استراتژیهایی برای مدیریت زمان مدیران پرمشغله
«جلسه» مدیرعامل چند دقیقه است؟
«تمام مشاغل سازمانی محدودیت‌‌‌ها و مسوولیت‌‌‌‌‌‌های خاص خود را دارند ولی برخلاف تصور، با افزایش سطح سازمانی فرد، فشارها بیشتر می‌شود و آزادی‌‌‌های کمتری نصیب او می‌شود. به عنوان مثال، بسیاری از کارشناسان رأس ساعت مشخصی در اداره حاضر می‌‌‌شوند و حتی یک دقیقه اضافه‌‌‌کاری هم نمی‌‌‌کنند ولی مدیرعامل گاهی تا پس از نیمه‌‌‌شب باید به کارها رسیدگی کند.»
این نکته را چند روز پیش مدیر حقوقی یکی از شرکت‌های بزرگ بورسی (که در یکی از صنایع استراتژیک فعال است) گوشزد کرد. از این رو تصمیم گرفتیم تا در این مقاله، راهکارهایی برای مدیریت زمان رهبران کسب و کارها و شرکت‌های بزرگ ارائه کنیم. در قسمت بعدی مطلب هم به این موضوع خواهیم پرداخت که چگونه می‌توان با توانمندسازی کارکنان، وظایف بیشتری به آنها واگذار کرد.
وقتی شما رهبر یک کسب و کار باشید، زمان برای شما تبدیل به یکی از ارزشمندترین منابع‌تان خواهد شد. گروه‌‌‌های مختلف ذی‌نفعان، چشم به تصمیمات شما و شیوه راهبری شرکت در بازه‌‌‌های زمانی مشخص دارند. اگر نتوانید زمان و انرژی خود را به شیوه‌‌‌هایی هوشیارانه مدیریت کنید، به زودی برنامه کاری شما پر از تماس‌‌‌های تلفنی و قرار ملاقات‌‌‌های بی‌‌‌پایان خواهد شد و روزهای‌تان هم پر از آشوب و هرج‌‌‌مرج خواهد بود.
داگلاس کونانت، مدیرعامل پیشین شرکت آمریکایی کمپل سوپ، در صفحه لینکدین خود چنین نوشته است: در 45سالی که در سطوح بالای بسیاری از شرکت‌های موفق بازار به فعالیت مشغول بوده‌‌‌ام، راه‌‌‌هایی برای مدیریت بهتر زمان خود آموخته‌‌‌ام تا بتوانم برای افراد بیشتری، مفید باشم. تمایل دارم که این آموخته‌‌‌هایم را با شما به اشتراک بگذارم.
این استراتژی‌‌‌های مدیریت زمان برای هر رهبری، در هر سطح سازمانی و در هر برهه‌‌‌ای از مسیر شغلی قابل استفاده است. حتی اگر هنوز به سطوح اجرایی یا هیات‌مدیره نرسیده‌‌‌اید، فارغ از موقعیت شغلی خود تلاش کنید تا از این استراتژی‌‌‌ها بهره برده و بتوانید با داشتن زمان بیشتر، اثر بزرگ‌تری بر سازمان خود بگذارید.
مدیریت اثربخش‌‌‌تر جلسات
بسیاری از مردم در محیط‌‌‌های کاری مدرن، یک رابطه عاطفی صفر و یک با جلسات دارند. یا عاشق جلسات کاری هستند یا از آن تنفر دارند. از یک طرف، ما پتانسیل‌‌‌های آنها را به رسمیت می‌‌‌شناسیم. ما می‌‌‌دانیم که اگر آنها به خوبی مدیریت شوند، می‌توانند بهره‌‌‌وری و انرژی بالایی داشته باشند. به طور نظری، جلسات برای به سرانجام رسیدن کارها، ضروری هستند. اما در واقعیت تلخ قرن 21، همین جلسات تبدیل به سوهان روح و عامل اتلاف زمان می‌‌‌شوند. چرا؟ به این دلیل که دیر برگزار می‌‌‌شوند، بیش از حد ادامه می‌‌‌یابند، سازمان نیافته هستند یا افراد (چه شرکت‌کنندگان در جلسه و چه رهبر) به اندازه کافی برای آن آماده نشده‌‌‌اند. لزومی ندارد که وضعیت به همین شکل باقی بماند. برای آنکه جلسات کاری را از عوامل اتلاف وقت، به فرصت‌‌‌هایی برای به سرانجام رسیدن کارها تبدیل کنید، کافی است که فرآیند آن را به طور روشن و مناسب مدیریت کنید.
