برای تمرکز و بهره‌وری برنامه ریزی زمانی داشته باشید
در زمان پریشان حالی در محیط کار چه باید کرد؟
افراد خبره چه می‌گویند
احساس پریشانی و ناکارآمد بودن مساله‌ای است که به نظر سوزان دیوید موسس سازمان راهبری هاروارد اکثر افراد با آن دست و پنجه نرم می‌کنند. بالاخص از این جهت که بیشترمان همواره توسط رسانه‌های اجتماعی و پیام‌های جدید بمباران می‌شویم. حتی زمانی که احساس می‌کنید انرژی زیادی برای کار دارید باید خودتان را با وضعیت همکارانتان نیز هماهنگ کنید. دیوید می‌گوید: «ما به‌طور نامحسوس تحت‌تاثیر رفتارها و احساسات دیگران هستیم.» ریچارد فرناندز به‌عنوان مدیرعامل موسسه غیرانتفاعی «درون خود را جست‌وجو کنید» که یک سازمان آموزشی جهانی در زمینه ذهنیت جهانی و هوش عاطفی است اشاره می‌کند که این مساله حقیقت دارد. او می‌گوید «آنچه در همه ما مشترک است یک عصب‌شناسی بنیانی است که ما را در مواجهه با استرس به سمتی می‌برد که همیشه کارآمد نیست». برای غلبه بر این مشکل و بازیابی تمرکز قدم‌های زیر را بردارید.
به خطرات چند وظیفه بودن واقف باشید
ابتدا به تاثیری که چند وظیفه بودن، مثلا پاسخ به تلفن و رسیدگی به پیام‌های توئیتر، بر مغز شما دارد واقف باشید. فرناندز توضیح می‌دهد که ما شبکه‌ای از ساختارهای مغزی داریم که با تمرکز فرد در ارتباط هستند. یک «شبکه حالت پیش‌فرض» وجود دارد که مسوول تجزیه و تحلیل گذشته، پیش‌بینی یا برنامه‌ریزی برای آینده و بازتاب اثر آن روی شخص و دیگران است. او می‌گوید «ما تقریبا نیمی از زمان را در این حالت به‌سر می‌بریم». اما زمانی که لازم است فکر خود را متمرکز کنید وارد «شبکه مستقیم توجه» می‌شوید که به شما اجازه می‌دهد خاطرات را کنار بگذارید و روی کار تمرکز کنید. پریشانی یا حواس‌پرتی، به هر شکلی که باشد، شما را مجددا به حالت پیش‌فرض بازمی‌گرداند و هزینه شناختی بازیابی تمرکز بسیار بالاست. فرناندز می‌گوید «برخی از تحقیقات نشان می‌دهند که بازگشت به سطح قبلی می‌تواند بین ۱۰ تا ۱۸ دقیقه زمان ببرد.» به همین خاطر کاهش وقفه‌ها در زمان انجام کار مساله بسیار مهمی است.
پاسخ عاطفی خود را آزاد بگذارید، اما مسوول باقی بمانید
احساس درماندگی می‌تواند با عواطف گوناگونی همراه باشد (استیصال، خشم، هیجان) که می‌تواند اثر مخرب‌تری روی کارآمدی و بهره‌وری فرد داشته باشد. پس به نظر دیوید در اینجا لازم است «این چرخه متوقف شود». او معتقد است که بهتر است احساسات خود را شناسایی و نامگذاری کنید و بعد از خودتان درباره این احساسات سوال بپرسید. مثلا ممکن است بگویید، «بسیار خوب من عصبانی هستم، اما مسوول آن چه کسی است- عصبانیت یا من، به‌عنوان کسی که این احساس را دارم.» فرناندز با این روش موافق است. او می‌گوید «باید تایید کنید که چنین احساساتی وجود دارند. این احساسات مشروع و مهم هستند. اما نباید بر موج این احساسات سوار شد».
توجه خود را جمع کنید
فرناندز می‌گوید زمانی که خودتان را پریشان یافتید، «مکث کرده و وضعیت را بررسی کنید، آگاه باشید که در چنین وضعیتی هستید». سپس نقطه کانونی توجه خود را عوض کنید. البته این کار در حرف آسان‌تر از عمل است، اما به خودتان یادآوری کنید که بیشتر مسائلی که نگران آن هستیم «تهدید آنی نیستند». برای آنکه ارتباط با بخش منطقی ذهنتان دوباره برقرار شود «تمرکز خود را روی موضوعات آنی و جزئی قرار دهید مثلا تنفس کردنتان.» فرناندز می‌گوید این به معنی تلاش برای نادیده گرفتن احساس پریشانی نیست: «لازم نیست این احساس را منکوب یا سرکوب کنید. آن را یادداشت کنید، تایید کنید و آن را در گوشه‌ای از ذهن خود قرار دهید که بعدا درباره آن فکر کنید، یا با کسی در میان بگذارید یا زمانی که سر کار نیستید و وقت فکر کردن دارید به آن بپردازید.»
