چکیده مطالب مدیریتی روز از نگاه مجله کسب‌وکار هاروارد
کاربردی‌ترین نکات مدیریتی سال ۲۰۱۹
نوشتن لیست کارها کافی نیست، از روش Timeboxing استفاده کنید.
وحشتناک‌تر از لیست کارهای انجام نشده که روی هم تلنبار شده‌اند، این است که ندانیم هر‌کدام از این کارها را کی قرار است انجام دهیم. یک راه‌حل ساده وجود دارد: Timeboxing. این به زبان ساده یعنی برای انجام کارها زمان تعیین کنید. به جای نوشتن لیست کارها، یک بازه زمانی مشخص برای هر کار روی تقویم خود تعیین کنید. این بازه، تایم‌باکس یا کادر زمان نام دارد. به کمک این روش، شما از قبل برنامه‌ریزی دارید که هر کاری را کی انجام دهید. از کجا شروع کنیم؟ ابتدا به لیست کارهایتان نگاه کنید و ببینید هر یک از کارها چقدر مهلت دارد. مثلا اگر یک ویدئوی تبلیغاتی قرار است سه‌شنبه به صورت زنده پخش شود و تیم تولید برای اعمال تغییرات و ویرایش‌های شما به ۷۲ ساعت نیاز دارد، پس باید تا روز سه‌شنبه، هر کاری به جز آن را حداقل به مدت ۷۲ ساعت تعطیل کنید. این کار یک مزیت دیگر هم دارد. اگر اعضای تیمتان بتوانند تقویم یکدیگر را ببینند، همه می‌دانند که کارها به موقع انجام خواهد شد. اما مهم‌ترین مزیتش این است که احساس می‌کنید روی زمان خود کنترل دارید و همین باعث می‌شود در محیط کار احساس شادی بیشتری کنید.
مهارت‌های تفکر نقادانه را تقویت کنید.
برای تصمیم‌گیری بهتر، باید بتوانید نقادانه فکر کنید. با این حال، بسیاری از رهبران، اولین راه‌حلی که به آنها پیشنهاد می‌شود را می‌پذیرند و برای بررسی یک موضوع از تمام زوایا وقت نمی‌گذارند. برای جلوگیری از این اشتباهات، روش‌هایی پیشنهاد می‌کنیم تا مهارت‌های تفکر نقادانه را در خود تقویت کنید. اولا، مفروضات خود را زیر سوال ببرید، به‌خصوص وقتی پای برد و باخت در میان است و ریسک ماجرا بالاست. مثلا وقتی یک استراتژی جدید برای کسب‌وکار به ذهنتان می‌رسد، بپرسید: «چرا این بهترین گزینه است؟ بر اساس آمارها و مطالعات، چه انتظاری از آینده بازار باید داشته باشیم؟» ثانیا، منطق را زیر سوال ببرید. هنگام ارزیابی یک گفت‌وگو، به این فکر کنید که آیا شواهد معتبر هستند و به نتیجه‌گیری صحیح کمک می‌کنند؟ آیا داده‌ها مهر تاییدی بر منطق هستند؟ سوما، به‌دنبال دیدگاه‌های جدید باشید. آدم‌ها همیشه هنگام بررسی جوانب و نتایج یک مساله، دوست دارند به دیدگاه‌های نزدیکانشان اتکا کنند. اما اگر تمام این افراد، مثل ما فکر کنند و دیدگاه‌هایشان شبیه ما باشد، فایده ندارد. از حباب خود خارج شوید و از افراد مختلف بخواهید که منطق شما را به چالش بکشند و زیر سوال ببرند.
نکاتی برای طرح قانع‌کننده یک ایده
وقتی می‌خواهید ایده‌ای را در محل کار یا جلسه مطرح کنید، چطور این کار را انجام می‌دهید؟ ما پنج اصل متقاعدسازی را به شما توصیه می‌کنیم که ارسطو، ۲ هزار سال پیش آنها را شناسایی کرد و استادان متقاعدسازی و سخنوری هنوز هم از آنها استفاده می‌کنند:
اتوس (Ethos). اتوس یعنی اثبات اعتبار یا شخصیت خود به‌عنوان گوینده. سخن خود را با این اصل آغاز کنید. به مخاطبان خود نشان دهید که نسبت به آنها حسن نیت دارید و صلاح آنها را می‌خواهید و اینگونه، اعتمادشان را به دست آورید.
