برای صدساله شدن نخست باید متولد شد
چگونه دفتر کار خانگیمان را ارتقا دهیم
با این همه مشخص شده که شتاب‌‌‌زدگی‌‌‌های دوران کرونا و ورود بی‌‌‌برنامه بسیاری از مدیران و کارکنان به عصر دورکاری و راه‌‌‌اندازی دفاتر کار خانگی، باعث شده بسیاری از آنها تجربه مثبت و خوشایندی در ارتباط با دورکاری و کار کردن در دفتر کار خانگی خود نداشته باشند.
این امر ریشه در بی‌‌‌توجهی آنها به مواردی به ظاهر جزئی اما بسیار مهم و تاثیرگذار مرتبط با دورکاری دارد. برطرف ساختن ایرادها و کمبودهای موجود در دفاتر کار خانگی می‌تواند تجربیات مثبت
و دل‌‌‌انگیزی را برای مدیرانی ایجاد کند که می‌‌‌خواهند به صورت پاره‌وقت دورکار باشند و مجموعه‌‌‌های کاری تحت مدیریت‌‌‌شان را از راه دور و از خانه خود کنترل کنند.
بسیاری از کارشناسان و صاحب‌‌‌نظران معتقدند که سال ۲۰۲۴ می‌تواند سالی باشد که طی آن دورکاری مدیران و کارکنان و گسترش دفاتر کاری خانگی به عنوان یک روند جهانی و رو به رشد به رسمیت شناخته شود. در این میان یک سری مزاحمت‌‌‌ها و عوامل برهم‌زننده تمرکز در دفاتر کار خانگی وجود دارد که برطرف کردن آنها می‌تواند تاثیر بسزایی بر بهبود کیفیت دورکاری و کار کردن از خانه داشته باشد.
برای افزایش بهره‌‌‌وری دورکاری باید این موانع را از میان برداشت و برای انجام این کار باید سه مرحله اصلی را پشت سر گذاشت که عبارتند از:
۱- شناسایی عوامل مزاحم در دفاتر کار خانگی شامل سر و صدای محیط بیرون دفتر، از جمله صداهای تولید شده توسط وسایل الکترونیکی و ساکنان خانه و به هم ریخته بودن میز و چیدمان دفتر
۲- اولویت‌‌‌بندی برای کنترل و کاهش اثرگذاری منفی عوامل مزاحم و آغاز کردن با موارد ساده‌‌‌تر و عملی‌‌‌تر مانند جمع کردن سیم‌‌‌ها و کاغذها و پرونده‌‌‌های روی میز یا مرتب‌‌‌سازی آیکون‌‌‌های روی صفحه نمایش کامپیوتر
۳- اجرای برنامه‌‌‌ریزی‌شده و دقیق فرآیند مرتب‌‌‌سازی دفتر و اسناد و در صورت لزوم کمک گرفتن از دیگران و افراد حرفه‌‌‌ای برای انجام این کار.
دفتر کار خانگی‌‌‌تان را به جدیدترین تکنولوژی‌‌‌های دیجیتال مجهز کنید
در دنیای کاری ترکیبی امروز که در آن دیگر نیازی به حضور فیزیکی دائم افراد در محل کارشان نیست و مدیران و کارکنان سازمان‌ها می‌توانند در هر زمان و هر مکانی وظایف کاریشان را انجام دهند، استفاده درست و برنامه‌‌‌ریزی‌شده از تکنولوژی‌‌‌های دیجیتال حرف اول را می‌‌‌زند.
در این میان لازم است بعضی مدیران که باید ارتباطات کاری رسمی و مهمی را با سایر مدیران و کارکنان برقرار کنند دفتر کار خانگیشان را به یک استودیوی مجهز با امکانات کامل تبدیل کنند. برای طراحی چنین استودیویی باید به سه عامل نور، صدا و پسزمینه توجه کافی داشت. وجود نور کافی و آرامش‌‌‌بخش باعث می‌شود احساس خوشایندی در مخاطبان ایجاد شود و ارتباطات کاری بین مدیران و کارکنان با مخاطبان‌‌‌شان تسهیل شود.
