اهمیت توجه به عملکرد کارکنان و بهبود نظام حقوق و مزایا
هزینه‌های پنهان ناکارآمدی سیستم‌های پاداش
آنچه در اروپا و به ویژه در دوره‌های اقتصادی دشواری مانند بحران مالی ۲۰۰۸ و چند دوره بحرانی کوچک‌تر پس از آن دیده شد، چشم‌پوشی از پاداش‌ها و افزایش تمرکز بر سایر حوزه‌های فعالیتی شرکت‌ها و سازمان‌ها بود. سازمان‌های امروز به ویژه به سرمایه‌گذاری روی فناوری‌ها علاقه‌مند هستند و در این میان خطر آن وجود دارد که نیروی انسانی نادیده گرفته شود. این وضعیت در حالی است که به دلیل پیشرفت‌های فناوری و وجود سیستم‌های مدیریتی نوین، بهتر از گذشته می‌توان وضعیت پاداش‌های کارکنان و حتی تخصیص جوایزی به عملکردهای برتر را مدیریت کرد. نظارت مستمر بر میزان کارآیی و اثربخشی آنها، استفاده از پاداش و اصلاح مسیر حرکتی به سمت عملکرد بالاتر و مفیدتر، به اندکی ریزبینی قابل انجام است.
در همین شرایط، هنوز هم نظام‌های پاداش و جوایز به کارآیی حداکثری خود نرسیده‌اند و استفاده چندانی از فناوری‌ها صورت نمی‌گیرد. این وضعیت به دلایل مختلف پذیرفته شده است و تلاش چندانی برای بهبود آن صورت نمی‌گیرد. دلایل قبول کردن این ضعف‌ها عبارتند از: کمبود دانش از سیستم‌های پاداش و جوایز کارکنان، بسیاری از هزینه‌ها و ناکارآمدی‌های سیستم‌های پاداش ناشی از مشکلات فناوری است نه نقص‌های خود سیستم پاداش و در نهایت، در نظر داشتن این مشکلات توسط مدیریت سازمان‌ها برای جبران آنها به شکلی دیگر (به‌عنوان مثال، اگر بدانند که سیستم‌های ارزیابی عملکرد و پرداخت پاداش، عملکرد کارکنان را پایین‌تر از حد واقعی ارزیابی می‌کنند، ممکن است تصمیم بگیرند که میزان سطح پاداش‌ها را برای اجتناب از هر گونه بی‌عدالتی افزایش دهند). مجموعه این نقص‌ها باعث می‌شود تا سیستم‌های پاداش و جوایز، اثربخشی و کارآیی بهینه خود را نداشته باشند و نتوانند نقش موثری در ایجاد تغییرات سازمانی بر عهده بگیرند.
نیاز به بهبود سیستم‌های پاداش و جوایز
در این مقاله به‌دنبال آن هستیم که توضیح دهیم چرا وضعیت کنونی سیستم پاداش و جوایز، مشکلی بزرگ برای هر سازمان و شرکتی (فارغ از اندازه آنها) است. ما اعتقاد داریم که سازمان‌ها به هزینه‌های پنهان ناشی از ناکارآمدی سیستم‌های پاداش کنونی توجه ندارند و به پتانسیل‌هایی نیز که می‌توان از طریق بهبود این وضعیت دست پیدا کرد، آگاهی کامل ندارند. در بریتانیا، برنامه‌ای به نام توفان عالی (perfect storm) توسط دولت آغاز شد که به‌دنبال افزایش سطح توجه کسب‌وکارها و سرمایه‌گذاری پایدار آنها در این حوزه است. اما حتی بدون چنین مشوق‌های دولتی، باز هم دلایل بسیاری برای توجه بیشتر کسب‌وکارها و شرکت‌های مختلف به مساله پاداش‌ها و جوایز وجود دارد.
در بخش‌های زیر توضیح می‌دهیم که چرا توجه به عملکرد و پاداش کارکنان، ارزش‌آفرین است؛ چرا در این زمینه سرمایه‌گذاری کافی انجام نمی‌شود؛ چه عواملی به بالا رفتن توجه‌ها به این حوزه کمک می‌کند، راهکار موثر چیست و چه اقداماتی باید انجام داد. ما امیدوار هستیم که بتوانیم فرصت‌ها و پتانسیل‌های سیستم‌های پاداش و جوایز را به شما نشان دهیم. این فرصت‌ها و پتانسیل‌ها چه از نظر کاهش هزینه و چه از نظر ارزش‌آفرینی قابل ملاحظه هستند.
