چرا باید از نرم افزارهای اداری و مالی در سازمان‌های دولتی استفاده کرد

از کارکنان، نهادهای بالا دستی و ناظر تا پیمانکاران، سازمان‌های همکار و بخش خصوصی. ارتباطات، تبادل داده و اطلاعات در مقیاس بالا، بدون به‌کارگیری انواع نرم‌افزارهای اداری و مالی مرتبط با بخش عمومی امکان‌پذیر نیست.

در ادامه این مطلب ضمن اشاره به دلایل نیاز سازمان‌های بخش عمومی به راهکارهای نرم‌افزاری، به مهم‌ترین مزایای این راهکارها برای سازمان‌های دولتی اشاره می‌کنیم.

مهم‌ترین مزایای نرم ‌افزار اداری و مالی در بخش دولتی

سازمان‌های بخش عمومی طیف وسیعی از نهادها و شرکت‌های مختلف را در بر می‌گیرند. علاوه بر وزارتخانه‌های دولتی، بسیاری از نهادهای دیگر نیز وجود دارند که هر چند بیرون از ساختار دولت قرار دارند، اما بخشی از بدنه عمومی کشور محسوب می‌شوند.

از جمله‌ی این سازمان‌ها می‌توان به شهرداری‌های سراسر کشور، شرکت‌ها و هلدینگ‌های دولتی و سایر سازمان‌های عمومی غیردولتی اشاره کرد. اگرچه این نهادها ممکن است اهداف متفاوتی داشته باشند، اما بیش‌تر آنها به نحوی از بودجه‌ی عمومی کشور استفاده می‌کنند. بنابراین معیارها و فاکتورهای حاکم بر بخش عمومی در مورد این سازمان‌ها نیز صادق است.

معیارهایی از قبیل تکریم ارباب رجوع، مدیریت دخل و خرج، رعایت استانداردهای حسابداری دولتی، مدیریت قراردادهای پیمانکاری و مناقصات، شفافیت، پاسخ‌گویی، نگهداشت نیروی انسانی و مواردی از این قبیل در اکثر نهادهای بخش عمومی مورد توجه است.

نرم افزار اداری

نرم‌افزارهای اداری و مالی به سازمان‌های دولتی کمک می‌کنند تا با کیفیت بهتر و دقت بیشتری این معیارها را مدنظر قرار داده و به اهداف خود برسند. برای نمونه نرم‌افزار دارایی‌هایی ثابت یا نرم‌افزار خزانه‌داری به مدیریت امور مالی سازمان‌های دولتی و بهبود شاخص‌های شفافیت کمک می‌کنند. در ادامه به برخی از مهم‌ترین شاخص‌های شفافیت در بخش عمومی اشاره می‌کنیم.

مدیریت بهتر دخل و خرج

سازمان‌های نظارتی هر سال استانداردهای سخت‌گیرانه‌تری برای مدیریت بهتر بودجه عمومی کشور تدوین و سازمان‌های مختلف بخش عمومی را ملزم به رعایت آنها می‌کنند. توجه به بودجه‌ریزی عملیاتی از جمله این الزامات است که در سالیان اخیر بسیار مورد توجه قرار گرفته است.

کاهش منابع بخش عمومی و وجود برخی ریسک‌های محیطی دولت را ناچار به تمرکز بیشتر بر نحوه‌ی دخل و خرج‌ سازمان‌های زیرمجموعه کرده است. راهکارهای نرم‌افزاری کمک می‌کنند تا مراحل خرج بودجه و نظارت بر آن به شیوه‌ی درستی انجام شود.

شفافیت و پاسخگویی

نهادهای بین‌المللی مانند سازمان شفافیت بین‌الملل و نهادهای نظارتی داخلی در چند سال اخیر بیش از پیش به اهمیت شفافیت و پاسخگویی نهادهای بخش عمومی تاکید دارند. تعیین الزامات و دستورالعمل‌های مختلف برای شفافیت بیشتر این سازمان‌ها کاملا محسوس است.

