شرکت‌های برتر چگونه از مزایای اتوماتیک‌سازی برای کسب‌وکار خود بهره می‌برند؟
اتوماسیون؛ مکمل و نه جانشین نیروی کار!
پرواضح است که تغییر، چالش‌هایی به دنبال دارد. اما این هم درست است که تغییر با خود فرصت هم می‌آورد. اتوماسیون پتانسیل زیادی برای تغییر ماهیت کار دارد، چون نیروی کار را از انجام وظایف تکراری و خسته‌کننده رها می‌کند. نمی‌توان گفت که این تغییر در جهت بهبودی نیست. چالش بنگاه‌های اقتصادی و کل جامعه این است که تضمین کند اتوماسیون قرار است نیروی کار را تکمیل کند، نه اینکه جانشین آن شود. یعنی مشاغل بهتر شوند، نه کمتر. همان‌طور که تحلیل‌های جدید هوش مصنوعی نشان می‌دهد، شرکت‌هایی که از هوش مصنوعی برای تقویت نوآوری استفاده می‌کنند، نه کاهش هزینه‌ها، اشتغال‌آفرین هستند.
در نتیجه، درحالی‌که بسیاری از انواع مشاغل از بین خواهند رفت، نیاز به نیروی کار از بین نخواهد رفت. موضوعی که هنوز مثل گذشته همه جا به رسمیت شناخته نشده، این است که ماهیت وظایف مورد نیاز برای انجام برخی مشاغل به‌گونه‌ای است که وجود عامل انسانی همواره لازم است. موسسه مک‌کینزی ارزیابی کرده درحالی‌که حدود ۵۰ درصد فعالیت‌های فعلی نیروی کار، با تکنولوژی‌های تثبیت شده اتوماتیک می‌شود، تنها ۱۰ درصد این مشاغل بالای ۹۰ درصد امکان اتوماتیک شدن را دارند. شکی وجود ندارد که تحولات چشمگیر در راهند. اتوماسیون قابلیت‌های مورد نیاز برای انجام برخی مشاغل را تغییر می‌دهد و ماهیت کاری را که کارکنان در حال حاضر انجام می‌دهند، متحول می‌کند. در نتیجه، بیشتر با چالش مهارت‌ها مواجه خواهیم شد تا چالش شغل. ارزیابی مک‌کینزی نشان می‌دهد تا سال ۲۰۳۰، ۳۷۵ میلیون نیروی کار در سطح دنیا و بیش از ۳۰ درصد کل نیروی کار آمریکا، یا باید شغل خود را عوض کنند یا مهارت‌های خود را به میزان قابل‌توجهی ارتقا دهند و کسب‌وکارها بیش از پیش می‌دانند که باید عصای دست کارکنان خود در این تحول باشند.
دنیایی جدید
اگر این تحول به‌خوبی توسط شرکت‌ها و جامعه مدیریت شود، فرصتی پیش می‌آید که مزایای روشنی دارد. بهترین نگاهی که می‌توانیم به اتوماسیون داشته باشیم این است که ابزاری است که نوآوری را در دست کارکنان می‌گذارد. از این منظر، اتوماسیون به معنی به‌کارگیری تکنولوژی نیست، بلکه به معنی مدیریت پیچیدگی و تحولات فرهنگی، اثرگذاری و ایجاد قابلیت‌ها است. بنابراین، اتوماسیون بیشتر به دگرگونی منجر می‌شود تا تغییر تکمیلی؛ دگرگونی برای صاحبان کسب‌وکار، کارکنان، مشتریان و طیف گسترده‌تری از جامعه. فقط باید منتظر بمانیم تا ببینیم شکل این دگرگونی چگونه خواهد بود. حتی شرکت‌هایی که این سفر را با موفقیت آغاز کرده‌اند، اغلب نمی‌دانند به کجا می‌رسند. همان‌طور که شکل یک نشان می‌دهد، ۲۷ درصد شرکت‌کنندگان در نظرسنجی، تلاش‌های خود در جهت اتوماسیون را تا امروز موفق دانسته‌اند و می‌گویند شناسایی و جذب فرصت‌ها بزرگ‌ترین چالش آنها در سه سال آینده خواهد بود. آنها آغاز خوبی داشته‌اند، اما هنوز راه زیادی را باید بپیمایند. با توجه به دسترس‌پذیری تکنولوژی اتوماسیون و بالا رفتن تجربه شرکت‌ها در به کار بردن آن، چیزی که شاید عجیب باشد این است که چرا تعداد سازمان‌هایی که برنامه‌های اتوماسیون را شروع کرده‌اند، انگشت‌شمار است. بیش از ۴۰ درصد مدیران اروپایی و آمریکای شمالی می‌گویند هنوز تلاش‌هایی را در این جهت شروع نکرده‌اند.
چهار فاکتور موفقیت
تحلیل شرکت‌هایی که اتوماسیون را به صورت کامل یا در حد طرح آزمایشی شروع کرده‌اند، نشان می‌دهد چهار فاکتور وجود دارد که تفاوت بین شکست و موفقیت را در این حوزه نشان می‌دهد.
