به درخواست‌‌‌های غیرمنطقی رئیسمان چه پاسخی بدهیم؟
مشاور عزیز،
مدیر من دائما پروژه‌‌‌هایی به من محول می‌کند که مهلت انجامشان، غیرمعقول است. بارها سعی کرده‌‌‌ام مخالفت کنم یا راه دیگری پیشنهاد دهم اما معمولا بحث با او این‌طوری پیش می‌رود:
«مدیر: باید محتوای آموزش تیم را به‌روزرسانی کنیم. آیا برایت ممکن است که آن را بازبینی و ارائه کنی؟
من: حتما. یک مقدار زمان می‌‌‌برد اما می‌توانم. تا کی باید آماده باشد؟
مدیر: خیلی هم عالی. باید برای آخر هفته بعد، جلسه را فیکس کنیم.
من: اوه! مهلتش خیلی کم است.می‌توانیم تاریخش را عقب بیندازیم؟
مدیر: نه. فلان رئیس گفته حتما همان موقع انجام شود. می‌توانی بقیه کارها را عقب بیندازی و هفته بعد، فقط همین کار را انجام دهی.
من: ممکن است مرحله به مرحله انجامش دهیم؟
مدیر: نه! همه کارها باید انجام شود. برنامه‌‌‌ریزی کرده‌‌‌ایم که کل تیم، پروژه را دو هفته بعد شروع کنند. تو کارت درست است. می‌‌‌دانم می‌توانی انجامش دهی.»
راست می‌‌‌گوید! بارها خواسته‌‌‌هایش را انجام داده‌‌‌ام و خوب هم انجام داده‌‌‌ام. اما از این شرایط «بیزارم». مهلت‌‌‌ها دارند کوتاه و کوتاه‌‌‌تر می‌‌‌شوند. به نقطه‌‌‌ای رسیده‌‌‌ام که نتیجه، دیگر عالی نیست یا کامل نیست. گاهی، خودم مسوول تحویل پروژه نیستم. یک نفر دیگر باید آن را تمام کند و تحویل دهد. بنابراین، کار نصفه نیمه من، روی دیگران نیز تاثیر دارد. اگر خودم مسوول تحویل پروژه باشم، معمولا اصلا آماده نیستم. حتی اگر بتوانم تمامش کنم، به خاطر استرس، شب نمی‌‌‌خوابم و مجبورم پس از پایان ساعت اداری نیز به کار ادامه دهم. مدیرم می‌‌‌داند که من از این وضعیت خوشم نمی‌‌‌آید اما حس میکنم باید با قاطعیت بیشتری از مشکلم صحبت کنم. آیا باید «نه» بگویم؟ ما یک تیم کوچک هستیم و من فقط یک همکار دارم. پس ممکن است او درگیر ماجرا شود. آیا باید یک بار، وانمود به شکست کنم؟ با این که این ایده را اصلا دوست ندارم اما به واسطه وجهه خوبی که دارم، شاید بتوانم آن یک بار را قسر در بروم، البته مادامی که ریسکش کم باشد.
چطور به مدیرم بگویم که «اصلا امکانش نیست که فلان پروژه در این مهلت کوتاه انجام شود» که درک کند؟
پاسخ: دوست عزیز، بله. تو داری به او یک «نه ملایم» می‌‌‌گویی و انتظار داری او به آن احترام بگذارد. منطقی است که ابتدا سعی کردی موضوع را به این شکل مدیریت کنی. اغلب ما یاد نگرفته‌‌‌ایم که به رئیسمان بگوییم: «نه. انجامش نمی‌‌‌دهم» یا «نه. امکانش نیست». ما از زمانی که شروع به کار می‌‌‌کنیم، یاد می‌‌‌گیریم که به دنبال روش‌های «بله گفتن» بگردیم، حتی وقتی امکانش نیست. یا به دنبال راه‌‌‌هایی هستیم که درخواست‌‌‌ها را به شکلی غیرمستقیم رد کنیم و بعد انتظار داریم رئیسمان متوجه شود. البته یک رئیس خوب، متوجه می‌شود. مشکل اینجاست که رئیس تو، حرف‌‌‌های تو را نادیده می‌گیرد. نگرانی‌هایت را می‌‌‌شنود اما اهمیت نمی‌‌‌دهد و حالا از روی تجربه، یاد گرفته که اگر به تو فشار بیاورد، راهی برای انجام درخواستش پیدا می‌‌‌کنی. شاید نتیجه، بی‌عیب و نقص نباشد اما بالاخره کار را تمام می‌‌‌کنی. اگر برای او، «انجام کار» مهم‌تر از «عالی بودن نتیجه» باشد، این رویه برایش جواب می‌دهد.
