این ۳ ابزارِ روابط عمومی در دوران تحریم، کسب و کارتان را نجات می‌دهند.

در هیچ دوره‌ی زمانی ارتباطات و روابط عمومی به اندازه امروز مورد توجه نبوده است. فضای رقابتی کسب و کار در عصر حاضر سازمانها را مجاب کرده تا همواره به فکر بهبود ارتباطات درون‌سازمانی و برو‌ن‌سازمانی خود باشند.

 روابط عمومی این روزها خود به تنهایی یک علم جدی و وسیع است، که سازمانها هزینه‌های زیادی برای بهبود آن می‌پردازند. بخصوص این روزها با تشدید تحریم و بحران اقتصادی ادامه‌ی حیات برای بسیاری از کسب و کارها بسیار دشوار شده است و لزوم بهره‌وری بیشتر سازمان بیش از هر زمان دیگری به چشم می‌آید.

سازمانها همواره می‌کوشند تا با ایجاد بسترهای مناسب، ارتباط خود با خارج از سازمان و ارتباط بین کارمندانشان را تسهیل کنند. فن‌آوری اطلاعات و شرکت‌های ارائه دهنده خدمات پشتیبانی شبکه به این مهم کمک شایانی خواهند کرد.

 سه ابزار حیاتی برای تداوم کسب و کارتان 

۱. اینترنتی که در اختیار کارمندان است می‌تواند یک شمشیر دولبه باشد. می‌تواند آگاهی کارمندان را افزایش دهد، ارتباط بین آنها و ارتباط آنها با خارج از سازمان را تسریع کند و بسیاری منافع دیگر. ولی در کنار این منافع می‌تواند تمام‌وقت یک کارمند را بگیرد. اینترنت می‌تواند باعث شود که یک کارمند تمام وقت کاری خود را در شبکه‌های اجتماعی و یا در حال چت کردن با دوستان و اقوامش بگذراند.

اما آیا می‌توان محدودیتهایی بر اینترنت اعمال کرد که هم کارایی کارمندان پایین نیاید، و هم از اتلاف وقت آنها برای کارهای غیرضروری جلوگیری کرد؟

پاسخ "آری" است. روشهایی وجود دارد که با مدیریت اینترنت می‌توانید محدودیتهایی برای استفاده از اینترنت درون سازمان خود وضع کنید. می‌توان کاری کرد که هر کارمند حجم مشخصی از اینترنت روزانه داشته باشد. می‌توان محدودیتهایی اعمال کرد تا وقتی یک کارمند در حال استفاده بیش از حد از پهنای باند است، دسترسی او را محدود کرد. ابزارهایی وجود دارد که به وسیله آن می‌توانید مدیریت کنید که چه کسی، به چه چیزی، در چه زمانی و به چه مقدار، دسترسی داشته باشد.

یک نکته‌ی بسیار مهم دیگر: اینترنت اگرچه دنیای "امکان" است، دنیای "تهدید" هم هست.

بخواهیم یا نخواهیم اینترنت پر است از ویروسها، تروجانها، کرمهای رایانه‌ای، جاسوس‌افزارها، کیلاگرها و سایر

محتواهای مخرب. اگر از شبکه استفاده می‌کنید، آنتی‌ویروس به تنهایی متضمن امنیت شبکه شما نیست. شبکه‌ی شما به یک نرم‌افزار سودمند برای کنترل اینترنت کاربران شبکه‌ی خود نیاز دارد که به طور خودکار وبسایت‌های حاوی محتوای مخرب را مسدود کند. این نرم‌افزار باید به گونه‌ای باشد که هر روز در مقابل بدافزارهایی که به وجود می‌آیند به‌روزرسانی شود. یک شرکت پشتیبانی شبکه به راحتی می‌تواند همه‌ی این کارها را برای مدیریت اینترنت شما انجام دهد و خیالتان را از استفاده درست کارمندانتان از اینترنت راحت کند.

۲. ایمیل سازمانی هم از آن ابزارهایی است که ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی بدون آن لنگ می‌زند. ایمیل سازمانی همچنان رسمی‌ترین، مهم‌ترین و قابل استنادترین وسیله‌ی ارتباطی افراد سازمان است. چه این ارتباط بین افراد داخل سازمان باشد و چه ارتباط با خارج از آن.

ضمن اینکه ایمیل سازمانی به گونه‌ای طراحی شده است که نیازهای کاری را کاملاً پوشش می‌دهد.

