نقش فرهنگ سازمانی در پذیرش نرم افزار و تحقق تحول دیجیتال

در دنیای پرسرعت فناوری، پذیرش نرم افزار جدید فقط مربوط به خود فناوری نیست، بلکه افرادی که از آن استفاده می کنند نیز مربوط می شود.

صابر سیدعلی، مدیرعامل شرکت سامیکس و مشاور تحول دیجیتال

رپرتاژ آگهی: فرهنگ سازمانی نقش مهمی را در این فرآیند ایفا می‌کند و به عنوان بستری عمل می‌کند که تحول دیجیتال بر آن بنا می‌شود. صد البته که سادگی و سهولت کاربری نرم افزار و یکپارچگی بین نرم افزارهای مرتبط نیز برای کاربر بسیار تعیین کننده است و تاثیرش از صدها سیستم و روش و فرایند ابلاغ شده و مکانیزمهای کنترلی و انگیزشی کاربران برای استفاده یا ترجیح یک نرم افزار به دیگری موثر تر است.

مفهوم Adoption یا پذیرش و مال خودسازی نرم افزار

اگر آخرین متدولوژی های مایکروسافت را مطالعه کنیم میبینیم که مفهوم Adoption در چرخه حیات نرم افزار چقدر جدی است. Adopt کردن را اگر بخواهیم ترجمه کنیم بهترین ترجمه از نظر من "مال خود ساختن" یا "پذیرش" است. همان طور که یک خانواده کودکی را Adopt میکنند، نقطه ای در فرایند استقرار نرم افزار که سازمان نرم افزار را مال خود ببیند را میتوان نقطه Adoption و پذیرش موفق نرم افزار دانست.

تاثیر فرهنگ  Office 365 (Microsoft365)

اگر سازمانی هستید که از امکانات IT برای سرعت و دورکاری استفاده نظیر ویدئوکنفرانس و اشتراک فایلهایتان از فضاهای ابری استفاده می کنید احتمالا یا مشتری google workspace و Google meet و google drive هستید و یا از office 365 یا همان Microsoft 365 و OneDrive و Teams و SharePoint استفاده می کنید.

فرهنگ پیرامون Office 365 بیش از مجموعه ای از ابزارهاست. این یک تغییر پارادایم در نحوه مدیریت اطلاعات و ارتباط سازمان ها است. این پذیرش فرهنگی به قدری قابل توجه بوده است که درصد قابل توجهی از شرکتهای  Fortune 500ابزارهای Office 365 را در عملیات روزانه خود ادغام کرده اند و از قابلیت های آن برای ساده کردن فرآیندها و تقویت همکاری استفاده می کنند.

حالا سوال اینجاست که چه فاکتورها و شاخص هایی در جا افتادن فرهنگ سازمانی در سازمان موثر است؟

برای پاسخ به این سوال سه حوزه را بررسی میکنیم:

1. سادگی در مقابل کامل بودن نرم افزار
2. تصمیم سخت خرید در مقابل ساخت و توسعه نرم افزار
3. ثابت قدمی و اصرار و حمایت مدیریت ارشد در طول استقرار

سادگی در مقابل کامل بودن نرم افزار

 تعادل بین یک رابط کاربر پسند و یک مجموعه ویژگی جامع یک تعادل ظریف است. ابزارهای آفیس با در نظر گرفتن این تعادل طراحی شده اند و مجموعه ای از برنامه ها را ارائه می دهند که هم برای کاربران مبتدی و هم برای کاربران قدرتمند به طور یکسان پاسخگو هستند. دستیابی به این تعادل را با مثالی این بحث را برای شما توضیح دهم:

Google meet و Ms Teams را در نظر بگیرید:

گوگل میت ساده است و اتصال به آن خیلی آسان شده و کارهای اصلی ویدئوکنفرانس و اشتراک دسکتاپ را انجام میدهد و برای مجموعه ای که همین نیازشان را براورد کند کافیست. در مقابل MS Teams نیاز به لاگین افیس 365 دارد و امکانات بیشتری دارد که گوگل میت ندارد نظیر ضبط جلسات، امکان تهیه متن جلسات از روی صداها و جستجو در متن، live caption جلسات در زبانهای مختلف، امکان تبدیل جلسه به وبینار یا کنفرانس با قابلیت اتصال بیش از 1000 نفر، امکان مشاهده میزان مشارکت هر یک از حاضرین در جلسه، امکان استفاده از هوش مصنوعی copilot در ارائه خلاصه جلسات یا تهیه لیست اقدامات جلسات و یکپارچگی ارسال فایلهای که در چت جلسات ارسال میشود با OneDrive و SharePoint سازمان. طبیعتا به ازای امکانات بیشتری که دارد منوهای نرم افزار تیمز کاملتر و پیچیده تر از google meet است و تا زمانی که سازمان شما به ارزش دانشی که در جلسات ثبت و ضبط میشود واقف نباشد تلاشی برای استخراج اطلاعات مفید از جلسات نمی کند. طبیعتا برای شرکتهای دانش محور این موضوع ارزش دوچندانی دارد که به آموزش و استقرار Teams می ارزد.

