حل معضل «کار نامرئی»
بهعنوان مثال، خیلی از کارکنان در طول روز بهجای همکارانشان در جلسات شرکت میکنند یا در زمان غیبت سایر کارکنان به تلفنها یا ایمیلهای موجود در اینباکس آنها جواب میدهند. اگرچه این کارهای نامرئی وقت و انرژی زیادی از افراد میگیرد، اما به این علت که قابلسنجش و اندازهگیری نیست کمتر مورد توجه و قدردانی دیگران از جمله مافوقها قرار میگیرد. حتی اگر یک فرد به همه تلفنها یا ایمیلهایی که به خودش مربوط است جواب دهد یا در جلسات کاری شرکت کند، باز هم درگیر کار نامرئی میشود و فعالیتهایی انجام میدهد که آنچنان که باید و شاید قابل اندازهگیری و سنجش نیستند. این کارهای نامرئی در نهایت، افراد را از کارهای مهمتری مانند نوآوری و آیندهپژوهی و برنامهریزیهای خلاقانه بازمیدارند.
حال سوال اینجاست که چگونه میتوان مشکل کار نامرئی را حل کرد و وقت و انرژی مدیران و کارکنان را برای کارهای مهمتری ذخیره کرد؟ در پاسخ به این سوال باید گفت با استفاده از روشهای سنتی مانند نوشتن تمام کارهایی که یک نفر در طول روز انجام میدهد یا نوشتن گزارش کامل آنچه در جلسات کاری مطرح شده و ارسال آنها برای مقامهای مافوق (به امید جبران زحمات و دریافت پاداش) نمیتوان مشکل کارهای نامرئی را حل کرد، چون انجام همین کارهای اضافی وقت و انرژی مضاعفی از افراد میگیرد و به حل مشکل کارهای نامرئی کمکی نمیکند.
راهکارهای عملی
۱- کارهای نامرئی را ساده کنید
یکی از ویژگیهای اصلی کارهای نامرئی این است که میتوان به شیوههای مختلفی آنها را سادهتر کرد یا اینکه اصلا آنها را انجام نداد. بهعنوان مثال، اگر شما قبلا در یک جلسه کاری شرکت کردهاید و پس از مدتی دوباره به جلسهای با همان موضوع دعوت شدهاید میتوانید از حضور در آن جلسه خودداری کرده یا فرد دیگری را بهجای خود بفرستید. در صورتی هم که حضور شما در چنین جلسهای الزامی اعلام شده باشد، بهتر است پیشنهاد کوتاهتر شدن زمان آن را به گردانندگان بدهید. در مورد کارهای نامرئی دیگری مانند جواب دادن به ایمیل و تلفنها هم میتوانید از منشی تلفنی گویا یا ماشینهای پاسخدهنده به ایمیل استفاده کنید و خودتان را از شر این کارهای نامرئی بیهوده و تکراری خلاص کنید.
۲- از تعداد سیستمها و پلتفرمهای کاری بکاهید
در اغلب شرکتها و سازمانها، انبوهی از سیستمها و پورتالها وجود دارند که بسیاری از آنها یک کار را انجام میدهند و ویژگیها و کارکردهای تقریبا مشابهی دارند. واقعیت این است که استفاده همزمان از همه آنها نتیجهای غیر از اتلاف وقت و انرژی برای کارکنان و کلیت سازمان به دنبال ندارد. بنابراین یکی از روشهای اصلی کاستن از حجم کارهای نامرئی در درون سازمانها این است که از تعداد سیستمها و پلتفرمها و پورتالهای سازمانی موازی بکاهید تا افراد مجبور نباشند یکسری داده و اطلاعات را بارها بارگذاری و وقت و انرژی زیادی برای این کارهای بیهوده تلف کنند.
۳- از پرداختن به عوامل مختلکننده حواس و برهمزننده تمرکز خودداری کنید
تحقیقات انجام شده در دانشگاه «اروین» کالیفرنیا نشان داده به طور میانگین ۲۰ دقیقه طول میکشد تا افراد بتوانند پس از پرت شدن حواسشان به خاطر عوامل مزاحم مانند تماسهای تلفنی یا دریافت ایمیل یا پیامهای نامرتبط در رسانههای اجتماعی، تمرکزشان را بازیابند. بنابراین لازم است تمهیداتی اندیشیده شود تا عوامل برهمزننده تمرکز به حداقل برسند؛ از جمله قطع کردن تلفن کارکنان برای چند ساعت.
۴- به خاطر انجام کارهای نامرئی از کارکنانتان قدردانی کنید
همانطور که در تعریف کارهای نامرئی گفته شد، بهندرت پیش میآید کسی بهخاطر انجام کارهای نامرئی از کارکنان تشکر کند. به همین دلیل هم هست که آنها به این نتیجه میرسند که کسی قدر زحماتشان را نمیداند و در نتیجه تمایل آنها برای انجام درست و دقیق چنین کارهایی کاهش پیدا میکند. بنابراین لازم است به بهانههای مختلف و به شکلی روشن و هدفمند از کارکنان بهخاطر انجام دادن کارهای نامرئی قدردانی کنید و به آنها نشان دهید که زحماتشان دیده شده و مورد ستایش قرار میگیرد.
۵- مشخص کنید هر کسی قرار است کدام کارهای نامرئی را انجام دهد
بسیاری از کارکنان اخلاقمدار و کسانی که تحت هر شرایطی دوست دارند حتی کارهایی که جزو وظایف و مسوولیتهای اصلیشان نیست را هم به بهترین شکل ممکن انجام دهند، آمادهاند در کارهای نامرئی هم بهترین عملکرد را داشته باشند؛ البته به شرطی که از قبل مشخص شده باشد قرار است کدام کارها را و چرا باید انجام دهند. چنین افرادی از اینکه کارهای نامرئی مختلفی که انجام میدهند نادیده گرفته شود و انجام آن بهحساب دیگران نوشته شود احساس سرخوردگی و خشم خواهند کرد. پس بهتر است یک نوع چارچوب مشخص و تقسیم وظایف در مورد کارهای نامرئی در تمام بخشهای سازمان وجود داشته باشد تا هر کسی بداند انجام کدام کارها از او انتظار میرود و به واسطه عملکرد موفق در این زمینه از آنها تقدیر و تشکر به عمل خواهد آمد.
۶- کارهای نامرئی را قابل رویت و ملموس کنید
در نهایت، یکسری کارهای نامرئی در هر سازمانی وجود دارند که مدیران و کارکنان خواسته یا ناخواسته باید انجامشان دهند. چنانچه این کارها همچنان نامرئی و ناملموس باقی بمانند، احتمال بد انجام شدنشان و ارائه عملکرد ضعیف از جانب کارکنان - حتی کارکنان توانمند و باسابقه - میتواند بالا باشد. بنابراین باید به شکلهای مختلف در راستای قابل رویت ساختن و ملموس کردن این کارهای نامرئی گام برداشت و با به کار بستن راهکارهایی که به آنها اشاره شد احتمال ارائه عملکردهای ضعیف از جانب کارکنان را به حداقل رساند.
منبع: Forbes