لوگوس (Logos). لوگوس یعنی اثبات ادعایتان با اتکا به حقایق و آمارها. برای حمایت از ایده خود از داده‌ها، شواهد و حقایق استفاده کنید.
پاتوس (Pathos). پاتوس یعنی برانگیختن احساسات مخاطب. انگیزه گرفتن مخاطبان، کاملا بستگی دارد به حسی که گوینده در آنها ایجاد می‌کند. ایده خود را در قالب داستانی مطرح کنید که واکنش احساسی مخاطبان را برانگیزد.
متافور (Metaphor). ایده خود را با چیزی که برای مخاطب آشناست قیاس کنید. این کمک می‌کند که مفاهیم انتزاعی، برای مخاطب عینی و ملموس شود و در نتیجه، گفت‌وگو شفاف خواهد شد.
اختصار (Brevity). ایده خود را تا جایی که ممکن است در چند کلمه توضیح دهید. دامنه توجه آدم‌ها محدود است و از یک جایی به بعد، تمرکزشان روی موضوع، کمتر و کمتر می‌شود پس ابتدا درباره منظور اصلی خود صحبت کنید.
آیا هنوز هم به‌خاطر اشتباه یک سال پیش ناراحتید؟
وقتی در محیط کار، مرتکب اشتباه می‌شوید، آیا روزها یا هفته‌ها آن را مدام در ذهن خود مرور می‌کنید؟ آیا بیش از حد به آن فکر می‌کنید؟ به این می‌گویند «نشخوار فکری» که می‌تواند به اضطراب جدی منجر شود. برای آن که از این دور باطل خارج شوید، چند راهکار وجود دارد. اولا، محرک‌های نشخوار فکری را شناسایی کنید. آیا افراد، پروژه‌ها یا تصمیمات خاصی وجود دارد که باعث شود به خودتان شک کنید؟ دقت کنید که چه مواقعی به نشخوار فکری دچار می‌شوید و چرا. همچنین می‌توانید از افکار منفی فاصله بگیرید و روی آنها برچسب «افکار» یا «احساسات» بزنید. مثلا به جای گفتن این جمله که «من نالایقم»، بگویید «حس می‌کنم نالایقم». این کمک می‌کند میان حس‌های لحظه‌ای و چیزی که واقعا هستید تمایز قائل شوید. یکی دیگر از راه‌های توقف نشخوار فکری، پرت کردن حواستان است. وقتی افکار منفی رهایتان نمی‌کنند، قدم بزنید، مدیتیشن کنید یا گزارش هزینه‌ها را بنویسید، یا هر فعالیت ساده‌ای که برای چند دقیقه بتوانید رویش تمرکز کنید.
مدیران! بدانید کی دست از حرف زدن بردارید و شروع کنید به گوش دادن.
به‌عنوان یک مدیر، احتمالا مجبورید زیاد حرف بزنید. البته باید راهنمایی‌های لازم را در اختیار کارکنان قرار دهید و در بسیاری از موقعیت‌ها مجبورید اظهارنظر کنید. اما از یک جایی به بعد، زیاد حرف زدن ممکن است تبدیل شود به ارتباط بیش از حد. ممکن است تبدیل شوید به متکلم وحده و این باعث می‌شود دیدگاه کارکنان شنیده نشود. برای حصول اطمینان از اینکه این اتفاق نیفتد، همان‌قدر که حرف می‌زنید، همان‌قدر هم گوش کنید. وقتی یکی از حضار در جلسه، سوالی مطرح می‌کند، قبل از آنکه نظر بدهید از بقیه بخواهید در گفت‌وگو شرکت کنند و نظرشان را بگویند. به این ترتیب، همه در گفت‌وگو شرکت خواهند داشت و حس می‌کنند نظرشان ارزشمند است. همچنین می‌توانید برای تشویق کارکنان به گفت‌وگوی آزاد، با هر یک از اعضای تیم، جلسه بگذارید؛ جلسه دو نفره. از کارمندتان درباره خواسته‌ها، نیازها و نگرانی‌هایش بپرسید. سپس سکوت کنید. احتمالا شگفت‌زده خواهید شد چون وقتی چیزی نمی‌گویید، خیلی چیزها یاد می‌گیرید.
