زمان‌های مناسب برای ایجاد تیم‌‌های مجازی در سازمان
زمانی که کارمندان احساس انزوا کنند، به راحتی در کنار سایر اعضای تیم کار نخواهند کرد. به همین دلیل است که ایجاد یک محیط تیمی مناسب که کارمندان راه دور بتوانند به آن تکیه کنند، مهم است. تلاش‌‌های تیم‌‌سازی مجازی شامل چند استراتژی، بازی و فعالیت‌‌هایی است که با دقت طراحی شده‌‌اند که قرار است تعامل انسانی بیشتری را به کار مجازی بدهند. این کار به تیم کمک می‌کند تا با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و احساس کنند که بخشی از سازمان هستند. بدیهی است که یک تیم شادتر، منجر به حفظ کارکنان بیشتری می‌شود.
برای تیم‌‌سازی مجازی به چه چیزی نیاز است؟
بهترین راه برای ایجاد ارتباط بین تیم‌‌های راه دور این است که به آنها کمک کنیم به معنای واقعی کلمه دیده و شنیده شوند و به روش‌هایی که مستقیما به چالش‌‌های یک نیروی کار پراکنده است، پاسخ دهند. موضوع مشترکی که در بسیاری از این چالش‌‌ها وجود دارد، جدایی فیزیکی از محیط کار و همکاران است. کار از خانه می‌تواند باعث احساس تنهایی شود. از دست دادن محیط اداری به معنای از دست دادن فرصت‌‌های آماده برای ایجاد پیوندهای اجتماعی و ایجاد اعتماد با همکاران است. این موضوع می‌تواند منجر به انزوا شود که به نوبه خود عملکرد ضعیف را در بر خواهد داشت.
۱- رهبر تیم: یک رهبر، مانند یک مدیر پروژه یا تیم، برای تسهیل این تمرین‌‌ها تعیین شود. زیرا اعضای تیم به رهبرتیم عادت کرده‌‌اند و آنها، شخصیتی هستند که کل تیم آنها را می‌‌شناسند. به این ترتیب، هیچ کس اشتباه نمی‌کند که چه کسی فعالیت‌‌ها را رهبری می‌کند. مدیر باید از مهارت‌‌های مدیریتی خود برای ایجاد انگیزه در افراد برای مشارکت و توضیح تمرین‌‌ها به شیوه‌‌ای واضح استفاده کند. آنها همچنین مسوول حفظ انسجام در تمرینات و رویدادهایی هستند که اتفاق می‌‌افتد.
۲- محدودیتهای زمانی مشخص: محدودیتهای زمانی را برای فعالیت‌‌های تیم‌‌سازی مجازی، تعیین کنید. هنگامی که اعضای تیم در برنامه‌های جانبی مشارکت می‌کنند، مهم است که هر یک از اعضا توجه خاصی به این قبیل از برنامه‌ها داشته باشند. این کار تضمین می‌کند که هیچ‌‌کس بی‌‌علاقه یا بی‌‌تفاوت برخورد نمی‌کند. علاوه بر این، نمی‌توان اجازه داد این برنامه‌ها برای مدت طولانی ادامه داشته باشند، زیرا زمان مفید کاری از دست می‌‌رود.
۳- ا بزارهای همکاری و اشتراک‌گذاری صفحه نمایش: با توجه به اینکه ارتباط چهره به چهره مجازی برای بسیاری از این فعالیت‌‌ها و تمرین‌‌ها ضروری است، مهم است ابزاری تهیه شود که امکان اشتراک صفحه نمایش را می‌دهد. به این ترتیب، همه می‌توانند حضور داشته باشند و در جلسات مجازی مشارکت کنند. تیم‌‌های مجازی باید در زمان‌های خاصی گرد هم آیند تا بتوانند همکاری و تعاملات سازنده‌‌ای داشته باشند.
احتیاجات تیم‌‌سازی مجازی در سازمان
۱- زمان شروع همکاری: نیاز است تا در صورت امکان، جلسه اولیه به صورت حضوری و رو‌در‌رو باشد. در صورت عدم امکان نشست حضوری، ویدئو کنفرانس نقش موثری در معرفی اعضای تیم، ایجاد اعتماد و صراحت و شفاف‌‌سازی اهداف تیم و دستورالعمل‌‌های رفتاری خواهد داشت. تماس چشمی و زبان بدن به ایجاد ارتباطات شخصی و اعتمادسازی کمک می‌کند. این کار به گروهی که هیچ شناخت قبلی از یکدیگر ندارند، اجازه می‌دهد تا قبل از ایجاد پیوندهای طولانی‌مدت با یکدیگر، اطلاعات اولیه‌‌ای را از یکدیگر کسب کنند. این زمانی است که می‌توان پویایی تیم را ارزیابی کرد و برای پر کردن شکاف‌‌های خاص، اقدامات اصلاحی صورت داد.
