«هم‌‌‌افزایی استراتژیک» با طراحی یک ساختار سازمانی خوب
رازهای حل چالشها در اجرای استراتژی
دو عنصر حیاتی برای اجرای موثر استراتژی کسبوکار یک سازمان موردنیاز است:
۱- هوش عملی
۲- ساختار سازمانی و فرآیند ارتباطی که به رهبری سازمان اجازه می‌دهد تا افراد خود را به صورت فردی مدیریت کند.
چرا ساختار سازمانی درست اهمیت دارد؟
ماهیت پویای هر کسب‌و‌کاری، «تعیین کردن» تلاش‌‌‌های لازم برای تولید نتایج ثابت را دشوار می‌کند. به همین دلیل، ما باید فرآیند خود را با درک بهتر یک عنصر مهم از اجرای موثر استراتژی، یعنی ساختار سازمانی آغاز کنیم. این عامل حیاتی عمیقا بر اجرای استراتژی موثر در هر سازمان تاثیر می‌‌‌گذارد و نحوه سازماندهی و برقراری ارتباط یک شرکت، نحوه جریان اطلاعات، تصمیم‌گیری‌‌‌ها و همکاری تیم‌‌‌ها را شکل می‌دهد. برای اینکه سازمان‌ها بتوانند استراتژی خود را به طور موثر اجرا کنند، باید بر ارتباط منظم بین یک مدیر و هر یک از زیردستان مستقیم آنها تاکید کنند. گرفتن - و حتی ضبط کردن - مکالمات به دست آمده بین افراد، برای موفقیت اجرا بسیار مهم است.
دومین چیزی که انتظار داریم از مدیریت آن مکالمات دریافت کنیم - به دست آوردن «هوش عملی» از اعضای تیم است که به عنوان اطلاعات یا داده‌‌‌هایی که به اندازه کافی خاص، قابل اعتماد و مفید برای حمایت از تصمیم‌گیری عملی هستند، تعریف می‌شود. ایجاد و اقدام فوری این هوش، دانش و خرد جمعی در قلب و ذهن افراد شماست. به عنوان رهبر سازمان، باید بدانیم که افرادمان چه می‌‌‌دانند. داده‌‌‌ها و اطلاعات در مورد کسبوکار را تا زمانی که به اشتراک گذاشته نشوند، نمی‌توانیم درک کنیم. ما نیاز داریم تصمیمات بهتری بگیریم و روی ابتکارات کلیدی به طور موثر عمل کنیم.
به دست آوردن هوش عملی فراتر از ارائه داده‌‌‌های خام، بینش و زمینه نحوه استفاده از آن است. به عبارت ساده‌‌‌تر، هوش عملی به ما کمک می‌کند تا انتخاب‌‌‌های آگاهانه‌‌‌تری داشته باشیم و گامهای ما را در جهت‌‌‌دهی به اهداف فردی که از زنجیره موفقیت پشتیبانی می‌کنند، هدایت می‌کند، و به مسیری ساده‌‌‌تر برای کمک به تحقق اهداف استراتژیک کلی سازمان منجر می‌شود.
شناخت ساختارهای سازمانی: مبانی اجرای استراتژی
ساختار سازمانی به این اشاره دارد که چگونه یک شرکت افراد و منابع خود را برای دستیابی به اهدافش مرتب می‌کند. ساختارهای سازمانی مختلفی وجود دارند که هر کدام دارای نقاط قوت و ضعف هستند و انتخاب ساختار می‌تواند به طور قابل‌توجهی بر نحوه اجرای ما تاثیر بگذارد. متداول‌ترین ساختارها شامل سازمان‌های عملکردی، تقسیمی، ماتریسی و مسطح است.
۱- ساختار عملکردی. اعضای تیم بر اساس مهارت‌‌‌ها و کارکردهای تخصصی خود گروه‌‌‌بندی می‌‌‌شوند. این نوع ساختار باعث افزایش کارآیی در عملکرد می‌شود، اما ممکن است مانع همکاری متقابل شود، که اغلب برای اجرای استراتژی جامع ضروری است.
۲- ساختار تقسیم‌‌‌بندی‌شده. اعضای تیم را بر اساس محصولات، بازارها یا مکان‌‌‌های جغرافیایی سازماندهی می‌کند. یک ساختار تقسیم‌‌‌بندی، انعطاف‌‌‌پذیری بیشتری در پاسخ به تقاضاهای خاص بازار دارد، اما می‌تواند منجر به افزونگی در عملکردها و عدم‌کنترل متمرکز شود.
