واقعیت این است که کنترل‌‌‌ها، حفاظت‌‌‌های هوشمندی هستند که از شرکت شما در برابر تصمیم‌‌‌ها و اقدامات پیش‌بینی نشده و نامناسب کارکنانتان حفاظت می‌کنند. هنگامی که شما مدیریت می‌‌‌کنید، در عمل به اعضای تیمتان این اختیار و قدرت را می‌‌‌دهید تا بدون کسب تکلیف‌‌‌ کردن از شما اقدام به اتخاذ تصمیمات و قضاوت ‌‌‌کردن و انجام کارها کنند. اما شما باید از طریق بازخورد نشان ‌‌‌دادن به آنها و بررسی مجدد مسائل و تحولات به قوی‌‌‌تر شدن افرادتان کمک کنید تا آنها بهترین عملکردشان را ارائه دهند. دقیقا همین‌‌‌جاست که کنترل‌‌‌های کاری لازم و کلیدی می‌‌‌شوند.

بنابراین‌ کنترل‌‌‌های کاری نه برای تسلط یافتن مدیران بر امور شرکت‌ها بلکه برای ارتقا و پیشرفت کسب‌و‌کارها انجام می‌‌‌پذیرند و بهترین کنترل‌‌‌ها آنهایی هستند که رفتارها و اقدامات منفی و نادرست کارکنان را به رفتارهای مثبت و درست تبدیل کنند و باعث بهبود کیفیت عملکرد تیم‌‌‌ها و کسب نتایج بهتر توسط اعضای آنها شود. به عبارت بهتر، کنترل‌‌‌های خوب این امکان را برای رهبران و مدیران کسب‌وکارها فراهم می‌کنند تا جدیدترین و کاربردی‌‌‌ترین اطلاعات مرتبط با نحوه هدایت تیم‌‌‌های کاری و کلیت کسب‌و‌کارها را به دست آورند و به آنها نشان دهند که قرار است در آینده چه باید انجام دهند و دست به چه‌‌‌کارهایی بزنند.

 اهمیت کنترل مالی

هنگامی که صحبت از کنترل‌‌‌ها بر کسب و کار به میان می‌‌‌آید بیش از هر چیزی توجه‌‌‌ها و تمرکزها به سمت کنترل‌‌‌های مالی و پولی معطوف می‌شود، چرا که صاحبان کسب و کارها همیشه و به طور طبیعی نگران این هستند که اگر آنها کنترل دائمی و کاملی بر امور مالی شرکت‌هایشان نداشته باشند احتمال بروز سوءاستفاده‌‌‌ها و اشتباهات مالی در آنها افزایش می‌‌‌یابد. در ادامه به ۱۰ کنترل مالی اصلی که به حفاظت از شرکت‌ها و کسب و کارها در برابر سوءاستفاده‌‌‌ها و اشتباهات مالی کمک شایان توجهی می‌کنند اشاره خواهد شد:

۱- گماردن بیش از یک نفر در جریان چرخش پول در عملیات مالی شرکت‌ها. معمولا امضای دو یا چند نفر برای رسمیت پیداکردن اسناد مالی و جلوگیری از کلاهبرداری و اختلاس لازم است و این کنترل مالی می‌تواند جلوی وسوسه‌‌‌شدن افراد برای سوءاستفاده از مقام و قدرتشان را بگیرد.

۲- بررسی سوابق کارکنان و پیمانکاران قبل از استخدام و انعقاد قرارداد با آنها. وقتی شما قبل از استخدام یا انعقاد قرارداد با افراد و پیمانکاران از وجود سابقه کیفری و تخلفات مالی آنها باخبر شوید به‌‌‌احتمال زیاد از وارد معامله ‌‌‌شدن با آنها و به‌‌‌کارگیری‌‌‌شان خودداری خواهید کرد و به‌‌‌جای درمان به فکر پیشگیری خواهید بود.

۳- کاهش تنخواه‌‌‌گردان و چرخش پول نقد و اسکناس در جریان انجام امور مالی شرکت. پول نقد چه کم و چه زیادش وسوسه‌‌‌انگیز است و زمینه را برای وقوع سوءاستفاده‌‌‌ها و اشتباهات مالی فراهم می‌کند. پس چه‌‌‌بهتر که تا آنجا که ممکن است پول نقد را از کسب‌و‌کارها حذف کرد و برای نقل ‌‌‌و انتقال پول از حساب‌‌‌های بانکی و خدمات الکترونیکی قابل‌‌‌ ردیابی استفاده کرد.

۴- استفاده از حساب‌‌‌های جداگانه و قابل ‌‌‌رهگیری برای انجام عملیات مالی مختلف. این کار باعث می‌شود تا هرکدام از پرسنل بخش مالی شرکت فقط به یک حساب مشخص و قابل‌‌‌ کنترل دسترسی داشته باشد و از دسترسی پیداکردن یک فرد به تمام حساب‌‌‌های شرکت و افزایش احتمال سوءاستفاده‌‌‌ها و اشتباهات مالی در شرکت جلوگیری می‌کند.

