چگونه به مدیر و همکارها «نه» بگوییم؟
مشاور عزیز،
من تبدیل به آدمی شده‌‌‌ام که همه همکارها برای کمک گرفتن در هر زمینه‌‌‌ای سراغم می‌‌‌آیند به جایی می‌‌‌رسم که دیگر از پس همه درخواست‌‌‌ها نمی‌‌‌آیم. از آن آدم‌‌‌هایی هستم که در روز جشن تولد خودم، به خودم می‌‌‌آیم و می‌‌‌بینم دارم گوشی موبایل دوستم را درست میکنم. دوست دارم به دیگران کمک کنم و سرگرم باشم اما هر چیزی حدی دارد.
مهم نیست که شغل من در اصل چه بوده و برای چه کاری استخدام شده‌‌‌ام. معمولا وقتی همکاری از شرکت می‌رود یا به مرخصی استعلاجی یا زایمان می‌رود، کارش به من محول می‌شود. چند نفر از سرپرست‌‌‌ها گفته‌‌‌اند که از من خوششان می‌‌‌آید چون کافی است کاری از من بخواهند و می‌‌‌دانند راست و ریستش خواهم کرد.
در جایگاه فعلی‌‌‌ام، کارهای خودم را به خوبی انجام می‌‌‌دهم، وظایف فنی دو نفر از همکارها را که به یک پروژه بزرگ‌تر ملحق شده‌‌‌اند بر عهده دارم، هر کم و کسری‌‌‌ای در پذیرش باشد، من نفر اولی هستم که کمک میکنم و جایگزین یکی از کارمندهای پاره‌‌‌وقت در یکی دیگر از واحدها هستم. گاهی هم کارهای نظارتی و مدیریت پروژه را انجام می‌‌‌دهم که معمولا رئیسم به آنها رسیدگی می‌کند.
وضعیت در شغل‌‌‌های سابقم هم به همین منوال بوده. قبل از کرونا، وقتی در این شرکت استخدام شدم، صراحتا به رئیسم گفتم که دلیل استعفایم از شرکت قبلی، حجم بالای مسوولیت‌‌‌ها و ساعات کارم بوده. او هم به من اطمینان داد که اینجا چنین مشکلی نخواهم داشت. اما این‌طور شد.
همکارانم پیشنهاد دادند وانمود کنم که از انجام کار اصلی خودم هم عاجزم یا خرابکاری کنم اما من از این ایده‌‌‌شان بدم می‌‌‌آید چون وقتی می‌‌‌گویند بعضی از کارهایشان را انجام نمی‌‌‌دهند و مشکلی پیش نمی‌‌‌آید، یادم می‌‌‌افتد دلیلش این است که من آنها را انجام می‌‌‌دهم و گندکاری‌‌‌های‌شان را جمع میکنم.
خسته شدم از بس به یک دلیل، مجبورم شغل عوض کنم. چطور شغلی پیدا کنم که دوباره در چنین موقعیتی قرار نگیرم؟ یا چه تغییری در رفتارم ایجاد کنم که این اتفاق نیفتد؟ دوست دارم شغل خودم را درست انجام دهم بدون اینکه مجبور باشم کار دیگران را انجام دهم.
پاسخ: دوست عزیز، من موافق توصیه همکارانت نیستم چون امکان ندارد آدم وظیفه‌‌‌شناسی مثل تو بتواند چنین توصیه‌‌‌ای را عملی کند. البته ممکن است جواب دهد و راستش، شاید مجبور شوی گاهی این کار را بکنی، چه بخواهی چه نخواهی. اما وقتی آدمی هستی که انجام کار درست، برایت مهم است، اتکا به این توصیه به عنوان استراتژی اولیه می‌تواند آزاردهنده باشد. به جایش من پیشنهاد میکنم که آن بخشی از کارت را درست انجام دهی که اصلا فکر نمی‌کردی جزئی از کارت باشد: «تعیین حد و مرزهای زمانی و کاری.»
به نظر می‌رسد که تو یک تمایل ذاتی برای کمک به دیگران داری و آدم کاربلدی هستی. آدم‌‌‌ها هم از همین اخلاقت استفاده می‌کنند. گرچه این در کوتاه‌‌‌مدت می‌تواند به نفع همکارهایت باشد، اما در بلندمدت نه. نه تنها به مرور بی‌‌‌روحیه و خسته خواهی شد، بلکه هزینه واقعی انجام کارهایشان را نیز از آنها پنهان خواهی کرد. درست نیست یک مدیر فکر کند یک نفر به تنهایی می‌تواند وظایف A تا F را انجام دهد و سپس جذب نیرو و بودجه‌‌‌بندی را بر همین اساس اجرا کند. اگر تو بروی، در واقع مجبورند برای پر کردن جای خالی تو، سه نفر استخدام کنند. البته مساله مهم‌تر این است که این وضعیت، برای تو مشکل‌‌‌زاست چون دارد کیفیت زندگی و سطح انرژی و رضایت شغلی‌‌‌ات را پایین می‌‌‌آورد. اما چون تو تمایل داری مفید باشی، بد نیست از نظر ذهنی به خودت بقبولانی که کاری که داری انجام می‌‌‌دهی در واقع در بلندمدت آن‌قدرها هم مفید نیست.