قبل از یک گفت‌وگوی سخت، آماده شوید. حتما آماده شوید.
گفت‌وگوهای سخت، اصلا جذاب نیستند اما اگر از قبل آماده باشید، حداقل می‌دانید که گفت‌وگو سازنده خواهد بود. ابتدا انگیزه‌ها و اهداف خود را شناسایی کنید. می‌خواهید از این گفت‌وگو به چه چیزی برسید؟ دوست دارید مخاطب به چه چیزی برسد؟ آگاهی از هدف گفت‌وگو، کمک می‌کند که گفت‌وگو را در مسیرش نگه دارید، به‌خصوص وقتی احساسات و هیجانات بر فضا حاکم می‌شوند. سپس برای دفاع از موضع خود، حقایق را جمع‌آوری کنید. مثلا اگر قصد دارید درخواست اضافه حقوق دهید، شواهدی جمع‌آوری کنید که نشان دهد طی این مدت چقدر در شغلتان رشد کرده‌اید. اگر می‌خواهید به کسی بازخورد منفی بدهید، از کارها و رفتارهایش برایش مثال بیاورید. برای دفاع از دیدگاه خود آماده باشید و توضیح دهید که چطور به این نتیجه رسیدید. درباره ذهنیتی که نسبت به طرف مقابل دارید، خوب فکر کنید. آیا چون افزایش حقوق شما (یا رد درخواستتان) در دستان رئیستان است، او را «دشمن» خود می‌دانید؟ به این فکر کنید که در این گفت‌وگو، چه چیزی برای رئیستان مهم خواهد بود. سپس از همان برای رفع نگرانی‌هایش استفاده کنید.
برای کارمندها استانداردهای سالم تعیین کنید.
وقتی کارمندها همیشه سرشان شلوغ است، آنقدر که وقت سر خاراندن هم ندارند، این به مرور باعث می‌شود خلاقیت، انگیزه و رضایت شغلی خود را از دست بدهند. مدیران باید پیشگام باشند و برای اعضای تیم، استانداردهای سالم تعیین کنند. این موارد را می‌توانید امتحان کنید:
الگو باشید. وقت ناهار که رسید، کار را متوقف کنید. محل کار را به موقع ترک کنید. در کار کردن، انعطاف‌پذیر باشید (در مورد ساعات کار، نحوه انجام کار و محل انجام کار) و بگذارید کارمندها این رفتارها را ببینند. شب‌های دیروقت برای کارمندها ایمیل نفرستید چون ممکن است حس کنند باید ۲۴ ساعته کار کنند.
زمان اضافی در نظر بگیرید. طبق تحقیقات، ما معمولا در مورد زمان اتمام یک کار، زیادی خوش‌بین هستیم. اعضای تیم خود را تشویق کنید که هر هفته، زمانی را برای اتمام پروژه‌هایی که طول می‌کشند، خالی بگذارند. این کمک می‌کند که اعضا، بخشی از لیست کارهای خود را خالی کنند و همچنین، بخشی از ذهنشان آزاد شود.
شفافیت درباره حجم کارها. با کارکنان درباره حجم کارهایشان صحبت کنید تا متوجه شوید که روی چه چیزی دارند کار می‌کنند. از گفته‌های آنها استفاده کنید. آیا اعضا به منابع بیشتری نیاز دارند یا باید بعضی از کارها را متوقف کنند؟
برای برگزاری یک جلسه خوب، نکات ابتدایی را رعایت کنید.
