هفت توصیه برای مرزگذاری در تعطیلات
جدیدترین نظرسنجی موسسه Modern Health نشان میدهد که ۵۷ درصد کارکنان برای چک کردن ایمیلهای کاری در زمان تعطیلات احساس اجبار میکنند. همین درصد از کارکنان معتقدند که کارفرمایشان هیچ درکی از تنشهای مالی و عاطفی ایام تعطیلات ندارد. تعطیلات اساسا برای تجدید قواست، اما برای بسیاری از کارکنان به توفان مهیبی از نگرانی مالی، فشار خانوادگی و کاری و تنشهای عاطفی تبدیل میشود.
به عقیده متخصصان، تنها وجود کمی انعطاف و درک از سوی کارفرمایان میتواند به کارکنان در مرخصی احساس امنیت بدهد. اما همیشه چنین نیست و کارکنان باید با گذاشتن مرزهای کاری در ایام تعطیلات فعالانه برخورد کنند. استراتژیهای زیر میتواند بدون آسیب به وجهه حرفهای شما از زمان شخصیتان محافظت کند.
۱- هر چه زودتر موضوع را مطرح کنید: زمانبندی برای گذاشتن مرزهای کاری مهم است. حداقل دو هفته قبل از شروع مرخصی با رئیستان صحبت کنید تا او زمان کافی برای برنامهریزی و تعیین گزینههای مختلف از جمله برای موقعیتهای اضطراری را داشته باشد. طرح بهموقع موضوع نشانگر آن است که شما حرفهای هستید و به نیازهای سازمان توجه دارید. بنابراین در اولین فرصت با رئیستان جلسه بگذارید و برنامه تعطیلات و زمانهایی را که در آن قادرید در دسترس باشید به او اعلام و بر سر آن توافق کنید.
۲- درباره در دسترس بودنتان به طور واضح و مشخص صحبت کنید: مرزهای مبهم اثربخشی لازم را ندارند. مثلا به جای گفتن اینکه «اغلب اوقات در دسترس نخواهم بود» به طور مشخص بگویید «فقط برای موارد اضطراری، ایمیلها را هر روز ساعت ۹ صبح چک میکنم.» یا اگر ارتباطتان کلا قطع خواهد بود، نام همکاری را ببرید که به جای شما به موارد فوری رسیدگی خواهد کرد. همچنین شرایط اضطراری را که ارزش گرفتن وقت شما را در تعطیلات دارد تعریف کنید.
تعیین این موارد از مزاحمتهای غیرضروری میکاهد و رئیستان درمییابد که در چه زمانهایی تماس با شما حتمی و نتیجهبخش خواهد بود.
۳- دستورالعملهای همهجانبه و قابل فهم فراهم کنید: یکی از بهترین راههای کاهش مزاحمت آن است که تیمتان را به گونهای آماده کنید که بتوانند در غیابتان کارها را مطابق برنامه شما پیش ببرند. برای این کار باید مستندات دقیقی درباره موقعیت فعلی و قدمهای بعدی پروژههای جاری، تماسهای ضروری و نیز راهنمایی در مورد مسائل بالقوهای که ممکن است پیش بیاید تهیه کنید و در اختیار آنها قرار دهید.
همچنین لازم است نسخهای از مستندات را با رئیس خود به اشتراک بگذارید. به این ترتیب او اطمینان مییابد که در غیاب شما کارها جریان عادی خواهد داشت و احتمال مزاحمت برای شما هم کم میشود.
۴- یک برنامه پشتیبان پیشنهاد بدهید: با توجه به معیارهای مدنظر رئیستان و با هماهنگی با او فردی را به عنوان کسی که میتواند در غیاب شما وظایفی را پوشش دهد انتخاب و به همه طرفهای ذیربط معرفی کنید. این رویکرد به رهبری سازمان نشان میدهد شما با وجود تعیین مرزهای کاری به تداوم کسب و کار سازمان نیز اهمیت میدهید.
۵- مرزبندیها را حول عملکرد و بهرهوری چارچوببندی کنید: گفتوگو درباره مرزهای کاری را در چارچوب نیاز شخصی یا چیزی که سزاوار آن هستند پیش نبرید بلکه درخواست خود را بهگونهای مطرح کنید که با اولویتهای سازمان همراستا و همخوان باشد.
۶- سیستمها را برای خارج از دفتر تنظیم کنید: سیستمهای نرمافزاری شما باید در خدمت مرزهای کاری شما قرار گیرند. سیستم پاسخها باید حاوی اطلاعات دقیقی درباره زمان بازگشت شما، افراد مجاز برای تماس در مواقع اضطراری و نیز زمان پاسخگویی شما به امور غیر اضطراری باشد.
فیلترهای ایمیل خود را به گونهای سازمان دهید که به صورت خودکار ایمیلها را در فولدرهای مدنظر شما قرار دهد تا پس از بازگشت بتوانید آنها را بررسی کنید. برخی افراد در تعطیلات موبایل خود را خاموش یا اپلیکیشنهای کاری را از روی آن حذف میکنند. باید سیستمهایی را ایجاد کنید که برای شما مناسبترند.
سعی کنید این سیستمها را ۲۴ ساعت قبل از رفتن به تعطیلات برقرار کنید.
۷- به مرزهایی که گذاشتهاید پایبند بمانید: اگر گفتهاید ایمیلها را چک نخواهید کرد، واقعا این کار را نکنید. ثباتقدم نداشتن در این موضوع به رئیس و همکارانتان یاد میدهد مرزهایی را که میگذارید نادیده بگیرند، چون دریافتهاند که شما سرانجام وا میدهید.
پس از بازگشت از تعطیلات برای در دسترس نبودنتان عذرخواهی نکنید و برای عدم حضورتان توضیح اضافی ندهید. فقط بیان اینکه «از مرخصی لذت بردم و الان آماده ورود به کار هستم» کافی است. وقتی به مرزهای خود احترام میگذارید در واقع استانداردهای آینده خود را به دیگران اعلام کردهاید.
فراموش نکنید که مرزگذاری نشانه خودخواهی نیست بلکه برای عملکرد پایدار شما ضروری است و نه تنها شما، بلکه سازمان نیز از آن منتفع میشود.
منبع: Forbes
