هماهنگی در مورد اهداف، وظایف و محدودیت‌های تیمی
هماهنگ شدن در مورد اهداف مشترک
برخلاف آنچه خیلی از افراد باور دارند، هماهنگی تیمی معادل اتفاق نظر بین همه اعضا نیست. در واقع، مخالفت کردن – که اغلب به اشتباه دشمن هماهنگی و همکاری شناخته می‌شود – بخش مهمی از پالایش ایده‌ها، شناسایی اشتباه‌ها و رشد کردن به عنوان یک واحد جمعی است. بنابراین منظور از تفاوت بین هماهنگی تیمی موفق و شکست‌خورده، این نیست که آیا اعضای تیم کلا اختلاف دارند یا نه، بلکه باید دید در مورد «چه چیزی» با هم اختلاف نظر دارند. استیو جابز گفته معروفی در این زمینه دارد: «وقتی مقصد همه افراد سان‌فرانسیسکو است، خوب است که زمان زیادی را صرف بحث کردن در مورد این کنیم که از چه مسیری می‌توان به آنجا رفت. اما اگر یک نفر بخواهد به سان‌فرانسیسکو برود و یک نفر دیگر بخواهد مخفیانه به سن‌دیگو برود، چنین بحثی وقت زیادی تلف میکند.»
به عبارت دیگر، تیم‌ها می‌توانند در مورد «چگونگی» - که بخشی از فرآیند دینامیک کار تیمی است – با هم اختلاف داشته باشند، اما قبل از اینکه حتی این فرآیند شروع شود، تیم‌ها باید به درک مشترکی از هدف یا همان «چیستی» برسند. در مثالی که جابز زد، همه افراد باید اول در مورد هدف سفر کردن به سان‌فرانسیسکو توافق داشته باشند. یا وارد کردن یک محصول خاص به بازار. یا رشد دادن پایگاه مشتری. یک جلسه لانچ تیمی فرصتی است تا قبل از برداشتن هر قدم دیگری رو به جلو، اهداف روشن و خاص تیم شناسایی شوند.
برای اطمینان از اینکه در مورد اهدافی که تیم مشخص کرده، اتفاق نظر بین اعضا وجود دارد یا نه، جلسه لانچ باید به یک گفت‌وگوی حاوی تبادل‌نظر تبدیل شود. رهبران و اعضای تیم، در عین حال که اطلاعات جدیدی وارد می‌کنند، سوال می‌پرسند، نگرانی‌ها را به میان می‌کشند، و به دیگران پاسخ می‌دهند، سعی می‌کنند اهداف مشترک را از چشم‌انداز خودشان درک و جذب کنند. رهبران تیم باید مطمئن شوند که این مکالمات در یک موضوع کلی، متمرکز می‌ماند. بحث‌های حاشیه‌ای در مورد جزئیات «چگونگی» کار یک مکالمه ضروری است، اما باید در دراز مدت صورت بگیرد. شاید هدف تیم شما یک چیز ساده مثل «ارائه ارزش به ذی‌نفعان در صنعت» باشد. تنها شرطی که وجود دارد، این است که همه اعضای تیم با آن موافق و برای پیشرفت آن کاملا متعهد باشند.
مشارکت‌ها و محدودیت‌ها
نکته عجیب، این است که افراد همیشه در مورد جایگاه‌شان در تیم، واضح و شفاف نیستند. جلسه لانچ یک فرصت ایده‌آل برای هر یک از اعضا است تا نقش‌های فردی خود را به وضوح بیان کنند و در اهداف تیمی مشارکت داشته باشند. یک عضو ممکن است تجربه قبلی خود را در یک پروژه مشابه به کار ببرد. عضو دیگر ممکن است به بی‌تجربگی خودش اذعان کند، اما اشتیاق خود را برای یادگیری نشان دهد. برخی افراد دیگر هم ممکن است شایستگی خود را در مورد یک مهارت خاص که برای تحقق هدف تیم مورد نیاز است، نشان دهند. درست مثل یک تیم ورزشی، وقتی اعضا نقش‌های متفاوتی را در زمین ایفا می‌کنند، رهبران کمک می‌کنند حوزه مسوولیت خاص هر عضو مشخص شود. اعضای تیم باید بدانند خودشان و سایر اعضا، هر کدام چه نقشی دارند.
همچنین مشخص کردن نقش‌های فردی در تیم و مسوولیت‌های فعلی هر فرد، انتظارات را در مورد میزان توجه و زمان‌بندی فردی برای همکاری، هدایت میکند. اعضای تیم‌های دورکار، اغلب به طور همزمان عضو چند تیم هستند. عضویت در چند تیم – یا حداقل وابستگی متقابل در تیم‌ها – باعث می‌شود در مورد اینکه هر نفر باید چقدر زمان به تیمی که عضو آن است اختصاص دهد، انتظارات متفاوت یا حتی متناقضی ایجاد شود. ممکن است رهبر یک تیم فرض کند که عضو تیمش، تیم او را اولویت قرار داده، در حالی که در واقعیت، آن فرد بیشتر بر کار یک تیم دیگر متمرکز شده است. در واقع، اینکه فردی درگیر کاری شود که برای هم‌تیمی‌ها و مدیران مشهود نیست، چیز غیرمتداولی نیست. در یک تیم هماهنگ، غیبت یک نفر واقعیتی مشهود است. اما در فرمت دورکاری، هیچ شاهد بصری در مورد اینکه اعضا چگونه وقت می‌گذرانند، وجود ندارد. یک جلسه لانچ که شامل بحث‌های صریح در مورد چنین محدودیت‌هایی است، به تیم امکان می‌دهد انتظاراتی را در مورد اینکه هم‌تیمی‌ها چگونه زمان خود را به تعهدات مختلف اختصاص می‌دهند، تعیین کنند.
در حالی که عدم هماهنگ کردن انتظارات می‌تواند کارآیی تیم‌ها را کمتر کند، برعکس این اتفاق هم می‌تواند درست باشد. در واقع، توانایی هر عضو تیم برای به اشتراک‌گذاری چشم‌اندازها و محدودیت‌های منحصر به فرد در مورد چگونگی انجام کار، می‌تواند نقطه قوت باشد. برای اینکه ماهیت دینامیک عضویت در چند تیم برای کارکنان مشخص شود، جلسات ریلانچ (که در بخش قبلی توضیح داده شد) به اعضا این فرصت را می‌دهد تا در مورد وظایف جدیدی که ممکن است به کارشان اضافه شده باشد، صحبت کنند. آگاهی در مورد نحوه مقابله افراد با تقاضاهای اضافه شده، اعضای تیم را آماده میکند تا از هم حمایت کنند، انتظارات در مورد ضرب‌الاجل‌های کاری را مدیریت کنند و بار کاری را به طور متناسب، متعادل کنند.
