شرکت مشاوره مدیریت ایلیا چرایی اهمیت همراستایی مهارت‌‌‌های کارکنان با اولویت‌‌‌های کسب و کار را بررسی کرد
هدایت مهارت‌‌‌ها در مسیر اولویتها
در این مقاله، به بررسی چرایی اهمیت همراستایی مهارت‌‌‌های کارکنان با اولویت‌‌‌های کسب و کار خواهیم پرداخت. سپس به بررسی تاثیر این هماهنگی بر عملکرد و موفقیت سازمان‌ها میپردازیم. در پایان، راهکارها و راهنمایی‌‌‌هایی برای ایجاد و تقویت هماهنگی موثر بین مهارت‌‌‌های کارکنان و اولویت‌‌‌های کسب و کار ارائه خواهد شد.
با توجه به اهمیت بی‌‌‌پایانی که هماهنگی در بهبود عملکرد و افزایش توانمندی‌‌‌های سازمانی دارد، این مقاله سعی دارد تا به خواننده این امر را به طور کامل و بدون ابهام نشان دهد و راهکارهای موثری را برای بهبود هماهنگی و تضمین انطباق بین مهارت‌‌‌های کارکنان و اولویت‌‌‌های کسب و کار ارائه دهد.
براساس نظرسنجی انجام شده توسط گروه مشاوره مدیریت دیلویت در سال ۲۰۲۲ مشخص شد ۶۴درصد کارکنان علاقه‌مند به ماندن در سازمان‌هایی هستند که به توسعه مهارتشان اهمیت داده و کارها براساس مهارت‌‌‌ها تعریف شده‌‌‌اند و در مقابل تنها ۵درصد از مدیران به اندازه کافی بابت این موضوع سرمایه‌گذاری کرده‌‌‌اند. با وجود این، ۷۹درصد از مدیران موافق این موضوع هستند که باید در هدف و اولویت‌‌‌های سازمان برای کارکنان خود به عنوان انسان، سهامداران و جامعه ایجاد ارزش کنند.
چه مساله‌‌‌ای باعث می‌شود مدیران کمتر به موضوع فوق توجه کنند؟ یا اگر توجه می‌‌‌کنند در این مسیر موفق نباشند؟
این مساله در آمارهای نظرسنجی گروه مشاوره مدیریت دیلویت نیز بررسی و نتایج حاکی از آن است که تنها یک‌چهارم کارمندان معتقد بودند که مدیران شرکت در این مسیر قرار دارند.
موضوع بسیار مهم دیگر، مهارت توسعه کارکنان توسط مدیران به عنوان یک مهارت مدیریتی است که سال‌‌‌های طولانی نادیده گرفته شده است.
تا چندی پیش توسعه مهارت‌‌‌های مدیران محدود به توسعه فردی خودشان بود، اما با گذر زمان و فهم بهتر نحوه پیشرفت کسب و کارها و درک ضرورت توسعه مهارت‌‌‌های کارکنانشان در مسیر اولویت‌‌‌های کسب و کارشان از اهمیت فراوانی برخوردار شد، تا حدی که تسهیل و هدایت آن از مهارت‌‌‌های مدیریتی شناخته شده است.
این موضوع می‌تواند بسیار موثر و کارآمد باشد، برای نمونه در دوران همه‌گیری کرونا (Covid-۱۹) شرکت Virgin Atlantic خدمه پرواز در حال مرخصی خود را با بیمارستان‌‌‌های بریتانیا بابت کمک‌رسانی به اشتراک گذاشت؛ این عمل نشان‌‌‌دهنده اهمیت و کیفیت بسیار بالای پرورش و توسعه مهارت کارکنان است که حتی از صنعتی به صنعت دیگر به راحتی می‌توانند جابه‌جا شوند.
با وجود روندهای امروز در کسب و کارها مانند چابکی، رشد و نوآوری، محدود کردن کار به وظایف استاندارد و تصمیم‌گیری در رابطه با مشاغل براساس سلسله مراتب سازمانی مانع گسترش ذهنیت و رویکرد ذکر شده در بالا خواهد شد.