۳- ساختار ماتریسی. عناصر ساختارهای عملکردی و تقسیمی را ترکیب می‌کند و اعضای تیم را قادر می‌‌‌سازد تا به طور همزمان به مدیران جداگانه گزارش دهند. این ساختار همکاری متقابل کارکردی را تقویت می‌کند، اما می‌تواند منجر به جنگ قدرت و سردرگمی در مورد خطوط گزارش شود.
۴- ساختار مسطح (وظیفه‌‌‌ای یا افقی). سطوح سلسلهمراتبی کمتر، تصمیم‌گیری سریع و جریان ارتباطی بازتر را ترویج می‌کند. با این حال، این اغلب می‌تواند منجر به فقدان جهت و مسوولیت‌‌‌پذیری واضح شود، به طوری که اعضای مختلف تیم وظایف مشابهی را به طور همزمان انجام می‌دهند. انتخاب بهترین ساختار سازمانی مستلزم تجزیه و تحلیل دقیق اندازه سازمان، اهداف و پویایی صنعت است. یک ساختار موثر باید وظایف و فعالیت‌‌‌های روزانه همه افراد در یک تیم را با اهداف استراتژیک شرکت هماهنگ کند. ساختار مناسب با بهینه‌‌‌سازی کانال‌‌‌های ارتباطی، تمرکز بر همکاری و توانمندسازی افراد، اجرای استراتژی را تسهیل می‌کند.
ارتباط بین ساختارهای سازمانی
ارتباطات مایه حیات هر سازمانی است. جریان اطلاعات بر تصمیم‌گیری، حل مساله و کل سازمان تاثیر می‌‌‌گذارد. ساختار سازمانی انتخاب‌شده عمیقا بر چگونگی ارتباطات در سازمان اثرگذار است.
ساختار عملکردی و ارتباطات. ارتباطات یک مسیر عمودی را در ساختارهای عملکردی دنبال می‌کند و در سطوح سلسلهمراتبی در بخش‌‌‌ها به بالا و پایین جریان دارد. اینها می‌توانند منجر به ارتباطات موثر در هر حوزه عملکردی شوند، اما ممکن است در تبادل اطلاعات بین‌بخشی مانع ایجاد کنند و به طور بالقوه جلوی همسویی اقدامات و تعیین هدف در استراتژی کلی را بگیرند.
ساختار تقسیم‌‌‌بندی‌شده و ارتباطات. ساختارهای تقسیمی، ارتباطات افقی را در بخش‌‌‌ها تشویق می‌کنند، اما ممکن است ارتباطات رو به بالا را تا سطح ارشد و از طریق آن محدود کنند. کانال‌‌‌های ارتباطی شفاف بین بخش‌‌‌های مختلف برای اطمینان از اینکه هر بخش فعالیت‌‌‌ها و نتایج خود را با نتایج تیم رهبری بالاتر از آنها هماهنگ می‌کند، ضروری است.
ساختار ماتریسی و ارتباطات. ساختارهای ماتریسی بر ارتباطات متقابل کارکردی تاکید دارند اما می‌توانند منجر به سردرگمی شوند. بدون مرزها و پروتکل‌‌‌های ارتباطی واضح، اعضای تیم ممکن است به چند مدیر گزارش دهند که به طور بالقوه منجر به دستورالعمل‌‌‌های متناقض و تکالیف هدف متفاوت می‌شود. برای از بین بردن سردرگمی، ممکن است لازم باشد اهداف خاصی به اشتراک گذاشته شوند یا در تیم‌‌‌ها گروه‌‌‌بندی صورت بگیرد.
ساختار مسطح و ارتباطات. ساختارهای مسطح به دلیل لایه‌‌‌های سلسلهمراتبی کمتر، ارتباطات باز را ترویج می‌کنند. با این حال، این می‌تواند منجر به اضافه‌‌‌بار اطلاعات یا کاهش بالقوه اهداف و مقاصد شود. رهبران سازمان باید اطمینان حاصل کنند که پیام‌‌‌های مهم به طور موثر در سراسر سازمان منتقل می‌شود و در نهایت مسوولیت اعضای تیم متناسب است.
ایجاد تعادل مناسب برای اثربخشی
هنگامی که بهترین ساختار سازمانی فعال را ایجاد کردیم، توجه ما باید به مسوولیت‌‌‌های گزارش‌‌‌دهی معطوف شود. تعداد زیردستان مستقیمی که یک رهبر سازمانی یا مدیر بر آنها نظارت می‌کند، برای تقویت ساختار سازمانی کارآمد بسیار مهم است. این مفهوم که به عنوان دامنه کنترل شناخته می‌شود، بر توانایی رهبر سازمان برای مربیگری، راهنمایی و تضمین اجرای موثر استراتژی تاثیر می‌‌‌گذارد. یک دامنه محدود از کنترل، که در آن یک رهبر سازمانی زیردستان مستقیم کمی دارد، می‌تواند به توجه شخصی‌تر منجر شود، اما ممکن است تصمیم‌گیری و ارتباطات را کند کند. گستره وسیعی از کنترل، با یک رهبر سازمانی که بر زیردستان مستقیم زیادی نظارت می‌کند، می‌تواند کارآیی را افزایش دهد، اما ممکن است ارتباطات را تحت فشار قرار دهد و مانع از توانایی رهبر سازمان برای ارائه راهنمایی فردی شود.
