آیا کاهش «ساعتکار» برای شرکت شما مفید است؟
نقشهراه هفته‌‌‌کاری ۴ روزه
تنها چیزی که برایشان مهم بود این بود که کارها انجام شوند. بسیاری از کارمندها هم به مرور متوجه شدند که لازم نیست برای انجام کار خود، حتما در محل کار «حضور» داشته باشند یا لزوما «هشت ساعت در روز» یا «پنج روز در هفته» کار کنند. پس از آنکه کرونا از تب و تاب افتاد، تصور این بود که همه چیز به روال سابق برمی‌‌‌گردد اما این اتفاق نیفتاد چرا که کارمندها طعم خوش «انعطاف‌‌‌پذیری» در کار کردن را چشیده بودند و حالا نمی‌‌‌خواستند آن را از دست بدهند.
کرونا کاری کرد که نگاه کارمندها و حتی مدیران به مقوله کار تغییر کند. کار، دیگر همه زندگی نبود بلکه بخشی از آن بود. حالا نزدیک به چهار سال از آن روزها گذشته و دورکاری به شدت در حال گسترش است. گرچه قبل از پاندمی هم درباره دورکاری و اعطای انعطاف‌‌‌پذیری به کارمندها صحبت‌‌‌هایی می‌‌‌شد اما کرونا به این گفتمان‌‌‌ها سرعت بخشید. اگر کرونا نبود، شاید این شیوه کار کردن، با این سرعت جا نمی‌‌‌افتاد. یکی دیگر از مسائلی که در دوران پساکرونا موضوع داغ گفت‌وگوها شده، «هفته کاری چهار روزه» است که در برخی از کشورها و شرکت‌ها به صورت آزمایشی به اجرا درآمده. سوال اینجاست که این سیاست چطور اعمال می‌شود. چه مزایا و معایبی دارد و آیا برای همه مشاغل مناسب است؟
دو شکل هفته‌‌‌کاری جدید
هفته کاری چهار روزه، همان‌طور که از نامش پیداست، یعنی کارمندها به جای پنج روز در هفته، چهار روز کار کنند. این شیوه به دو شکل است: شکل اول آن، فشرده است به‌طوری که در آن، کارمندها به جای پنج روز در هفته و روزی هشت ساعت، چهار روز در هفته و هر روز ۱۰ ساعت کار می‌کنند و شکل دوم، زمان کار کوتاه‌‌‌تر است، به این صورت که کارمندها به جای ۴۰ ساعت کار کردن در هفته، ۳۲ ساعت کار کنند. این یعنی یک روز به طور کامل حذف می‌شود و ساعات کارش به روزهای دیگر اضافه نمی‌شود. کارمندها معمولا دوست دارند آن روز، دوشنبه یا جمعه باشد (برای ما در ایران، چهارشنبه یا شنبه)، که آخر هفته‌‌‌شان، طولانی‌‌‌تر و سه روز پشت سر هم باشد. اما شرکت‌ها بسته به ترجیحات کارکنان و شرایط خودشان، ممکن است روزهای دیگر را به عنوان روز تعطیل انتخاب کنند.
مزایای چهار روز کار
پیش از اعمال این سیستم کاری، باید مزایا و معایب آن را کاملا بررسی کنید. یک روز تعطیل اضافه، به این معناست که کارمندها، وقت بیشتری برای زندگی شخصی خود دارند که نتیجتا، منجر به استرس کمتر و بالانس میان کار و زندگی‌‌‌شان خواهد شد. کارمندها از این روش بهره می‌‌‌برند اما مزایایی نیز برای کارفرماها دارد. برخی از مزایای هفته کاری چهارروزه از این قرارند:
۱. افزایش بازدهی کارکنان
داشتن کارکنان شاد، به معنای افزایش بازدهی نیروی کار است. در مطالعاتی که در نشریه گاردین منتشر شد، مایکروسافت، هفته کاری چهار روزه را به صورت آزمایشی در ژاپن به اجرا درآورد. آنها به این نتیجه رسیدند که شادی کارکنان افزایش یافته و بازدهی نیز ۴۰درصد بیشتر شده است.
دلیلش این است که وقتی کارمند به خوبی استراحت می‌کند، پربازده‌‌‌تر و تمرکزش بیشتر می‌شود. به‌علاوه، هدف این است که با محدودتر شدن ساعات برای تکمیل کارها، کارکنان انگیزه پیدا کنند که «زمان‌‌‌کارآمد» شوند یا با استفاده از نرم‌‌‌افزارها، فرآیندها را بهینه‌‌‌سازی یا اتومات کنند.