- در ادامه به بررسی برخی راهکارهای اجرا شده توسط مشاوران کسب و کار میپردازیم؛
سال‌‌‌های بسیار زیادی (بیش از یک قرن) ساختار کارهای سازمان براساس مشاغل (تعریف چگونگی انجام کار، توسط چه‌‌‌کسی؟ و با مدیریت چه‌‌‌کسی؟ پاداش، حقوق مرتبط با آن و...) مشخص می‌‌‌شدند. اما در دنیای امروز شرایط به گونه دیگری در حال رقم خوردن است.
براساس نتایج نظرسنجی انجام‌شده توسط گروه مشاوره مدیریت دیلویت در سال ۲۰۲۲ از ۱۲۰۰ متخصص، سازمان‌ها در حال حرکت به سمت رویکردی به نام سازمان‌های مهارت‌‌‌محور هستند. در این رویکرد کارها از مشاغل فاصله می‌‌‌گیرند به این طریق که به نتایج، ارزش و مشکلاتی که باید حل شوند اهمیت زیادی داده خواهد شد. همچنین کارکنان طوری دیده می‌‌‌شوند که مهارت‌‌‌ها و قابلیت‌‌‌هایشان می‌توانند به صورت سیال برای کار مطابق با علایق‌شان و همچنین با اولویت‌‌‌های کسب و کار تکامل یابند؛ به این صورت، شرایط عادلانه‌‌‌تر، مدیریت بهتر و مقیاس‌‌‌پذیری وجود خواهد داشت.
نتیجه نظرسنجی غافلگیر کننده بود و انتظار می‌‌‌رفت تعداد بیشتری برای دور شدن از رویکرد شغل‌‌‌محور به سمت مهارت‌‌‌محور مقاومت کنند؛ اما فقط ۱۹درصد از مدیران و ۲۳درصد از کارمندان با روش سنتی کار موافق بودند و به صورت تقریبا مشترکی، موافق تعریف مسائلی که باید حل شوند و منعطف بودن در پروژه‌‌‌ها بر اساس مهارتهایشان هستند.
کسب و کارها برای تغییر از حالت شغل‌‌‌محور به مهارت‌‌‌محور، ۴ اصل مهم را باید به عنوان پایه‌های این کار بنا کنند:
۱-جداسازی کار از مشاغل (سازماندهی مجدد کار به عنوان یک پرتفولیو و ساختاری فراتر از مشاغل)
۲-اصلاح نگرش به کارکنان (نگاه به عنوان افرادی که داخل و خارج از چارچوبشان همراه با مهارت‌‌‌های گوناگون کار می‌‌‌کنند)
۳- استفاده از مهارت‌‌‌ها به جای مشاغل در تصمیم‌گیری‌‌‌ها (مسائلی مانند چه کسی چه وظیفه‌‌‌ای داشته باشد؟ مدیریت عملکرد و حقوق و استخدام)
۴- ایجاد مرکز مهارت‌‌‌ها (Skill Hub) (شامل داده‌‌‌های مهارتی، فناوری‌‌‌ها، حاکمیت شرکت و... جهت تقویت تصمیمات.)
مشاوران کسب و کار چگونه این مسیر را برای مدیران هموار می‌‌‌کنند؟
مشاوران کسب و کار بسته به نوع حضورشان، می‌توانند صرفا راهکارها و آموزش‌‌‌های لازم را ارائه داده و همراهی‌‌‌ای در اجرای آنها نداشته باشند یا شانه به شانه مدیران در این مسیر همراهشان باشند.
در این مسیر استفاده از تکنولوژی یک امر جدا نشدنی است، چرا که در عملیاتی شدن و در حفظ تداوم حرکت به سوی سازمان مهارت‌‌‌محور نقش برجسته‌‌‌ای را ایفا می‌‌‌کند، این موارد عبارتنداز:
۱-تشخیص مهارت‌‌‌های مورد نیاز و شکاف‌‌‌های موجود: این کار به منابعی مانند ارزیابی‌‌‌های عملکرد، مصاحبه با کارکنان، نظرسنجی‌‌‌ها و تحلیل وظایف شغلی نیاز دارد. با جمع‌‌‌آوری این اطلاعات، می‌توان بهترین راهکارها را برای توسعه مهارت‌‌‌های موجود و توسعه مهارت‌‌‌های جدید شناسایی کرد.
