برای صد‌ساله شدن باید نخست متولد شد

از کجا بفهمیم بازخورد نشان‌دادن کافی است

مترجم: سيدحسين علوي لنگرودي [e-mail] منبع: MIT Sloan Management Review شاید شما هم جزو آن دسته از نومدیرانی هستید که از گوشه و کنار شنیده‌‌‌اید، یکی از کارکردها و وظایف اصلی مدیران، بازخورد نشان‌دادن به دیگران است که البته این کاملا درست و منطقی است و هیچ‌‌‌کس به شما نمی‌‌‌گوید، نباید به زیردستان، همکاران یا مافوق‌‌‌های خود بازخورد نشان ندهید؛ اما مشکل هنگامی آغاز می‌شود که بازخورد نشان‌دادن از حالت تعادل و کفایت خارج می‌شود و شکلی افراطی و بی‌‌‌جهت به خود می‌گیرد. در این حالت، بازخورد نشان دادن به دیگران نه‌‌‌تنها فایده‌‌‌ای ندارد و نتایج موردنظر را به بار نمی‌‌‌آورد، بلکه معمولا اثری مخرب خواهد داشت و شرایط را بدتر می‌کند.

واقعیت این است که نمی‌‌‌توان و نباید انتظار داشت بازخوردهایی که به دیگران نشان می‌‌‌دهیم، به‌‌‌سرعت و به‌‌‌طور کامل به تغییر رفتار و کردار آنها منجر شود و معمولا مدتی طول می‌‌‌کشد تا بازخوردهای ما به ثمر بنشیند و شرایط مطلوب‌‌‌تری را رقم بزند.

درواقع، بازخوردها با هدف ایجاد تغییر ارائه می‌‌‌شوند و انسان‌‌‌ها هم میانه چندان خوبی با تغییر و تحول ندارند و در برابر بسیاری از تغییرات مقاومت می‌کنند. حتی کسانی که بازخوردها را با آغوشی باز می‌‌‌پذیرند و دوست دارند از دیگران بازخورد بگیرند هم در صورت زیادشدن بازخوردهایی که از دیگران دریافت می‌کنند، به‌‌‌تدریج دچار احساس منفی و ناخوشایندی می‌‌‌شوند و هم از بازخورد گرفتن و هم فرد یا افرادی که بیش‌‌‌ازحد به آنها بازخورد نشان می‌دهند، بدشان می‌‌‌آید. بنابراین مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها، به‌‌‌ویژه آنهایی که به‌‌‌تازگی به جرگه مدیران پیوسته‌‌‌اند و دوست دارند از طریق بازخورد نشان دادن به کارکنانشان به بهتر شدن عملکرد آنها و سازمان‌های تحت امرشان کمک کنند، باید به واقعیتی به نام «بسندگی بازخورد» و میزان مطلوب بازخورد نشان‌دادن در سازمان توجه کنند. در ادامه به نکاتی پیرامون سطح مطلوب و کافی بازخورد اشاره خواهد شد.

 آستانه تحمل افراد مختلف در برابر بازخوردهای منفی متفاوت است

اگر شما در موقعیتی قرار دارید که باید نسبت به عملکرد دیگران بازخورد نشان دهید، خیلی خوب است که این کار را به شکلی منطقی، هدفمند و با در نظر گرفتن ویژگی‌‌‌های شخصیتی و عاطفی افرادی که می‌‌‌خواهید به آنها بازخورد نشان دهید، به انجام برسانید. باید با دقت و وسواس زیادی بررسی کنید آیا فردی که می‌‌‌خواهید به او بازخورد نشان دهید، کسی است که دوست دارد به چالش کشیده شود و از موردانتقاد قرار گرفتن بدش نمی‌‌‌آید یا فردی است که بازخورد نشان دادن بیش‌‌‌ازحد باعث از بین رفتن اعتمادبه‌‌‌نفس او و کاهش کارآیی‌‌‌اش می‌شود. درواقع هر فردی در قبال بازخوردهایی که به او نشان داده می‌شود، دارای آستانه تحمل خاص خود است و شناخت دقیق این آستانه تحمل و مدیریت آن جزو ظرافت‌‌‌ها و مهارت‌‌‌های کلیدی موردنیاز مدیران محسوب می‌شود. معمولا اغلب افراد از دریافت بازخوردهای مثبت خوشحال می‌‌‌شوند و احساس غرور می‌کنند و در برخورد با اغلب بازخوردهای منفی و انتقاداتی که نسبت به عملکردشان صورت می‌گیرد، موضع دفاعی و خصمانه می‌‌‌گیرند. بااین‌‌‌همه، افرادی هستند که نه به خاطر دریافت بازخوردهای مثبت بیش‌‌‌ازحد دچار غرور و خودبزرگ‌‌‌بینی می‌‌‌شوند و نه به خاطر دریافت بازخوردهای منفی دچار سرخوردگی و ناامیدی؛ این افراد از بازخوردهای مثبت و منفی که دریافت می‌کنند برای اصلاح خود و بهتر شدن مستمرشان بهره می‌‌‌برند. علاوه بر این، تعدادی از افراد در هر سازمانی که هستند به‌‌‌طورکلی با بازخورد گرفتن مشکل ‌‌‌دارند؛ در واقع بازخوردهای مثبت برای آنها بی‌‌‌اهمیت و کم‌اثر است و باعث افزایش اعتمادبه‌‌‌نفس و علاقه آنها به کار بیشتر نمی‌شود و دریافت بازخوردهای منفی هم برایشان خیلی گران تمام می‌شود و آنها را به‌‌‌شدت و برای مدت‌‌‌های طولانی به هم می‌‌‌ریزد. بنابراین، مدیران باید ضمن شناسایی دقیق آستانه تحمل هرکدام از کارکنانشان در برابر بازخوردهای مثبت و منفی، برای این کار برنامه‌‌‌ریزی و چاره‌‌‌اندیشی کنند و در این زمینه نباید فقط از یک‌روش و رویکرد واحد و یکسان استفاده کنند و اگر چنین نکنند به‌‌‌طور حتم با چالش‌‌‌های بسیاری در زمینه بازخورد نشان‌دادن به کارکنانشان مواجه خواهند شد.

