فراموشی سازمانی، تهدیدی برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک
احمد سپهریان a.sepehrian@modares.ac.ir
تغییرات و پیشرفت‌های تکنولوژیک سال‌های اخیر موجب تغییر شکل محیط رقابتی سازمان‌ها شده است و این تغییرات، شرکت‌ها را با چالش‌ها و فرصت‌های جدیدی مواجه ساخته است. چالش‌ها به حدی است که حتی شرکت‌های موفق، دیگر نمی‌توانند با تکنولوژی و تولید همیشگی، موفقیت را به آسانی تکرار کنند. از این رو نیازمند استراتژی‌های جدیدی هستند تا علاوه بر اینکه بتوانند به چالش‌ها پاسخ مناسبی دهند، قادر به استفاده مطلوب از فرصت‌ها باشند. یکی از مناسب‌ترین استراتژی‌هایی که سازمان‌ها می‌توانند برای دستیابی و حفظ مزیت رقابتی اتخاذ کنند، تمرکز بر سرمایه فکری و دانش افراد است. برپایی نظامی برای یادگیری، گردآوری، نگهداشت و پخش دانایی درون سازمان از مهم‌ترین مولفه‌های سازمانی پیشرفت است.
فراموشی سازمانی مفهومی جدید است که مدتی است به متون نظری سازمان و مدیریت وارد شده و موردتوجه محققان در این عرصه قرار گرفته است مفهوم فراموشی سازمانی به زبان فلسفی در دهه ۴۰ میلادی مطرح و در دهه ۸۰ اصطلاح فراموشی سازمانی به صراحت در متون مدیریت و یادگیری به‌کار گرفته شد. اصولا مفهوم فراموشی سازمانی با دو مفهوم مدیریت دانش و یادگیری سازمانی در ارتباط تنگاتنگ است. دانش، مجموعه‌ای جامع از تجارب سازمانی و از سوی دیگر، یادگیری فرآیندی است که در آن، سازمان می‌تواند دانش را از تجارب خود کسب کند و به‌دنبال آن فراموشی سازمانی، توانایی حذف دانش منسوخ و ناکارآمد است و بخش مهمی از پویایی دانش در سازمان‌ها محسوب می‌شود.
سازمان‌ها باید عادت‌های قدیمی را فراموش کنند تا روش‌های جدید و مناسب‌تری برای انجام امور بیاموزند. برای تعریف فراموشی سازمانی آن را مقابل یادگیری سازمانی قرار داده‌اند. اگر بپذیریم که یادگیری سازمانی افزودن دانش به ذخیره علمی و تخصصی سازمان است، فراموشی سازمانی، عملی معکوس بوده و خارج کردن یا کنار نهادن دانش کهنه از مجموعه دانش سازمان است. سازمان‌ها باید بیاموزند یادگیری پیشین را فراموش کنند تا بتوانند یادگیری تازه‌ای را جایگزین آن سازند. این مفهوم را «فراموشی سازمانی» نام نهاده‌اند.
فراموشی سازمانی را می‌توان در دو بعد دسته‌بندی کرد:
فراموشی عمدی یا برنامه‌ریزی‌شده و فراموشی سهوی یا تصادفی.
فراموشی برنامه‌ریزی‌شده به‌وسیله مدیران سازمان اعمال می‌شود و در اغلب موارد معطوف به یادگیری‌هایی است که موجب افزایش بهره‌وری در سازمان می‌شود. به‌عنوان مثال روش‌های قدیمی که دیگر کاربردی مفید در سازمان ندارند باید فراموش شود و مسوولان سازمان طبق برنامه‌ای با سازوکار‌های تشویقی و ترغیبی یا کنترل و نظارت می‌کوشند تا کارکنان را از روش قبلی بازداشته و روش‌های جدید را در سازمان متداول کنند.
فراموشی سهوی یا تصادفی و غیربرنامه‌ای، حاصل سرشت نسیان‌پذیری ذهن انسان‌هاست. این نوع فراموشی زمانی رخ می‌دهد که کارکنان به علت سختی روش‌های کار یا فقدان نظام انگیزشی و نظارتی موثر در سازمان بتدریج روش کار موردنظر را فراموش می‌کنند. در اغلب موارد این نوع فراموشی به نفع سازمان نبوده و برنامه‌های سازمانی دچار اختلال می‌شود.
ابزار‌های اعمال فراموشی سازمانی
مدیران برای اعمال فراموشی سازمانی برنامه‌ریزی‌شده یا داوطلبانه می‌توانند از چهار ابزار استفاده کنند:
۱- ابزار منابع مالی، رویه‌های سازمانی، ساختار سازمانی و درک جمعی و ارزش‌های مشترک اعضا و سازمان. مدیر با حذف منابع مالی، کاهش و افزایش سوق دادن آن به سمت و سوی خاص می‌تواند موجبات فراموشی سازمانی را در بخش معینی از سازمان یا در بخش خاصی از فعالیت‌های سازمان فراهم آورد.
۲- با تغییر رویه‌ها و دستورالعمل‌های سازمانی هم می‌توان فراموشی را تسریع یا متوقف کرد.
۳- ساختار سازمانی که نشانگر توزیع مسوولیت‌ها و وظایف افراد سازمان است نیز می‌تواند به‌عنوان ابزار تحقق فراموشی سازمانی از طریق قدرت دادن به یک بخش یا کاهش قدرت مورد استفاده قرار گیرد.
۴- نهایتا ارزش‌های نهادینه شده در سازمان که به دانش موجود قداست می‌بخشد باید تغییر کند تا فراموشی آن دسته از فعالیت‌ها که بر این ارزش‌ها استوارند ممکن شود، که البته کاری دشوار و در برخی موارد غیرممکن است.
فراموشی در سازمان‌ها خواسته یا برنامه‌ریزی‌نشده رخ می‌دهد. بدیهی است که سودمندی فراموشی سازمانی در گسترش دانش سازمانی و پیشرفت مدیریت دانش، به نوع مثبت آن، یا فراموشی هدفمند و برنامه‌ریزی‌شده مربوط است؛ فراموشی خود به خودی یا برنامه‌ریزی نشده، یکی از معضلات سازمانی است که طی آن، دانش سازمانی کاهش می‌یابد. به عکس، بر اثر فراموشی هدفمند، فضای کافی برای یادگیری دانش جدید فراهم می‌شود و به رشد دانش سازمانی می‌انجامد. فراموشی می‌تواند با یادگیری مجدد مرتبط باشد. فراموشی سازمانی برای سازمان‌های تازه‌تاسیس معنا ندارد، زیرا همه روش‌هایشان جدید است. به عکس در سازمان‌های قدیمی چون عادت‌ها نهادینه شده است، سخت از بین می‌روند و تغییر دادن آنها مشکل است. افراد نسبت به آنچه می‌دانند احساس امنیت می‌کنند و اغلب در برابر هر آنچه سبب تغییر در کارهای روزمره و عادت شده آنها شود، مقاومت می‌کنند. بنابراین تغییر برای برخی افراد، حتی تهدید محسوب می‌شود.
