دفترخانه‌ها معطل «ثبت‌آنی»
گروه مسکن- مریم علیزاده: استفاده اجباری از سامانه اینترنتی «ثبت‌آنی» در دفاتر اسناد رسمی، به دلیل ضعف‌ها و نواقصی که سردفتران -کاربران اصلی سامانه- در جریان بهره‌برداری از سامانه، به آن برخورد کرده‌اند، باعث اختلال و کندی در تنظیم معاملات ملک و خودرو شده است.
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور از 26 شهریور امسال، صدور سند رسمی در دفترخانه‌ها را منوط به ثبت جزئیات معامله در سامانه موسوم به «ثبت‌آنی» توسط سردفتر کرد تا شیوه تنظیم سند از حالت سنتی قید معامله در دفتر‌های بزرگ، به درج شبکه‌ای در یک سامانه متمرکز تحت نظارت قوه‌قضائیه تغییر کند. اما در پنج روزی که از راه‌اندازی این سامانه می‌گذرد، به دلیل آنچه ناسازگاری بین سامانه و دفترخانه عنوان می‌شود، سرعت ثبت، تنظیم و صدور سند رسمی برای معاملات رایج در حوزه املاک به قدری کاهش پیدا کرده که طبق گفته رییس روابط‌عمومی کانون سردفتران، امکان ثبت 75درصد از معاملات مراجعه‌شده به دفترخانه‌ها -در این چند روز- هنوز برقرار نشده است و متعاملین معطل کارآمدشدن سازوکار جدید در دفاتر اسناد رسمی هستند.
هدف از راه‌اندازی سامانه «ثبت‌آنی»، سرعت‌دهی به صدور سندرسمی و در نتیجه تشویق متعاملین ملک به دریافت این نوع سند -به‌جای قناعت به قراردادهای عادی بنگاه‌های املاک- و همچنین جلوگیری از هر نوع جعل از طرف یکی از متعاملین بابت فروش همزمان ملک به چندنفر در چندین دفترخانه‌، عنوان شده است، اما به‌رغم این مزایا، آنچه در حال حاضر مشکل‌ساز شده، ناتوانی سامانه اینترنتی در پذیرش سریع متن قراردادهایی است که سردفتران در طول روز قصد ثبت آنها را دارند.
سردفتران می‌گویند: قطع و وصل مکرر شبکه، ضعیف‌بودن کانال‌های ارتباطی، نیاز به ساعت‌ها وقت برای درج جزئیات یک معامله ساده، عدم امکان ویرایش خطاهای ساده تایپی و طولانی‌بودن مسیر ثبت در سامانه، پنج نوع ضعف و ایراد سامانه «ثبت‌آنی» محسوب می‌شود که باید برای جلوگیری از معطلی متعاملین در دفترخانه‌ها، سریع‌تر توسط سازمان ثبت برطرف شود.
مسلم آقاصفری عضو هیات‌مدیره و رییس روابط‌عمومی کانون سردفتران درباره چالش به وجود آمده، به «دنیای‌اقتصاد» گفت: تا پیش ‌از شروع‌به‌کار سامانه ثبت‌آنی، روزانه ۴۵ هزار انواع معامله شامل ملک و خودرو، در دفاتر اسناد رسمی سراسر کشور به ثبت می‌رسید و منجر به صدور سندرسمی می‌شد اما در ۵ روز گذشته، حجم صدور سند و ثبت معاملات در مجموع به ۵۰ هزار فقره رسیده است و حدود ۱۷۵ هزار معامله یا به عبارتی ۳۵۰ هزار نفر از متعاملین، معطل اخذ سند هستند و هنوز معامله آنها ثبت رسمی نشده است.
همچنین غلامرضا جوزقی، سردفتر و کارشناس ارشد حقوق نیز در این باره به «دنیای‌اقتصاد» گفت: بر اساس این طرح قرار شده که کلیه فعالیت‌های ثبتی اعم از ثبت اسناد (اسناد معاملات قطعی، رهنی، معاملات بانکی، فک رهن، خرید و فروش خودرو، وکالتنامه‌ها، اقرارنامه‌ها و به طور کلی هر سندی که مردم در فعالیت‌های روزانه خود قصد تنظیم آن را دارند) و گواهی امضا و غیره ابتدا در سامانه ثبت اسناد که به همین منظور ایجاد می‌شود ثبت خواهد شد و پس از گرفتن کد رهگیری، در دفتر ثبت اسناد دفترخانه (دفتر، سردفتر که اصطلاحا به آن دفتر جاری گفته می‌شود) ثبت شود و پس از طی یکسری فرآیندها نهایتا پس از امضای اصحاب سند، سردفتر با استفاده از امضای الکترونیکی، این سند را به سامانه ایجاد شده ارسال کند تا این سند پس از ارسال به سامانه همزمان در تمام کشور توسط تمام دفاتر اسناد رسمی قابل رویت باشد.