بسیاری از جلسات کاری، فقط وقت اعضا را تلف می‌کنند. جلسات معمولا به حاشیه می‌روند، به درستی اداره نمی‌شوند و بیش از حد طولانی‌اند. هنگام برنامه‌ریزی برای جلسات، اول باید بدانید اصلا چرا دارید این جلسه را برگزار می‌کنید. باید یک هدف مشخص در ذهن داشته باشید. این کمک می‌کند یک دستور جلسه مفید تنظیم کنید. سپس به این فکر کنید که حضور چه کسانی در جلسه لازم است. تصمیم‌گیرندگان کلیدی، افراد بانفوذ و ذی‌نفع را در نظر بگیرید. اگر بعضی‌ها باید در جریان جلسه باشند اما حضورشان ضروری نیست، می‌توانید قبل از تشکیل جلسه از آنها نظراتشان را بپرسید و پس از جلسه، آنها را در جریان تحولات قرار دهید. جلسه را چطور شروع کنیم؟ ابتدا هدف اصلی جلسه را شفاف توضیح دهید و تلاش کنید همه روی جلسه تمرکز کنند. وظیفه شما این است که کاری کنید اعضا نسبت به نتایج جلسه، تعهد داشته باشند. پس از اتمام جلسه، چند دقیقه زمان بگذارید و فکر کنید. آیا همه اعضا مشارکت داشتند؟ آیا حواسشان به جلسه بود یا نه؟ چه روش‌هایی جواب داد؟ چه چیزهایی جواب نداد؟ از دیگران هم نظر بخواهید. تفکر و نظرخواهی از دیگران کمک می‌کند که جلسه بعد، بهتر و سازنده‌تر باشد.
بازخورد مثبت را دست کم نگیرید.
بسیاری از ما انتقادهای دیگران را فراموش نمی‌کنیم. انتقادها، چون تکان‌دهنده و تهدیدکننده هستند، در ذهنمان می‌مانند. اما نظرات مثبت هم مهمند چون به ما کمک می‌کنند نقاط قوت و رشد خود را بشناسیم. یک دفترچه بردارید (یا یک فایل دیجیتال باز کنید) و هر تعریفی که از خودتان شنیده‌اید را در آن بنویسید، مثل دریافت یک کارت تشکر یا ارزیابی مثبت در کار. وقتی بازخورد ترکیبی دریافت می‌کنید (هم مثبت، هم منفی)، جنبه‌های مثبت را از جنبه‌های منفی جدا کنید و مثبت‌ها را در دفترچه یادداشتتان بنویسید. در تقویمتان، زمان‌هایی را مشخص کنید تا یادداشت‌هایتان را مرتبا مرور کنید. به آنها فکر کنید. از خودتان بپرسید: «چه الگوهایی را می‌توانم شناسایی کنم؟ چطور می‌توانم از نقاط قوتم در موقعیت‌های جدید استفاده کنم؟ چه چیزهای دیگری درباره نقاط قوتم می‌توانم یاد بگیرم؟ و چه کسی می‌تواند از یک زاویه جدید به این نقاط نگاه کند؟» شاید با لذت بردن از تعریف‌های دیگران، اولش معذب شوید یا حس کنید متواضع نیستید. اما یک جور دیگر به قضیه نگاه کنید: «یک نفر تمام تلاشش را کرده تا نقاط قوتت را به تو نشان دهد، پس از آن استفاده کن.»
کارکنان دوست دارند در محیط کار، احساس هدفمندی کنند.
برای ایجاد حس هدفمندی در کارکنان، بیانیه‌های ماموریت یا سخنرانی‌های انگیزشی کافی نیست. در واقع، این روش‌ها اگر نمایشی باشند یا بیش از حد انجام شوند، نتیجه معکوس خواهند داد و به جای جلب تعهد کارکنان، آنها را بدبین می‌کنند. برای الهام‌بخشی و جلب همکاری کارمندها، دو چیز را در ذهن داشته باشید: اولا، هدفمندی، یک احساس است. شما می‌توانید به کارمندانتان «بگویید» که کارشان مهم است اما چطور به آنها کمک کنید که هدفمندی را خودشان «حس کنند»؟ به‌دنبال راه‌هایی بگردید تا تاثیر کارشان را به آنها نشان دهید. مثلا می‌توانید مشتری راضی‌ای را بیاورید تا شخصا از کارمندتان تشکر کند یا یک تیم کوچک را به ماموریت بفرستید تا نیازهای مشتری‌ها را از نزدیک ببینند و تجربه کنند. دوما، صداقت و اعتبار شما مهم است. خیلی هم مهم است. اگر تلاش‌های شما برای هدفمندسازی، با رفتارهای شما در گذشته همخوانی نداشته باشد، کارکنان مشکوک خواهند شد و به جای آنکه از شما الهام بگیرند، حس می‌کنند دارید بازی‌شان می‌دهید. اگر تلاش برای هدفمندی را به یک روتین روزانه تبدیل کنید و رابطه میان وظایف روزانه با اهداف را به کارمندها نشان دهید، آنها خواهند دانست که در این رابطه، جدی هستید.