2. تصمیم خرید در مقابل ساخت نرم افزار یا راه حل بهتر سوم؟

 تصمیم‌گیری برای خرید نرم‌افزار آماده یا ساخت یک راه‌حل سفارشی یک تصمیم مهم برای هر سازمانی است. این معضل شامل سنجیدن عواملی مانند هزینه، مقیاس پذیری و نیازهای منحصر به فرد کسب و کار است. در گذشته انتخاب سازمان یکی از این دو راه بود: خرید یک نرم افزار آماده (off the Shelf) که اگر امکاناتش مطابق نیازهای سازمان بود که فابهالمراد و اگر نبود راهی برای توسعه آن وجود نداشت یا اگر راهی بود بسیار سخت و گزاف و غیرممکن و لازمه است راضی کردن فروشنده نرم افزار با تیراژ با به سفارشی سازی محصول برای یک مشتری خاص بود. راه حل دوم این بود که سازمان خودش تحلیلگران و برنامه نویسانی را استخدام کند و شروع به نوشتن نرم افزار کند و چرخ را از اول اختراع نماید که هم در مقایسه با شرکتهای نرم افزاری هیچ وقت سازمانی که کار اصلی اش نرم افزار نویسی نیست با تعداد پرسنل بسیار کمتر نمی تواند محصولی تولید کند که کاملتر و بی ایرادتر باشد و همه جانبه تجربه سالیان سال نرم افزارهای دیگر را در خود جای دهد.

اما این روزها راه حل سومی هست: استفاده از پلتفرم های ERP توسعه پذیر که اکوسیستم گسترده ای از پارتنرها مشغول توسعه قابلیتهای اختصاصی صنایع مختلف روی آن پلتفرم ها هستند. این امر در نرم افزارهای SAP و Microsoft و Oracle دیده می شود و در سایر توسعه دهنده های نرم افزار به شکل گیری اکوسیستم پارتنرهایی که اینقدر گسترده باشد منجر نشده است. این راهکارها هم ویژگی های مثبت خرید راهکار آماده و استفاده از best practice بیش از 40 سال تجربه چندصد هزار شرکت را در خود دارند و هم مانند نرم افزارهای توسعه پذیر دارای کد باز  و تفکیک لایه اپ پایه از افزونه های قابل توسعه هستند و در یک کلام امکان توسعه توسط شرکت پیاده سازی که روی این پلتفرم مسلط باشد و حتی در آینده امکان یادگیری و توسعه توسط خود سازمان وجود دارد. Microsoft Business Central یک راه حل بهینه را نشان می دهد که بهترین های هر دو جهان فوق را ادغام می کند.

3. ثبات قدم مدیریت ارشد

در پیاده سازی نرم افزارهای سازمانی مواقعی پیش می آید که سختی ها و مقاومت و آلترناتیوهای قبلی و جدیدی برای سیستم ERP انتخاب شده به نحوی مطرح می شود که به مدیر ارشد فشار می آورد که از تصمیم گرفته شده دست بردارد و پیاده سازی و استقرار ERP را رها کند. اتفاقا در این لحظات حساس است که نقش مدیر ارشد سازمان به عنوان رهبر و پیشرو در سازمان بسیار موثر خواهد بود و اگر انتخاب صحیح صورت گرفته باشد، لازم است در این دقایق حساس که نرم افزار هنوز کامل نشده ولی نیازمند حمایت مالی و برگزاری جلسات مدیریتی و پیگیری زمانبندی و اقدامات متقابل از همه ذینفعان است، مدیران ارشد سازمانی که میخواهد سیستم مستقر شود با ثبات قدم و اصرار و پافشاری سازمان را از طوفان تغییر به ساحل آرامش سیستم ERP مستقر شده، هدایت نماید.