استانداردهایی که رعایت آنها بدون به‌کار‌گیری راه‌حل‌های نرم‌افزاری امکان‌پذیر نیست یا بسیار سخت و پیچیده است. راهکارهایی از قبیل نرم‌افزار حسابداری دولتی یا نرم‌افزار خزانه‌داری و دریافت و پرداخت در کنار راه‌حل‌های مشابه کمک زیادی به بهبود پاسخگویی و شفافیت نهادهای دولتی می‌کنند.

کاهش بوروکراسی اداری

بوروکراسی اداری به خودی خود نه تنها بد نیست، بلکه ضامن دوام و حفظ نظم در دستگاه‌های اجرایی کشور است. اما چالش زمانی ایجاد می‌شود که بوروکراسی بیش از حدایجاد می‌شود. این کار نه تنها نارضایتی ارباب رجوع را در پی دارد، بلکه یکی از عوامل مهم عدم توسعه‌‌یافتگی و هدر رفت منابع در بخش عمومی محسوب می‌شود.

در این زمینه نرم‌افزارهای اداری و مالی بخش دولتی، به سازمان‌های اجرایی کمک می‌کنند تا فرایندهای غیرضروری را حذف کرده و با بهبود آنها به روند خدمت‌رسانی سرعت ببخشند.

توجه به دولت الکترونیک

مفهوم دولت الکترونیک در یکی دو دهه اخیر بیشتر مورد توجه سازمان‌های دولتی قرار گرفته است. این مفهوم بر کاربرد تکنولوژی و فناوری اطلاعات در بخش دولتی و خدمات‌رسانی از این طریق تاکید دارد. استفاده از پرتال‌ها و سامانه‌های دولتی، اپلیکیشن‌ها و رسانه‌های مجازی از مصداق‌های دولت الکترونیک هستند که نمونه‌های مختلف آن را در ایران و جهان می‌بینیم.

راهکارهای نرم‌افزاری یکی از بهترین روش‌ها برای تحقق شاخص‌های دولت الکترونیک محسوب می‌شوند. برای نمونه یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری،فرایندهای زمان‌بر و پردردسر فیزیکی و حضوری ارباب رجوع را کاهش می‌دهد.

به برخی از مهم‌ترین مزیت‌های نرم‌افزارهای مالی و اداری برای سازمان‌های بخش عمومی اشاره کردیم. اما سوال این است برای به‌کارگیری این راهکارها چه باید کرد؟

نرم افزار مالی

راهکاران بخش عمومی همکاران سیستم؛ ترکیبی از انواع نرم‌ افزارهای اداری و مالی بخش دولتی

شرکت همکاران سیستم یکی از شرکت‌های پیش‌رو در زمینه‌ی تولید و ارائه‌‌ی نرم‌افزارهای سازمانی است. این شرکت در یکی دو دهه‌ی اخیر علاو بر بخش خصوصی تمرکز ویژه‌ای بر تولید و ارائه‌ی راه‌حل‌های نرم‌افزاری برای سازمان‌های بخش عمومی و دولتی دارد. هم‌اکنون بسیاری از سازمان‌های دولتی و بخش عمومی در سطوح مختلف ملی، منطقه‌ای و استانی از راهکاران بخش عمومی همکاران سیستم استفاده می‌کنند که بسیاری از آنها در سطح وزارتخانه‌ها و سازمان‌های مادر بخش دولتی فعالیت می‌کنند.

یکی از مهم‌ترین مزیت‌های راهکاران بخش عمومی همکاران سیستم، تلاش برای ارائه‌ی مجموعه‌ای از انواع نرم‌افزارهای مالی اداری برای بخش دولتی است که این راه‌حل‌های نرم‌افزاری در کنار هم و به شکل یکپارچه ارائه می‌شوند.