کایزن یا بهبود مستمر چیست؟
فلسفه کایزن بر این اصل استوار است که شیوه زندگی انسان شامل زندگی شغلی، زندگی اجتماعی و زندگی شخصی باید پیوسته و به‌طور مداوم بهبود یابد. فرهنگ کایزن و تعامل آن در بین لایه‌ها و سازمان‌های مختلف اجتماعی در ژاپن باعث شده است تا کارخانه به دانشگاه تبدیل شود و دانشگاه به کارخانه، کارگر از مدیر بیاموزد و مدیر از ایده‌های کارگر بهره‌مند شود، پژوهشگر لباس کار بپوشد و به جای نشستن در برج عاج به صحنه تولید بیاید و فعالان صحنه‌های تولید به فکر و تدبیر در باب بهبود کار خویش بپردازند و به پژوهش روی آورند. پیام استراتژی کایزن در این جمله خلاصه می‌شود: حتی یک روز را نباید بدون ایجاد نوعی بهبود در یکی از بخش‌های زندگی، سازمان یا شرکت سپری کرد.
کایزن چیست؟
کایزن ترکیبی دو کلمه‌ای از یک مفهوم ژاپنی است که تعریف آن تغییر به سمت بهتر شدن یا بهبود مستمر و تدریجی است. در واقع کایزن بر این فلسفه استوار است که برای ایجاد بهبود در سازمان‌ها لازم نیست به دنبال تغییرات انفجاری یا ناگهانی باشیم، بلکه هر نوع بهبود یا اصلاح به شرط آنکه پیوسته و مداوم باشد، ارتقای بهره‌وری را در سازمان‌ها به ارمغان خواهد آورد. ژاپن بعد از جنگ جهانی دوم از این روش استفاده کرد. این متد بود که به ژاپن در بازگشتن به عرصه قدرت در صنعت و قوت گرفتن دوباره کسب و کارهایش کمک کرد. در ژاپن همه افراد می‌‌دانند کایزن چیست و در هر سمتی که باشند از آن استفاده می‌کنند. آنها از این متد حتی در زندگی شخصی‌‌شان نیز بهره می‌‌برند. به‌طور کلی برای استفاده از این متد باید به سه موضوع کلیدی توجه کنید:
Muda: فعالیت‌‌هایی را که ارزشی برای سازمان ندارند حذف کنید. این فعالیت‌‌ها اتلاف هستند.
Muri: اگر فعالیتهای مشابه به صورت موازی توسط چند بخش انجام می‌شوند، آنها را باهم ترکیب کنید.
Mura: فعالیت‌‌هایی راکه ارزش افزوده ایجاد می‌کنند و آن را ارتقا می‌دهند به سیستم اضافه کنید.
«یکی از شرکت‌های بنام در به‌کارگیری کایزن شرکت تویوتا است، در سال ۱۹۹۹، هفت هزار کارمند و کارکنان این شرکت با احساس مسوولیت خود، ۷۵ هزارپیشنهاد کوچک و بزرگ ارائه دادند که بیشتر از نیمی از آنها اجرایی شد.» در ادامه مهم‌ترین دستاوردهایی را که با استفاده از این متد به دست خواهید آورد بیان کرده‌‌ایم:
۱. وجودتان برای افراد بیشتری سودمند واقع می‌شود. زیرا بیشتر میدانید و می‌توانید کار بیشتری انجام دهید. ۲. توانایی‌‌هایی خودتان را تا ظرفیت کامل آنها تحقق می‌بخشید. همان‌طور که میدانید اغلب ما از ظرفیت کامل توانایی‌هایمان یا اطلاع نداریم یا اینکه از آنها استفاده نمی‌کنیم. کایزن می‌تواند ما را به پتانسیل واقعی که داریم نزدیک کند. ۳. ذهن و قدرت تخیلتان تکامل پیدا می‌کند و این تکامل از شما فردی متفکر و خلاق‌‌تر میسازد. ۴. قادر خواهید بود تصمیمات بهتری بگیرید و در مواقع نیاز بهتر قضاوت کنید. این موضوع هم به دلیل اطلاعات بیشتری است که دارید. ۵. زمانی که بدانید کایزن چیست و از آن استفاده کنید، به عنوان فردی خردمند در میان دیگران شناخته می‌شوید. باید بدانید این موضوع اغلب نیمی از مبارزه شما برای رسیدن به هدف‌هایتان است. ۶. به خاطر ارزش و دانشی که به دست آورده‌‌اید، سرنوشت و آینده شما تامین است. ۷. افرادی که می‌‌دانند کایزن چیست، در برابر فرآیند کلی کار احساس مسوولیت می‌کنند. بنابراین حتی اگر متوجه اشتباهی که خارج از حیطه کاری آنهاست، بشوند نیز به مسوول آن بخش اطلاع می‌دهند. ۸. در عین حال که شما به خودتان غنا می‌بخشید، با مشارکت در ارائه راهکارهای اصلاحی به سازمان خود نیز کمک می‌کنید تا روز به روز پیشرفت کند. «کایزن روندی است که باید به صورت مرحله به مرحله پیاده‌سازی شود. بنابراین در ضمن اینکه میدانید کایزن چیست، باید از مراحل آن نیز اطلاع داشته باشید.»
