چه جایی را برای مذاکره انتخاب کنیم؟ - ۱۱ آبان ۹۱
در تصمیم‌گیری برای محل مذاکره، قبل از هر چیز باید به هدف‌ها و استراتژی‌هایی که برای مذاکره در نظر گرفته‌اید توجه کنید. با توجه به نوع اهداف و استراتژی‌ای که دارید، می‌توانید مکان خودتان، مکان طرف مقابل یا یک مکان بی‌طرف را برای مذاکره برگزینید. ۱-مذاکره در محل خودتان
وقتی مایل به تمام کردن قرارداد و دریافت موافقت نهایی هستید، بهتر است مذاکره را در محل خودتان انجام دهید. وقتی مذاکره در مکان شما برگزار شود، به خاطر آشنایی با محیط، در دسترس بودن اطلاعات، وجود اصل حمایت همکار و تسلط و اشراف روانی بر فضا، موقعیت و اعتماد به نفس شما تقویت شود.
وقتی مایل به تمام کردن قرارداد و دریافت موافقت نهایی هستید، بهتر است مذاکره را در محل خودتان انجام دهید. وقتی مذاکره در مکان شما برگزار شود، به خاطر آشنایی با محیط، در دسترس بودن اطلاعات، وجود اصل حمایت همکار و تسلط و اشراف روانی بر فضا، موقعیت و اعتماد به نفس شما تقویت شود.
در تصمیم‌گیری برای محل مذاکره، قبل از هر چیز باید به هدف‌ها و استراتژی‌هایی که برای مذاکره در نظر گرفته‌اید توجه کنید. با توجه به نوع اهداف و استراتژی‌ای که دارید، می‌توانید مکان خودتان، مکان طرف مقابل یا یک مکان بی‌طرف را برای مذاکره برگزینید. 1-مذاکره در محل خودتان
وقتی مایل به تمام کردن قرارداد و دریافت موافقت نهایی هستید، بهتر است مذاکره را در محل خودتان انجام دهید. وقتی مذاکره در مکان شما برگزار شود، به خاطر آشنایی با محیط، در دسترس بودن اطلاعات، وجود اصل حمایت همکار و تسلط و اشراف روانی بر فضا، موقعیت و اعتماد به نفس شما تقویت شود. همچنین اگر محل شما جایی خوب و با پرستیژ باشد، باعث تاثیرگذاری و القای اعتبار شما به طرف مذاکره و جلب راحت‌تر حس اعتماد و توافق وی خواهد شد. مزیت دیگر مکان خودتان برای مذاکره، کنترل رفت و آمدها و تماس‌های تلفنی است. در ضمن در زمان تنفس، نیز پذیرایی مناسب از مهمانتان برای شما امکان‌پذیر خواهد بود.
ولی انتخاب مکان خودتان برای مذاکره مشکلاتی نیز دارد. یکی از این معایب این است که در این صورت امکان به تاخیر انداختن مذاکره در صورت برخورد با موارد ناگهانی و نامطبوع برای شما وجود ندارد. وقتی مذاکره را در محل خودتان برگزار می‌کنید، دیگر نمی‌توانید برای بررسی پیشنهادات ناگهانی طرف مقابل وقت بخواهید و از تکنیک به تعویق انداختن مذاکره استفاده کنید. یک مشکل دیگر این کار، احتمال لو رفتن برخی اطلاعات شما است، زیرا با حضور مهمان در محل کارتان، وی امکان مواجهه با آرشیو اطلاعات، نامهای موجود روی پرونده‌ها، نامه‌ها و فکس‌ها و مواردی از این قبیل را پیدا می‌کند.
2- مذاکره در محل طرف مقابل
معمولا در مواردی که می‌خواهید شرکت خود را معرفی کنید یا جلسات اولیه و توجیهی پیش‌مذاکرات را انجام دهید، بهتر است مکان طرف مقابل را برای برگزار کردن مذاکره انتخاب کنید. این کار یک ابزار خیلی مفید برای فهمیدن میزان اعتبار وی نیز می‌تواند باشد. مزایای دیگر انتخاب محل طرف مقابل نیز مشابه برخی معایب مذاکره در محل خودتان است. به عنوان مثال شما در مورد کار وی اطلاعاتی را به‌دست خواهید آورد، به علاوه چون میزبان نیستید، امکان به تعویق انداختن زمان مذاکره به دلایلی از قبیل کامل نبودن مدارک یا وقوع موارد ناگهانی وجود خواهد داشت.
