عملیات منابع انسانی: راهنمای ضروری برای نقش‏‏‌ها و مسوولیت‏‏‌ها

عملیات منابع انسانی چیست؟

عملیات منابع انسانی (HR Ops) واحدی است که از کل چرخه زندگی کارکنان پشتیبانی می‌کند و حامی تیم‌‌‌ها در انجام وظایف روزمره است. دامنه عملیات منابع انسانی چندوجهی است و در توسعه استراتژی افراد یک شرکت برای رسیدن به اهداف تجاری آن، نقش مهمی ایفا می‌کند. عملیات منابع انسانی بخشی از یک مدل موثر ارائه خدمات منابع انسانی است. بر اساس یک مطالعه‌‌‌ که شرکت مایکروسافت انجام داده، ۴۱‌درصد نیروی کار جهانی احتمالا در فکر ترک کارفرمای فعلی خود در سال جدید هستند. بنابراین با اقتصاد و بازار کاری که دائما در حال تغییر است، عملیات منابع انسانی هرگز تا این حد برای موفقیت سازمان شما ضروری نبوده است.

مسوولیت‌‌‌های کلیدی عملیات منابع انسانی

بسته به اندازه سازمان شما، تیم‌‌‌های عملیات منابع انسانی می‌توانند بسیار متفاوت به نظر برسند. این تیم‌‌‌ها می‌توانند بر مناطق/بخش‌‌‌های خاصی از کسب و کار تمرکز کنند یا رویکردی کلی‌‌‌نگر داشته باشند. در هر صورت، آنها مسوولیت‌‌‌های زیر را بر عهده دارند:

مدیریت: تیم عملیات منابع انسانی مسوول بسیاری از وظایف اداری است که کسب‌و‌کار را مدیریت می‌کنند. این وظایف شامل مدیریت حقوق و دستمزد، ورود اطلاعات کارکنان و نگهداری آنهاست. آنها همچنین مسوول حفظ سیستم اطلاعات منابع انسانی هستند که به‌‌‌عنوان HRIS شناخته می‌شود. این برنامه برای ردیابی و نگهداری تمام داده‌‌‌های مرتبط با منابع انسانی، مانند قراردادهای کارکنان، قراردادهای عدم‌افشا، غرامت، داده‌‌‌های شخصی کارکنان و موارد دیگر مورد استفاده قرار می‌گیرد.

تبعیت از قوانین: این یکی از مهم‌ترین وظایف بخش عملیات منابع انسانی است و اطمینان ایجاد می‌کند که سازمان شما در مواردی مانند استخدام، قوانین محل کار و رفتار با کارکنان، با قوانین کار خاص کشورتان همسو است.

استخدام: اگر سازمان شما به اندازه کافی بزرگ است که یک تیم استخدام‌‌‌کننده داشته باشد، عملیات منابع انسانی روی برنامه‌‌‌ریزی تعداد کارکنان تمرکز خواهد کرد. به عبارتی، این بخش تضمین می‌کند که تعداد افراد در سازمان کافی است تا فرآیند کسب‌و‌کار به خوبی پیش برود و از طرف دیگر، مازاد نیرو هم وجود نداشته باشد که موجب هدررفت منابع شود. اما اگر سازمان کوچک‌تری دارید که فاقد تیم استخدام اختصاصی است، عملیات منابع انسانی کل امور آگهی استخدام، مصاحبه و ارائه پیشنهادهای شغلی به داوطلبان را بر عهده خواهد داشت.

ورود کارکنان: شرکت آفیس‌‌‌وایب (OfficeVibe) که یک پلتفرم آنلاین توسعه روابط کاری است، در «گزارش تعهد کارکنان» به این نتیجه رسیده که ۶۹‌درصد کارکنانی که تجربه ورود عالی داشته‌‌‌اند، حداقل سه سال در آن شرکت ماندگار می‌‌‌شوند. عملیات منابع انسانی یک برنامه ساختاریافته ورود کارکنان جدید را توسعه می‌دهد و از مدیران در ارائه یک تجربه مثبت برای اعضای جدید تیم، حمایت می‌کند.

روابط کارکنان: روابط کارکنان به تلاش‌‌‌های یک شرکت برای مدیریت روابط در سازمان اشاره دارد. عملیات منابع انسانی بر پیشگیری و حل مشکلات بین همکاران و مدیریت تمرکز دارد. آنها همچنین بر درک احساس کارکنان در مورد شغل، محیط شرکت و رفاه کلی تمرکز می‌کنند.

جدا شدن کارکنان: جدا شدن کارکنان زمانی اتفاق می‌‌‌افتد که یا فردی خودش تصمیم به ترک شرکت داشته باشد یا اخراج شود و شامل وظایف اداری مانند اطمینان از بازگرداندن اموال شرکت، اطلاع‌‌‌رسانی به بخش IT و مالی در مورد تغییرات پرسنل، و آماده‌‌‌سازی هر گونه مدارکی است که لازم است فرد امضا کند. فرآیند جدا شدن کارکنان همچنین شامل مصاحبه‌‌‌های خروج است؛ یا همان گفت‌‌‌‌‌‌وگو بین کارکنان، مدیر/منابع انسانی و تیم رهبری. عملیات منابع انسانی در این گفت‌‌‌وگو باید به دنبال بازخورد فردی که می‌‌‌خواهد سازمان را ترک کند باشد تا محیط و تجربه کاری بهتری برای کارکنان فعلی و آینده فراهم شود.