حتی اگر از همه‌ی مزایای ایمیل هم بگذریم، نمی‌توانیم این حقیقت را نادیده بگیریم که ایمیل از لحاظ امنیت به مراتب بهتر از هر پیام‌رسان عمومی است. نقش ایمیل در روابط عمومی سازمان غیرقابل کتمان است.

۳. یکی دیگر از ابزارهایی که به شدت برای ارتباطات درون سازمانی ضروری و حتی حیاتی است، یک پیام‌رسان درون‌سازمانی است. پیام‌رسان‌ها می‌توانند از اتلاف وقتی که در گفتگوی حضوری و تلفنی به وجود می‌آید و صرف احوالپرسی و موضوعات غیرمرتبط می‌شود جلوگیری کنند.

ضمن اینکه افرادی که در حال تعامل چهره به چهره یا تلفنی هستند ناگزیرند تمام تمرکز خود را صرف همان موقعیت کنند، در حالی که وقتی از پیام‌رسان استفاده می‌کنند می‌توانند همزمان کارهای دیگر خود را هم پیش ببرند.

پیام‌رسان‌های داخلی حتی این امکان را می‌دهند تا جلسات کاری هم، به صورت مجازی برگزار شوند. آن هم تقریباً با همه‌ی آن امکاناتی که در یک جلسه حضوری می‌تواند وجود داشته باشد. ارتباط تصویری چند نفره، امکان ارسال فایل و یک تخته وایت‌برد مجازی، که پای ثابت همه‌ی جلسات کاری است.

امکان برگزاری جلسه در پیام‌رسان داخلی به خصوص برای زمان‌هایی که افراد حاضر در جلسه از لحاظ جغرافیایی دور از هم هستند، بسیار پرکاربرد است.

از همه اینها مهمتر، استفاده از پیام‌رسان‌های داخلی تاریخچه‌ای از خود به جای می‌گذارد که کاملاً قابل ارجاع است.

سامانه‌های اتوماسیون اداری امکانات پیام‌رسان را ندارند.

پیام‌رسان‌های عمومی هم نمی‌توانند برای سازمانها کارایی چندانی داشته باشند. اسنادی که در پیام‌رسان‌ها تبادل می‌شوند همگی جزو دارایی‌های یک سازمان محسوب می‌شوند و پیام‌رسان‌های عمومی به راحتی می‌توانند بستری را مهیا کنند که این مدارک در اختیار افراد خارج از سازمان قرار بگیرند و یا از آنها سوء استفاده شود.

پیام‌رسان‌های عمومی اشکال دیگری هم دارند. استفاده از آنها ناخواسته پرسنل را تشویق می‌کند که در ساعات اداری با افراد خارج از محیط کار شروع به گفتگو کنند.

بجز همه‌ی اینها، پیام‌رسان‌های عمومی کاملاً نسبت به روال‌ها و سلسله مراتب سازمانها بیتفاوتند. به بیان دیگر در آنها هرکسی می‌تواند با هر کسی که دوست دارد شروع به گفتگو کند. ولی در یک پیام‌رسان داخلی که برای یک سازمان خاص طراحی شده است می‌توان به راحتی سلسله مراتب را تعریف کرد و ارتباطات افراد را در چارچوب سازمان محدود کرد. به بیان دیگر در یک پیام‌رسان داخلی می‌توان سطوح دسترسی بر مبنای گروههای کاری یا چارت سازمانی تعریف کرد و سیاستهای ارتباطی مدنظر سازمان را در نظر گرفت.

پیام‌رسان‌های داخلی محاسن دیگری هم دارند. از جمله این محاسن می‌توان به سرعت بیشتر تبادل اطلاعات در آنها اشاره کرد.

این دلایل استفاده از یک پیام‌رسان داخلی را برای سازمانها تبدیل به یک ضرورت کرده است.

به جز این سه ابزار روابط عمومی، به طور کلی خدمات شبکه کامپیوتری، جزو خدماتی است که امروز نقش بسیار پررنگی در سازمانها پیدا کرده است. شرکت پیراسیس یکی از شرکت‌هایی است که سالها در زمینه‌ی خدمات پشتیبانی شبکه فعالیت کرده و سابقه بسیار خوبی در این زمینه دارد. این شرکت کلیه خدمات حوزه شبکه، از جمله امنیت شبکه و پشتیبانی آن را انجام می‌دهد. شما می‌توانید از طریق این لینک از وبسایت شرکت پیراسیس بازدید کنید.