۲- گرفتن عضو جدید: در اغلب موارد عضویت افراد جدید در یک تیم مجازی، از طریق ارسال ایمیل سازمانی، ویدئو کنفرانس یا تعاملات بر‌خط، شکل می‌گیرد. برای معرفی عضو جدید به سایر اعضای گروه، نیاز است تا فرد جدید طیف گسترده‌‌ای از اطلاعات جدید را مطالعه کند تا با اهداف تیم، اعضای تیم، فرآیندهای مصوب و ... آشنایی پیدا کند. رویکرد ساده‌‌تر این است که همان استقبال حضوری که از گروه انجام می‌گیرد، برای افراد جدید نیز فراهم شود. می‌توان آنها را به دفتر مرکزی یا مکان دیگری دعوت کرد تا با کسانی که برای موفقیت آنها مهم هستند، ملاقات کنند. آنها باید تشویق شوند تا با سایر اعضای تیم کنفرانس ویدئویی داشته باشند. همچنین توصیه می‌شود که تازه‌‌واردها با یک مربی که می‌تواند به سوالات سریع اما شخصی پاسخ دهد، هماهنگ شوند.
۳- نقاط عطف: رهبران تیم مجازی باید به‌طور مداوم به اعضا انگیزه دهند تا بهترین عملکرد خود را ارائه دهند، اما تعاملات آنلاین ایمیلی و کنفرانس مجازی هفتگی برای حفظ انگیزه اعضا کافی نیست. در غیاب ارتباطات و تعاملات بصری و زبان بدن، سوءتفاهماتی در تیم‌‌ها ایجاد می‌شود. اعضای تیم شروع به احساس عدم ارتباط و جدایی می‌کنند و مشارکت آنها در پروژه کاهش می‌‌یابد. بنابراین افراد را دور هم جمع کنید تا رسیدن به اهداف کوتاه‌مدت را جشن بگیرند یا مشکلات بزرگ را حل کنند.
تکنولوژی مناسب برای تیم‌‌سازی مجازی
در واقعیت، حتی تیم‌‌های مجازی درجه یک (آنهایی که با‌استعدادترین کارمندان، بهترین رهبری و تعاملات آنلاین مکرری دارند)، می‌توانند به دلیل فناوری ضعیف از بین بروند. توصیه می‌شود از پلتفرم‌‌هایی استفاده شود که انواع ارتباطات را یکپارچه کرده و شامل این مولفه‌های کلیدی باشد:
۱-کنفرانس تلفنی: به‌دنبال سیستم‌‌هایی باشید که نیازی به کد برای دسترسی ندارند (برای اعضای تیم که در حال رانندگی هستند، مفید است) و به‌‌صورت خودکار یا با یک کلیک شروع به ضبط کرده و رونویسی را تسهیل یا خودکار می‌کنند. ویدئو کنفرانس فردی و گروهی ابزار مفیدی برای تیم‌‌سازی مجازی است زیرا نشانه‌های بصری به ایجاد همدلی و اعتماد کمک می‌کند.
۲- تماس مستقیم و پیامک: برای پشتیبانی از مکالمه بین دو عضو از راه دور، تماس‌‌های مستقیم یکی از ساده‌‌ترین و قدرتمندترین ابزارهای موجود است. ارسال پیامک یک راه شگفت‌انگیز موثر برای حفظ روابط شخصی است.
۳- انجمن‌‌های گفت‌وگو یا اتاق‌‌های تیم مجازی: نرم‌افزارهای مختلفی وجود دارند که به اعضای تیم اجازه می‌دهند مسائل را برای کل تیم مطرح کنند، تا همکاران بتوانند در صورت داشتن زمان، مطالعه کنند یا درباره آن نظر دهند. محققان از این نوع همکاری به عنوان «گفت‌وگوهای آشفته» یاد می‌کنند که برای تکمیل پروژه‌های پیچیده بسیار مهم است. افراد حتی می‌توانند موضوعات خارج از حوزه خود را بررسی کنند. تحقیقات نشان داده است که بهترین راه‌حل برای مشکلات در اغلب موارد از منابع غیرمنتظره می‌‌آید.
