌خواهید به چه چیزی برسید آیا برگزاری جشنواره بهترین و مطمئن‌ترین راه پیش‌رو است؟ به‌عنوان نمونه اگر تنها به‌خاطر بالا بردن آمار فروش به فکر برگزاری جشنواره هستید، آیا روش کم‌هزینه و آسان‌تری برای رسیدن به مقصدتان وجود ندارد؟ اگر به این نتیجه رسیدید که دقیقا برگزاری جشنواره بهترین راه‌حل برای مساله‌ شما است باید تمام ابعاد و اهدافتان را به‌صورت مشخص تعیین کنید. باید بدانید توقع سازمان از نتیجه برگزاری جشنواره چیست و می‌خواهید به کجا برسید. مثلا در نظر دارید برندتان را معرفی کنید یا احساس می‌کنید برای حضور در کنار رقبا نیاز به یک روش بازاریابی یا تبلیغات نوین دارید.

گام دوم: جست‌وجو کنید، بپرسید و ایده‌های دیگران را ببینید

پیش از آغاز جشنواره باید اطلاعات لازم درباره‌ شیوه‌ اجرا و نتایج جشنواره‌های گذشته سازمان‌تان، عملکرد رقبا و همکاران هم‌صنف را به‌دست بیاورید. مثلا آژانس‌های گردشگری بند ب چه زمانی را برای برگزاری جشنواره مناسب می‌دانند؟ آژانس‌های هواپیمایی چطور؟ اقامتگاه‌ها چه جشنواره‌هایی دارند؟ حتی صنف‌های دیگر که به کسب‌وکار گردشگری نزدیک نیستند (مثلا فروشندگان لوازم خانگی) چه ایده‌هایی برای برگزاری جشنواره‌ها دارند؟ پاسخ این سوالات کمک می‌کند به شناختی نسبی دست پیدا کنید و ایده‌های بهتر و درست‌تری برای تصمیم‌گیری داشته باشید.

گام سوم: یک کمیته راه بیندازید

پس از مطالعات کافی، باید کمیته‌ای برای راهبری جشنواره تشکیل دهید. تعداد افراد حاضر در کمیته با توجه به اندازه سازمان تغییر می‌کند. اما در مجموع بهتر است کمیته‌ای ۳ یا ۵ نفره تشکیل شود تا تصمیم‌گیری‌ها با سرعت بیشتری پیش بروند. حاضران در کمیته می‌توانند شامل افرادی از تیم‌های فروش، تولید محتوا، مدیران اجرایی، عملیات، طرح و برنامه، روابط عمومی، بازاریابی و مشاوران خارج از سازمان باشند. در نظر داشته باشید که اعضای کمیته باید افرادی خلاق، علاقه‌مند، متعهد و آشنا به کسب‌وکارهای گردشگری باشند تا بتوانند در اجرای هر چه بهتر جشنواره نقش بسزایی ایفا کنند.

گام چهارم: یک سناریوی جذاب آماده کنید

قرار است در جشنواره‌تان هر لحظه چه اتفاقی بیفتد؟ می‌خواهید هر روز یک خودروی لوکس هدیه بدهید؟ برای فروش بلیت‌هایتان برنامه خاصی دارید یا می‌خواهید در اجرای سفرها تغییراتی ایجاد کنید؟ در نظر داشته باشید در طراحی سناریو کپی‌برداری از جشنواره‌های دیگران یا تکرار مداوم جشنواره‌های قبلی همیشه راه‌حل خوبی نخواهد بود، بنابراین سعی کنید خود را جای مشتری بگذارید و سناریوهای روی میز را با توجه به شاخص‌های مورد نظر گردشگر، اهداف و بودجه تعیین‌شده ارزیابی کنید و به آنها امتیاز دهید.

گام پنجم: بودجه‌بندی کنید

اگر بخواهیم یک دسته‌بندی کلی داشته باشیم می‌توان گفت که هزینه‌های یک جشنواره به دو قسمت هزینه‌های مستقیم و هزینه‌های سربار تقسیم می‌شوند. هزینه‌های مستقیم آنهایی هستند که از میزان و چرایی آنها اطلاع دارید. مثلا مبلغی که باید صرف تبلیغات کنید یا ابزارهایی که برای برگزاری جشنواره باید خریداری شوند. اما هزینه‌های سربار آن قسمت از بودجه زمانی و نیروی انسانی یا سایر هزینه‌های غیرمستقیمی است که صرف برگزاری جشنواره می‌شود؛ مثلا آموزش‌هایی که به پرسنل می‌دهید یا زمانی که هر کدام از آنها برای جشنواره صرف می‌کنند. در زمان بودجه‌بندی جشنواره‌ها مرسوم است که هزینه‌ها را به بالاترین و درآمد را به پایین‌ترین عدد گرد می‌کنند.

گام ششم: آموزش دهید و برنامه‌ریزی کنید

برای تمام مراحل جشنواره برنامه دقیق و منطبق با سناریو و بودجه تهیه کنید. بدانید اقدامات قبل از برگزاری، در حین برگزاری و پس از اتمام جشنواره چیست و باید هر فرد با توجه به توانایی و علاقه چه کارهایی انجام دهد. مسوولیت و وظایف هر گروه را مشخص و اقدامات فوری و زمان‌دار را تعیین و کارها را براساس اهمیت اولویت‌بندی کنید. در نهایت براساس برنامه مصوب به پرسنلی که به نوعی با جشنواره درگیر هستند، آموزش‌های لازم را بدهید.

گام هفتم: ارزیابی مستمر داشته باشید

به ازای هر چند روزی که از جشنواره می‌گذرد یا هر چند مسافری که اضافه می‌شود، باید مطابق با شاخص‌ها و برنامه‌هایی از پیش‌تعیین‌شده جشنواره را ارزیابی کنید. از مسافران و پرسنل نظرسنجی کنید و ادامه روند جشنواره را مورد بازبینی قرار دهید. اگر متوجه بروز مشکل شدید باید خیلی سریع جلسه بحران برگزار یا راهکارهایی را ارائه کنید. ارزیابی کمک می‌کند که مسیر جشنواره به‌خوبی پیش برود و اگر خطایی وجود داشت بتوان برای رفع آن یا تغییر مسیر جشنواره اقدام کرد.

گام هشتم: مستندسازی کنید

در نهایت باید اسنادی که طی جشنواره و برگزاری جلسات کمیته به‌دست آمده‌اند مرتب و تبدیل به یک گزارش شوند. این گزارش‌ها که در حافظه سازمانی شما باقی می‌مانند نتایج، دلایل موفقیت، عدم موفقیت، گزارش سود و زیان، میزان دستیابی به اهداف و لیست هزینه‌ها را شرح می‌دهند؛ گزارش‌هایی که بعدها می‌توانید برای برگزاری جشنواره‌‌هایی دیگر و آموزش به پرسنل به آنها رجوع کنید.