مدیریت زمان
چه زمانی و چگونه به اضافه‌کاری پاسخ منفی دهیم؟
میانگین کار خود را درهفته مورد ملاحظه قرار دهید. چند‌درصد از وظایف روزانه شما با شرح شغل شما مطابقت دارد؟ اگر شما در دسته افراد موفق هستید، به احتمال زیاد در طول دوره کاری خود مسوولیت‌‌‌های زیادی را خارج از حوزه اصلی کاری خود بر عهده گرفته‌‌‌اید. اما این تعهدات جدید چقدر به پیشرفت حرفه‌‌‌ای شما کمک می‌کند؟
از بسیاری از متخصصان خواسته می‌شود تا کارهای بیشتری را در پی استعفای بزرگ، استعفاهای بی‌سر و صدا و اخراج همکاران خود، انجام دهند. هنگامی که سازمان‌ها با کمبود کارکنان مواجه باشند، حجم کار معمولا بین اعضای باقی مانده، توزیع می‌شود. در حالی که افزایش کار به طور موقت می‌تواند تعهد و عملکرد فردی را افزایش دهد، در بلندمدت می‌تواند منجر به فرسودگی شغلی شود و به نتایج سازمان در کل آسیب برساند.
کارکنان برتر هدف اصلی برای درخواست‌‌‌های اضافه کاری هستند. آنها نه تنها از چالش و فرصت برای رشد لذت می‌‌‌برند، بلکه من به عنوان مربی اجرایی به صورت تجربی دریافته‌‌‌ام که بسیاری از افراد موفق، با انگیزه خشنود کردن بالادستی‌‌‌های خود به منظور کسب مدال طلای شغلی برای رسیدن به موقعیت‌های بالاتر و فراتر از آن مشتاق همکاری بیشتر هستند.
برای مثال آیرن را در نظر بگیرید، او مدیر پروژه‌‌‌ای است که اخیرا تعداد تیمش ۱۵درصد کاهش یافته است. آیرن مهربان، سخاوتمند و وفادار (البته گاهی اوقات به اشتباه)، می‌‌‌خواست مانند یک بازیکن تیم به نظر برسد و استرس رئیسش را در این لحظه بحرانی کاهش دهد. او داوطلب شد تا سه طرح نوآورانه اصلی را ظرف ۴۸ ساعت پس از خروج همکارانش انجام دهد. آیرن خیلی زود متوجه شد که در محل کار زندگی می‌کند و هر روز را با ابری از ترس بر سرش می‌‌‌گذراند و نمی‌تواند برای خود، خانواده یا دوستان وقت خالی پیدا کند.
در حالی که قاعدتا هیچ مشکلی برای کمک به سازمان یا تیم شما وجود ندارد، اما باید مطمئن شوید که به دلایل درست به کار اضافی پاسخ مثبت می‌‌‌دهید. اگر شما فردی هستید که مانند آیرن تمایل دارد با هر درخواست اضافی که برایتان پیش می‌‌‌آید موافقت کنید، در اینجا نحوه ارزیابی مناسب برای عقب‌نشینی و نحوه انجام این کار با متانت و در عین حرفه‌‌‌ای بودن آورده شده است.
پاسخ منفی دهید وقتی که مسوولیت‌‌‌های اصلی شغلی شما آسیب میبیند.
فرض کنید در تیم تولید کار می‌‌‌کنید، اما از شما خواسته شده در بخش بازاریابی نیز کمک کنید. ممکن است به زودی متوجه شوید که زمان زیادی را صرف بررسی مطالب تبلیغاتی می‌‌‌کنید و مسوولیت‌‌‌های شغلی اصلی شما -وظایفی مانند تحقیقات کاربری یا استراتژی - آسیب ببیند.
اگر وظیفه‌‌‌ای باعث می‌شود از مسوولیت‌‌‌های اصلی شما کاسته شود یا توانایی شما را برای ارائه مداوم کار با کیفیت بالا بدون هیچ‌گونه پیشرفت قابل‌توجهی از نظر یادگیری یا کسب مهارت به خطر می‌‌‌اندازد، بهتر است آن را رد کنید و روی آنچه قبلا در دایره وظایف شما بوده است، تمرکز کنید.
از گفتن این جمله که«متاسفم، این کار در شرح وظایف شغل من نیست» خودداری کنید. رویکرد بهتر این است که از یک استراتژی به نام حساب منطقی استفاده کنید، یا توضیح دهید که چرا امتناع شما به نفع همه افراد است. به زبان ساده، این به آن معناست که شما می‌‌‌گویید «اگر به شما کمک می‌کردم، دیگران را ناامید می‌کردم.» یا به طور دقیق‌تر «من نمی‌توانم کار مناسبی در پروژه شما انجام دهم وکمک من به شما به کارهای دیگر من آسیب می‌‌‌زند.» تحقیقات نشان می‌دهد که این استراتژی می‌تواند به شما کمک کند که محتاط و وظیفه‌‌‌شناس باشید. به عنوان مثال، ممکن است که بگویید«باید پاسخ منفی بدهم، زیرا اگر زمانی را به فعالیت‌های بازاریابی اختصاص دهم، چند وعده کلیدی عرضه محصول را از دست می‌‌‌دهم و اهداف درآمدی ما آسیب می‌‌‌بینند.»
