امکان تشخیص هزینه‌های جابه‌‌جایی و میزان فرسودگی کارکنان، توسط متخصصان مالی
برای حفظ کارکنان از داده استفاده کنید
استخدام، آشناسازی و آموزش نیروهای جدید هزینه‌‌بر است. به علاوه، یکسری هزینه‌های غیرمالی روی دست صاحبان کسب‌‌وکار می‌‌گذارد که عبارتند از: از دست دادن مهارت‌‌های نیروهای قبلی و تخریب روحیه و کم شدن تعهد نیروهای باقی‌‌مانده که وظایف بیشتری به آنها تحمیل می‌شود، متزلزل شدن روابط با مشتریان یا فروشنده‌های مواد اولیه، و از بین رفتن فرصت‌‌های بالقوه در زمانی که تیم تکمیل نیست. نیرویی که رفته، یک دانش سازمانی را با خود می‌‌برد که یادگیری دوباره آن برای فرد جایگزین‌‌شده جدید، ممکن است ماه‌ها یا حتی سال‌ها طول بکشد.
برندا موریس، از مدیران ارشد شرکت Financial Partners، واقع در منهتن، می‌گوید: «همه اینها یعنی رکود بهره‌‌وری.»
از آنجا که اشکال مختلف «استعفای بزرگ» در جاهای مختلف دنیا دیده شد و شرکت‌‌ها را برای پر کردن پست‌‌های خالی شده تحت فشار قرار داد، می‌توانیم بگوییم متخصصان مالی می‌توانند در استفاده از تجزیه و تحلیل داده برای کاهش فرسودگی کارکنان و همچنین کاهش هزینه‌های جابه‌‌جایی نیروی کار، نقش مهمی ایفا کنند. این موضوع هم به نفع تیم‌‌های خودشان است و هم کل شرکتشان. برخورداری از نیروی کار ثابت و چابک، به خیلی از شرکت‌‌ها کمک کرد در ابهامات و اختلال‌‌های دو سال گذشته، منعطف‌‌تر عمل کنند و موفق باشند.
به گفته الستر وودز، از مدیران PwC در لندن، بخش تجزیه و تحلیل و مشاوره افراد و سازمان‌ها، اعضای تیم‌‌های مالی «کنجکاو و تشنه جمع‌آوری داده هستند و این توانایی را دارند که مشکلات را با عدد و رقم حل کنند.این یک برگ برنده است.»
تا چند سال پیش، بنیان‌‌گذاران شرکت‌‌ها برای اداره کسب‌‌وکارشان، به‌‌شدت وابسته به تجربیات خود بودند یا خیلی از تصمیم‌‌ها را غریزی می‌گرفتند. اما این رویکرد حالا عوض شده و مدیران شرکت‌‌ها از تجزیه و تحلیل داده و تصویرسازی از طریق داشبوردهای همزمان استفاده می‌کنند تا تصمیم‌‌های استراتژیک بگیرند. این کار باعث می‌شود پیش‌‌بینی‌‌های آنها - مثلا درباره پذیره‌‌نویسی وام - دقیق‌‌تر باشد.
نتیجه این کار، پیشرفت چشمگیر در شکل‌‌گیری تفکر استراتژیک در شرکت است و نمونه‌‌ای است از اینکه تجزیه و تحلیل داده چگونه روش تفکر مدیران مالی را درباره نقششان متحول کرده است. خیلی از مدیران مالی، تازه پتانسیل‌‌های تجزیه و تحلیل داده را کشف کرده‌‌اند و با اینکه هنوز چالش‌‌هایی باقی مانده، نتایج هیجان‌‌انگیزی در حال بروز است. کارشناسانی مانند کریس آرجنت، مدیرعامل شرکت مالی Generation CFO، اعلام کرده که تجزیه و تحلیل داده به اثربخش‌‌ترین روش مدیران مالی برای افزودن ارزش استراتژیک تبدیل شده است. به گفته آرجنت، برای رسیدن به چنین چیزی، باید مهارت‌‌های تیمی را با آگاهی دیجیتال و آموزش تجزیه و تحلیل داده، ارتقا داد. او می‌گوید: «شاهدیم که شناخت از این قابلیت جدید افزایش یافته و حتی تقاضا برای آموزش زبان برنامه‌نویسی بیشتر شده تا تیم‌‌های مالی بتوانند داده‌ها را سریع‌‌تر بگیرند و به شکل اثربخش‌‌تری از آنها استفاده کنند.»