از سوی دیگر، وجود امکانات صوتی مناسب و باکیفیت مانند بلندگوها و میکروفن‌‌‌ها و هدست‌‌‌های قوی که صدا را به خوبی و با بالاترین کیفیت منتقل می‌کنند نیز باعث می‌شود ارتباطات خوب و مطلوبی بین طرفین شکل بگیرد و افراد احساس کنند رابطه‌‌‌ای رودررو و واقعی را تجربه می‌کنند؛ نه یک ارتباط مجازی خشک و بی‌‌‌روح.
وجود یک پسزمینه مناسب و معنادار در اطراف محل استقرار افراد در دفتر کار خانگیشان نیز باعث می‌شود یکسری پیام‌های مثبت و سازنده به مخاطبان ارسال شود. این امر بر بهبود کیفیت ارتباطات دوطرفه تاثیر بسزایی خواهد داشت.
استفاده از صفحه‌‌‌های نمایش متحرک و امکان انتخاب تصاویر و پس‌زمینه‌‌‌های دیجیتال مختلف این امکان را به افراد می‌دهد تا متناسب با هر جلسه کاری که دارند از پسزمینه متناسب با آن استفاده کنند و به این وسیله بر کیفیت ارتباط خود با دیگران بیفزایند.
لطفا روی صندلی‌‌‌تان میخکوب نشوید
قابلیت جابهجایی و حرکت نامحدود افراد در دفاتر کاری خانگیشان از دیگر الزاماتی است که در زمان طراحی این دفاتر باید مد نظر قرار بگیرد، به طوری که این امکان را به افراد بدهد تا بدون نیاز به نشستن روی صندلی و استقرار در محل کارشان به امکاناتی مانند مانیتور و ماوس و کیبورد دسترسی داشته باشند و بتوانند از هر نقطه از دفتر کارشان از این وسایل استفاده کنند.
بر این اساس لازم است امکاناتی مانند کیبورد بدون سیم یا ماوس‌‌‌های مجهز به بلوتوث و مانیتورهای قابل جابهجایی در دفاتر کار خانگی وجود داشته باشد. استفاده از تکنولوژی‌‌‌های تصویری پیشرفته‌‌‌ای مانند زوم و ویدئو کنفرانس هم باعث می‌شود تا هم مدیران
و کارکنان و هم تمام کسانی که با آنها رابطه کاری دارند خود را در یک محیط کار واقعی تصور کنند که امکان برقراری ارتباطات و تعاملات کاری موثر در آنجا فراهم است و دورکار بودن افراد هیچ تاثیری بر عملکرد و بهره‌‌‌وری‌شان نخواهد داشت.
در مجموع می‌توان چنین پیش‌بینی کرد که دفاتر کار خانگی در عصر رواج محیط‌‌‌های کاری ترکیبی و دورکاری مدیران و کارکنان بسیاری از شرکت‌ها، دیگر یک چیز فانتزی یا موقت محسوب نخواهد شد که شرکت‌ها و سازمان‌ها در صورت نیاز و در مواقع اضطراری به آن روی بیاورند، بلکه در حال تبدیل شدن به یک ضرورت غیرقابل انکار و موثر در بسیاری سازمان‌ها و شرکت‌هاست.
در نتیجه لازم است رهبران و تصمیم‌گیرندگان ارشد سازمان‌ها و شرکت‌هایی که به دنبال افزایش بهره‌‌‌وری و شادکاری مدیران و کارکنان هستند و دورکاری و ایجاد محیط‌‌‌های کاری ترکیبی جزو اولویت‌‌‌های کاریشان محسوب می‌شود، نگاهی جدی و فراگیر به ایجاد و تجهیز دفاتر کاری خانگی داشته باشند. هر گونه هزینه‌‌‌کرد در این قسمت جزو سرمایه‌گذاری‌‌‌های ماندگار و موثر به حساب می‌‌‌آید و شرکت‌ها را آماده زیستن و پیشرفت در عصر دیجیتال می‌‌‌سازد.
منبع: Forbes