جوزقی در بیان مهم‌ترین مزایای این طرح گفت: این طرح ماهیتا طرحی مترقی، مفید و برای نظام قضایی کشور بسیار لازم و ضروری است و در بسیاری از کشورهای پیشرفته دنیا اسناد به شیوه الکترونیکی تنظیم و در بانک اطلاعاتی ملی ثبت و ضبط می‌شود به نحوی که صاحبان اسناد و مراجع صالحه در مواقع ضروری به راحتی به این اسناد دسترسی دارند و بازنشستگی یا فوت سردفتر یا حوادث غیرمترقبه مانند آتش سوزی و سیل و غیره هیچ‌گونه تاثیری در این امر ندارد. ضمن اینکه اجرای درست و کامل این طرح از بسیاری از جرائم و اعمال خلاف قانون مانند جعل، فرار مالیاتی و غیره جلوگیری می‌کند و ثبت اسناد در تمام کشور یکسان می‌شود و از اعمال سلیقه‌های مختلف فردی در نحوه تنظیم اسناد (که بعضا با قوانین منطبق نبوده و موجب اشکالاتی در اجرای اسناد و احتمال تضییع حقوق صاحبان اسناد می‌شود) جلوگیری می‌شود و تمام اسناد با یک شیوه واحد در سطح کشور تنظیم خواهند شد.
این سردفتر افزود: برای اجرای این طرح لازم بود که ابتدا در سازمان ثبت زیرساخت‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری مورد نیاز فراهم شود و پس از آماده شدن این زیرساخت‌ها، در کلیه دفاتر اسناد رسمی کشور سخت افزارها و نرم‌افزارهای مورد نیاز تامین و راه‌اندازی شود و پس از آن با حوصله و به صورت تدریجی و مرحله به مرحله این طرح را اجرایی کرد.
وی تصریح کرد: قرار بود این طرح از ۱۵ مرداد ۱۳۹۲ اجرایی شود که به علت آماده نبودن زیرساخت‌های لازم در سازمان ثبت ودفاتر اسناد رسمی، با رایزنی مسوولان کانون سردفتران در دومرحله اجرای این طرح به تاخیر افتاد و نهایتا این طرح از روز سه شنبه ۲۶ شهریور امسال با دستور رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اجرایی شد و با شروع اجرای این طرح، تنظیم هرگونه سند و به طور کلی انجام ۹۸ درصد فعالیت‌های ثبتی به شیوه سنتی ممنوع شد و همه سردفتران در کل کشور مکلف شدند که کلیه عملیات ثبت اسناد را از طریق این سامانه انجام و پس از گرفتن شناسه یکتا، در دفتر ثبت کنند.
ظاهر قضیه بسیار جذاب و ساده است، اما این پروسه در اجرا با اشکالات متعدد مواجه شده که مهم‌ترین آنها عبارتند از:
۱- ضعیف بودن کانال‌های ارتباطی (VPN) که برای ارتباط با شبکه سامانه ثبت اسناد یا همان سامانه ثبت آنی در نظر گرفته شده است.
۲- قطع مکرر وی‌پی‌ان و بعضا عدم امکان ارتباط مجدد برای ساعت‌های متوالی.
۳- ضعیف بودن نرم افزار و برنامه ایجاد شده در سامانه طوری که برای تنظیم یک سند ساده، ساعت‌ها وقت لازم است. برنامه سامانه ثبت‌آنی بسیار کند عمل می‌کند به نحوی که وقتی یک واحد اطلاعاتی در برنامه وارد می‌شود زمان بسیار زیادی برای تثبیت (لود اطلاعات) لازم است و ساعت‌های متوالی با پیغام «درحال بارگذاری اطلاعات» مواجه می‌شویم و نهایتا با یک صفحه قرمز رنگ «error» مواجه می‌شویم.
۴- در تهیه نرم افزار، امکانات و مشکلات دفاتر اسناد رسمی و مردم به خوبی دیده نشده است و نظرات سران دفاتر که مجری اصلی آن هستند در این خصوص لحاظ نشده است و بسیاری از اسناد در قالب برنامه این سامانه قابل تنظیم نیست.
۵- پس از نهایی شدن سند و قبل از امضای دفتر، برای رفع اشتباهاتی که احتمالا هنگام تنظیم سند پیش می‌آید، پیش‌بینی‌های لازم نشده است و اگر یک شماره یا عدد بر اثر خطای دید اشتباه وارد شود در همان سند قابل اصلاح نیست و برای اصلاح آن باید مجددا مسیر تنظیم سند را در سامانه انجام دهیم تا برای یک عدد ساده در یک سند اقرارنامه اصلاحی با صرف هزینه و وقت و انرژی بیهوده (برای سردفتر یا متقاضی) تنظیم شود.
به همین دلیل و مشکلات عدیده دیگر، از ابتدای اجرای این طرح تا امروز که حدود ۴ روز می‌گذرد اکثر دفاتر اسنادرسمی یا نتواسته‌اند هیچ سندی تنظیم کنند یا حداکثر یک یا دو سند تنظیم کرده‌اند.
جوزقی کارشناس ارشد حقوق در ادامه گفت: بهتر بود این طرح را مرحله به مرحله اجرایی می‌کردند مثلا در مرحله اول فقط ثبت اسناد ساده و کم حجم مثل وکالتنامه کاری یا تعهدنامه از طریق این سامانه اجباری می‌شد و در مرحله بعد اسناد خودرو اجباری می‌شد و به همین ترتیب در مراحل بعد ثبت ‌اسناد با درجه اهمیت و حجم بیشتر الزامی اعلام می‌کردند و در این فاصله زمانی از یک‌طرف دفاتر اسناد رسمی به تدریج با سامانه آشنا شده و تسلط لازم را پیدا می‌کردند و از طرف دیگر اشکالات و نقاط ضعف سیستم شناسایی و رفع می‌شد و مراجعان نیز به تدریج امور خود را برای این امر سر و سامان داده و تنظیم می‌کردند. بنابراین مسوولان باید اصلاحات لازم را در این طرح برای گذر از ثبت سنتی به ثبت الکترونیکی آنی با کمترین خسارت در کشور انجام دهند.