استفاده از تخصص مالی در عمل
در اینجا بهترین اقداماتی را که اعضای تیم مالی می‌توانند انجام دهند، معرفی می‌کنیم:
چشم‌‌انداز خود را وسعت دهید
به گفته موریس، رهبران مالی و حسابداری باید بر امور مالی دقیق و به‌‌موقع، مدل‌‌سازی خوب، و حمایت از استراتژی‌‌های کسب‌‌وکار متمرکز شوند. «ممکن است آنها از تیم پرداخت حقوق یا منابع انسانی، درباره معیارهایی برای حفظ کارکنان یا حوزه‌های دیگر حمایت کنند، اما بیشتر آنها از داده یا تحلیل‌‌های پیش‌‌بینی‌‌کننده استفاده نکرده‌‌اند تا به شرکت‌‌ها در مدیریت جابه‌‌جایی کارکنان یا تبدیل شدن ترک کار آنها به یک روتین، کمک کنند.»
این اتفاق در حال پیشرفت است، چرا که مدیران مالی بیشتری نقش خود را در این حوزه توسعه می‌دهند. موریس اضافه می‌کند: «با توجه به اندازه سازمان، فرصتی واقعی برای همکاری با منابع انسانی یا افراد و تیم‌‌های فرهنگی وجود دارد تا در این زمینه وارد عمل شوند.» کاهش فرسودگی درون تیم مالی و حسابداری، یک هدف مهم است، چون تقاضا برای متخصصان در این حوزه بالا است. موریس می‌گوید که به‌عنوان مثال، مشکلات مربوط به جابه‌‌جایی کارکنان، بر امکان بستن سریع حساب‌‌های شرکت، تاثیر می‌‌گذارد.
همچنین، این روزها بیشتر کارهای جزئی مالی و حسابداری را می‌توان با الگوریتم‌‌ها، ابزارهای تطبیق، و فرآیندهای سیستمی شده انجام داد و این، به امور مالی و حسابداری امکان می‌دهد ارزش خیلی بیشتری به کارشان اضافه کنند. موریس می‌گوید: «حالا آنها می‌توانند برای مدیریت و تحلیل استثناها، تحقیقات، و تفکر نقادانه زمان بیشتری بگذارند. مدیران مالی و حسابداری می‌توانند این بازو را تقویت کنند.»
از طیفی از منابع برای جمع‌آوری داده بهره‌‌برداری کنید
به‌عنوان مثال، نظرسنجی‌‌هایی که درباره رضایت کارکنان صورت می‌گیرند، می‌توانند به یک شرکت بگویند افراد چقدر از کار کردن در آنجا راضی هستند و ارزیابی‌‌های عملکرد مدیران، می‌توانند میزان اثربخشی کارکنان را بسنجند.
