راه‏‌های ایجاد انسجام درون‏‌سازمانی

مترجم: سيدحسين علوي لنگرودي منبع: مجله Strategic Management [e-mail] حالت ایده‌آل در هر شرکت و کسب و کاری این است که یک نوع انسجام و به‌‌هم‌‌پیوستگی بین اهداف، اولویت‌‌ها، اقدامات و فرهنگ آن وجود داشته باشد. انسجام و به‌‌هم‌‌پیوستگی واقعی در یک شرکت هنگامی شکل می‌گیرد که تمام تاروپود آن درهم‌‌تنیده شده و به هم متصل باشند و همه در راستای تحقق اهداف عالی و اولویت‌‌ها و ارزش‌‌های کلیدی شرکت طراحی شوند. حال سوال اینجاست که چگونه و از چه طریقی می‌توان در درون یک شرکت و بین اهداف، اولویت‌‌ها، اقدامات و فرهنگ آن انسجام و به‌‌هم‌‌پیوستگی ایجاد و آن را برای مدت‌‌های طولانی حفظ کرد؟ در پاسخ به این سوال مهم و حساس ۱۰ توصیه کاربردی ارائه شده که در ادامه خواهند آمد:

۱- اهداف و اولویت‌‌های شفاف و مشخصی را تعریف کنید. هیچ کسب و کار و شرکتی نخواهد توانست به اهداف و اولویت‌‌های مبهم و نامشخص دست پیدا کند و برای رسیدن به آنها هر چه تلاش کند راه به جایی نخواهد برد. جمله معروفی است که می‌گوید برای ناخدایی که هیچ هدف و مقصد مشخصی را برای کشتی تحت فرمانش تعیین نکرده است هیچ بادی باد موافق نخواهد بود. بنابراین باید دانست که نخستین گام برای ایجاد پیوستگی و انسجام در یک تیم کاری این است که اهداف مشخص و شفافی برای آن تعریف و تمام اعضای تیم را به پیگیری آن اهداف ترغیب کرد.

۲- در سراسر شرکتتان درمورد اهداف و اولویت‌‌های سازمان تبلیغ کنید. از کنترل و زیر نظر گرفتن کارکنانی که به‌‌خوبی و به طور کامل اهداف و اولویت‌‌های شرکت را فهمیده‌‌اند و با تعهد و مسوولیت‌‌پذیری آنها را دنبال می‌کنند خودداری کنید و اجازه دهید تا آنها با فراغ‌‌بال فعالیت‌‌های مثبت و مطلوب خود را دنبال کنند. در این حالت شما می‌توانید با آزادی عمل دادن به چنین کارکنانی و اعتمادکردن به آنها بستری را فراهم کنید که به ترویج و گسترش هر چه بیشتر و بهتر اهداف و آرمان‌‌های سازمان کمک کند و به‌‌تدریج تمام بخش‌‌های شرکت را فراگیرد.

۳- به تیمتان کمک کنید تا بین اهداف و اولویت‌‌های فردی و تیمی خود و اهداف و اولویت‌‌های کلان شرکت پیوند ایجاد کنند. تمام افراد و تیم‌‌هایی که در درون یک شرکت و در کنار سایر افراد و تیم‌‌ها فعالیت می‌کنند دارای اهداف و اولویت‌‌های کاری خاص خود هستند و هنر مدیران و رهبران شرکت‌ها این است که بین این اهداف و اولویت‌‌ها و اهداف و اولویت‌‌های کل شرکت یک نوع هماهنگی و همگونی ایجاد و آن را به‌‌خوبی حفظ کنند. در واقع این هنر مدیران بزرگ است که می‌توانند این احساس و دلگرمی را در افرادشان به وجود ‌‌آورند که هم می‌توانند اهداف فردی خود را دنبال کنند و خواسته‌‌ها و آرمان‌‌های شخصی‌‌شان را ارضا کنند و هم در راستای اهداف تیمی و سازمانی گام بردارند و خواسته‌‌های سازمان از خود را برآورده سازند.

۴- اهداف و اولویت‌‌های فردی و تیمی کارکنانتان را به رفتارهای عملی و قابل‌‌مشاهده و گام‌‌های عملی تبدیل کنید. اهداف و اولویت‌‌های افراد و تیم‌‌ها هنگامی به نتیجه خواهند رسید و موثر واقع خواهند شد که به‌‌صورت عملی پیاده‌سازی شوند و قابل‌‌لمس و قابل‌‌مشاهده باشند؛ بنابراین لازم است که مدیران میانی سازمان با زمینه‌‌سازی در این بخش به کارکنان نشان دهند که چگونه می‌توانند اهداف و اولویت‌‌های خود را به محصولات و خدماتی تبدیل کنند که برآورنده یکی از نیازهای سازمان و مشتریان آن باشد و تحقق همزمان اهداف فردی کارکنان و اهداف کلان سازمان را امکان‌‌پذیر سازند.