پاسخ منفی دهید وقتی این کار در تخصص شخص دیگری است.
در عصر تیم‌‌‌های ماتریسی‌‌‌شده و جریان‌‌‌های کاری بسیار مشارکتی، به راحتی می‌توانید در انجام کارهایی که وظیفه شما نیست، غرق شوید، مانند نماینده فروش که خود را درگیر تماس‌‌‌های خدمات مشتری میبیند. آیرن، مدیر پروژه که داستانش را قبلا با شما به اشتراک گذاشتم، متوجه شد که خودش را به سمت حل مسائلی کشانده است که مدیر عملیات آنها باید بر آنها نظارت می‌کرد. او برای یافتن راه‌حل سازشی و قابل اجرا به رئیس خود نزدیک شد و توضیح داد: «این امکان برای من وجود ندارد که به انجام این وظایف عملیاتی ادامه دهم و این در حیطه اختیارات من نیست. ادامه این کار فقط باعث سردرگمی می‌شود. من خوشحالم که مستندات دقیق را جمع‌آوری میکنم تا تیم عملیات بتواند مسوولیت را بر عهده بگیرد.»
اگر انجام کار اضافی برایتان مهم نیست یا احساس می‌‌‌کنید که به رشد شما کمک نمی‌کند، به وضوح انتظار دارید که مسوولیت جدید چه نتیجه‌‌‌ای برای شما داشته باشد؟ محول شدن شغل بهتر در آینده، ترفیع گرفتن، یا ذکر شدن نام شما در جلسه هیات‌مدیره؟
افزایش حقوق را در نظر بگیرید تا به ارزش شما بیفزاید. می‌توانید بگویید، «در ۶ ماه گذشته، من مسوولیت‌‌‌های A، B و C را بر عهده گرفته‌‌‌ام. بهترین راه برای اطمینان از اینکه حقوق من متناسب با دامنه افزایش مسوولیت من است چیست؟»
پاسخ منفی دهید وقتی هیچ استراتژی خروج روشنی وجود ندارد.
فقط زمانی مسوولیت‌‌‌های اضافی را برعهده بگیرید که محدوده کامل وظیفه محول شده را درک کنید. شما می‌‌‌خواهید از ارتباط نادرست در این مسیر جلوگیری کنید و نمی‌‌‌خواهید این کار یک توافق بی‌پایان باشد. شاید رئیستان از شما بخواهد در یک طرح نوآورانه جدید شرکت کنید. جزئیات را جویا شوید. چه مدت در پروژه موردنیاز خواهید بود؟ انتظار می‌رود در چه جلساتی شرکت کنید؟
اگر پس از درک کامل مسوولیت و شرح وظایف، تشخیص دادید که کار محول شده مناسب نیست، می‌توانید سپاسگزاری کنید و بگویید: «از شما برای این فرصت سپاسگزار هستم. پروژه جالبی به نظر می‌‌‌رسد، اما اگر بدانم دامنه یا منابعی برای دستیابی به هدف ندارم، نمی‌توانم به آن متعهد باشم.»
همچنین ممکن است به روش جزئی‌‌‌تری کمک کنید. آیا می‌توانید در جلسات چاره اندیشی گروهی شرکت کنید یا با مشورت در مورد پیش‌نویس طرح تجاری موافقت کنید؟ نشان دادن اینکه کجا و چگونه می‌توانید ثابت کنید که شما اهل کار هستید، نشان می‌دهد که بازیکن آن تیم هستید.
پاسخ منفی دهید وقتی درخواست اضافه کاری غیرمنطقی است.
شاید رهبرارشد تحویل یک طرح تجاری را از ابتدا در عرض دو روز کاری درخواست کرده باشد. شما می‌‌‌دانید که این امر امکان‌پذیر نیست، اما چه کار می‌‌‌کنید؟
یک نه مثبت را امتحان کنید، که به شما امکان می‌دهد از مرتبه خود محافظت کنید و درعین حال رابطه را ادامه دهید. در پاسخ به درخواست رهبری ارشد سازمان، می‌توانید توضیح دهید که در زمان تعیین شده چه کاری می‌توانید انجام دهید. به عنوان مثال: امکان ارائه کل گزارش تا بعدازظهر جمعه وجود ندارد. کاری که می‌توانم انجام دهم این است که پیش‌نویس بخش یک را داشته باشم. به نظرتون چطوره؟
آیا، ممکن است پیشنهاد دهید تا جدول زمانی را تنظیم کنید و چیزی شبیه به این جمله را بگویید: «درک میکنم که این کارمهم است. اتمام کار تا روز جمعه ممکن نیست، اما من می‌توانم تا دوشنبه بعدازظهر کار را کامل تحویل دهم».
شاید شما فرد را به همکاری که می‌تواند کمک کند یا پیمانکاری که می‌تواند استخدام کند، معرفی کنید. استراتژی شما ممکن است اینگونه به نظر برسد، «این کار در حوزه تخصص من نیست، اما نام یکی از همکارانی را که پیشنهاد میکنم با او کار کنید را برای شما ایمیل میکنم.»
شما نمی‌توانید به همه درخواست‌‌‌ها پاسخ منفی بدهید، اما نه گفتن به دلایل درست می‌تواند به شما کمک کند اعتماد به نفس و قدرت بیشتری داشته باشید.