خیلی از سازمان‌ها هم به «مدل جابه‌‌جایی» که میزان ترک کار افراد و استخدام نیروهای جدید را نشان می‌دهد، و «مدل هزینه جایگزینی» که مقدار هزینه از دست دادن نیروهای قدیمی را می‌‌سنجد، نگاه می‌کنند. هر یک از این مدل‌ها را می‌توان برای ایجاد یک میانگین برای کل سازمان مورد استفاده قرار داد، یا داده‌ها را طبقه‌‌بندی کرد و هر یک از سطوح شغلی را جداگانه بررسی کرد. به‌علاوه، تجزیه و تحلیل‌‌های پیش‌‌بینی‌‌کننده می‌توانند نرخ حفظ کارکنان در آینده را به صورت تقریبی به ما بگویند. به عنوان مثال، یک مدل «ارزش مادام‌‌العمر» که معمولا در بازاریابی مورد استفاده قرار می‌گیرد، می‌تواند با استفاده از داده‌های قدیمی در فضای منابع انسانی مورد استفاده قرار گیرد تا مثلا مشخص کند افراد در یکسری مشاغل مشخص، چقدر می‌‌مانند. سپس سازمان می‌تواند با استفاده از داده‌های نظرسنجی از میزان رضایت کارکنان، تحلیل رگرسیون (فرآیند آماری برای تخمین روابط بین متغیرها) انجام دهد تا بهترین انگیزه ممکن را برای حفظ کارکنان ایجاد کند. معیارهای «هزینه به ازای هر استخدام» که ارزش اجتناب از جابه‌‌جایی بیش از حد کارکنان را نشان می‌دهند، یک ابزار مهم دیگر محسوب می‌شوند، چون می‌توانند سازمان‌هایی را که بیش از حد نیرو از دست می‌دهند، به تمرکز بر افزایش نرخ حفظ کارکنان تشویق کنند.
مشکلاتی را که می‌خواهید حل کنید، هدف قرار دهید
به گفته وودز، اگر یک شرکت با فرسودگی کارکنان مواجه است و اگر بداند این فرسودگی در کدام سطح یا منطقه رخ داده - مثلا بعد از مدت زمان مشخصی از تصدی یک شغل، درباره یک جنسیت خاص، یا بر اساس هر الگوی دیگری در پایگاه داده- بهتر می‌تواند مشکل را حل کند.
او برای مشتریانش، یک نقشه نیروی کار درست می‌کند که کل کارکنان را پوشش می‌دهد. همچنین یک نقشه حرارتی (یا هیت مپ، نقشه‌‌ای گرافیکی است که داده‌ها را به صورت تصاویر رنگی نشان می‌دهد تا درک و تحلیل آنها را ساده‌‌تر کند) درست می‌کند که حوزه‌های دچار فرسودگی را نشان می‌دهد. نقشه حرارتی به عنوان مثال می‌تواند نشان دهد کدام حوزه‌های سازمانی نرخ فرسودگی ۵درصد دارند و کدام حوزه‌ها با ۲۵ یا ۳۰ درصد فرسودگی مواجه شده‌‌اند. وودز می‌گوید: «این تصویرسازی واقعا قدرتمند است.» شرکت‌‌ها سپس می‌توانند مشخص کنند آیا مساله‌ای که باعث فرسودگی شده، به پاداش و مزایا مربوط است یا نداشتن زمان انعطاف‌‌پذیر، فرصت‌‌های ارتقا، مدیریت غیرموثر، شفافیت کاری یا هر نگرانی دیگر. وودز می‌گوید: «درباره جماعت کارکنان، جزئیات خیلی زیادی وجود دارد. داده‌ها به شما امکان می‌دهند بر این جزئیات کنترل داشته باشید.»