۲. استخدام و حفظ بهترین کارکنان
کارکنان، عاشق آخر هفته سه‌‌‌روزه یا تعطیلات رسمی هستند. با ارائه این مزیت به آنها، می‌توانید شادی و اشتیاقشان به کار را در تمام طول هفته حفظ کنید. احتمال آنکه یک کارمند راضی، شما را ترک کند ضعیف است و این یعنی نرخ گردش کمتر (میزان استعفاها و استخدام‌‌‌ها). علاوه بر این، هفته کاری چهارروزه، هنوز یک روش نوپاست و می‌تواند روشی عالی برای جذب استعدادهای تاپ و افزایش وفاداری کارکنان باشد.
۳. ترویج برابری جنسیتی
بر اساس گزارش اداره برابری بریتانیا، اغلب افرادی که به دلیل وظایف بچه‌‌‌داری، قادر به کار کردن نیستند، زن هستند (۸۹ درصد). تاثیر کرونا بر مطالبات مرتبط با مراقبت از کودک نیز این رقم را افزایش خواهد داد. اگر هفته کاری، چهارروزه باشد، فرد می‌تواند میان کار و مسوولیت‌‌‌های بچه‌‌‌داری، بالانس بیشتری برقرار کند. شاید این سیستم کاری، بالاخره بتواند شکاف جنسیتی دستمزد یا به عبارت دیگر، نابرابری دستمزد مردان و زنان را رفع کند.
۴. کاهش هزینه‌‌‌های عملیاتی
یکی از کاربردی‌‌‌ترین مزایای هفته کاری چهارروزه، کاهش هزینه‌‌‌هاست. تمام اعضای تیم می‌توانند از مزیت‌‌‌های کاهش هزینه‌‌‌ها بهره‌‌‌مند شوند، صرف نظر از نحوه رسیدگی به دستمزدها توسط شرکت. اگر کارمندها کمتر به شرکت بیایند، در هزینه‌‌‌های عملیات و تعمیرات، مثل قبوض آب و برق، صرفه‌‌‌جویی خواهد شد. حتی می‌توانید محیط کارتان را با یک شرکت دیگر تقسیم کنید. یعنی زمان‌‌‌هایی که تعطیل هستید و از فضا استفاده نمی‌‌‌کنید، شرکت دیگری از آن استفاده کند. به این ترتیب، هم استفاده از فضا بهینه خواهد شد و هم هزینه‌‌‌ها (از جمله کرایه و قبوض) تقسیم خواهد شد. به‌علاوه، هزینه رفت و آمد نیروهای کارتان نیز به اندازه یک روز کاهش خواهد یافت.
۵. کاهش نرخ بیکاری
هفته کاری چهارروزه می‌تواند فرشته نجاتی در شرایط اقتصادی امروز باشد. اندیشکده اتونومی معتقد است که هفته کاری چهارروزه در بخش دولتی می‌تواند حدود نیم میلیون شغل در بریتانیا ایجاد کند. هدف این است که با این روش، کار در سراسر اقتصاد، به طور مساوی‌‌‌تر توزیع شود تا نقش‌‌‌های کاری جدید در دسترس قرار گیرند.
۶. ایجاد بالانس میان کار و زندگی شخصی
یک روز تعطیلی بیشتر به کارمندها این امکان را می‌دهد که زمان بیشتری را با عزیزانشان بگذرانند یا به سرگرمی‌‌‌ها یا علایق خود بپردازند. وقتی نیروهای کارتان، دارای بالانس هستند، بهترین ورژن خود را به محل کار می‌‌‌آورند که این به نوآوری و بازدهی‌‌‌شان و نهایتا، موفقیت بیشتر کسب و کار منجر می‌شود.
معایب هفته‌‌‌کاری چهارروزه
هفته کاری چهارروزه به‌رغم مزایای فراوانش، مناسب همه کسب‌و‌کارها نیست. برخی از معایب آن عبارتند از:
۱. مناسب هر مدل کسب و کار نیست
هفته کاری چهارروزه برای سازمان‌هایی که باید همیشه آنلاین و مشغول عملیات باشند، سخت است. مثلا کارکنان خدمات مشتری موظفند تمام طول روز و حتی گاهی آخر هفته‌‌‌ها به مسائل مشتریان پاسخ دهند.
اگر کارمندی در دفتر کار نباشد که به تلفن‌‌‌ها جواب دهد، مشتری‌‌‌ها عصبانی خواهند شد. برای شرکت‌های فعال در این حوزه‌‌‌ها، هفته کاری چهارروزه می‌تواند مشکلاتی ایجاد کند و بازدهی را کاهش دهد.
۲. کاهش بازدهی
بعضی کارمندها اگر مجبور شوند به جای هشت ساعت در روز، ۱۰ ساعت به صورت فشرده کار کنند، ممکن است بازدهی‌‌‌شان کاهش یابد. چند مطالعه در نشریه گاردین منتشر شده که نشان می‌دهند بیشترین بازدهی کارکنان مربوط به زمانی است که شش ساعت در روز کار می‌کنند، نه هشت ساعت یا بیشتر.