۲- تهیه سند برای تمامی جوانب مهارت‌‌‌ها و قابلیت‌‌‌های کارکنان: جهت تهیه این سند، ابتدا باید اطلاعات مورد نیاز را جمع‌‌‌آوری کرد که شامل مهارت‌‌‌های فنی، فرهنگ سازمانی، مدیریت دانش، توانایی‌‌‌های رهبری و ارتباطات و … می‌شود. سپس باید سند تهیه شده را در اهداف اجرایی سازمان گنجاند و با زمان‌بندی و ایجاد مسوولیت برای کارکنان، برای توسعه مهارتهایشان معرفی کرد.
۳- تحلیل مهارت‌‌‌ها و میزان استفاده از آنها در هر پروژه:می‌توان از روش‌‌‌های مختلفی استفاده کرد، مانند: ارزیابی مهارت‌‌‌های کارکنان، انجام مصاحبه‌‌‌ها با اعضای تیم پروژه، بررسی ارزش افزوده مهارت‌‌‌ها در هر پروژه، استفاده از نرم‌‌‌افزارهای مدیریت مهارت‌‌‌ها و … .
۴- منبعی برای جمع‌‌‌آوری داده‌‌‌های مهارتی کارکنان: منابعی که می‌توانند برای جمع‌‌‌آوری داده‌‌‌های مهارتی کارکنان مورد استفاده قرار بگیرند شامل سیستم‌‌‌های مدیریت منابع انسانی (HRM)، نرم‌‌‌افزارهای ارزیابی عملکرد، پلتفرم‌‌‌های آموزشی آنلاین و نظام‌‌‌های ارزیابی ۳۶۰ درجه می‌‌‌باشند. این منابع کمک می‌‌‌کنند تا اطلاعات دقیق و قابل اعتمادی در مورد مهارت‌‌‌ها و توانایی‌‌‌های کارکنان موجود باشند.
مشاور به عنوان تسهیلگر و توصیه‌‌‌گر
موضوع بااهمیت دیگری که با تسهیلگری و کمک مشاوران می‌توان به آن پاسخ داد موضوع اعتبارسنجی و چگونگی ثبت مهارت‌‌‌های کارکنان است و موارد بالا به نوعی پیش‌نیازی برای این موضوع است. از منابع و روش‌‌‌های پیشنهاد شده برای این کار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
۱-سنجش مدارک شخصی موجود: می‌توان از رویکردها و روش‌‌‌های مختلفی برای این کار استفاده کرد، مانند: تعیین استانداردهای مشخص، ارزیابی دوره‌‌‌ای و سیستماتیک، ایجاد یک سیستم مدیریت مدارک، ایجاد فرهنگ به‌روزرسانی مدارک.
۲-بازخوردهای مدیران و همکاران (ارزیابی): مشاوران می‌توانند نقش بسیار سازنده‌‌‌ای در این فرآیند ایجاد کنند، به وسیله راهکارهایی مانند: ترویج فرهنگ ارتباط بازخوردی سازنده در سازمان، راهنمایی بابت استفاده از پلتفرم‌‌‌ها و نرم‌‌‌افزارهای مدیریت بازخورد، ایجاد فرصت‌‌‌های متنوع برای ارائه و دریافت بازخورد مدیران و همکاران، آموزش به مدیران و همکاران در زمینه ارائه بازخورد موثر.
۳-ابزارهای ارزیابی دیجیتال (شبیه‌‌‌سازها، تست‌‌‌های فنی و...): این ابزارها باید منطبق با هدف‌‌‌های سازمان باشند، به روز نگه داشته شوند و با شرایط و نیازهای متغیر سازمان قابل تطبیق باشند. همچنین حفظ امنیت اطلاعات جمع‌‌‌آوری شده بسیار اهمیت دارد.
۴-گزارش کارکنان بابت تغییر سطح مهارتهایشان در طول زمان و تحلیل آنها: ایجاد سیستمی بابت ثبت اطلاعات مربوط به سطح مهارت فعلی و سابقه زمانی؛ همچنین از نمودارها و گزارش‌‌‌های تحلیلی جهت نشان دادن تغییرات استفاده می‌شود. این اطلاعات می‌تواند شامل دوره‌‌‌های آموزشی، گواهی‌‌‌ها، پروژه‌‌‌ها و تجربیات کاری باشد و بررسی علل تغییر سطح مهارت کارکنان بسیار مهم است.