۱- هدف والا داشته باشید تا ارزش واضح به دست آورید
شرکت‌های موفق فرصت اتوماسیون را با یک ارزیابی بالا به پایین شروع کرده‌اند و به شناخت واضحی از بلندپروازی‌ها و چگونگی اثرگذاری خود رسیده‌اند. تعیین یک هدف بلندپروازانه می‌تواند توازن حساسی ایجاد کند. ۳۸ درصد شرکت‌کنندگان در نظرسنجی مک‌کینزی گفته‌اند برای سنجش نتایج تلاش‌های خود برای اجرای اتوماسیون، اهداف والایی تعیین می‌کنند. پس هدف‌گذاری شرکت‌ها باید کجا باشد؟ تلاش برای شروع اقدامات دگرگون‌کننده در راستای اتوماسیون، نکات زیادی دارد. نمونه‌های متعددی وجود دارد که شرکت‌ها طرح آزمایشی آن را در یک فرآیند واحد آغاز کرده‌اند تا انجام برخی وظایف را آسان کنند. در بیشتر این موارد، اثرگذاری اقدامات کوچک اتوماسیون چندان زیاد نیست و به ندرت ارزش ماندگاری ایجاد می‌کند.
به عنوان مثال، یک شرکت مخابراتی قبل از اینکه پتانسیل‌های خود را برای اجرای اتوماسیون در سطح بنگاه ارزیابی کند، بیش از ۶۰ درصد بار کاری مالی خود را اتوماتیک کرده بود. نتیجه این طرح، ایجاد ارزش برای کارکرد مالی شرکت بود، اما نتوانست با پتانسیل کامل اتوماسیون را پیاده‌سازی کند. در مقابل، موفق‌ترین شرکت‌ها در این حوزه، از اتوماسیون نه فقط برای کاهش هزینه‌های خود، بلکه برای افزایش درآمد و توسعه سطوح خدماتی استفاده می‌کنند و این اقدام علاوه‌بر فرآیندهایی که با مشتری سروکار دارد، فرآیندهای داخلی را هم دربرمی‌گیرد. اگر افراد بدانند چگونه باید از ابتدا اثرگذار باشند، به این دیدگاه می‌رسند که تلاش‌های خود را از همان ابتدا کجا متمرکز کنند. همکاری با شرکت‌هایی که اتوماسیون را پیاده کرده‌اند، نشان می‌دهد تقریبا در هر حوزه، پتانسیل‌های قابل‌توجهی وجود دارد؛ از امور اداری ساده، وظایف پشتیبانی و مراکز پاسخگویی تلفنی، تا کارکردهای فنی حرفه‌ای مثل مهندسی یا تعمیرات.
یک شرکت مخابراتی دیگر، مجموعه کاملی از ابزارهای اتوماسیون را به کار گرفت که تکنولوژی «اتوماسیون فرآیند روباتیک» (RPA، نوعی تکنولوژی که به افراد امکان می‌دهد از نرم‌افزار کامپیوتری یا روبات برای شبیه‌سازی و تکمیل کارهایی که انسان به منظور اجرای فرآیند کسب‌وکار با سیستم‌های دیجیتال انجام می‌دهد، استفاده کند) و جریانات کاری هوشمند از طریق یادگیری ماشینی و پردازش زبان طبیعی را دربرمی‌گرفت. دامنه این ابزارها، کل وظایف تجاری، اداری و عملیاتی شرکت را پوشش می‌داد و به تحول خدمات ارائه‌شده و تبدیل آن به یک رهبر بازار کمک می‌کرد. همزمان، این برنامه باعث شد زمان نیروی کار شرکت به میزان قابل‌توجهی آزاد شود و این افراد در جاهای دیگر برای ارائه خدمات بیشتر به کار گرفته شوند تا درآمد شرکت افزایش یابد. برخی از این خدمات اضافه حتی به رقبای شرکت پیشنهاد شد و آنها و مشتریان‌شان را به جریانات درآمدی جدیدی تبدیل کرد.
البته این رویکرد بدون ریسک نیست. برخی شرکت‌ها هدف خود را ابتدا جایی قرار می‌دهند که ظاهرا ارزش زیادی در آنجا وجود دارد و بعد به این نتیجه می‌رسند که به خاطر موانع قانونی یا فاکتورهای دیگر، نمی‌توانند به آن ارزش برسند. اما این موضوع به جای اینکه شرکت‌ها را از تعیین اهداف والا ناامید کند، یادآور این است که اتوماسیون فقط یک راهکار تکنولوژیک نیست و همه جنبه‌های کسب‌وکار و محیط آن در طول این دگرگونی باید در نظر گرفته شود.