۳. اختلال در فرزندداری
مهد کودک‌‌‌ها در حالت عادی، هشت ساعت در روز دایر هستند. بنابراین، والدین اگر ۱۰ ساعت در روز کار کنند، باید کسی را پیدا کنند که دو ساعت باقی‌مانده را از فرزندشان مراقبت کند. و این برای بعضی از آنها مشکل‌‌‌ساز است. وقتی شرکتی سیاست چهارروزه را اعمال می‌کند، برخی کارکنان ممکن است آنجا را ترک کنند و دنبال جایی بگردند که متناسب با نیازهای خانواده‌‌‌شان باشد، مگر اینکه شرکت، خدمات جایگزینی مثل مهدکودک در محل کار به آنها ارائه کند.
۴. استفاده کم از نیروی کار
کارکنانی که هفته کاری‌شان کوتاه‌‌‌تر است، ممکن است ترجیح دهند بیشتر کار کنند اما نمی‌توانند. محدودیت در ساعات کار و درآمد، ممکن است وادارشان کند که به دنبال یک شغل جانبی باشند. وقتی کارمند برای جبران وقت آزادش، در یک جای دیگر کار می‌کند، کل ایده هفته کاری چهارروزه، بی‌‌‌معنی خواهد بود و از هدف اصلی‌‌‌اش دور خواهد شد.
۵. ابهام بیش از حد
حذف یک روز کامل یا کاهش ساعات کاری و انتظار افزایش یا حفظ سطح بازدهی، ریسک بالایی دارد. پیش از اعمال روش جدید به طور تمام‌‌‌وقت، ابتدا خطراتش را بررسی و آن را به صورت آزمایشی اجرا کنید.
چطور این سیاست را پیاده کنیم؟
اجرای هفته کاری چهارروزه، بدون برنامه‌‌‌ریزی و آمادگی کافی می‌تواند به شرکت شما آسیب بزند. برای شروع به کار از مسیر مناسب، این نکات را در نظر بگیرید:
۱. اهدافی را که امید دارید به آنها برسید تعیین کنید
هنگام تدوین سیاست برای هفته کاری چهارروزه، از خود بپرسید که چرا دارید این تغییر را ایجاد می‌کنید. به این فکر کنید که هفته کاری چهارروزه، چگونه به افزایش کارآیی کمک خواهد کرد. ممکن است هدفتان، افزایش کارآیی سازمان یا افزایش بازدهی، مشارکت یا نرخ حفظ کارکنان باشد. تعیین اهداف این طرح و قابل اندازه‌‌‌گیری کردن آن، اعمالش را آسان‌‌‌تر می‌کند. می‌توانید هرچقدر که دوست دارید هدف تعیین کنید و سپس به عقب برگردید و آنها را مرور کنید. این روش، مانع از آن می‌شود که در میانه راه، به این نتیجه برسید که هفته کاری چهارروزه، هیچ فایده‌‌‌ای نداشته است. به‌علاوه، می‌توانید بخش‌‌‌هایی از سیاست را که نیاز به توضیح بیشتر دارند
پیدا کنید، مخصوصا برای ارائه آن به هیات‌مدیره. برنامه‌‌‌ریزی، مزایا و فهرست حقوق‌‌‌ها از جمله بخش‌‌‌هایی هستند که هنگام گذار به هفته کاری چهارروزه، بیشترین تغییرات را خواهند داشت.
۲. مشورت با اعضای تیم
گفت‌وگو بسیار مهم است. باید ببینید آیا کارکنان به این سیستم علاقه دارند یا نه.
از آنها بخواهید که آن را به بحث بگذارند و برای اعمال آن، ایده‌‌‌های جایگزین پیشنهاد دهند. دخیل کردن کارمندها در پروسه، به آنها انگیزه می‌دهد که هفته کاری چهارروزه را با موفقیت اجرا کنند. علاوه بر این، بهتر است برای تدوین این سیاست با تک‌تک واحدهای سازمان کار کنید. مدیران منابع انسانی در جمع‌‌‌آوری محتواهای موردنیاز کارمندها کمکتان می‌کنند. برای تعیین رهنمون‌‌‌ها و دستورالعمل‌‌‌های هفته کاری چهارروزه که به نفع همه کارکنان است، باید با همکارانتان تعامل کنید.