وابستگی متقابل رویکرد سازمان به نوع بودن همکاران و مدیران در مسیر مهارت‌محوری
براساس مطالعه سال ۲۰۱۹ دانشگاه هاروارد در لینکدین، ۹۴درصدکارکنان اتفاق نظر داشتند که در صورت سرمایه‌گذاری کارفرما و مدیرانشان در توسعه آنها تمایل به ادامه همکاری با آن سازمان‌ها را خواهند داشت؛ اما چگونگی همراه ساختن کارکنان برای حضور در این مسیر چالش بزرگی است که مواجهه با آن اجتناب‌ناپذیر است؛ برجسته‌‌‌ترین چالش، قانع کردن و تشویق آنها برای به اشتراک گذاشتن داده‌‌‌های مهارتی‌‌‌شان است به گونه‌‌‌ای که بدون در نظر گرفتن درخواست‌‌‌های سازمان و مدیران به صورت خودجوش اقدام به اشتراک‌‌‌گذاری داده‌‌‌های خود کنند.
۶ راهکار پیشنهادی بابت این موضوع وجود خواهد داشت که هر یک از این موارد را باید به شکل مناسبی با کارکنان به اشتراک گذاشت؛ این راهکارها شامل این موارد است:
۱- ایجاد شفافیت در نحوه استفاده از داده‌‌‌ها: قبل از ایجاد سیستمی بابت ثبت اطلاعات، حدود استفاده از این داده‌‌‌ها و نوع استفاده از آن برای کارکنان مشخص باشد.
۲- ایجاد فرصت برای رشد و عدم‌تاثیر در ارتقا و حقوق و... : به نوعی به این داده‌‌‌ها نگاه شود که منجر به ایجاد فرصت رشد و بهبود مهارت‌‌‌ها شود و در مقابل ارتقا یا به صورت مستقیم موثر در حقوق کارکنان نباشد.
۳- استفاده از اطلاعات دریافتی برای عادلانه‌‌‌تر شدن شرایط: از این اطلاعات بابت رساندن کارکنان به جایگاه واقعی‌‌‌شان استفاده شود و شرایطی ایجاد شود که همگی پذیرای تغییرات عادلانه براساس این داده‌‌‌ها باشند.
۴-وجود کنترل افراد بر اشتراک‌‌‌گذاری اطلاعات: افراد قادر باشند که تعیین کنند چه اطلاعات و داده‌‌‌‌‌‌ای از موارد بارگذاری‌شده مورد استفاده، انتشار و در دسترس دیگران قرار گیرد.
۵- امکان اصلاح اطلاعات توسط خود اشخاص: اگر در طول زمان تغییر یا به‌روزرسانی‌‌‌ای نیاز بود، خود کارکنان و بدون واسطه‌‌‌ای این تغییرات را اعمال کنند تا کمترین خطا در بارگذاری یا تغییر اطلاعات وجود داشته باشد.
۶- استفاده از داده‌‌‌ها برای ایجاد تجربه کاری شخصی‌‌‌سازی‌شده برای افراد تا حد امکان: سازمان از داده‌‌‌های جمع‌‌‌آوری‌شده استفاده کند و در قالب نمودار، داشبورد، پرتفولیوی مهارتی و... امکاناتی را در دسترس کارکنان قرار دهد تا مسیر حرکت خود را به صورت شخصی‌‌‌سازی‌شده مورد بررسی قرار دهند و در رابطه با بهبود شرایط خود تصمیم‌گیری کنند.
برای مهارت‌‌‌محور شدن یک سازمان لازم است که از مدیران آن بابت همکاری در این روند دعوت شود؛ به‌گونه‌‌‌ای‌که نیازها و شکاف‌‌‌های مهارتی را کشف و ارزیابی کنند و تیمشان را برای حضور در آموزش‌‌‌ها تشویق کنند. همچنین هر یک از مدیران برای فرهنگ‌سازی و اجرای آموزش‌‌‌ها در سازمان و در نهایت برای بیان انتظاراتشان از آموزش‌‌‌ها و ارائه بازخوردها مسوول باشند.