نقص‌های سیستم‌های پاداش کنونی
سیستم‌های حقوق و پاداش باید به مسائل مختلفی توجه کنند؛ مانند جایگاه فرد (شغل، مکان و..)، ورودی‌های او (ساعات کاری، شیفت‌ها و...)، تغییر در صلاحیت فرد که از رویدادهای سازمانی (مانند ترفیع یا تغییر مکان کار) یا رویدادهای شغلی (مانند ازدواج یا ازکارافتادگی) ناشی می‌شود. در این میان، تغییر قوانین و مقررات هم نیاز به بازنگری در حقوق و پاداش‌ها را اجباری می‌کند. در هر صورت، عوامل مختلفی بر میزان حقوق و پاداش‌های کارکنان اثر می‌گذارد و باید اطمینان یافت که به هر یک از آنها با توجه به این عوامل، حقوق و پاداش عادلانه‌ای اختصاص می‌یابد. در این شرایط و با آنکه سیستم‌های نوین و فناوری‌های فراوانی برای تعیین عادلانه حقوق و پاداش‌ها توسعه یافته‌اند، باز هم نکات مهمی نادیده گرفته شده‌اند:
• ناکارآیی سنجش عملکرد و هزینه‌ها: با تمام پیشرفت‌ها و فناوری‌های موجود، شاهد آن هستیم که تمام عملیات‌های سنجش، ماشینی نشده‌اند. بسیاری از عملیات‌های سنجش عملکرد و اختصاص حقوق و پاداش‌ها به‌صورت دستی صورت می‌گیرند (حتی اگر فقط به شکل وارد کردن داده‌ها و فایل‌های اکسل به سیستم باشند). این شیوه نیمه ماشینی باعث افزایش هزینه‌ها می‌شود و این هزینه‌ها هم معمولا مورد توجه قرار نمی‌گیرند.
• مداخله ناکافی کارکنان: مداخله و مشارکت کارکنان، مساله بسیار مهمی است. اگر پاداش و جایزه‌ای برای یکی از کارکنان در نظر گرفته باشد اما او این پاداش و جایزه را مهم نداند یا از آن ناآگاه باشد، عملا تمام تلاش‌ها از بین رفته است. در سال‌های گذشته، اهمیت مداخله و مشارکت کارکنان در فرآیندهای تعیین پاداش و جوایز به رسمیت شناخته شده اما هنوز به موفقیت چندانی نرسیده است. در طرف مقابل، فناوری‌های اجتماعی و بازاری مورد استفاده در بسترهایی مانند فیس‌بوک و آمازون رشد داشته است که ناشی از مدیریت موثر داده‌ها بوده است.
• کنترل: حقوق و پاداش و به‌طور کلی هزینه‌های استخدام و نگهداری کارکنان، بخش بزرگی از هزینه‌های هر شرکت و سازمانی است. با این حال، به‌طور موثر از آن استفاده نمی‌شود. به‌عنوان مثال، اگر داده‌های مربوط به کارکنان به خوبی جمع‌آوری و یکپارچه‌سازی شود، می‌توان از آنها در تصمیم‌گیری‌ها و اتخاذ استراتژی‌های مناسب بهره گرفت. در این میان، ناهماهنگی بین سیستم‌های حقوق و پاداش شرکت‌های مختلف و حتی کشورهای مختلف باعث می‌شود که داده‌هایی منسجم و اطلاعات کافی برای تصمیم‌گیری‌ها فراهم نشود و نتوان از تمام پتانسیل‌های کارکنان استفاده کرد.
• قابلیت انطباق‌پذیری: در حالی که شرکت‌ها سرمایه‌گذاری‌های سنگینی برای سیستم‌های حقوق و پاداش خود می‌کنند، توجه کافی به قابلیت‌های این سیستم‌ها ندارند و سیستم‌هایشان به‌طور معمول به‌دنبال حل مشکلات آنی هستند. آنها مشکلات آتی و بلندمدت را نادیده می‌گیرند و آمادگی کافی برای انطباق با تغییرات قوانین، ذی‌نفعان و تغییر استراتژی ندارند. سطح تغییرات محیط هم به قدری بالا رفته که ممکن است تمام سرمایه‌گذاری‌های انجام‌شده به سرعت بیهوده شوند.