نخست، خطمشیها را مشخص کنید. زمانی که خطمشیها را مشخص کردید، آنها را با نظم و انضباط به پیش ببرید تا نشان دهید چه اندازه به زمان خود (و دیگران) احترام می‌‌‌گذارید. (اگر شما، از کارکنان رده‌‌‌پایین‌‌‌تر یک سازمان هستید، باز هم می‌توانید از این راهکارها در مشارکت با مدیران رده بالاتر و همکاران خود استفاده کنید تا بهترین عملکرد را در جریان جلسات داشته باشید.) در مورد جزئیات این خطمشیها می‌توان موارد بسیاری را مطرح کرد، اما به طور کلی برای مدیریت بهتر و ارزش نهادن به زمان می‌توان از اصول اولیه زیر پیروی کرد:
منطقی باشید. جلسات را در ساعات اداری و بین 9 صبح تا 5 بعد از ظهر برگزار کنید. زمان همه افراد ارزشمند است و هر کدام از ما در خارج از ساعات کاری، اولویت‌‌‌ها و مسائل مهمی داریم که باید به آنها رسیدگی کنیم.
وقت‌‌‌شناس باشید. وقت‌‌‌شناسی یک ضرورت است. من حتی اگر جلساتم هم دیر شروع شوند، آنها را در زمان مشخص شده به پایان می‌‌‌رسانم تا همه بتوانند به تعهدات و قرارهای بعدی خود برسند.
مختصر و مفید باشید. اگر پیش از جلسه، به خوبی آماده شده باشید، این توانایی را خواهید داشت که درباره هر موضوعی (حتی صلح جهانی) در مدت نیم ساعت به بحث و نتیجه‌‌‌گیری برسید. البته استثناهایی وجود دارد اما بهتر است که این زمان نیم ساعته را مانند یکی از استانداردهای تغییرناپذیر خود بدانید.
شفاف باشید. شعار «شفافیت در کنار دینداری قرار دارد» یعنی من برای آنکه بتوانم به این انتظار خود جامه عمل بپوشانم، چارچوب کاری ساده‌‌‌ای استفاده می‌‌‌کنم تا مطمئن شوم در مدت زمان تعیین شده جلسه، به تمام مسائل و جنبه‌‌‌های مورد نیاز بحث، پرداخته خواهد شد. به افراد بگویید انتظارتان آن است که بتوانند به 3 سوال ساده مطرح شده در جلسه، جواب‌‌‌های واضح و شفافی بدهند. این سوال‌‌‌ها به این ترتیب هستند. چه کاری نتیجه‌‌‌بخش خواهد بود؟ چه اقدامی نتیجه نمی‌‌‌دهد؟ در مرحله بعد چه باید کرد؟
تلاش کنید تا از این خطمشیها برای الهام گرفتن در جلسات خود استفاده کنید. هر رویه‌‌‌ای که برای جلسات خود در پیش می‌‌‌گیرید، آن را با انسجام و بدون نوسان ادامه دهید. هر چقدر که افراد بیشتری بتوانند روند جلسه را پیش‌بینی کنند، اوضاع بهتر پیش خواهد رفت. همچنین از دیدن اینکه جلسات مفید و موثر، تا چه اندازه زمان قابل استفاده همه افراد را افزایش می‌‌‌دهد، به شگفت خواهید آمد.
نگهبان «مقدسات» باشید
شما ممکن است انواع مختلفی از سخنان قصار و ضرب‌‌‌المثل‌‌‌ها درباره اهمیت زمان را شنیده باشید. «آنچه بیشترین اهمیت را دارد، نباید هیچ‌‌‌گاه فدای مساله‌‌‌ای شود که کمترین اهمیت را دارد.» این سخن هم به نویسنده آلمانی، گوته و هم به استفان کاوی، متفکر محبوب در زمینه رهبری سازمانی نسبت داده می‌شود. پیام آن ساده به نظر می‌رسد اما بیشترین اهمیت را برای مدیریت زمان دارد. برای بیشترین اثرگذاری، لازم است تا مهم‌ترین مساله برای رهبری خود را شناسایی کنید. واضح است که مهم‌ترین مساله به شدت بستگی به فرد دارد و می‌تواند متغیر باشد. اما هر آنچه که به عنوان مهم‌ترین وظیفه و رسالت شما شناسایی می‌شود، باید «مقدس» قلمداد شده و هر تلاشی برای حفظ و ارتقای آن انجام شود.