بر ارزش‌های خود تکیه کنید
زمانی که توجه خود را جمع کردید، می‌توانید انتخاب کنید که آن را در چه حوزه‌ای متمرکز کنید. دیوید می‌گوید که تمرکز روی ارزش‌هایتان به شما احساس کنترل می‌دهد. او می‌گوید «زمانی که در هم شکسته هستید، احساس می‌کنید توانایی و انتخاب‌های زیادی از شما دور می‌شوند. اما با این حال باید انتخاب کنید که قصد دارید چه کسی باشید. اگر همکاری کردن از ارزش‌های اصلی شماست، روی آن متمرکز شوید. چگونه می‌توانید به افراد کمک کنید که احساس کنند بخشی از تیم هستند؟ و به این مساله فکر کنید که عدم تمرکز شما چه تاثیری بر احساساتتان دارد.» اگر عدالت برای شما مهم است، احساس پریشانی چه تاثیری می‌تواند روی عادل بودن شما داشته باشد؟ اگر روزانه سه ساعت در شبکه‌های اجتماعی هستید، تاثیر آن روی تیم و خانواده شما چگونه است؟
مرزها را مشخص کنید
وقتی آگاهی بیشتری درباره علت پریشانی خود به‌دست آوردید، برای خود قانون بگذارید. اگر متوجه شدید زمانی که صبح‌ها اخبار را دنبال می‌کنید باعث می‌شود در محیط کار ناراحت و غیرمتمرکز باشید، در این‌صورت به خودتان بگویید که تا زمان ناهار به سراغ اخبار جهان نخواهید رفت. یا می‌توانید تصمیم بگیرید قبل از آنکه به سراغ فیس‌بوک بروید، حجم مشخصی از کار را انجام داده باشید. اگر برای این مسائل روی خودتان کنترل ندارید، برنامه‌هایی وجود دارند که می‌توانید در مرورگر خود یا روی موبایل نصب کنید که به شما یادآوری می‌کند برای هر سایت خاص چقدر می‌توانید وقت بگذارید. همچنین به تمرین هم نیاز دارید. فرناندز می‌گوید: «تحقیقات زیادی انجام شده که نشان می‌دهد تفاوت میان تمرکز هوشمندانه و تمرکز غیرهوشمندانه عبارت است از تمرکز حساب‌شده.» او به‌عنوان مثال به ورزشکارانی اشاره می‌کند که در زمان تمرین به خود می‌گویند «من تا زمانی که ۱۰ پرتاب آزاد انجام ندهم، خط پرتاب را ترک نخواهم کرد.» پس وقت بگذارید و به ذهن خود آموزش دهید که روی یک کار متمرکز باقی بماند.
افرادی را که با آنها تعامل دارید هوشمندانه انتخاب کنید
سرایت اجتماعی یک مساله واقعی است. دیوید می‌گوید: «همه ما این تجربه را داریم که وقتی وارد یک آسانسور می‌شویم و همه با موبایل خود مشغول هستند، ما هم به سراغ موبایلمان می‌رویم.» او به تحقیقات تازه‌ای اشاره می‌کند که نشان می‌دهد اگر شخصی که کنار شما در هواپیما نشسته شکلات بخرد، حتی اگر آن شخص را اصلا نشناسید، ۳۰ درصد احتمال دارد که شما هم همان خرید را انجام دهید. همین مساله در مورد بهره‌وری هم صادق است. اگر همکارانی دارید که همواره دچار حواس‌پرتی هستند، یا کسانی که همواره شما را از کار اصلی‌تان دور می‌کنند، سعی کنید وقت کمتری با آنها بگذرانید. لازم نیست بی‌ادب باشید؛ می‌توانید از عبارات ساده استفاده کنید، مثلا «می‌توانیم این گفت‌وگو را بعدا ادامه دهیم؟ باید این گزارش را تمام کنم و بعد می‌توانیم استراحت داشته باشیم».
