چه کنیم کارکنان مسوولیت کار خود را بپذیرند؟
بهترین ادویهای که میتوان به عملکرد کارکنان در سازمان اضافه کرد و کیفیت و طعم آن را بهبود بخشید، مسوولیتپذیری و پاسخگو نگه داشتن کارکنان در قبال عملکردی است که از خود نشان میدهند.
در واقع، وجود کارکنان مسوولیتپذیر و پاسخگو نسبت به عملکرد خود در هر سازمانی غنیمتی ارزشمند و یک مزیت رقابتی موثر و تعیینکننده به شمار میآید.
نتیجه چنین رویکردی این است که ضربالاجلهای کاری بهخوبی توسط کارکنان رعایت میشوند، ریسکها و چالشها بهسرعت و به طور کامل شناسایی و مهار میشوند، و خبری از فرافکنی و قانونگریزی نخواهد بود.
اما با اینکه بسیاری از شرکتها به دنبال افزایش روحیه مسوولیتپذیری و پاسخگویی در میان کارکنان خود هستند، بهدرستی نمیدانند چگونه باید در این زمینه عمل کنند و کارکنانی مسوولیتپذیر و با عملکردی درخشان تربیت کنند. در ادامه به سه عامل کلیدی و موثر در ایجاد و تقویت روحیه مسوولیتپذیری و پاسخگویی دائمی کارکنان و در نهایت به وجود آوردن یک سازمان مسوولیتپذیر اشاره خواهد شد.
۱- انتظارات شفاف و مشخص از کارکنان
واقعیت این است که به سختی میتوان نیروی کار را نسبت به چیزی مسوولیتپذیر و پاسخگو کرد که به طور دقیق مشخص نیست و آن فرد درک درستی از آنچه که از او انتظار میرود و عملکردی که باید ارائه دهد ندارد. به عبارت بهتر، وقتی انتظاراتی که از یک فرد در سازمان وجود دارد کاملا شفاف و مشخص باشد و مسوولیتی که او باید بر عهده بگیرد تعیین شده باشد راه بر هر گونه بهانهتراشی و فرار از مسوولیت بسته خواهد شد.
در این حالت نمیتوان دیگران را مقصر جلوه داد. این موضوع بهویژه در مورد اعضای تیمهای کاری و مسوولیتی که به هر کدام از آنها محول شده است از حساسیت و اهمیت بیشتری برخوردار است و از تعارض و کشمکشهای درون تیمی جلوگیری میکند.
بنابراین لازم است که مدیران قبل از شروع هر پروژهای به طور دقیق نسبت به تفکیک نقشها و تقسیم وظایف بین اعضای تیمهای کاری و بخشهای مختلف اقدام و مسوولیتهای اصلی و مستقیم هر کدام از کارکنان را به آنها گوشزد کنند. آنها باید از هر گونه دوپهلو سخن گفتن و ابهام پرهیز کنند و از طریق برقراری ارتباطات پیوسته و شفاف بین کارکنان، جلوی هرگونه تعارض نقشها و وظایف را بگیرند. به این ترتیب، از شنیده شدن جملات و بهانههایی مانند «من نمیدونستم» یا «کسی این رو به من نگفته بود» یا «من فکر میکردم این وظیفه من نیست» در درون سازمان جلوگیری میشود.
۲- مدلبندی نقشها و خودمدیریتی
مسوولیتپذیر کردن کارکنان فقط به موظف کردن آنها به رعایت ضربالاجلهای کاری و ارائه عملکرد خوب محدود نمیشود، بلکه لازم است نحوه درست عملکردن در شرایط خاص و غیرمنتظره و تصمیمگیری در لحظه را نیز به کارکنان آموخت. در واقع یکی از پیشنیازهای اصلی مسوولیتپذیر کردن کارکنان این است که آنها را به سمت خودمدیریتی سوق دهید و وابستگی آنها را به مافوق و دستور گرفتن از مدیران ارشد به حداقل برسانید. در این شرایط، فرد با سنجیدن جوانب مختلف و تصمیمگیری متناسب با موقعیت، خود را در قبال پیامدهای تصمیمش مسوول و پاسخگو میداند. بنابراین، نمیتواند ضعف در عملکرد خود را به عوامل بیرونی یا تصمیم دیگران نسبت دهد. به همین دلیل هم هست که در چنین شرایطی بهترین و درخشانترین عملکردها را میتوان از کارکنان انتظار داشت.
۳- بازخورد پیوسته
هیچکسی نمیتواند فقط از طریق کار کردن و انجام دادن پروژهها بدون اینکه بازخوردی از طرف دیگران دریافت کند چیزهای جدیدی یاد بگیرد و نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کند. در واقع، بازخورد گرفتن از دیگران بهخصوص همکاران و مقامهای مافوق به کارکنان کمک میکند تا پیشرفت کنند و نقاط ضعف خود را هر چه سریعتر شناسایی و برطرف کنند. علاوه بر این باید دانست که بازخورد گرفتن سریع و همزمان با انجام پروژههای کاری، باعث میشود افراد در کوتاهترین زمان ممکن از وجود خطا در عملکرد خودآگاه شوند. نتایج تحقیق اخیر موسسه «گالوپ» نشان داده 80 درصد از کارکنانی که به طور پیوسته و در فواصل زمانی کوتاه از دیگران بازخورد دریافت میکنند، هم مشارکتجویی بسیار بالایی از خود نشان میدهند و هم عملکرد بهتری را به ثبت میرسانند. این افراد در صورت ارتکاب اشتباه و اتخاذ تصمیمهای نادرست این قابلیت را دارند تا خیلی زود از راه اشتباه قبلی برگردند و به مسیر درست هدایت شوند.
در مجموع، میتوان گفت مسوولیتپذیری کارکنان، که یکی از پیشنیازهای عملکرد درخشان و مستمر آنهاست، زمانی شکل میگیرد که افراد بهروشنی بدانند چه انتظاراتی از آنها وجود دارد، چه وظایفی بر عهده دارند و برای تحقق این انتظارات تا چه اندازه اختیار عمل دارند. به بیان دیگر، کارکنان زمانی میتوانند مسوولیت نتایج کار خود را بپذیرند که هم هدف و انتظارات سازمان برایشان روشن باشد و هم حدود اختیاراتشان را بهدقت بدانند. علاوه بر این، باید از طریق نشان دادن بازخوردهای سریع و پیوسته به آنها کمک کرد ضعفها و کمبودها را بهسرعت شناسایی و برطرف کنند.
منبع: Forbes