دلیل فقدان سرمایه‌گذاری
شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف، هزینه‌های زیادی برای استقرار سیستم‌های حقوق و پاداش خود متحمل می‌شوند و در عین حال، شرکت‌های پیمانکار را برای بهبود خروجی‌های این سیستم‌ها زیر فشار قرار نمی‌دهند. شاید با ۱۰ درصد سرمایه‌گذاری بیشتر بتوان اطلاعات و داده‌های فراوانی درباره کارکنان شرکت به دست آورد که تصمیم‌گیری‌ها، تعیین استراتژی‌ها و ایجاد تغییرات را تسهیل می‌کنند. با این حال، به دلیل برخی تصورات و افسانه‌های نادرست، این فرصت‌ها و منافع بی‌شمار از دست می‌روند:
- افسانه ۱: بهبود سیستم پاداش و جوایز، ارزش‌آفرینی ندارد. در دهه ۱۹۹۰ و شروع کار سیستم‌های کامپیوتری مدیریت پاداش و جوایز، بسیاری از شرکت‌ها نسبت به مزایای این سیستم‌ها تردید داشتند. اما اکنون ثابت شده است که با این سیستم‌ها، می‌توان منافع بالقوه فراوانی برای سازمان به دست آورد که افزایش کنترل، افزایش مشارکت کارکنان و انطباق‌پذیری بخشی از آنها است. از طرف دیگر، اگر تمام فرآیندهای سنجش عملکرد و پرداخت حقوق و پاداش‌ها ماشینی شوند، از هزینه‌های سنگین واحد حقوق و دستمزد کاسته می‌شود.
- افسانه ۲: مشارکت کارکنان ناشی از طراحی پاداش‌محور است نه طراحی پتانسیل‌محور: بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها تصور می‌کنند حقوق و پاداش‌های عادلانه مبتنی بر عملکرد کارکنان باعث افزایش انگیزه و مشارکت‌های آنها می‌شود. در صورتی که باید به اطلاعات فراوانی از شخصیت و پتانسیل‌های کارکنان دست یافت و براساس آنها به تعیین استراتژی‌هایی اقدام کرد که منجر به عملکرد بالاتر آنها شود.
- افسانه ۳: هدف سیستم‌های حقوق و پاداش، کاهش هزینه‌ها است: بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها (به ویژه در دوره‌های رکود اقتصاد) به‌دنبال آن هستند تا با سیستم‌های نوین حقوق و پاداش از هزینه‌های خود بکاهند. در حالی که آنها می‌توانند با همین سیستم‌ها به کارآیی و ارزش‌آفرینی بیشتری برسند.
- افسانه ۴: مدیریت کارآ، مشکل شرکت پیمانکار است: نمی‌توان با برون‌سپاری سیستم‌های حقوق و پاداش، از مسوولیت‌های آنها شانه خالی کرد. اگر قرار به کسب بالاترین منافع از این سیستم‌ها باشد، شرکت‌ها باید مطمئن شوند که تمام فرآیندهای مرتبط با آنها ماشینی هستند، اطلاعات و داده‌های کافی درباره کارکنان و شخصیت آنها (به منظور تصمیم‌گیری‌ها و اتخاذ استراتژی‌ها) فراهم می‌شود و کیفیت و انعطاف‌پذیری کافی هم ارائه می‌دهند.
اجبار به سرمایه‌گذاری
با تمام افسانه‌هایی که باعث می‌شوند سرمایه‌گذاری‌های چندانی روی سیستم‌های حقوق و پاداش صورت نگیرد یا دست‌کم تمام منافع بالقوه آنها حاصل نشود، عوامل روزافزونی نیاز به تغییر را پررنگ‌تر می‌کنند:
۱. تغییر انتظارات کارکنان
انتظارات کارکنان از شرکت‌ها و سیستم‌های داخلی آنها تغییر کرده است که بخشی از آنها به دلیل تغییر نسل کارکنان است. آنها امروزه استقلال و آزادی عمل بیشتری می‌خواهند، جاه‌طلب‌تر هستند و به‌دنبال انجام کارها و پروژه‌هایی هستند که برایشان ارزشمند و مهم باشد. آنها همچنین برای افزایش مشارکت خود نیازمند سیستم‌های ارتباطی داخلی و پورتال‌هایی هستند که کاربرپسند و ساده باشد و وقت زیادی از آنها نبرد.
۲. تغییر ساختارهای بازار و مداخلات دولت
در تمام کشورهای جهان، شاهد تغییر قوانین و مقررات حقوق و پاداش هستیم. مقررات جدید، شیوه سنجش عملکرد و پاداش کارکنان را پیچیده‌تر می‌کند و نیاز به آن است که متغیرهای جدیدی مورد توجه قرار بگیرند. در این حالت، چاره‌ای به جز یکپارچه‌سازی سیستم‌ها و کاملا ماشینی کردن آنها وجود ندارد. شرکت‌ها نه تنها برای مدیریت عملیات‌های داخلی و تصمیم‌گیری‌های خود به فناوری‌های مدیریت داده قوی‌تری نیاز دارند، بلکه باید بتوانند گزارش‌ها و اظهارنامه‌های خود را هم به شکل موثرتری ارائه دهند.