۳. تغییرات احتمالی را شفاف توضیح دهید
باید مطمئن شوید که سیاست جدید، شفاف و قابل فهم است، به‌خصوص در مورد پروتکل‌‌‌های عملیاتی. این سیستم، تغییر بزرگی خواهد بود. در نتیجه، باید به طور شفاف توضیح دهید که چه شرایطی تغییر خواهند کرد و کدام‌‌‌ها مثل سابق خواهند ماند. به‌علاوه، اگر مزایا و معایب آن شفاف باشند، احتمال پذیرشش از سوی مدیرعامل و سایر مدیران ارشد بیشتر خواهد بود.
یکی از راه‌‌‌ها این است که تک‌تک جنبه‌‌‌های سازمان را مرور و تغییرات و مراحل عملی را توضیح دهید تا مطمئن شوند که عملیات‌‌‌ها بدون اختلال ادامه خواهند یافت. این تصمیم می‌تواند رویکرد بالا به پایین داشته باشد، یعنی از سطوح رهبری آغاز شود و به سطوح پایین‌‌‌تر سازمان برود.
حتی رئیستان باید بداند که کدام شرایط تغییر خواهند کرد و چه کسانی بیشترین تاثیر را خواهند گرفت. اگر عملیات‌‌‌های سازمان، تاثیر منفی بگیرند، هفته کاری چهارروزه مناسب شما نیست.
چهار روز کار در هفته ممکن است تاثیر منفی یا مثبتی بر کسب و کار شما بگذارد. اگر کارکنان برخی از واحدهای شرکت شما، دوست دارند هفته کاری خود را در روزهای متفاوتی آغاز کنند، به آنها این آپشن را بدهید. این یعنی روز اول هفته را برای آنها تغییر دهید.
۴. بر مزایای مورد نظرتان تاکید کنید
مزیت‌‌‌های این تغییر، مهم‌ترین ویژگی آن هستند. هفته کاری چهار روزه یکسری مزایای آشکار دارد که باید هدف اصلی برنامه شما باشند. اگر شما مزایا را آشکار نکنید، بعید است مدیرتان از صفحه اول فراتر رود. همچنین می‌توانید یک برنامه عملیاتی برای تحقق مزایا طراحی کنید. مثلا اگر می‌‌‌خواهید از افزایش بازدهی بگویید، باید همزمان درباره نحوه رسیدن به آن نیز توضیح دهید.
۵. برنامه کار را مشخص کنید
تعیین شفاف انتظارات درباره نحوه کار کردن و ارتباطات کارکنان، بسیار مهم است. این موارد را در نظر داشته باشید:
ساعات کار
چه کسی در مورد روز تعطیل تصمیم می‌گیرد: شرکت یا کارکنان؟
تغییرات در حقوق یا هزینه‌‌‌های عملیاتی
تغییرات در کمک هزینه تعطیلات
در نظر داشتن این موارد بسیار ضروری است چون موقع تعیین سیاست‌‌‌های هفته کاری چهارروزه در مورد حقوق و مرخصی‌‌‌ها، به منزله چراغ راهنمای شما هستند. به علاوه، تاثیر این سیستم بر سیاست‌‌‌های مربوط به مرخصی‌‌‌های مختلف و دستمزدها را در نظر بگیرید.
۶. ابتدا تست کنید
توصیه می‌شود که پیش از اعمال این سیستم، آن را به صورت آزمایشی اجرا کنید. پس از یک دوره آزمایشی یک‌ماهه، شناسایی ایرادها و اعمال تغییرات، راحت‌‌‌تر است. پس از اجرای آزمایشی طرح، ممکن است به نتیجه متفاوتی برسید.
۷. گزینه پاره‌‌‌وقت را امتحان کنید
همچنین می‌توانید در بعضی هفته‌‌‌ها یا ماه‌‌‌های خاصی از سال، به کارکنان امکان دهید که چهار روز در هفته کار کنند. این سیستم به‌خصوص زمانی جواب می‌دهد که کسب‌و‌کارتان، در بعضی ماه‌‌‌ها پرمشغله‌‌‌تر از سایر ماه‌‌‌هاست. می‌توانید طی ماه‌‌‌های خلوت‌‌‌تر، تعداد ساعات کاری را کاهش دهید. مثلا در شرکت «بیس‌‌‌کمپ»، هفته کاری چهارروزه از ماه مه تا سپتامبر برقرار است.
سخن آخر
آیا هفته کاری چهارروزه برای شما یا شرکت‌‌‌تان خوب است؟ جوابش مشخص نیست چون کسب‌و‌کارها با هم متفاوتند.
از سوی دیگر، کارفرمایان باید برای حفظ انگیزه و بازدهی کارکنان، همواره انعطاف‌‌‌پذیر باشند. می‌توانید با کارمندهای خود درباره آینده کار و تصور آنها از آن صحبت کنید. همچنین می‌توانید از آنها نظرسنجی کنید تا ببینید کدام راه‌حل با نیازهای شرکت شما متناسب‌‌‌تر است.
