برای صد ساله شدن باید نخست متولد شد

تکنولوژی در خدمت تعاملات کارکنان

نویسنده: آلیس برگ مترجم: سید حسین علوی لنگرودی منبع: Innovation Management Journal : تعاملات و ارتباطات پیوسته بین کارکنان و اعضای تیم‌های کاری دارای اهمیت بسیار زیادی است به‌طوری که برای دستیابی به بهترین نتایج لازم است به هر شکل ممکن اعضای تیم‌های کاری و کلیه کارکنان را دور هم جمع کرد تا در این گردهمایی‌ها آنها هم بتوانند کار تیمی را تمرین کنند و هم مهارت‌ها و دانش خود را با هم سهیم شوند. با این همه باید دانست که در شرایط پرمشغله کاری امروز و همچنین در شرایطی که دورکاری و محیط‌های کاری مجازی در حال افزایش سریع و فراگیر شدن هستند امکان دور هم جمع کردن کارکنان به‌صورت فیزیکی و دائمی وجود ندارد و همین مساله می‌تواند تهدیدی باشد برای تضعیف روحیه کار تیمی و پیامدهای منفی ناشی از آن از جمله کاسته شدن از رضایت‌مندی کارکنان، کاهش بهره‌وری فردی و سازمانی و ناهماهنگی‌های عملیاتی و موازی‌کاری. با این همه پیشرفت‌های تکنولوژیک به ویژه در زمینه تکنولوژی‌های دیجیتالی توانسته به کمک مدیران و سازمان‌ها برسد و سازمان‌های کم و بیش مجازی را از مزایای کار تیمی و تعاملات درون سازمانی محروم نسازد. در اینجا به سه ابزار کاربردی برآمده از تکنولوژی‌های دیجیتالی که در خدمت تشویق و افزایش تعاملات و ارتباطات درون تیمی قرار گرفته‌اند اشاره خواهد شد که آگاهی از آنها برای همه مدیران به ویژه نومدیرانی ضروری است که در دنیای مدیریت تازه نفس هستند و انتظارات از آنها برای به‌روز بودن و برخط بودن بالاست.

 

۱-ذخیره‌سازی ابری

امروزه بسیاری از شرکت‌ها و کسب و کارها در حال استفاده گسترده از تکنولوژی‌های ابری و بهره‌مندی از مزایای پرشمار آن هستند. در حال حاضر کارکنان با کمک تکنولوژی‌های ابری قادرند در هر جا که باشند و در هر زمانی که بخواهند به اسناد و داده‌های مورد نیازشان دسترسی داشته باشند و دیگر نیازی به حضور پشت میز کارشان ندارند و در محیط‌های کاری متعدد و متنوعی می‌توانند کار کنند و با همه آنها به‌صورت مجازی و از راه دور در ارتباط باشند. البته برخی از شرکت‌ها و سازمان‌ها به خاطر نگرانی‌هایی که در مورد امنیت سیستم‌های ابری دارند از پرداختن جدی به آنها و ملزم کردن کارکنان شان به استفاده فراگیر از این تکنولوژی برای انجام دادن کارهایشان خودداری کرده‌اند که احتمال می‌رود با افزایش ضریب امنیتی محصولات ابری از شدت این مقاومت‌ها کاسته شود. به هر حال روند رشد و تقویت ابزارهای ابری در کسب و کار امروز و فردا بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها را در آینده‌ای نزدیک وادار خواهد کرد تا به تکنولوژی‌های ابری به‌عنوان بخش اصلی و گریزناپذیر از برنامه‌ریزی‌ها و استراتژی‌بندی‌های خود نگاه کنند و از آنها به‌عنوان یکی از بهترین ابزارها برای افزایش تعاملات درون سازمانی بهره کافی را ببرند.

