23-01

او قبل از تاسیس شرکتش، در استارت‌آپ‌‌ها و شرکت‌‌های بسیاری کار کرده بود که همیشه در حال استخدام نیرو و راه‌‌اندازی عملیات‌‌های جدید بودند. فرآیندها دائما در حال تغییر بودند. او می‌دید که شرکت‌‌ها تا چه حد در جلب موافقت کارکنان و آشناسازی‌شان با فرآیندها و سیستم‌‌های جدید، با چالش‌‌های متعدد مواجهند.

خودش نیز به عنوان یک کارمند، بارها این مشکل را از نزدیک لمس کرده بود. حالا که کرونا از تب و تاب افتاده و کارمندها به محل کار بازگشته‌‌اند، این مشکل همچنان به قوت خود باقی است. وقتی نیروی جدید وارد محیط کار می‌شود، برای آشنایی با فرآیندها و ابزارها و همکارهای جدید، معمولا با مشکلاتی روبه‌روست. ملانی می‌گوید: «یک روز با خودم گفتم خدای من! ما در زندگی شخصی‌مان، به هر اطلاعاتی به سرعت و به راحتی دسترسی داریم. از طریق تلفن‌‌های هوشمندمان. هر چیزی که نیاز داریم مطابق با نیازها و سلایقمان به ما پیشنهاد می‌شود. اما در محل کار، مجبوریم برای پیدا کردن هر اطلاعات پیش پا افتاده‌‌ای، کلی زحمت بکشیم و بگردیم. آنجا بود که ایده اسپکیت به ذهنم رسید. به خودم گفتم کاش بشود کاری کرد که کارمندها هر اطلاعاتی درباره نحوه انجام کارشان یا پیشبرد جریان کار، لازم دارند به سرعت در دسترسشان قرار بگیرد.» ملانی معتقد است که هر کارمند جدید، زمان زیادی را صرف یافتن این اطلاعات می‌کند؛ این اتلاف وقت است و باعث می‌شود پروسه آشناسازی بیش از حد طول بکشد.

اسپکیت یک پلتفرم دیجیتال مستقر در «دنور»  است که اطلاعاتی مثل کتابچه‌های آموزشی و راهنمای کارمندان را از شرکت‌‌هایی مثل «سیلز فورس»  دریافت می‌کند و آنها را در یک سیستم متمرکز قرار می‌دهد تا به مرور زمان، به راحتی در دسترس افراد قرار بگیرد. ملانی می‌گوید: «من همیشه در کسب‌‌وکارهای پرسرعت کار می‌کردم که جریان کارشان، پیچیده بود. وقتی روند کارها تند است، چالش‌هایی نیز در رابطه با آموزش موثر و کارآمد و مدیریت تغییر و آشناسازی نیروهای جدید به وجود می‌‌آید. قبل از اینکه اسپکیت را تاسیس کنم، در سیلز فورس کار می‌کردم.

یک روز از من خواستند که مدیریت اجرای یک نرم‌‌افزار جدید را بر عهده بگیرم. آنها با اینکه صدها هزار دلار صرف اجرای آن نرم‌‌افزار کرده بودند اما کارکنان به سختی از آن استفاده می‌کردند. باید آنها را آموزش می‌‌دادیم و تغییر را به درستی اعمال می‌کردیم. اما وقتی راه‌حل‌‌هایی که در بازار وجود داشت را بررسی کردم، دیدم تماما منسوخ و ناکارآمدند.» سیلز فورس برای آموزش افراد از ابزارهایی مثل پاورپوینت استفاده کرده بود. برای کارمندها جلسات آنلاین برگزار شده بود.

اما به محض اینکه کارمندها به امور روزمره‌‌شان برمی‌گشتند، همه نکات را فراموش می‌کردند. دائما سوالات تکراری می‌‌پرسیدند: «چطور فلان فرآیند را کامل کنیم؟ چطور از این ابزار استفاده کنیم؟»

ملانی می‌گوید: «با همکارم، به تحولات محیط کار طی دهه اخیر نگاهی کردیم و شوکه شدیم وقتی دیدیم همه‌چیز، از جمله تمام روش‌های انجام کار، تغییر کرده‌اند اما هیچ نوآوری‌‌ای در راستای آموزش افراد صورت نگرفته تا روش‌های جدید را یاد بگیرند. و بدین‌ترتیب، اسپکیت متولد شد. آن روزها فکر نمی‌کردم که اشتیاقم برای کمک به کارکنان و ایجاد سهولت در دسترسی اطلاعات، من را به مسیری بکشاند که به تاسیس یک استارت‌آپ و دگرگونی رویکرد آموزش کارکنان بینجامد.»

اما او حالا در میانه راهی است که هیچ برنامه‌‌ریزی‌‌ای برایش نکرده بود. طی چهار سال گذشته، تعداد افراد تیم او بالغ بر ۱۴۰ نفر شده که فقط ۱۰۰ نفر از آنها، پارسال به اسپکیت ملحق شدند. درآمد سال به سال شرکت نیز ۳۰۰ درصد افزایش یافته و برخی از شرکت‌‌های مطرح،  مثل اوتریچ و هواپیمایی ساوث‌‌وست نیز مشتری‌‌شان شده‌‌اند. ملانی می‌گوید: با توجه به سرعت تحولات جهان و محیط کار، این مشکل از هر زمانی آشکارتر و رفع آن، ضروری‌‌تر است.

گسترش دورکاری باعث شده متدهای آموزشی شرکت‌‌ها که تا همین چند سال پیش جواب می‌‌دادند، دیگر کارآمد نباشند. به‌علاوه، کارکنان کلیدی به‌ویژه در حوزه فروش، بیش از پیش به استعفا فکر می‌کنند؛ برای یافتن فرصت‌‌های شغلی بهتر، درآمد بیشتر، محیط کار هدفمندتر و آموزش بهتر. در نتیجه این چالش‌‌ها، بازدهی و مهارت در محیط کار با سرعت بیشتری کاهش می‌یابد.

اگر آشناسازی کارکنان جدید با سازمان و فرآیندها بیش از حد طول بکشد و هر کارمند برای یادگیری سیستم‌‌ها و دسترسی به اطلاعات با مشکل مواجه باشد، پیامدهای جبران‌‌ناپذیری در انتظار سازمان‌ها خواهد بود. ملانی معتقد است که کاهش 50 درصدی بازه آشناسازی برای کارکنان کلیدی، باعث افزایش چشمگیر درآمد شرکت خواهد شد. ملانی که حالا مدیریت ده‌ها کارمند را بر عهده دارد به کارآفرینان توصیه می‌کند که به خودشان اعتماد داشته باشند و هنگام شروع مسیر حرفه‌‌ای خود، ابتدا عمیقا به خود بیندیشند و از خود بپرسند «من که هستم؟ چه چیزی من را منحصر به فرد می‌کند؟ پایبند چه چیزهایی هستم؟» او می‌گوید: «اینها را بنویسید و ورژن حقیقی و ناب خود را به دنیا عرضه کنید.‌»