وودز با یک سازمان خدمات حرفهای کار می‌کرده که بعد از سرمایه‌‌گذاری هنگفت در یک برنامه آموزشی، با بحران از دست دادن تعداد زیادی از کارکنان تقریبا تازه‌‌وارد مواجه شده بود. تجزیه و تحلیل داده‌های کارکنان، نشان داد بیشترین آمار ترک شرکت، مربوط به کارکنانی است که هنوز ارتقای شغلی نگرفته‌‌اند. شرکت توانست با ایجاد و انتقال یک چارچوب پیشرفت شغلی، فرسودگی را کم کند. این چارچوب، به افراد کمک می‌کرد برآیند پنج سال سابقه کاری خود در شرکت را بدانند و در صورت ماندگاری، یک مسیر ارتقای شغلی و افزایش حقوق، پیش روی آنها قرار می‌‌داد. در یک مورد دیگر، یکی از مشتریان وودز به این نتیجه رسیده بود که بیشترین آمار ترک کار، مربوط به کارکنانی که بالاترین نرخ عملکرد را دارند نیست، بلکه بیشتر افرادی شرکت را ترک می‌کردند که سطح عملکردشان پایین‌‌تر از معمول بود و اغلب در دهه ۳۰ زندگی خود بودند و نگرانی‌‌هایی بابت اجاره خانه یا هزینه نگهداری از فرزند داشتند و می‌خواستند حقوقشان افزایش یابد. در چنین موقعیتی، یک سازمان می‌تواند تصمیم بگیرد آیا ارزشش را دارد که حقوق بیشتری به این گروه بپردازد و فرصت‌‌های بیشتری در اختیارشان قرار دهد یا فقط برای افراد خاصی که عملکرد خوب دارند ارزش قائل شود. وودز می‌گوید، در هر دو مورد «استفاده از داده کلید کار است».
فکر نکنید به تلاش‌‌های خیلی پیچیده‌‌ای نیاز دارید
وودز می‌گوید ابزارهایی که در این مسیر لازم دارید، نسبتا ساده و در دسترس هستند. نخستین قدم این است که اطلاعات را از سیستم‌‌های منابع انسانی بیرون بکشید و وارد یک داشبورد کنید. او در همکاری با مشتریانش، از داشبوردهایی مثل Tableau استفاده می‌کند. قدرت در دست آن ابزار تکنولوژی نیست، بلکه امکان تصویرسازی در یک داشبورد و توانایی تغییر تنظیمات آن در لحظه، اهمیت دارد. وودز می‌گوید «با کمک اکسل، می‌توانید داده‌هایی را که نیاز دارید بررسی کنید و به دست آورید. سپس داده‌ها را یک‌‌جا روی یک داشبورد که روندها را در سازمان یا در یک بخش خاص نشان می‌دهد و الگوها را به نمایش می‌‌گذارد، داشته باشید.»
به گفته وودز، در یک سازمان کوچک، یک فرد تازه‌‌کار هم می‌تواند با استفاده از این اقدامات، فرآیندی برای تجزیه و تحلیل فرسودگی شغلی کارکنان درست کند. سازمان‌هایی که مایل نیستند در همان ابتدا سرمایه‌‌گذاری بزرگی در این زمینه داشته باشند، می‌توانند با اشتراک‌‌های آزمایشی، بهترین ابزارها را برای خود شناسایی کنند.
فاکتور انسانی را نادیده نگیرید
تجزیه و تحلیل یک ابزار ارزشمند است، اما نمی‌توان آن را جایگزین قضاوت حرفهای کرد که مثلا می‌تواند تصمیم بگیرد کدام کارکنان سازمان واقعا می‌خواهند بمانند. فرسودگی طبیعی، می‌تواند افراد جدید را وارد سازمان کند و امکان ارتقای شغلی بقیه را فراهم می‌کند. موریس می‌گوید: «منظور این نیست که یک «درب گردان» می‌خواهید، بلکه صرفا نباید همه آنها را دو‌دستی بچسبید.»
سیستم‌‌های سنجش استعداد و عملکرد خوب، می‌توانند در تشخیص اینکه کدام کارکنان بیشترین ارزش را دارند، مفید باشند. اما سازمان‌ها باید به یاد داشته باشند که در برخی موارد، بررسی عملکرد ضعیف، ممکن است نشان‌دهنده تعهد پایین کارکنان باشد. بررسی‌‌های موسسه گالوپ، نشان می‌دهد در سطح دنیا ۲۰ درصد کارکنان به کار خود تعهد دارند.
