۱۰ نکته برای برنامه‌‌‌ریزی کاری بهتر در سال جدید
شروع سال جدید مثل یک نقطه عطف است که افراد می‌توانند ارزیابی کنند چه کارهایی را به خوبی انجام داده‌‌‌اند، در چه چیزهایی ضعف داشته‌‌‌اند و چه چیزی در آینده می‌‌‌خواهند و بعد برای پیشرفت خود برنامه‌‌‌ریزی کنند. کارشناسان می‌‌‌گویند این برنامه‌‌‌ریزی‌‌‌ها اگر بیشتر از تعیین اهداف سلامتی اهمیت نداشته باشند، به همان اندازه مهم هستند، چون کارکنان بیشتر ساعات روز خود را در محیط کار می‌‌‌گذرانند.
جونو لوک، معاون مدیریت محصول در شرکت سیسکو، می‌‌‌گوید: «خیلی مهم است که زمان بگذاریم تا کارهای سال گذشته را مرور کنیم و نگاهمان رو به جلو باشد. ادامه دادن همان مسیر قبلی با همان سرعتی که داشتیم، کار آسانی است.» او اضافه می‌کند که ایجاد تغییر معنادار نباید طاقت‌‌‌فرسا، دشوار یا حتی خیلی بزرگ باشد. حتی تغییرات کوچک می‌توانند تفاوت‌‌‌های بزرگ در نحوه کار کردن افراد ایجاد کنند. جاشوا زرکل، مدیر بازاریابی جهانی و بهره‌‌‌وری شرکت نرم‌‌‌افزاری آمریکایی آسانا، می‌‌‌گوید: «من عمیقا به ایجاد تغییرات کوچک تدریجی معتقدم. زیر و رو کردن همه چیز، اصلا ایده خوبی نیست.»
در ادامه، ۱۰ کاری که افراد می‌توانند انجام دهند تا در سال جدید برنامه‌‌‌ریزی موفق‌‌‌تری داشته باشند، ذکر می‌‌‌کنیم.
۱- مرزهای خود را دوباره تعیین کنید. لوک می‌‌‌گوید پاندمی کرونا، در دو سال گذشته مرزهای بین زندگی کاری و خانوادگی را کمرنگ کرد. بنابراین وقت خوبی است که دوباره این مرزها را مشخص کنید، از جمله اینکه اگر در خانه کار می‌‌‌کنید، مطمئن شوید فضای کار اختصاصی دارید یا بدانید در برنامه‌‌‌تان، چه زمان‌‌‌هایی باید کار کنید و چه زمان‌‌‌هایی نباید کار کنید.
۲- اهداف خود را بیان کنید. آکیلا ساتیش، مدیرعامل شرکت تکنولوژی Meseekna، می‌‌‌گوید یک روش برای در نظر گرفتن اهداف، این است که بررسی کنید چه کارهایی را به خوبی تمام کرده‌‌‌اید و همان مسیر را برای آنچه می‌‌‌خواهید در آینده انجام دهید، به کار بگیرید. با تعیین چارچوب‌‌‌های زمانی کوچک، اهداف خود را تا جایی که ممکن است عملی کنید. بازخورد گرفتن هم می‌تواند مفید باشد. هر روز یا هر هفته، زمان کمی را به مرور فعالیت‌‌‌هایی که انجام داده‌‌‌اید اختصاص دهید و آنها را با اهدافتان سازگار کنید.
۳-اولویت‌‌‌های خود را ارزیابی کنید. آنیتا وولی، استاد پژوهش دانشگاه کارنگی ملون، معتقد است کاری که فوری و اضطراری است، لزوما همیشه مهم‌ترین نیست، بنابراین اولویت‌‌‌های خود را بشناسید. بعد از آن، می‌توانید کارهایی که در برنامه است به طور خاص انجام دهید و تا زمانی که عادت‌‌‌های جدید ایجاد می‌‌‌کنید، آنها را تکرار کنید. ممکن است اضافه شدن آیتم‌‌‌ها به تقویم، باعث شود زمان برای تمرکز بر وظایف خاص کم بیاورید. وولی می‌‌‌گوید: «بر مسائل مهم تمرکز کنید. نگذارید مسائل فوری و غیرمهم، مسائل مهم را از مسیر منحرف کنند.»
۴- مقاصد را انتقال دهید. کارشناسان می‌‌‌گویند تعهدات و مقاصد خود را در سال جدید، با بقیه مطرح کنید. به اشتراک گذاشتن افکارتان ممکن است برای بقیه اعضای تیم که نیاز دارند انتظارات خود را تطبیق دهند، مفید باشد. وولی می‌‌‌گوید: «این کار می‌تواند مواردی که شما را از مسیر خارج می‌کند کاهش دهد و اگر جلوی جمع تعهد بدهید، احتمال اینکه انجامش بدهید بیشتر است.»