۳. ترجیح مزایا به پاداش
بسیاری از شرایط کنونی (از جمله نرخ تورم) باعث شده است تا دست‌کم در اروپا، بسیاری از شرکت‌ها شیوه پرداخت پاداش خود را تغییر دهند. آنها به چند دلیل مزایای غیرمادی را جایگزین بخشی از پاداش‌های مالی کارکنان خود می‌کنند: این مزایای غیرمادی ارزش بالاتری در چشم کارکنان دارند، تورم و مالیات به آنها آسیب نمی‌زند و با شفافیت کمتر، حریم خصوصی بیشتری به کارکنان می‌دهد. اما مساله آن است که ارائه مزایا به جای پاداش‌های مالی نیاز به سیستم قوی‌تری در مدیریت داده‌ها دارد و باید بتوان مزایای متناسب با روحیه هر کدام از کارکنان به آنها ارائه داد.
۴. افزایش پیچیدگی پاداش‌ها و جوایز
با جهانی شدن بازارها، افزایش تغییرات کارکنان، نیاز به استراتژی‌های پیچیده‌تر پاداش و جوایز و علاقه به افزایش مشارکت‌های کارکنان، سیستم‌های پاداش و جوایز با پیچیدگی‌های بیشتری مواجه شده‌اند. هم‌اکنون کشورهای اروپایی مانند سوئیس، آلمان و هلند خواستار مدیریت موثرتر شایستگی کارکنان شده‌اند. در صورتی که سرمایه‌گذاری‌های مورد نیاز برای مدیریت بهتر داده‌ها و یکپارچگی‌های ضروری صورت نگیرد، سیستم‌های پاداش و جوایز، هزینه‌های بیش از حدی به شرکت‌ها تحمیل خواهند کرد.
آینده حقوق و پاداش‌ها
تغییر در شرایط فعالیت‌های شرکت‌ها و سازمان‌ها، از تغییر نیروی کار و قوانین دولتی گرفته تا تغییر بازار و رقبا، نیاز به بازنگری در سیستم‌های پرداخت حقوق و پاداش‌ها را ضروری می‌کند. نگاه‌های قدیمی و هزینه‌محور به حقوق و پاداش‌ها باید به حداقل برسد و به این حوزه به شکل یک منبع سرمایه‌گذاری بزرگ نگاه شود؛ در هر صورت، در اغلب شرکت‌ها و سازمان‌ها، بزرگ‌ترین هزینه‌های عملیاتی مربوط به حقوق و پاداش‌ها است. در همین حال، حتی با ظهور فناوری‌های دیجیتال و روباتیک، بازهم انسان‌ها بزرگ‌ترین سرمایه شرکت‌ها به‌شمار می‌روند.
تغییر شیوه نگاه به سیستم‌های ارزیابی عملکرد کارکنان و تعیین حقوق و پاداش‌های متناسب، ضروری است. اکنون با فناوری‌های نوین می‌توان سیستم‌هایی یکپارچه و کاملا ماشینی داشت که داده‌ها و اطلاعات را بهتر از گذشته مدیریت می‌کنند. از این داده‌ها می‌توان برای تصمیم‌گیری‌ها، تعیین استراتژی‌ها و اهداف موثرتر استفاده کرد. از طرفی، اکنون می‌توان ضمن حفظ عدالت و پایبندی به قوانین و مقررات، حقوق و پاداش کارکنان را متناسب با هر کدام از آنها تنظیم کرد. از استخدام گرفته تا به‌کارگیری و پرداخت حقوق و پاداش، باید به شخصیت و روحیات کارکنان توجه کرد و کاری به آنها سپرد که بیشترین انگیزه و اشتیاق را برای انجام دادنش داشته باشند. حقوق و پاداشی هم که برای آنها ارزشمند تلقی شود، می‌تواند روحیه‌شان را حفظ کند. در این میان، شکل‌دهی به فرهنگ سازمانی مدنظر هم از طریق اختصاص جوایز ارزشمند (براساس روحیات افراد) امکان‌پذیر می‌شود. در نهایت باید نگاهی بلندمدت به سرمایه‌گذاری روی سیستم‌های حقوق و پاداش داشت و علاوه‌بر آنکه این سیستم‌ها باید بتوانند خود را با تغییرات آینده انطباق دهند، بلکه باید انعطاف‌پذیری کلی سازمان و توانایی تغییر آن (در محیط‌ها و صنایع پویا) را فراهم سازند.
منبع: European Business Review