خطری که وجود دارد، این است که سازمان‌ها به کارکنان خوب اجازه می‌دهند بروند، در حالی که تعهد بیشتر می‌تواند آنها را موثرتر و بهره‌‌ورتر کند. یک رابطه میان‌‌فردی قوی با سرپرست، می‌تواند به شناسایی این کارکنان خوب - و در نهایت حفظ آنها -کمک کند.
موریس می‌گوید: «در جایی که فرآیند حفظ کارکنان کاملا دیجیتالی شده است، نمی‌توانید کار کنید. افراد می‌خواهند صدایشان شنیده شود و به حرفهای طرف مقابل گوش کنند. آنها می‌خواهند کسی به آنها بگوید کارشان چطور است.»
یک تجربه کاربر قوی برای کارکنان، مزیت دیگری در استخدام است. این تجربه می‌تواند ارائه تکنولوژی به‌‌روزی باشد که انجام کار، همکاری و دسترسی به داده‌های داخلی مهم را برای کارکنان راحت‌‌تر می‌کند.
همچنین پیشنهادهای متقابل می‌توانند مانع رفتن کارکنان خوب شوند. به گفته موریس، خیلی از سازمان‌هایی که با او کار می‌کنند، از تجزیه و تحلیل داده و ابزارهای هوش کسب‌‌وکار استفاده می‌کنند تا داده‌های بازار را از اینترنت جمع‌آوری کنند و حقوق و مزایای قابل مقایسه را برای اعضای تیم داخلی و همچنین پست‌‌های جدیدی که در سازمان نیرو می‌گیرند، تحلیل کنند. توانایی استخراج این اطلاعات، امکان مقایسه آنی حقوق را فراهم می‌کند و به حفظ و استخدام افراد کمک می‌کند.
تغییر به سوی دورکاری در دوران پاندمی، یک ملاحظه مهم دیگر در تعیین انتظارات عملکرد یا تفسیر داده‌های عملکرد است. برخی افراد ممکن است این توانایی را داشته باشند که همه کارهای خود را ظرف۶ ساعت در خانه انجام دهند، در حالی که قبلا مجبور بودند ۸ ساعتی که از آنها انتظار می‌‌رفت را در دفتر کار حضور داشته باشند. نکته کلیدی این است که برای حفظ کارکنان، همیشه به یک توازن بین داده و تعهد فردی نیاز است.
به‌دست آوردن یک کرسی
مایکل لیبرمن، بنیان‌‌گذار شرکت مشاوره آماری Multivariate و استاد تحقیقات بازار در دانشگاه نیویورک می‌گوید: «قدرت در داشتن اطلاعات است. اطلاعات به شرکت‌‌ها امکان می‌دهد تصمیم‌‌های بهتری در حوزه منابع انسانی بگیرند.»
افزایش دستمزد و کمبود نیروی کار، باعث شد شرکت‌‌ها از داده‌های مربوط به حفظ کارکنان، بهره بیشتری ببرند. وودز می‌گوید: «هر چیزی که سرعت فرسودگی را کند می‌کند، می‌تواند به اثربخش بودن بیشتر سازمان کمک کند.»
برخی سازمان‌ها از گروه‌های چابک یا تیم‌‌هایی با وظایف مختلف که تمرکزهای ویژه دارند، استفاده می‌کنند تا به مسائلی مثل حفظ کارکنان بپردازند. بخش مالی هم باید مثل منابع انسانی و کارشناسان مدیریت پروژه، یک کرسی در حوزه جمع‌آوری و تحلیل داده داشته باشد.
به گفته وودز، «این رویکرد به سازمان کمک می‌کند نقاط بین استراتژی نیروی کار، فرسودگی و شکاف‌‌ها در مهارت را به هم وصل کند و امکان مداخلات هدفمندتر را فراهم آورد. در این صورت، به جای یک رویکرد ثابت برای همه، پیشنهادهای متناسب‌‌سازی‌شده‌‌تری به افراد ارائه می‌شود.»