همکاران خود را حمایت و از آنها حمایت دریافت کنید
به‌جای آنکه از همکاران حواس‌پرت خود فاصله بگیرید، می‌توانید همدیگر را تشویق کنید که متمرکز باقی بمانید. با همکارانتان قرار بگذارید، زمانی را مشخص کنید که طی آن بدون مزاحمت برای یکدیگر یا بدون سر زدن به رسانه‌های اجتماعی یا سستی بتوانید کار کنید. تیمی که من با آن در هارواردبیزینس کار می‌کنم، بعد از خواندن این مقاله پنج‌شنبه بعدازظهر را به‌عنوان کار بدون مزاحمت مشخص کردند. شما می‌توانید با حمایت یکدیگر حتی بهتر از این عمل کنید. فرناندز می‌گوید: «همکاران شما به‌نوعی با شما هم‌سنگر هستند و از این جهت به شما مربوط می‌شوند چراکه آنها هم در فرهنگ و سازمان مشابه شما هستند.» می‌توانید از یکی از همکاران نزدیک خود راهنمایی یا مشاوره بخواهید. شاید آنها تاکتیک‌هایی مدنظر داشته باشند که برای آنها مفید بوده و هرگز به ذهن شما نرسیده باشد. به همدیگر متعهد شوید که رفتارتان را تغییر می‌دهید و پیشرفت خود را مرتبا چک کنید. وقتی به کسی می‌گویید که قصد دارید روش خود را تغییر دهید، احتمال اینکه این کار را واقعا انجام دهید، افزایش می‌یابد.
از بدن خود مراقبت کنید
اگر خسته و پریشان هستید، طبق نظر دیوید، نسبت به احساس درهم شکستگی آسیب‌پذیرتر خواهید بود. به اندازه کافی خوابیدن و ورزش کردن مهم است. دیوید همچنین پیشنهاد می‌کند «تغییرات کوچکی در محیط خود به وجود آورید» که سلامت شما را بهبود بخشد. استراحت کنید، ناهار سالم بخورید، موبایل خود را در وضعیت بی‌صدا قرار دهید. او می‌گوید «اگر به‌طور معمول ساعت ناهار خود را در فیس‌بوک می‌گذرانید، تلفن خود را کنار بگذارید و به‌جای آن برای پیاده‌روی بیرون بروید.
اصولی که باید به خاطر داشت
- از تکنیک نفس کشیدن استفاده کنید تا چرخه اضطراب و استیصال ناشی از پریشانی شکسته شود.
- به این مساله فکر کنید که به‌عنوان یک همکار و مدیر می‌خواهید چگونه عمل کنید و اجازه دهید تصویری که از خودتان دارید شما را هدایت کند.
- زمانی که به سراغ رسانه‌های اجتماعی یا ایمیل‌هایتان می‌روید، برای خود مرزبندی ایجاد کنید.
- خودتان را گول نزنید که پریشان حالی و حواس‌پرتی اثر منفی بر تمرکز شما ندارد، این مسائل هزینه شناختی زیادی دارند.
- با افرادی که دچار پریشانی و حواس‌پرتی هستند وقت نگذرانید، احتمال دارد شما هم احساس مشابهی پیدا کنید.
- توجه به خود را دست‌کم نگیرید. استراحت کنید، سالم غذا بخورید و خوب بخوابید.
موردکاوی شماره ۱: برای تمرکز برنامه‌ریزی زمانی داشته باشید
امیلی لین به‌عنوان نایب‌رئیس یک شرکت خدمات مالی، طی سال گذشته با مسائل عدیده‌ای روبه‌رو بود. به علت عملکرد خوبش در محل کار و ابداع یک شیوه نوین آموزشی، او موفق به دریافت ارتقا شد اما با این کار مسوولیت‌های گسترده‌ای به او محول شده بود. او با انواع مسائلی روبه‌رو بود که حواس او را از کارش پرت می‌کرد. او می‌گوید «همواره ایمیل‌ها، پیام‌ها و تلفن‌های بیشتری دریافت می‌کردم و افراد بیشتری پشت دفتر من منتظر می‌ماندند». امیلی برای انجام کارهایش دچار مشکل شده بود. او می‌گوید: «می‌دیدم هی این پیام‌ها و ایمیل‌ها روی صفحه من ظاهر می‌شوند و حتی اگر می‌خواستم چند ثانیه وقت برای خواندن آنها یا چند ثانیه زمان برای پاسخ به آنها اختصاص دهم، دیگر وقتی برای رسیدگی به کارهای خودم باقی نمی‌ماند» و این مساله بر خلق و خوی او اثر گذاشته بود. «بعضی پیام‌ها به من استرس می‌دادند و تحملم در رابطه با همکاران پایین آمده بود.» او قبلا تمرین کرده بود که در رابطه با رسانه‌های اجتماعی برای خود مرزبندی ایجاد کند و زمان خود را برای این مساله برنامه‌ریزی می‌کرد. او توضیح می‌دهد «به خودم زمان‌های مشخصی می‌دادم که سراغ فیس‌بوک بروم. این زمان می‌توانست شامل وقت استراحت بین جلسات باشد یا وقتی که در ساعت ناهار منتظر رسیدن آسانسور بودم. وقتی این روش را امتحان کردم دریافتم که رسیدگی به رسانه‌های اجتماعی در زمان کار بسیار آسان‌تر شده است.»