 علامت‌‌‌های کافی بودن بازخوردها

بازخورد نشان دادن به دیگران هنگامی موثر و مفید خواهد بود که به‌‌‌اندازه باشد و اینکه یک مدیر بفهمد چه زمانی و در چه مرحله‌‌‌ای باید دست از بازخورد نشان دادن بردارد، جزو مهارت‌‌‌هایی است که هر مدیری باید به‌‌‌خوبی از آن برخوردار باشد. در اینجا به چهار مورد از علامت‌‌‌هایی اشاره خواهد شد که با مشاهده آنها باید بفهمید بازخورد نشان دادن به فرد موردنظر کافی است و نباید ادامه پیدا کند:

۱. بی‌‌‌حسی و رخوت: بسیاری از افراد در صورت دریافت بازخوردهای بیش‌‌‌ازحد و تکراری دچار نوعی احساس رخوت و سستی می‌‌‌شوند و قدرت فکر کردن و واکنش درست نشان‌دادن را از دست می‌دهند. بنابراین اگر حس کردید افرادی که در حال بازخورد نشان دادن به آنها هستید با بی‌‌‌توجهی و بی‌‌‌حالی به صحبت‌‌‌های شما گوش می‌کنند، بدانید که زمان آن فرارسیده تا بازخورد نشان‌دادن را متوقف کنید.

۲. تهی شدن از نظر عاطفی: گاهی اوقات افرادی که در حال گوش کردن به بازخوردهای منفی از طرف ما هستند، از نظر عاطفی و احساسی دچار مشکل می‌‌‌شوند و احساسات منفی بروز می‌دهند. بروز این احساسات باید زنگ خطر را برای شما به صدا درآورد و در اینجاست که باید روند بازخورد نشان دادن به آنها را متوقف کرد.

۳. واکنش نشان ندادن به بازخوردهای مثبت: در بسیاری موارد، افرادی که بازخوردهای مثبت بیش‌‌‌ازاندازه‌ای از ما دریافت می‌کنند، به نوعی مصونیت و بی‌‌‌تفاوتی در برابر بازخوردهای مثبت دچار می‌‌‌شوند و دریافت بازخوردهای مثبت بیشتر برای آنها بی‌‌‌فایده و بی‌‌‌اثر خواهد بود. در این مرحله حتما باید از ادامه دادن چنین بازخوردهایی خودداری کرد.

۴. عدم‌مشارکت: گاهی اوقات در اغلب بخش‌‌‌های یک سازمان نوعی احساس عدم‌مشارکت و بی‌‌‌میلی نسبت به شرکت کردن در کارهای تیمی مشاهده می‌شود؛ آن‌‌‌هم به این دلیل که بازخوردهای مثبت یا منفی نشان داده‌‌‌شده درگذشته تا به آن حد زیاد و بیش‌‌‌ازاندازه بوده که افراد و اعضای تیم‌‌‌های کاری از ترس موردانتقاد قرار گرفتن و دریافت بازخوردهای بیشتر از طرف مافوق‌‌‌های خود ترجیح می‌دهند عطای مشارکت را به لقایش ببخشند، درنتیجه تمایلی به مشارکت بیشتر در کارها و کار تیمی از خود نشان نمی‌‌‌دهند و به جای آن ترجیح می‌دهند به‌‌‌تنهایی و طبق چارچوب وظایفی که به آنها محول شده است، حرکت کنند و از انجام فعالیت‌‌‌های داوطلبانه خودداری می‌‌‌کنند.