کونانت میگوید: «برای من، مهم‌ترین مساله افزایش سطح مشارکت و اشتیاق کارکنان برای کارشان و رساندن آن به سطوح جهانی بود
(این مساله همچنین کلید دستیابی به عملکرد مالی سطح بالا به شمار می‌‌‌رفت). برای رسیدن به این هدف، می‌‌‌دانستم که باید مشارکت فعال در کارها، تبدیل به مهم‌ترین اولویت من شود. اگر می‌‌‌خواستم که کارکنان، در تمام امور مشارکت کنند، نمی‌توانستم خود را در دفترم حبس کرده و از کار عملی فاصله بگیرم. باید راهی پیدا می‌‌‌کردم تا با تمام کارکنان تعامل مستقیم داشته باشم و باعث شوم آنها هم نگرش مرا به کار و شرکت داشته باشند. همچنین باید خودم هم آستین‌‌‌هایم را بالا میزدم و هر کاری که از توانم ساخته بود، انجام میدادم. روی کاغذ به قدری برنامه کاری من فشرده بود که ممکن بود تصور کنید زمان کافی برای انجام کارهایم پیدا نخواهم کرد. اما اگر خود را مصمم به انجام کارها بدانید و نسبت به زمان‌بندی‌‌‌هایتان سخت‌‌‌گیر باشید، به شیوه‌‌‌هایی خلاقانه، زمان کافی را ایجاد خواهید کرد. دستیار من گام‌‌‌شماری برای من تهیه کرد که با استفاده از آن، روزی یک ساعت از زمان خود را صرف قدم زدن بین ساختمان‌‌‌های مختلف دفتر شرکت و کارخانه آن می‌‌‌کردم.
من این گام‌‌‌شمار را به کتانی خود وصل کرده و به سرعت به هر گوشه و کناری از شرکت سر میزدم تا در نهایت، به 10هزار قدم برسم (این مقدار به وسیله انجمن قلب آمریکا برای قدم‌‌‌زدن‌‌‌های روزانه توصیه شده است). این اقدام من، دو اثر مثبت داشت. نخست آنکه به من اجازه می‌‌‌داد همانگونه که در اولویت خود قرار داده‌‌‌‌‌‌ام، از نزدیک با کارکنان شرکت در ارتباط باشم و به طور عملی مشارکت بیشتر آنها در امور شرکت را تشویق کنم. در طرف دیگر، مشخص است که وضعیت سلامت مرا هم بهبود می‌‌‌داد و سالم زیستن و فعالیت سالم در شرکت را نهادینه می‌‌‌کرد. در این سفر یک ساعته، به هر واحد و ساختمانی که سر میزدم، باید در چهره خود نشان میدادم که برای زمان خود ارزش زیادی قائلم و نمی‌توانم زمان زیادی را با آنها سپری کنم. کارکنان چند دقیقه زمان داشتند تا با من موفقیت‌‌‌هایشان را جشن بگیرند، نگرانی‌‌‌هایشان را به من انتقال دهند یا با من صمیمی‌‌‌تر شوند و قدری از زندگی خصوصی خود به من بگویند. مهم‌تر از همه، آنها می‌توانستند ببینند که به آنها اهمیت می‌دهم، توجهم را به آنها معطوف می‌‌‌کنم و همان چند دقیقه را به طور کامل بر مشکلات آنها متمرکز می‌‌‌شوم. شاید بی‌‌‌توجیه به نظر برسد که یک مدیر، یک ساعت کامل از هر روز خود را صرف قدم زدن و گفت‌‌‌وگو با کارکنان خود کند. اما این اقدام، روند تغییر در سازمان من را تسریع می‌کند و به افزایش مشارکت کارکنان که هدف نهایی من است، می‌‌‌انجامد. با حفاظت از آن زمان به عنوان یک موضوع مقدس، ما عملا قادر بودیم تا کارها را با سرعتی بیش از حد عادی یک سازمان به پیش ببریم و دلیل آن عمیق شدن روابط من با کارکنانم به شکلی بهره‌‌‌ورانه بود.»
زمان بگذارید و 1 تا 3 هدف مورد نیاز برای کسب موفقیت در رهبری خود را شناسایی کنید. چه اقداماتی می‌توانید انجام دهید تا رسیدن به آن سه هدف را تضمین کنید؟ مشخص کنید که کدام‌یک از این اقدامات «مقدس» هستند؛ با تمام هزینه‌‌‌ها و توان خود آن را حفظ کنید و اجازه ندهید خللی در آن رخ دهد. برای آنکه این فرآیند را تقویت کرده و شانس موفقیت خود را افزایش دهید، توصیه می‌شود که چند نفر را به عنوان همراهان خود در این مسیر انتخاب کنید. همراهان کونانت معمولا مدیران ارشد و دستیاران آنها هستند، اما شما می‌توانید از همکاران و گروه‌‌‌های کارکنان نیز برای شناسایی موارد مهم و حفاظت جمعی از اولویت‌‌‌های خود استفاده کنید. باور کنید که در بلندمدت می‌توانید در زمان و انرژی به میزان زیادی صرفه‌‌‌جویی کنید.