شاید هم اصلا نیازی نباشد که آن کار، بی‌عیب و نقص انجام شود. شاید چیزی که از نظر تو، سمبَل کردن است، از نظر او، به اندازه کافی خوب است. گاهی «سرعت» مهم‌تر از «کیفیت» است. شاید وقتی از تو می‌خواهد که هول هولی تمامش کنی، منظورش این است که مشکلی ندارد اگر «سر و تهش را به هم بیاوری». بهتر است با او صحبت کنی. شاید دیدگاه‌‌‌هایتان در مورد میزان تلاش لازم، با هم فرق دارد. اما فرض می‌‌‌کنیم دلیلش این نیست یا هست، اما باز هم مشکلی را حل نمی‌‌‌کند. پس باید وقتی رئیست، مهلت‌‌‌های غیرواقع‌‌‌بینانه برایت تعیین می‌کند، یک رویکرد قاطعانه‌‌‌تر پیش بگیری. در حال حاضر جوابت به او این است: «امکانش هست مهلت را بیشتر کنیم؟»و وقتی می‌‌‌گوید نه، تو می‌‌‌پذیری. شاید بهتر باشد یک جواب قاطعانه‌‌‌تر دهی با این مضمون که «امکانش نیست». اگر تا حالا امکانش بوده، دلیلش این است که تو برای انجام درخواستش، از خوابت می‌‌‌زنی و اضافه کار می‌‌‌کنی. اگر این کارها را نکنی، چه می‌شود؟ اگر درخواستش واقعا نشدنی است، بهتر است یک موقعیت را تصور کنی و لحن و کلماتت را بر آن اساس انتخاب کنی: فرض کن که از تو بخواهد در عرض یک ساعت، چند‌هزار کیلومتر را طی کنی. در این صورت، قاطعانه می‌‌‌گویی «اصلا ممکن نیست». برای رد درخواستش نیز به همین ذهنیت نیاز داری. نباید خواب شب و سلامت روانت را فدای انجام کارهایی کنی که عملا امکان‌‌‌پذیر نیستند. بهتر است قبل از این که پروژه مشابهی پیش بیاید، موضوع را مطرح کنی. به او بگو: «اخیرا پروژه‌‌‌هایی به من محول می‌‌‌کنید که امکان انجامشان در مهلت مقرر، وجود ندارد. تنها راه انجامشان این بوده که از خوابم بگذرم یا اضافه‌‌‌کاری کنم. به خاطر سلامتم، دیگر نمی‌توانم این رویه را ادامه دهم. می‌‌‌خواهم با شما به یک توافقی برسم». همچنین با همکارت صحبت کن؛ همان کسی که نگرانی اگر پروژه را رد کنی، کارها به دوش او بیفتد. به او بگو که داری حد و مرزهایت را قاطعانه‌‌‌تر تعیین می‌‌‌کنی و او را هم تشویق کن که همین کار را انجام دهد. اگر هر دوی شما متحد شوید و نه بگویید، شانس اینکه رئیستان متقاعد شود بیشتر است.
اصلا پیشنهاد نمی‌‌‌کنم که برای رساندن منظورت به رئیس، وانمود کنی شکست خورده‌‌‌ای، مگر اینکه واقعا مجبور باشی. چون این روش ریسک دارد. ممکن است بابتش سرزنش شوی. اگر هیچ‌کدام از توصیه‌‌‌هایم جواب نداد، شاید تنها راه‌حل همین باشد. در این صورت، باید قبل از پذیرش پروژه به رئیست هشدار دهی و شفاف بگویی: «تلاشم را میکنم ولی قول نمی‌‌‌دهم که در این مهلت تمامش کنم». و وقتی به مهلت مقرر نزدیک شدید، به او یادآوری کن با اینکه کلی کار کردی اما چون دست تنهایی، نصف کار باقی مانده و دست کم یک هفته دیگر لازم است. اگر رئیست را هم وارد این چرخه کنی، دیگر نمی‌تواند مشکل را نادیده بگیرد. و در این مدت، اگر وسوسه شدی که کار را به زور تمام کنی، بر آن غلبه کن. درست کار کن اما طبق ساعات عادی. به خودت استرس نده که کار بیشتری انجام دهی.
اگر او اعتراض کرد، سپس باید درباره وظایف و شرایط جایگاه شغلی‌‌‌ات صحبت کنید. اگر او معتقد است که باید از خوابت بزنی، بگذار این را به زبان بیاورد تا بدانی با چه کسی طرف هستی. اما امیدوارم کار به آنجا نرسد.