۵- بهره‌‌‌وری خود را ارزیابی کنید. به گفته ساتیش، تقویم خود را نگاه کنید و ببینید چه زمان‌‌‌هایی بیشترین و چه زمان‌‌‌هایی کمترین بهره‌‌‌وری را داشته‌‌‌اید. با این کار روندهای اوج و فرود کارتان را شناسایی می‌‌‌کنید و بنابراین می‌توانید جلسات آینده را سازماندهی کنید و حول آن برنامه‌‌‌ریزی زمانی داشته باشید؛ مثلا جلسات اضافه را حذف یا کوتاه کنید. هری کرامر، استاد مدیریت و سازمان‌ها در مدرسه کلاگ، می‌‌‌گوید: «بیشتر افراد می‌توانند ۲۵درصد کارهای اضافه را بدون اینکه تاثیری بر بهره‌‌‌وری آنها داشته باشد، حذف کنند. ما یک سری کارها را انجام می‌‌‌دهیم، صرفا به این دلیل که همیشه انجامشان داده‌‌‌ایم.»
۶- تعادل خود را پیدا کنید. کرامر می‌‌‌گوید ببینید ۱۶۸ ساعت هر هفته خود را چطور می‌‌‌گذرانید. این زمان را به شش بخش تقسیم کنید: کار یا درس خواندن، خانواده و دوستان، امور معنوی و مذهبی، سلامت، تفریح و مسوولیت اجتماعی. سپس این تقسیم‌‌‌بندی را با میزان زمانی که واقعا صرف می‌‌‌کنید مقایسه کرده و متناسب با آن تنظیمش کنید. کرامر می‌‌‌گوید: «ما درگیر مفهوم عجیب و غریب انجام چند کار با هم هستیم. اما آیا فعالیت را با بهره‌‌‌وری اشتباه نمی‌‌‌گیریم؟»
۷- از ابزارهای دیجیتال کمک بگیرید. ساتیش می‌‌‌گوید صرفه‌‌‌جویی در زمان، می‌تواند به سادگی کاری مثل کپی و پیست کردن یک جواب ایمیل از نوت‌‌‌پد لپ‌‌‌تاپ باشد. اما آیا برنامه‌‌‌ها یا روش‌های دیگری هم وجود دارد که بتوانید وظایف کوچک را دیجیتالی کنید تا جریان کاری شما بهبود پیدا کند؟ زرکل می‌‌‌گوید شاید حتی لازم باشد ابزارهای دیجیتال را کم کنید تا بهره‌‌‌ورتر باشید. مثلا به جای اینکه درگیر اینباکس ایمیل شوید، از یک سیستم مدیریت کاری استفاده کنید که کار کردن با آن برای تیم‌‌‌هایی که روی پروژه خاصی کار می‌کنند، منطقی‌‌‌تر باشد و از طریق آن راحت‌‌‌تر چت کنند، منابع را به اشتراک بگذارند و ضرب‌‌‌الاجل کاری تعیین کنند.
۸- برای زمان استراحتتان برنامه‌‌‌ریزی کنید. لوک توصیه می‌کند که از حالا برای مرخصی‌‌‌هایتان برنامه‌‌‌ریزی کنید، حتی اگر دقیق نباشد. اگر بدانید که مثلا در تابستان امسال می‌‌‌خواهید یک سفر کنار دریا داشته باشید، یک یا دو آخر هفته مناسب را در تقویم مشخص کنید تا از برنامه‌‌‌ریزی عقب نیفتید. هر چقدر به این تاریخ نزدیک‌‌‌تر شوید، می‌توانید برنامه‌‌‌هایتان را برای آن مرتب کنید.
۹- ارتباط دوباره بگیرید. سال جدید، بهترین زمان است برای اینکه شبکه حرفه‌‌‌ای خود را بازسازی کنید. پس زمان بگذارید تا با منتورها و ارتباطات سابق خود، تماس بگیرید. به گفته ساتیش، «تماس داشتن دائم در طول سال ممکن است سخت باشد. اما ارتباط دوباره گرفتن با افراد با یک پیام تبریک سال نو، کار آسانی است. »
۱۰- رزومه خود را به‌‌‌روز کنید. عوض شدن سال، زمان خوبی است برای اینکه مطمئن شوید رزومه، وب‌سایت شخصی یا پروفایل‌‌‌های شما، به‌‌‌روز هستند. ساتیش می‌‌‌گوید: «هر لحظه ممکن است به آنها نیاز فوری پیدا کنید.»