اهداف اصلی عملیات منابع انسانی

بخش عملیات منابع انسانی چند هدف حیاتی دارد که سه مورد از مهم‌ترین آنها عبارتند از:

ایجاد یک سازمان پایدار: شرکت شما تنها زمانی پیشرفت می‌کند که یک برنامه رشد پایدار داشته باشید. هدف عملیات منابع انسانی این است که اطمینان حاصل شود سازمان شما برای تعداد کارکنان، برنامه‌‌‌های جانشین‌‌‌پروری برای نقش‌‌‌های مدیریتی، اهداف توسعه استعدادهای داخلی و مدیریت شغلی استراتژی دارد. بدون این استراتژی‌‌‌ها، شرکت شما نمی‌تواند به سرعت خود را با تغییرات خارجی یا داخلی سازگار کند.

بهبود روابط کارکنان: وقتی کارکنان روابط قوی و حمایتی با همکاران و مدیران خود داشته باشند، کل شرکت سود می‌‌‌برد. مطالعات متعدد نشان می‌دهد که کارکنان شاد بهره‌‌‌وری بیشتری دارند و مدت بیشتری در سازمان خواهند ماند. عملیات منابع انسانی تضمین می‌کند که کارکنان در محیطی کار کنند که جای پیشرفت داشته باشد و در صورت بروز هر گونه مشکلی بین همکاران، از حمایت برخوردار ‌‌‌شوند. عملیات منابع انسانی با ایجاد شفافیت برای کارکنان، در مورد آنچه از آنها انتظار می‌رود و نحوه کار در ساختار شرکت به این موضوع می‌‌‌پردازد.

پیاده‌سازی و حفظ بهترین شیوه‌‌‌های منابع انسانی: به طور خلاصه، بهترین شیوه‌‌‌های منابع انسانی فرآیندها و تکنیک‌‌‌هایی جهانی هستند که بدون توجه به صنعتی که شرکت در آن فعالیت دارد، نتایج عملکرد کسب و کار را افزایش می‌دهند. عملیات منابع انسانی مسوول پیاده‌سازی و نظارت بر بهترین شیوه‌‌‌های منابع انسانی در بخش‌‌‌های مختلف سازمان شماست. به این ترتیب، آنها اطمینان پیدا می‌کنند که شرکت در مسیر رسیدن به اهداف خود قرار دارد.

نقش مدیر عملیات منابع انسانی

اگر به دنبال بسط یا حتی ایجاد یک تیم عملیات منابع انسانی در سازمان خود هستید، باید مدیر عملیات منابع انسانی هم داشته باشید. این شخص نقطه تماس اصلی برای هرگونه سوالات مربوط به منابع انسانی یا استخدام و مسوول اصلی اجرا و نظارت بر سیاست‌‌‌های منابع انسانی در سازمان شما خواهد بود. علاوه بر این، آنها باید بودجه را بررسی و تصویب کنند، سیستم HRIS را حفظ کنند و بر تجزیه و تحلیل منابع انسانی نظارت داشته باشند تا مطمئن شوند پروژه‌‌‌های منابع انسانی مطابق با بودجه هستند. مدیران عملیات منابع انسانی همچنین ممکن است تیمی از متخصصان عملیات منابع انسانی را که بیشتر بر وظایف روزمره تمرکز دارند، نظارت کنند. سایر وظایف مدیر عملیات منابع انسانی عبارتند از:

مسوولیت حمایت از سازمان در انجام وظایف اداری برای هیات‌مدیره، پیمانکاری و مدیریت استعداد

اطمینان از اینکه کسب‌و‌کار قوانین استخدامی محلی و بین‌المللی را رعایت می‌کند.

تلاش برای مدیریت و بهبود جریان‌‌‌های کاری عملیات منابع انسانی که از تیم و سازمان گسترده‌‌‌تر پشتیبانی کند.

ارائه توصیه‌‌‌هایی برای بهبود فناوری HR Ops جهت خودکارسازی فرآیندها که به نوبه خود هزینه‌‌‌های اداری را به حداقل می‌‌‌رساند.

اطمینان از یکپارچگی داده‌های منابع انسانی

مشارکت در پروژه‌‌‌های تکمیلی مرتبط با عملیات منابع انسانی.

نتیجه‌‌‌گیری

صرف نظر از اندازه سازمان، عملیات منابع انسانی باید بخشی جدایی‌‌‌ناپذیر از شرکت شما باشد. آنها نه تنها از چرخه عمر کارکنان حمایت و در کارهای روزمره به آنها کمک می‌کنند، بلکه آن را در یک استراتژی برای رسیدن به اهداف کسب و کار شرکت ادغام می‌کنند. چه یک مدیر منابع انسانی و چه یک تیم اختصاصی منابع انسانی داشته باشید، اعضای این تیم از طریق یک استراتژی عملیات منابع انسانی از شرکت شما حمایت خواهند کرد. که شامل ایجاد یک سازمان پایدار، بهبود روابط کارکنان، و اجرا و حفظ بهترین شیوه‌‌‌های منابع انسانی است. همچنین این تیم به طور استراتژیک، جریان‌‌‌های کاری را بهینه‌‌‌سازی و فناوری جدید را برای حمایت از بخش منابع انسانی و تیم گسترده‌‌‌تر به کار می‌گیرد.