او همین روش را در مورد مواجهه با وقفه‌های کاری نیز در پیش گرفت: به خودش برای خواندن و پاسخ به پیام‌ها زمان اختصاص داد، اما تنها زمانی که کارهای مهمش را انجام داده و تکمیل کرده بود. او می‌گوید: «در آغاز هر هفته از خودم می‌پرسم کارهای خیلی مهمی که باید انجام دهم کدام هستند» و در آغاز هر روز از خود می‌پرسم: «امروز یک کار خیلی مهمی که حتما باید انجام دهم کدام است؟» به عقیده وی این کار کمک می‌کند حساب کند چقدر وقت برای تمرکز نیاز دارد و بعد این زمان را به قسمت‌های دوساعته تقسیم می‌کند. او توضیح می‌دهد «به مدت دو ساعت همه ایمیل‌ها را می‌بندم، روی مسنجر پیام «مزاحم نشوید» را می‌گذارم و تلفن خود را در حالت منشی قرار می‌دهم». او حتی روی گوشش هدفونی می‌گذارد تا به مراجعه‌کنندگان بفهماند که مشغول است. به نظر او دو ساعت، زمان کافی است. این مدت به او فرصت کافی می‌دهد تا کاملا روی کارش متمرکز شود و به عقیده او «زمان قابل تحملی برای دردسترس نبودن» است. بعد از این مدت، افراد دوباره شروع به زنگ و ایمیل زدن می‌کنند. امیلی می‌گوید این روش برای او موثر بوده: «این کار تاثیر زیادی روی بهره‌وری من داشت» و او احساس استرس کمتر می‌کند. «از آنجا که همه روزه پشت سر هم به ایمیل‌هایم نگاه نمی‌کنم، فشار خونم همیشه در حال افزایش نخواهد بود. من اکنون در زمانی که در کارم وقفه ایجاد می‌شود بسیار صبورتر شده‌ام.» او اشاره می‌کند که خواب کافی نیز به او کمک کرده تا در مقابل پریشانی مقاومت کند. چند سال پیش او هر شب فقط سه یا چهار ساعت می‌خوابید. اما او به‌طور جدی برنامه خواب خود را تغییر داد و اکنون هر شب ۶ تا هفت ساعت می‌خوابد. او می‌گوید: «من از وضعیت درهم‌شکستگی و عدم تمرکز به جایی رسیدم که می‌توانم به روشنی فکر کنم. وقتی خوب استراحت می‌کنم، چشم‌انداز بهتری دارم. می‌دانم که لازم نیست بلافاصله به یک ایمیل پاسخ بدهم.» او آنقدر در زمینه خواب مهارت کسب کرده که به مشتریان خود نیز آموزش می‌دهد.
مورد کاوی شماره ۲: ایجاد مرز
سارا تیلور، یک مدیر منابع انسانی در یک سازمان بین‌المللی بشردوست است و قبل و بعد از انتخابات ریاست جمهوری آمریکا در سال ۲۰۱۶ ماه‌ها نمی‌توانست بر کار متمرکز شود. او می‌گوید که نمی‌توانست از اخبار اجتناب کند. او می‌گوید: «در روز ساعت‌ها در تمام طول روز و نه فقط بعدازظهرها پشت سر هم اخبار جدید را روی سایت‌ها و خبرگزاری‌های مختلف دنبال می‌کردم.» به علت همین حواس‌پرتی‌ها او عقب افتاد و متوجه شد که شب‌ها و آخر هفته‌ها باید کار کند تا به کارهای عقب‌افتاده رسیدگی کند. او می‌گوید: «احساس بدبختی می‌کردم چون استراحت کافی نداشتم و لازم به ذکر نیست که همواره در معرض اخبار بد بودن چقدر می‌تواند مخرب باشد.» او می‌دانست که این کار برایش خوب نیست و به همین خاطر سعی کرد برای خود محدودیت بگذارد. او یک مرورگر پیدا کرد که برای وب‌سایت‌های منتخب محدودیت زمانی می‌گذاشت. او می‌گوید: «در آن زمان ترک این عادت بد برای من بسیار سخت بود و من با اراده خودم توان عبور از آن را نداشتم.» او روزانه برای خود محدودیت ۱۰ دقیقه‌ای برای مرور اخبار گذاشت. وقتی این زمان رد می‌شد یک صفحه در پنجره او ظاهر می‌شد که می‌گفت «الان نباید کار کنی؟» به نظر او این شیوه کاملا مفید بود. او قوانین دیگری نیز برای خود ایجاد کرد. وقتی در خانه کار می‌کند همه دستگاه‌های شخصی را از اتاقی که در آن مشغول کار است خارج می‌کند. او می‌گوید که هنوز در مورد اخبار به روز است اما به گفته خودش «حداقل اکنون دیگر از وظایف اصلی حیطه کاری خودم عقب نمی‌افتم.»
ارسال نظر