۲- تعهد داشته باشید و ارتباط برقرار کنید
اتوماسیون فرآیندی نیست که در یک واحد کسب‌وکار واحد محدود شود یا مختص بخش IT باشد. شرکت‌های موفق از ابتدا با یک برنامه تحول مصمم به اتوماسیون نزدیک می‌شوند و آن را جزو سه اولویت اصلی خود قرار می‌دهند. درست است که بخش IT در مراحل اولیه این فرآیند درگیر می‌شود، اما شرکت‌های موفق، مدیریت ارشد را از همه گروه‌ها وارد کار می‌کنند. همه کارکنان باید از اهمیت برنامه تحول آگاه باشند تا در جهت آن حرکت کنند. برقراری ارتباط مداوم و واضح تضمین می‌کند که افراد در شرکت می‌دانند کارشان ارزش دارد و بخشی از اجرای این برنامه مهم هستند. یک شرکت در آمریکای شمالی، استراتژی ارتباطات را اجرا کرد تا همکاری بین تیم اجرا و حوزه‌های کسب‌وکار را پیش ببرد. این اقدام باعث شد علاوه‌بر اینکه کارکنان خط مقدم اهمیت برنامه تحولی اتوماسیون را بدانند، بلکه حمایت مورد نیازشان را جلب کنند و بهتر از پس وظایف جدید برآیند. تیم تحول به واسطه این همکاری، بات‌هایی درست کرد که وظایف تکراری و بدون ارزش افزوده را اتوماتیک کرد و به کارکنان امکان داد بر کارهایی که ارزش بیشتری برای شرکت ایجاد می‌کنند، متمرکز شوند.
۳- نظارت درست داشته باشید و به سرعت عمل کنید
اجرای اتوماسیون هم در مقیاس بزرگ و هم با سرعت بالا، به یک برنامه در سطح شرکت و یک رویکرد چابک نیاز دارد. به محض اینکه رهبران ارشد شرکت‌ها متقاعد شوند که اتوماسیون جزو سه اولویت برتر شرکت آنها است، باید یک تیم تحول درست کنند و به آن اختیار دهند تا این فرآیند را مدیریت کند. توصیه این است که یک دفتر مرکزی برای این برنامه تحول با عنوان «مرکز شایستگی» راه‌اندازی شود. بدون یک هماهنگ‌سازی مرکزی، گزینه‌های تکنولوژیک و تلاش‌هایی که برای اجرای اتوماسیون صورت می‌گیرد، به بیراهه خواهد رفت، چرا که هر واحد یا وظیفه‌ای به تنهایی دچار دگرگونی می‌شود. میزان کنترل دفتر مرکزی، با توجه به استعدادهای موجود در هر واحد کسب‌وکار، متفاوت خواهد بود. اگر واحدهای کسب‌وکار استعدادهای لازم برای توسعه اتوماسیون را نداشته باشند، باید کنترل بیشتری اعمال شود و بالعکس. یکی از بدترین دام‌هایی که در طول اجرای اتوماسیون در مقیاس بزرگ دامن شرکت‌ها را می‌گیرد، زمانی است که مدیران، اتوماسیون را جزو وظایف بخش IT می‌دانند؛ درحالی‌که مسوولیت آن بر عهده کلیه واحدها است. سرعت هم به همان اندازه مهم است. هر چقدر برنامه تحول سریع‌تر اجرا شود، نتیجه آن سریع‌تر است. بر اساس نظرسنجی مک‌کینزی، شرکت‌ها انتظار دارند هزینه‌های اجرای اتوماسیون در سازمان ظرف شش ماه تا سه سال جبران شوند، اما شرکت‌های موفق زودتر از این منتظر نتیجه مثبت هستند (شکل ۲).
۴- قابلیت‌های درونی ایجاد کنید
اگر قرار باشد اتوماسیون شغل‌های بهتر و متفاوت‌تری در اختیار کارکنان قرار دهد، آخرین فاکتور موفقیت، از بسیاری جهات، مهم‌ترین فاکتور است. تعجبی ندارد که هرچه سریع‌تر باید ایجاد قابلیت‌های درونی را شروع کرد؛ به‌ویژه با توجه به منابع مورد نیاز برای پیاده کردن تکنولوژی‌های جدید در کل بنگاه. توسعه اتوماسیون و مهارت‌های مرتبط، همچنین برای تضمین پایداری و کاهش وابستگی به سرویس‌های بیرونی اتوماسیون، ضروری است. به علاوه، پروفایل‌هایی که شرکت‌ها برای اجرای این فرآیند نیاز دارند، همین الان هم در تیم‌های آنها وجود دارد؛ به‌ویژه در بخش IT که پرسنل آن می‌توانند پشتیبانی فنی و آموزش لازم به پرسنل دیگر را ارائه دهند. اتوماسیون، به شدت شیوه کار کردن ما را متحول می‌کند. شرکت‌ها این قدرت را دارند که این تغییر را به روندی مثبت برای نیروی کار، کسب‌وکار و جامعه خود به طور کلی تبدیل کنند. کارکنانی که شرکت‌ها در زمان حال تربیت کرده‌اند، در قلب هر طرح تحول قرار دارند.
ارسال نظر