دلیل مهم برای برنامه‌‌ریزی نیروی کار در زمان‌‌های دشوار، کاهش هزینه و افزایش کارآیی کارمندان فعلی و در عین حال کاهش زمان ورود به بازار است. بنابراین شما برای هر چیزی که پیش می‌‌آید آماده خواهید بود، زیرا تعداد مناسبی از کارمندان در نقش‌‌های مناسب با مجموعه مهارت‌‌های مناسب خواهید داشت. برنامه‌‌ریزی کارآمد نیروی کار می‌تواند منجر به کاهش نرخ ترک کارکنان و هزینه‌‌های نیروی کار، ساده‌‌سازی فرآیندهای تجاری، افزایش فرصت‌‌های داخلی و اخراج‌‌های کمتر شود.

چهار مرحله برای برنامه‌‌ریزی موثر نیروی کار و بهینه‌‌سازی کسب و کارتان و آمادگی در برابر بحران‌های اقتصادی قریب‌‌الوقوع، عبارتند از:

۱- انجام تجزیه و تحلیل عمیق نیروی کار. این اولین و تعیین‌کننده‌‌ترین گام در مورد اثربخشی برنامه‌‌ریزی نیروی کار شماست. اگر می‌‌خواهید در موردنیازهای کارمندانتان برای برتری در نقش‌‌هایی که دارند، اطلاعات ارزشمند به دست آورید، به بینش دقیق در مورد عملکرد آنها نیاز دارید. این چیزی است که داده‌‌های ردیابی کار می‌توانند ارائه دهند. با تجزیه و تحلیل این داده‌‌ها می‌توانید دریابید که کارکنان شما ساعات کاری خود را چگونه می‌‌گذرانند. می‌توانید زمان صرف شده برای کارها یا پروژه‌‌های خاص را ردیابی و میزان نوسانات بهره‌‌وری آنها را بررسی کنید و ببینید که برای انجام کارشان به چه برنامه‌‌ها و زیرساخت‌‌هایی نیاز دارند. همچنین، می‌توانید عوامل خارجی و داخلی موثر بر عملکرد کارمندان خود را کشف کنید و در صورت نیاز از آنها برای غلبه بر مشکلات خاص کمک بگیرید.

۲- شناسایی شکاف‌‌های کارکنان. در این مرحله از برنامه‌‌ریزی نیروی کار، می‌توانید از نتایج تجزیه و تحلیل نیروی کار برای مشخص کردن شکاف بین نیازهای کلی کارکنان و نیازهای فعلی نیروی کار خود، مثل تعداد ساعات و تعداد کارکنانی که در محل کار حضور دارند، استفاده کنید. برنامه ردیابی کارمندان در این مرحله نیز می‌تواند مفید باشد و این داده‌‌ها نشان می‌دهند که در چه موقعیت‌هایی به کارکنان بیشتری نیاز دارید و در کجا با مازاد نیروی کار مواجه هستید. علاوه‌‌ بر این، می‌توانید از اطلاعات جمع‌‌آوری‌‌ شده در مرحله قبل، برای یافتن کارمندانی که واجد شرایط بازنشستگی هستند و یافتن جایگزین‌‌های مناسب برای پست‌‌های خالی به موقع استفاده کنید. یا به تمهیدات کاری جایگزین، مانند برون‌‌سپاری، برای جلوگیری از مشکلات شغلی به دلیل بازنشستگی فکر کنید. در نهایت، یک برنامه مدیریت استعداد کاربردی ایجاد کنید که به مسائل مربوط به شکاف مهارتی رسیدگی می‌کند و فرصت‌‌های آموزشی و توسعه قابل قبول را به کارکنان ارائه می‌دهد تا مطمئن شوید که در نقش‌‌های خود عالی هستند.

۳- اجرای موثر برنامه‌‌ریزی نیروی کار. وقتی شکاف کارکنان را تعیین و یک برنامه اقدام استعدادیابی ایجاد کردید، زمان آن رسیده است که برنامه خود را عملی کنید. اما به خاطر داشته باشید این برنامه‌‌ریزی نیروی کار تا زمانی که تمام شکاف‌‌ها را ببندید یا نیروی کار شما بهینه شود، به پایان نمی‌‌رسد. این یک فرآیند مداوم برای تطبیق با نیازهای در حال تغییر آینده است. بنابراین، برای اطمینان از آمادگی شرکت شما برای رویارویی با هر چالشی که در آینده وجود خواهد داشت، باید این راه‌حل موثر را در برنامه‌‌ریزی جانشین‌‌پروری، توسعه رهبری، جذب و حفظ استعدادهای برتر و ایجاد مسیرهای شغلی روشن برای کارکنان خود پیاده‌سازی کنید.

۴- ارزیابی اثربخشی برنامه‌‌ریزی نیروی کار. مرحله نهایی در فرآیند برنامه‌ریزی نیروی کار، ارزیابی نتایج است. شما باید تیمی ایجاد کنید که مسوول نظارت بر معیارهای موفقیت از پیش تعیین شده باشد تا تعیین کند که آیا برنامه‌‌ریزی نیروی کار شما نتایج دلخواه را به همراه داشته یا خیر. هنگامی که این ارزیابی را تجزیه و تحلیل کردید، می‌توانید متوجه شوید که آیا شرکت شما از این طرح سود می‌‌برد یا اینکه برای موثرتر کردن آن نیاز به حل مسائل خاصی دارید.