۵- در نظر گرفتن سطوح مختلف قدرت و اختیار برای انجام تصمیم‌گیری‌‌‌های مرتبط با خرید. اگر فقط یک نفر مسوول تصمیم‌گیری و انجام تمام خریدها در یک شرکت باشد هم احتمال بروز سوءاستفاده‌‌‌ها و اشتباهات مالی در این میان افزایش می‌‌‌یابد و هم ممکن است آن فرد دچار وسوسه سوءاستفاده از اختیارات نامحدود و انحصاری خود بشود.

۶- سیاست رسمی واحدی را در زمینه کسانی که حق برداشت از حساب شرکت را دارند یا ندارند دنبال کنید و استثنایی در این زمینه قائل نشوید.

۷- مسائل امنیتی سفت و سختی را در ارتباط با حفظ و نگهداری اطلاعات مربوط به کارت‌‌‌های اعتباری و اطلاعات مالی مشتریان شرکتتان اعمال کنید. برای حصول اطمینان از حفظ اطلاعات مالی و اعتباری مشتریانتان کنترل‌‌‌های فیزیکی و نرم‌‌‌افزاری سخت‌‌‌گیرانه و به‌روزی را به مرحله اجرا درآورید، از جمله قفل‌‌‌کردن کمدها و گاوصندوق‌ها و تغییردادن مکرر رمزهای عبور کامپیوترها و سرورها.

۸- یک سیستم هزینه‌‌‌کرد رسمی و متمرکز ایجاد کنید. اگر می‌‌‌خواهید همیشه دغدغه مسائل مالی به‌‌‌ویژه نحوه هزینه‌‌‌کرد بودجه شرکت باعث تشویش و نگرانی شما به‌‌‌عنوان مالک نشود لازم است یک سیستم رسمی و متمرکز برای هزینه‌‌‌کرد و گزارش معاملات مالی انجام شده در شرکتتان به وجود آورید و بر اجرای دقیق و درست آن تاکید کنید.

۹- از وضعیت و آمار و ارقام عادی و معقول شرکتتان به‌‌‌خوبی آگاه باشید. هنگامی که مالک یک شرکت و به‌‌‌تبع اوتیم مدیریتی آن از وضعیت و آمار و ارقام عادی و نسبتا تکراری آن آگاه باشند و در زمینه‌‌‌های مالی به‌‌‌اصطلاح از مرحله پرت نباشند، این توانایی را خواهند داشت تا وضعیت مالی شرکت را از راه دور و نامحسوس کنترل کنند و این مساله از سوءاستفاده احتمالی مدیران و کارکنان بخش مالی از ناآگاهی مالک شرکت از وضعیت مالی و مسائل تخصصی این حوزه جلوگیری می‌کند.

۱۰- پوشش‌‌‌های بیمه‌‌‌ای مناسبی را برای حمایت از شرکت در برابر اختلاس‌‌‌ها و ریسک‌‌‌های مالی رایج و احتمالی تهیه کنید.

علاوه بر کنترل‌های مالی که در بالا به آنها اشاره شد و مدیران باید به آنها نگاه ویژه‌ای داشته باشند، یکسری کنترل‌های عملیاتی و همچنین کنترل‌های مرتبط با امور فروش و بازاریابی نیز وجود دارند که مهم‌ترین آنها عبارتند از: مدیریت هزینه‌‌‌ها و هزینه‌‌‌کرد بودجه‌‌‌های تصویب شده؛ مدیریت پاسخگویی به درخواست‌‌‌های مشتریان با کمک چک‌‌‌لیست‌‌‌های تحقق‌‌‌پذیر؛ مانیتورینگ میزان رضایت مشتریان از طریق انجام تحقیقات و مصاحبه‌‌‌های غیررسمی و پرسش‌‌‌نامه؛ تدوین و اجرای دقیق تقویم بازاریابی شرکت با کمک تعریف ضرب‌‌‌الاجل‌‌‌ها و بررسی میزان تحقق آنها و راه‌‌‌اندازی کمپین‌‌‌های بازاریابی، ایجاد برنامه‌‌‌های کنترل شاخص‌‌‌های بازاریابی، داشتن چک‌‌‌لیست مناسبی برای راه‌‌‌اندازی و اجرای کمپین‌‌‌های بازاریابی که اعضای تیم شما آن را رعایت کنند، فهرست‌‌‌کردن پارامترهای مذاکره و نهایی کردن فروش برای اعضای تیم فروش شرکت و تعیین حداقل و حداکثر تخفیفی که فروشندگان می‌توانند در زمان نهایی کردن فروش به مشتریان پیشنهاد دهند.