۱- با خونسردی و شیوه‌ای عادی با موضوع استعفا برخورد کنید

این اصلا بد نیست که در قبال استعفای کارکنان جملاتی احساسی و عاطفی بیان کنید. گفتن جملاتی همچون «استعفای تو مرا غمگین کرده» یا «تو یک عضو باارزش در تیم من بودی که نبودنت مشکلات زیادی برای ما ایجاد می‌کند» اگرچه ممکن است از نظر بعضی‌ها بیش از حد احساسی و نشان‌دهنده ضعف شما قلمداد شود، اما از سویی دیگر نشان می‌دهد که شما یک مدیر و کارفرمای باصداقت و اخلاق‌گرا هستید. البته نباید در این احساسات نشان‌دادن دچار افراط و زیاده‌روی شد. همیشه باید جانب اعتدال را نگه داشت. به هر حال مدیران باید بدانند که چنانچه کارمندی قصد جدا شدن از شرکت و استعفا از شغلش را نهایی کرده است، هرگونه تلاش برای منصرف کردن او از این تصمیمش فایده‌ای ندارد و به حیثیت شما به‌عنوان مدیر و مقام ارشد او لطمه می‌زند. بنابراین هیچ‌گاه سعی نکنید او را از استعفایش منصرف کنید.

۲- حتما از فرد مورد نظر استعفانامه بخواهید

به‌عنوان مدیر یک مجموعه، حتما باید از فردی که می‌خواهد از مجموعه شما جدا شود یک استعفانامه رسمی و امضا شده بخواهید تا در پرونده آن فرد قرار دهید. این مدرک کتبی نشان می‌دهد که فرد مورد‌نظر به‌صورت آگاهانه و داوطلبانه خواستار جدایی از شرکت است و بحث اخراج یا اقدامات تنبیهی در این میان اصلا مطرح نیست. البته باید دانست که بعضی از افراد در برخی موارد از روی عصبانیت و به شکلی عجولانه از شغل‌شان استعفا می‌دهند، اما اگر از آنها خواسته شود تا سر فرصت استعفانامه کتبی‌شان را بنویسند ممکن است از استعفای خود صرف‌نظر کنند و به کارشان در شرکت ادامه دهند که در اینجا طلب کردن استعفانامه می‌تواند راهی باشد برای انصراف فرد از استعفا.

۳- فوری یک برنامه انتقالی طراحی کنید

بعد از اینکه نامه کتبی استعفای کارمندتان را دریافت کردید و مطمئن شدید که او از شرکت‌تان خواهد رفت، بلافاصله یک برنامه انتقالی را تنظیم کنید که بر اساس آن کارها از فرد مستعفی به جایگزینش منتقل شوند. این برنامه انتقالی باید در بردارنده مواردی همچون پروژه‌های در حال اجرا، جلسات هفتگی و ماهانه، شماره تماس‌های مشتریان و اسناد و مدارک مهم و حساس باشد. در صورت لزوم، در فاصله زمانی بین تقدیم استعفای نفر قبلی و پیدا شدن گزینه اصلی مدنظر شما، مافوق مستقیم او به‌صورت موقت کارها را از نفر قبلی تحویل بگیرد تا سر وقت به جایگزین اصلی تحویل دهد.

۴- برای اطلاع‌رسانی به سایر کارکنان برنامه‌ریزی کنید

وقتی کارمندی قصد دارد یک تیم کاری را ترک کند، سایر اعضای آن تیم و اعضای شرکت باید از این اتفاق آگاه شوند که در این میان اطلاع‌رسانی درست و به موقع به سایرین باید با محوریت مدیریت شرکت یا رهبر تیم صورت پذیرد.ضمناً پنهان‌کاری در این زمینه یا عدم اطلاع‌رسانی درباره استعفای هر کدام از کارکنان نه تنها فایده‌ای ندارد، بلکه اعتبار و صداقت مدیریت سازمان را نیز زیر سوال می‌برد. البته در این میان نیازی به ذکر دلایل استعفای فرد مستعفی نیست، مگر اینکه عدم اطلاع‌رسانی در این مورد، موجب گمانه‌زنی‌های غیرمنطقی و شایعه‌پراکنی سایر کارکنان شود که در این شرایط خوب است اطلاعات کلی در مورد دلایل استعفا مطرح شود.

۵- یک چک لیست ویژه استعفای کارکنان طراحی کنید

چنانچه در شرکت‌تان رویه مشخصی برای استعفای کارکنان پیش‌بینی نشده، لازم است که فلوچارت یا چک لیست مدونی برای تشریح مراحل استعفای کارکنان طراحی کرده و در اختیار تمام کارکنان قرار دهید تا هر کسی که قصد استعفا کردن از پست خود را دارد بداند که چه کارهایی را باید انجام دهد و چه مراحلی را طی کند و جای خالی فرد مستعفی را چه کسی و به چه صورتی باید پر کند. وجود چنین چک لیستی هم کارکنان را از سردرگمی رها می‌کند و هم به مدیریت شرکت کمک می‌کند تا واکنش مشخص و حساب شده‌ای در قبال استعفای کارکنان از خود نشان دهد.

۶- استعفای یک فرد از شرکت شما به معنای قطع رابطه شما با او نیست

استعفای کارکنان را به هر علتی که صورت می‌گیرد، باید به‌عنوان یک واقعیت و بخشی گریزناپذیر از فعالیت‌های جاری شرکت‌تان بپذیرید. بنابراین دفعه بعدی که یکی از کارکنانتان قصد جدا شدن از شرکت‌تان را داشت، به هیچ عنوان با او قطع رابطه نکنید، بلکه با گشاده‌رویی با او برخورد کنید و بهترین‌ها را برای او آرزو کنید و حتی می‌توانید پیشنهادهایی را در ارتباط با بهتر شدن شرایط کاری او ارائه دهید و از این طریق حسن نیت خود را نسبت به افراد مستعفی نشان دهید. در آخرین دیداری که با فرد مستعفی دارید از او بخواهید تا ارتباطش را با شما قطع نکند و همیشه روزهای خوبی که با هم داشته‌اید را به یاد داشته باشد. برگزاری جشن خداحافظی و بریدن کیک خداحافظی هم ایده خوبی به نظر می‌رسد.

alavitarjomeh@gmail.com