رفت‌‌‌وآمدهای پربار داشته باشید
رایج است که بسیاری از مدیران، زمان‌‌‌های رفت‌‌‌وآمد را زمان‌‌‌های «تلف شده» به حساب می‌‌‌آورند. این احساس به این دلیل رخ می‌‌‌دهد که معمولا در زمان سفر و رفت‌‌‌وآمدهای شغلی، نمی‌توانید چیزی از فهرست کارهای روزانه خود را خط بزنید. قابل درک است چه در هواپیما و چه در قطار و خودرو، موارد مختلفی مانند ترافیک و سرو صدا مانع از تمرکز عمیق بر کار می‌‌‌شوند و نمی‌توان چندان مفید بود. اما این سخن به معنای آن نیست که تمام سفرها و رفت‌‌‌وآمدهای خود را بیهوده بدانیم. بله، سفر کردن برای برخی از انواع وظایف و کارها، شرایط مناسبی نیست (هر چند ممکن است بین افراد، تفاوت‌‌‌هایی وجود داشته باشد). با این حال، خارج شدن از دفتر کار شرکت، یک فرصت و موهبت برای جدا شدن از محیط داخلی و تجربه فضایی متفاوت است. شما فقط باید کارهایی را که می‌توان در رفت‌‌‌وآمد انجام داد، شناسایی کرده و زمان خود را به شیوه‌‌‌ای هوشمندانه برای انجام آنها مدیریت کنید. کونانت میگوید: «من در شرکت‌های نابیسکو و کمپل، بخشی از وقت خود را به نوشتن یادداشت‌‌‌های تشکر دست‌‌‌نویس برای تمام کارکنان در نقاط مختلف جهان اختصاص دادم. این پیام‌‌‌ها، فقط پیام تشکر خشک و خالی نبودند. این پیام‌‌‌ها، دستاوردها و نقش افراد را در موفقیت‌‌‌های شرکت به رسمیت می‌‌‌شناختند. این پیام‌‌‌ها همچنین ارزش بسیاری برای من و فرد دریافت‌‌‌کننده داشتند. برای من بسیار مهم بود زمانی را برای نوشتن این یادداشت‌‌‌ها پیدا کنم. به این نکته پی برده بودم که بهترین راه برای نوشتن این یادداشت‌‌‌های تشکر، نوشتن آنها در زمانی است که در رفت‌‌‌وآمد هستم و کار دیگری نمی‌توانم انجام دهم. من هر روز، در خودرو به طور مسوولانه‌‌‌ای این برنامه را ادامه دادم. این فرآیند حتی تبدیل به یک فعالیت روحانی و الهام‌‌‌بخش برای من شده بود که لذت زیادی از آن می‌‌‌بردم. بسیار عالی بود که بتوانم از دستاوردهای ارزشمند کارکنان شرکت در سراسر جهان قدردانی کنم. این فرآیند تنها به این دلیل دوام آورد که می‌‌‌دانستم در حال انجام کاری هستم که ارزش آن را دارد و به طور همزمان نیز می‌توانستم زمانی را که در خودرو هستم به آن اختصاص دهم.
خوشبختانه من این مزیت را داشتم که یک راننده، مسوولیت رفت‌‌‌وآمد مرا بر عهده بگیرد. مشخص است که شرایط شما کم و بیش با شرایط من تفاوت دارد. (به عنوان مثال، ممکن است شما نتوانید به خوبی در یک خودروی در حال حرکت، یادداشت بنویسید.) اما اهمیت ندارد که رفت و آمدهای شما به چه شکلی است. شما به هر طریقی باید راهی پیدا کنید که رفت‌‌‌وآمدهای خود را غنی کرده و بهره‌‌‌ای از آن زمان ببرید.»
فرض کنید که یکی از اهداف رهبری سازمانی شما، توسعه ارتباطات شخصی است. این موضوع معمولا با سنگین شدن حجم کارها، برای تمام رهبران سازمانی پیش می‌‌‌آید. اما زمانی که صرف رفت‌‌‌وآمد می‌شود، می‌تواند فرصتی باشد که به این هدف خود برسید. شاید بتوانید کتابی در این زمینه بخوانید یا یک پادکست آموزشی پیدا کنید که اطلاعات شما را برای حل مشکلتان افزایش دهد. چه با خودرو به سر کار می‌‌‌روید یا از اتوبوس و مترو استفاده می‌‌‌کنید، اکنون فقط باید به کارهای ارزشمندی بیندیشید که در این زمان می‌توانید آنها را انجام دهید.
به گفته کونانت، «اکنون شما از سه استراتژی مدیریت زمان من اطلاع دارید. این استراتژی‌‌‌ها برای من بسیار موثر بوده‌‌‌اند و امیدوارم برای شما هم مفید باشند.» با این حال، بدون شک این استراتژی‌‌‌ها تمام کارهای شدنی برای افزایش زمان افراد نیست و شما هم می‌توانید راهکارهایی برای مدیریت زمان خود پیدا کنید و آنها را در اختیار دیگران هم قرار دهید.
ترجمه و گردآوری: مهدی نیکوئی