۲-چت زنده و پیوسته

یکی از چالش‌های رایج در بسیاری از شرکت‌های متکی به تکنولوژی‌های دیجیتالی به انباشت بیش از حد ایمیل‌ها به اصطلاح Email overload مربوط می‌شود جایی که تعداد ایمیل‌های ارسالی و دریافتی کارکنان طی یک روز کاری به شکل آزاردهنده‌ای افزایش می‌یابد و تعداد زیادی از ایمیل‌ها بی‌پاسخ می‌مانند. یکی از راه‌حل‌های پیشنهادی برای حل این مشکل، استفاده از سرویس چت زنده است که به کارکنان اجازه می‌دهد تا با ورود به چت‌روم‌های همیشه آماده به همکاران‌شان و سایر کسانی که باید با آنها تعامل داشته باشند دسترسی پیدا کنند و با آن پیام‌های متعدد و با فرمت‌های مختلف را رد و بدل کنند. برای انجام این چت‌ها نیازی نیست که افراد لزوما در محل کارشان حضور داشته باشند و از هر جایی که برای افراد مناسب‌تر است و در هر زمان دلخواه می‌توان وارد این چت روم‌های اختصاصی و سازمانی شد.

۳-نرم‌افزارهای ویدئوکنفرانس

اگر چه چت زنده ابزار به مراتب کارآمدتری نسبت به ایمیل به حساب می‌آید اما در بسیاری موارد کارکنان یک سازمان یا اعضای تیم‌های کاری نیاز دارند که در مورد جزئیات و مسائل تخصصی رودررو صحبت کنند و انجام چنین کاری از طریق چت‌روم امکان‌پذیر نیست و به برگزاری میتینگ‌های تخصصی نیاز است درست مانند وضعیتی که افراد در یک اتاق در حال گفت‌وگو و تبادل‌نظر با هم باشند. تکنولوژی ویدئوکنفرانس به همین منظور ابداع شده و در بسیاری سازمان‌ها کم و بیش در حال استفاده است. با این همه پیشرفت‌های اخیر در زمینه بهبود کیفیت جلسات ویدئوکنفرانس و متنوع شدن امکاناتی که نرم‌افزارهای جدید ویدئوکنفرانس در اختیار شرکت‌کنندگان قرار می‌دهند موجب شده تا مدیران و سیاست‌گذاران نگاه جدی‌تر و جامع‌تری به این تکنولوژی داشته باشند و آن را فقط برای برگزاری جلسات کاری مورد استفاده قرار دهند. برگزاری جلسات منظم ویدئوکنفرانس بنا به صلاح دید اعضای تیم‌های کاری و با کمترین پیچیدگی فنی و بدون نیاز به اپراتور از جمله پیشرفت‌هایی است که در زمینه به کارگیری تکنولوژی ویدئوکنفرانس در دنیای تعاملات درون سازمانی و کسب و کار صورت گرفته است.

به‌طور کلی، مدیران باید به خوبی آگاه باشند که در دنیای امروز که ویژگی اصلی آن، پیشرفت‌ها و تحولات شگفت‌‌انگیز و سریع تکنولوژی است نمی‌توان شرکت‌ها و سازمان را با ابزارها و روش‌های قدیمی اداره کرد و باید از جدیدترین تکنولوژی‌ها و ابزارهای برآمده از آنها به مصاف چالش‌ها و محدودیت‌ها رفت و در این میان استفاده هوشمندانه و فراگیر از محصولات جدیدی که هر روزه در حال ابداع شدن هستند گزینه‌ای بسیار موثرتر نسبت به ابزارهای سنتی و قدیمی هستند که در دوره‌ای کارآمد و موثر بودند و مدیران و کارکنان به استفاده از آنها خو گرفته‌اند اما امروزه دیگر محلی از اعراب ندارند.

علاوه بر این مدیران ارشد سازمان‌ها باید قبول کنند که به خاطر مشغله‌های کاری فراوان‌شان و همچنین تخصصی بودن مسائل تکنولوژیک، حضور یک مربی یا مشاوره حوزه تکنولوژی‌های نوین در کنار آنها می‌تواند به اتخاذ تصمیمات و سیاست‌های درست‌تر و به‌روزتر کمک شایانی کند. در این میان، تعاملات و ارتباطات بین کارکنان که رگ حیاتی هر سازمانی برای جریان یافتن اطلاعات و تجربیات و دانش سازمانی محسوب می‌شود باید به‌عنوان یکی از اولویت‌های مدیران برای استفاده از جدیدترین تکنولوژی‌های دیجیتالی امروز و فردا باشد که نگاه دقیق و بلندمدتی نسبت به آن باید وجود داشته باشد.

[e-mail]