باید حد و مرزهای زمانی و انرژی خود را مشخص کنی، حتی وقتی می‌توانی کاری را در برنامه‌‌‌ات بگنجانی. سعی کن عادت کنی کارهایی که «می‌توانی» انجام دهی را دائما بسنجی، نه بر این اساس که «اگر تمام لذت و کیفیت شغلم را فدا کنم، چقدر کار می‌توانم انجام دهم»، بلکه بر اساس «حجم کار معقولی که طی یک هفته کاری نرمال می‌توانم انجام دهم بدون اینکه فرسوده شوم یا از من بیگاری بکشند». مثلا اگر خواستند کاری به تو بسپرند بگو: «همین حالا هم سرم کلی شلوغ است و برای کار اضافه وقت ندارم» یا «اگر می‌‌‌خواهی X را انجام دهم، مجبورم دست از انجام Y بکشم» یا «می‌‌‌خواستم مطمئن شوم که با هم در مورد اولویت‌‌‌هایم هم‌‌‌نظریم. تا جایی که می‌‌‌دانم A، B و C مهم‌ترین کارهایی هستند که باید مورد رسیدگی قرار گیرند. با فرض بر اینکه روی آنها تمرکز کنم، در این سه‌ماهه، دیگر برای D و E وقت نخواهم داشت. می‌توانم جین را آموزش دهم که آنها را انجام دهد یا کسی را برای کمک استخدام کنیم یا می‌توانیم برای یک مدت نامعلوم، آنها را به تعویق بیندازیم تا راه‌حلی پیدا کنیم. اما می‌‌‌خواهم شفاف بگویم که نمی‌توانم همه این‌‌‌ها را انجام دهم پس بهتر است اول مشخص کنیم که روی چه کارهایی باید تمرکز کنم و چه کارهایی باید از لیست اولویت‌‌‌ها خارج شوند.»
اگر به تو گفتند راهی برای انجام همه این کارها پیدا کن، بگو: «در یک روز، ساعات کافی برای یک نفر وجود ندارد که همه این‌‌‌ها را انجام دهد پس کلی از این کارها باید به بعدا موکول شود تا وقت داشته باشم که به نظر نمی‌رسد تا چند ماه آینده، این اتفاق بیفتد. شاید حتی تا پایان سال، مگر اینکه یک نفر را برای انجام A و B استخدام کنیم.»
راهش این است که همیشه به این رویه پایبند باشی. اگر وسوسه کمک کردن داری، کارت سخت می‌شود. این مشکل را باید خودت حل کنی و این یعنی رد پذیرش مسوولیت بیشتر از توانت.
این را هم بگویم که وقتی همه نیازهای کارفرمایت را تامین می‌‌‌کنی، اجازه نمی‌‌‌دهی برای یافتن راه‌حل، احساس نیاز کند. وقتی کارها لنگ می‌‌‌ماند و همه‌‌‌شان را تو شخصا به دوش می‌‌‌کشی، آنها حس نمی‌‌‌کنند مساله اورژانسی است. در حال حاضر، برای سازمان بهتر است کارها انجام نشوند. این‌جوری، می‌‌‌فهمند که مشکل جدی و فوری است و باید برای رفعش، راه‌حل بهتری پیدا کنند.
ظاهرا تو خودت را وقف کرده‌‌‌ای تا کارها بی‌‌‌دردسر پیش بروند. اما منطقی نیست کاسه داغ‌‌‌تر از‌آش باشی. اگر مدیران واقعا به این چیزها اهمیت می‌دهند باید منابع را مطابق با آن، تخصیص دهند. مثلا نیرو استخدام کنند. تو برای انجام یک کار مشخص استخدام شده‌‌‌ای، نه برای پیش بردن همه کارها. گاهی مردم فکر می‌کنند تعیین حد و مرزها، پیامدهایی برای شغل‌شان دارد. اما ظاهرا تو در تمام شغل‌هایت، کارمند باکفایتی بوده‌‌‌ای و ارزشت را ثابت کرده‌‌‌ای. پس بعید است اگر بگویی «من ابرقهرمان نیستم و توانم محدود است»، اخراج شوی. مدیرانت ممکن است خوششان نیاید، اما بعید است که در دردسر جدی بیفتی. اگر مدیری نسبت به این درخواست منطقی از سوی یک کارمند پربازده، واکنش بد نشان دهد، این نشانه‌‌‌ای است که بهتر است شرکت را ترک کنی.