مراحل کایزن عبارتند از؛
ناحیه‌‌ای را که هدف کایزن است انتخاب کنید.
گروهی برای کایزن تشکیل دهید.
داده‌های مورد نیاز درباره آنچه اکنون انجام می‌شود و هدف نهایی را جمع‌آوری کنید.
ابزارها و امکاناتی را که برای پیاده‌سازی مراحل کایزن و رشد مستمر در اختیار دارید بررسی کنید.
فعالیتهای مودا، موری و مورا را شناسایی کنید و برای هر کدام از آنها استراتژی مناسبی بچینید.
راهکارهای پیشنهادی گروه را یادداشت کنید و راهکارهای عملی‌‌تر را برگزینید.
با اخذ تایید از مسوول بالا‌دست راهکار را پیاده کنید و تغییرات آن را مورد بررسی قرار دهید.
اگر راهکار جواب داد، آن را به یک روند در سازمان خود تبدیل کنید. اگر جواب نداد، به سراغ راهکار بعدی بروید.
مدل مدیریت کایزن
هر چه از سطوح بالای مدیریت به سطوح پایینتر سازمان می‌آییم از وظایف دسته ایجاد بهبود کاسته و در عوض بر وظایفی که جنبه حفظ و نگهداری بهبود ایجاد دارند، افزوده می‌شود. آنچه از این نمودار می‌فهمیم این است که مدیران سطوح بالاتر سازمان باید همواره بخش اعظم وقت خود را صرف بهبود سازمان کنند و امور جاری را که جنبه نگهداری دارند به سطوح پایینتر واگذار کنند. بنابر این از نگاه کایزن، کارکنان یک سازمان همواره باید به فکر بهبود و حفظ دستاوردهای بهبود در سازمان خود باشند و مدیران سازمان نیز مترصد دریافت نظرات سازنده کارکنان در کاهش ایرادات و بهبود کیفیت خدمات یا محصولات خود باشند.
نتیجه‌‌گیری
توانایی یک سازمان برای پاسخگویی سریع به نیاز بازار، ضامن بقای آن سازمان است و به کارگیری کایزن، مرهم و درمان برای بسیاری از مشکلات سازمان‌ها در مسیر موفقیت خواهد بود. همچنین، بسیاری از مشکلاتی که امروزه گریبان‌‌گیر مدیران ارشد سازمان است، با کمک کایزن و توسط نیروی کاری رده‌های پایینتر، حل و فصل می‌شود و مدیران ارشد می‌توانند به برنامه‌های استراتژیک بپردازند. نکته‌‌ای که حتما باید به آن توجه خاص کرد این است که در طراحی نظام کایزن و برای اجرای موثر و کارآمد آن باید دید جامعی به کلیه عوامل عملیاتی داشت و توجه نکردن کافی و وافی به عوامل یا غفلت از بعضی از آنها موجبات عدم موفقیت در استقرار نظام کایزن را فراهم میسازد. باید به این نکته نیز توجه شود فعالیتهای کایزن باید با توجه به فعالیت و روش کار سازمان شما تعیین شود چراکه هر بخش از یک شرکت یا سازمان بسته به نوع وظیفه و فعالیت خود که در راستای اهداف کلی سازمان تعیین و اجرا می‌شود باید بتواند در جهت بهبود و افزایش بهره‌وری واحد خود با درک اهمیت کایزن نسبت به پیاده‌سازی آن به روش‌های اعلام شده فوق اقدام کرده و اهداف، برنامه‌ها و اقدامات خود را در کمیته اصلی کایزن سازمان به‌منظور به اشتراک گذاشتن تجارب و همچنین تعیین میزان پیشرفت اعلام کند.