تعداد بهینه افرادی که به طور مستقیم زیردست مدیران هستند، به عوامل مختلفی از جمله پیچیدگی وظایف، شایستگی اعضای تیم و سبک مدیریت و سطح نفوذ رهبر تیم بستگی دارد. ایجاد تعادل بین مراقبت و انضباط بسیار مهم است؛ جایی که هر دو طرف ابتدا در اجرای موفقیت‌آمیز ابتکارات تعیین‌شده خود سرمایه‌گذاری می‌کنند. دامنه معقول زیردستان مستقیم چهار تا شش نفر است. این دامنه به تضمین توجه شخصی و پشتیبانی لازم برای تکمیل اهدافی که هر زیردست مستقیمی مسوول دستیابی به آن است کمک می‌کند.
مدیریت اجرای موفق به صورت فردی
رهبران سازمان باید با دقت ساختار سازمانی را انتخاب کنند که با ابتکارات کلیدی و اهداف استراتژیک آنها هماهنگ باشد و دستیابی به آنها را تسهیل کند. آنها باید این را درک کنند که هیچ راه‌حلی برای همه وجود ندارد. اگر قرار است موفقیت در اجرا اتفاق بیفتد، باید به صورت فردی اتفاق بیفتد. همه اعضای تیم باید استراتژی را درک کنند، که باید برای هر فردی در هر سطحی که کار می‌کند معنی داشته باشد. استراتژی باید به طور موثر در سراسر سازمان ترجمه شود (از طریق ساختار طراحی شده)، به طوری که هر یک از اعضای تیم بدانند که چگونه در موفقیت سازمانی نقش دارند. رهبران سازمان در هر سطحی باید با زیردستان مستقیم فردی کار کنند تا اهداف مدون را توسعه دهند و اطمینان حاصل شود که اقدامات مناسب انجام می‌شود. آنها از اهداف بالاتر حمایت می‌کنند و نتایج آنها به طور یکپارچه در سراسر سازمان جریان می‌‌‌یابد و رهبران را از پیشرفت آگاه می‌‌‌سازد.
انجام این امر مستلزم گفت‌‌‌وگوی منسجم، دوطرفه و صریح بین مدیر و هر یک از زیردستان مستقیم است. در این مبادله است که آنها با یکدیگر در توسعه مسوولیت‌‌‌ها، اهداف و وظایف برای زیردستان مستقیم کار می‌کنند. این فرآیند باید به طور مشترک اتفاق بیفتد و هر فرد زیردست را برای انجام کارهای لازم برای اجرای موفقیت‌آمیز تعهدات خود توانمند کند. همه باید در این فرآیند فعال باشند و بازخورد مستمر و مستند به رهبری سازمان ارائه دهند و پیشرفت خود را مشخص کنند. در این مرحله، همکاری و کار تیمی، که با تصمیم‌گیری چند‌معیاره تسهیل می‌شود، می‌تواند استراتژی را از حالت هدف بلندمدت یا رویایی به گامهای عملی تبدیل کند. شکستن سیلوها، تشویق ارتباطات متقابل و ایجاد فرهنگ پاسخگو برای اطمینان از اینکه کل سازمان شما هماهنگ به سمت اهداف استراتژیک خود حرکت می‌کند، ضروری است.
رهبران و مدیران باید دامنه کنترل خود را نیز در نظر بگیرند و تعادل ظریفی را که بین توجه شخصی و ارتباطات کارآمد وجود دارد، تشخیص دهند. درک تعداد بهینه زیردستان مستقیم نیاز به یک رویکرد ظریف با توجه به پویایی منحصر به فرد سازمان و سبک رهبری فرد مسوول دارد. یک ساختار سازمانی به خوبی ساخته شده، به عنوان ستون فقرات اجرای استراتژی موثر عمل می‌کند و چارچوبی را برای پرورش هوش عملی برای سوق دادن سازمان به سمت اهداف استراتژیک خود با موفقیت فراهم می‌کند.این‌‌‌گونه است که ما «هم‌‌‌افزایی استراتژیک» ایجاد می‌کنیم.