طبق مطالعات شرکت مشاوره مدیریت مکنزی در سال ۲۰۲۱ و همچنین تحقیق دانشگاه هاروارد در سال ۲۰۲۲ و تجربه‌‌‌های موجود در این زمینه طی سال‌‌‌های گذشته، این نتیجه حاصل شده است که کارکنان ترجیح می‌‌‌دهند یک فضا و زمان معین برای یادگیری داشته باشند و همچنین برنامه مشخص و ساختاریافته‌‌‌ای بابت موضوعات آموزشی وجود داشته باشد؛ به بیان دیگر باید یک سفر یادگیری (Learning Journey) برای رده‌‌‌های مختلف سازمان تعریف شود. موضوعات آموزشی باید به گونه‌‌‌ای تدوین شوند که همراستا با اهداف، نیازها و استراتژی‌‌‌های سازمان باشند.
جمع‌‌‌بندی
مساله توسعه مهارت‌‌‌های کارکنان، در ظاهر ساده به‌نظر می‌‌‌رسد، اما در بسیاری از موارد پس از شروع، شکست خورده‌‌‌اند یا به هدفی که در نظرشان بوده است نرسیدند یا با اولویت‌‌‌های سازمان تداخل داشته است. حضور مشاوران کسب‌وکار می‌تواند در این مسیر به عنوان افراد با تجربه که جنبه‌‌‌های گوناگون این مساله را درک کرده‌‌‌اند بسیار کارآمد باشد، همچنین با آموزش‌‌‌ها و فعالیت‌‌‌هایشان در سازمان نقش تعیین‌‌‌کننده‌‌‌ای در آماده‌‌‌‌‌‌سازی آن (از لایه مدیران ارشد تا کارمندان) برای این تغییرات خواهند داشت.
این فعالیت‌‌‌ها را می‌توان به سه مرحله اساسی تقسیم کرد، که شامل این موارد است:
۱- ارزیابی سازمان برای کشف نیازها و شکاف‌‌‌های مهارتی: ارزیابی مهارت‌‌‌های موجود و مورد نیاز، تعیین نحوه تامین مهارت‌‌‌های مورد نیاز کنونی، تحلیل نیازها و شکاف‌‌‌های موجود.
۲- توسعه استراتژی مهارت‌‌‌ها در سازمان: طراحی پرتفولیو از ابتکار عمل‌‌‌های اساسی مرتبط با شکاف‌‌‌ها، طراحی سفر یادگیری (Learning Journey) برای لایه‌های مختلف سازمان، تصمیم‌گیری و ارائه راهکار در مورد زیرساخت‌‌‌ها و توانمندسازی‌‌‌های مورد نیاز.
۳-مقیاس‌‌‌دهی به تلاش‌‌‌ها و فعالیت‌‌‌های مهارت‌‌‌ساز: راه‌‌‌اندازی مرکز مهارت‌‌‌ها و یادگیری، اجرای برنامه جامع تحول مهارتی در سراسر سازمان برای پاسخ به حیاتی‌‌‌ترین نیازهای مهارتی، پیگیری میزان تاثیر آموزش‌‌‌ها و ارزیابی اثر آن در کار.
به وسیله این فعالیت‌‌‌ها سازمان‌ها قادر خواهند بود موانعی نظیر ۱- تغییر ذهنیت و شیوه‌‌‌های قدیمی ۲- اصلاح نحوه جبران خدمات براساس مهارت‌‌‌ها ۳- ناتوانی در انتقال مهارت‌‌‌ها به اولویت‌‌‌های کسب و کار ۴- همگام کردن افراد با سازمان برای اجرای این تغییرات ۵- داده‌‌‌های ناکافی برای مهارت‌‌‌ها و ناتوانی در ارزیابی آنها را پشت سر بگذارند و به نتیجه دلخواه خود برسند.
در نهایت، به صورت خلاصه می‌توان بیان کرد: مشاوران کسب و کار به صاحبان و مدیران ارشد کسب و کار کمک می‌‌‌کنند تا ذهنیت خود و سازمانشان را تغییر دهند و انگیزه اصلی‌‌‌شان را از فرار از شکست نخوردن به حرکت در راستای موفقیت تغییر دهند و با این تغییر ذهنیت مسیر هموارتری برای ایجاد یک سازمان مهارت‌‌‌محور و توسعه مهارت‌‌‌های متناسب با استراتژی‌‌‌های آن پیش رویشان خواهد بود.
منابع:
۱- Deloitte
۲- Harvard Business Review
۳- McKinsey & Company