۵- از تیم مدیریتی شرکت بخواهید به‌‌صورت ماهانه یا هر دو هفته یک‌‌بار عملکرد و رفتار کل شرکت و بخش‌‌های مختلف آن را بررسی کنند تا به این ترتیب از وجود انسجام و هماهنگی بین آنها اطمینان حاصل کنند. یکی از مشکلات و نقص‌‌های بزرگ در بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها به این موضوع برمی‌‌گردد که سنجش و ارزیابی عملکرد افراد، تیم‌‌های کاری و کلیت سازمان در فواصل زمانی طولانی سالانه یا فصلی صورت می‌گیرد حال‌‌آنکه چنین سنجش‌‌ها و ارزیابی‌‌هایی باید در فواصل زمانی کوتاه‌‌تر به‌‌ویژه ماهانه یا هر دو هفته یک‌‌بار اتفاق بیفتد تا در اولین فرصت ممکن بتوان جلوی ادامه‌‌پیداکردن و گسترش نقاط ضعف و کج‌‌روی افراد و تیم‌‌های کاری از مسیر درست را گرفت و آنها را به مسیر درست هدایت کرد.

۶-انسجام و هماهنگی را به یکی از عناصر اصلی فرهنگ‌‌ سازمانی‌تان تبدیل کنید. شما می‌توانید با تبدیل‌‌کردن انسجام و هماهنگی به یک ارزش و هنجار درون‌‌سازمانی که بر هر هدف و ارزش دیگری ارجحیت دارد یک فرهنگ‌‌سازمانی مبتنی بر انسجام و پیوندهای همه‌‌جانبه را ایجاد کنید که در بلندمدت موجب تسهیل و تسریع فرآیند تحقق اهداف و اجرای برنامه‌‌ها خواهد شد. یکی از بهترین اقدامات در این زمینه عبارت است از تشویق و پشتیبانی از کسانی که به انسجام و هماهنگ بودن با سایرین توجه دارند و جلوی بروز تفرقه و ناهماهنگی بین افراد و تیم‌‌های کاری را می‌‌گیرند.

۷- داستان‌‌ها و موفقیت‌‌های کسب‌شده در شرکت به‌‌واسطه وجود انسجام و هماهنگی درون‌‌سازمانی را برجسته و با آنها الگوسازی کنید.  همان‌طور که در بالا هم اشاره شد تشویق کسانی که به افزایش انسجام و هماهنگی درون‌‌سازمانی و تحقق اهداف و اولویت‌‌های سازمان کمک می‌کنند می‌تواند گامی محکم در راستای ایجاد وحدت رویه و انسجام در درون سازمان محسوب شود و چه ابزاری بهتر از روایت داستان‌‌های واقعی مرتبط با این افراد و مورد تحسین قراردادن قهرمانان این داستان‌‌ها یعنی همان افرادی که در جهت تحقق اهداف و انسجام و هماهنگی سازمان گام‌‌های عملی برداشته‌‌اند.

۸- الگوی رفتاری کارکنانتان باشید.  اگر شما خودتان به آنچه که انجامش را از کارکنانتان می‌‌خواهید عمل نکنید و گفتار و کردارتان یکی نباشد نمی‌توانید از کارکنان خود انتظار داشته باشید به خواسته‌‌های شما گردن گذارند؛ بنابراین شما می‌توانید با تبدیل‌‌شدن به الگوی رفتاری کارکنانتان یک فرهنگ‌‌سازمانی مثبت و مطلوب را شکل دهید و برای خود و شرکت‌تان کسب آبرو و اعتبار کنید. خودداری از انجام اقدامات تفرقه‌‌انگیز و تبعیض‌‌آمیز در درون سازمان و حل‌‌وفصل فوری مناقشات و اختلافات موجود بین کارکنان و تیم‌‌های کاری یکی از مهم‌ترین اقداماتی است که مدیران و رهبران سازمان‌ها می‌توانند انجام دهند و از این طریق الگویی باشند برای کل سازمان.

۹- با اتخاذ تصمیم‌‌های سخت اما درست و به‌‌موقع به همه بفهمانید که در زمینه اهداف و اولویت‌‌های اصلی شرکت با کسی تعارف ندارید. گاهی اوقات لازم است شما برای استحکام هر چه بیشتر ارکان شرکتتان دست به اقدامات قاطع و مقتدرانه‌‌ای بزنید که به همه کارکنان و بخش‌‌های شرکت نشان دهید در مورد اصول و اهداف و اولویت‌‌های مدنظر خود هیچ تردید و تعارفی با هیچ‌‌کس حتی خودتان ندارید. برخورد قاطعانه و بدون تعارف با افراد بی‌‌اعتنا به اهداف و اولویت‌‌های سازمان و برهم‌‌زنندگان هماهنگی درون‌‌سازمانی حتی اگر جزو مدیران ارشد و اعضای هیات‌‌مدیره باشند می‌تواند به تمام کارکنان و ارکان سازمان بفهماند که اهداف و اولویت‌‌های اصلی سازمان‌برهر چیز و هر کسی مقدم است و هر فردی در هر جایگاهی که باشد در صورت بی‌‌توجهی به اهداف و انسجام سازمانی تنبیه و توبیخ خواهد شد.