به همین ترتیب با انتخاب جای طرف مقابل برای مذاکرات، از برخی مزایای محل خودتان برای این کار محروم خواهید شد، مثلا دیگر روی ورود و خروج یا تماس‌های تلفنی کنترلی ندارید و نمی‌توانید در تعیین فضا و محیط گفتگو، مواردی مثل سالن یا میز و صندلی مذاکرات را مطابق میل داشته باشید.
گاهی پیش می‌آید که در مواردی که به محل طرف مقابل برای اجرای مذاکرات می‌روید، متوجه می‌شوید در برابر نور یا تصویری اضطراب‌آور قرار گرفته‌اید.
معمولا این کار برای این انجام می‌شود که از میزان تسلط و حضور ذهنتان کم شود و با تضعیف طاقت و تحمل شما برای انجام مذاکره‌ای طولانی، احتمال امتیاز دادن بیشتر به قصد خلاصی از موقعیت نامطبوع از سوی شما بیشتر شود. اگر چه این کار چندان کار درستی نیست ولی به دفعات از آن در مذاکرات استفاده شده است. بنابراین لازم است که از قبل در برابر چنین موقعیت‌هایی آماده باشید و در صورت پیش آمدن این موارد، به طور روشن از طرف مقابل بخواهید که مثلا پرده را بکشد یا به نحوی، شرایطی را که برای شما نامطبوع است تغییر دهد، یا اینکه محل را عوض کند. توجه داشته باشید که صراحت در بیان این موارد و درخواست تغییر شرایط نامطبوع، به هیچ وجه دور از ادب و نزاکت نیست و برعکس نشانه حرفه‌ای بودن و تجربه و اشراف شما بر روند مذاکره است و حتی می‌تواند اعتبار شما را نزد وی افزایش دهد.
توصیه می‌شود چنانچه در حین مذاکره و صحبت شما، تلفن طرف مقابل زنگ بخورد یا نامهای رد و بدل شود، به مذاکره ادامه ندهید. در این وضعیت اگر از شما درخواست ادامه صحبت شود در حالی که هنوز تلفن یا آن شرایط پابرجاست، نباید قبول کنید. بهتر است سکوت کنید تا توجه کامل طرف مقابل به شما جلب شود یا این که با نوشیدن آب، چند ثانیه‌ای سکوت کنید تا وی به عملش خاتمه دهد. این کار باعث می‌شود که از اهمیت و اعتبار شما در مذاکره کاسته نشود، زیرا هنگامی که طرف مقابل در مذاکره با شما همزمان کاری دیگر نیز انجام دهد، به نوعی این موضوع القا می‌شود که گفت و گو با شما چندان حائز اهمیت نیست. نباید با قبول این شرایط، این موضوع را تایید کنید.
همچنین در صورتی که مواردی که گفته شد توسط وی تکرار شوند، از او بخواهید ابتدا کارش را انجام دهد و سپس به مذاکره ادامه دهید یا این که با تکرار مجدد، اعلام کنید که می‌توانید مذاکره را در زمان دیگری انجام دهید یا این که در صورت لزوم پیشنهاد دهید مذاکره را تمام کنید. دقت کنید که تکرار این موارد یک ترفند مذاکراتی است و به قصد پایین آوردن مواضع طرف مذاکرات انجام می‌شود.
3- مذاکره در محل بی‌طرف
گاهی پیش می‌آید که هیچ‌کدام از دو طرف در مورد تعیین مکان یکی از طرفین برای برگزاری مذاکرات به توافق نمی‌رسند، یا این که طرفین سر یک موضوع مناقشه و اختلاف زیادی دارند، ولی نمی‌خواهند مذاکره انجام نشود. در این موارد استفاده از محل ثالث برای مذاکرات توصیه می‌شود. یک ویژگی مهم محل ثالث که باید مد نظر قرار دهید این است که این محل به هیچ‌کدام از طرفین وابستگی نداشته باشد و اصطلاحا جایی کاملا بی‌طرف باشد؛ البته نباید این مطلب را از نظر دور داشت که برای انجام مذاکرات غیررسمی و دوستانه نیز، مکان‌های ثالث و بی‌طرفی مانند لابی هتل‌ها یا جاهای مشابه، مورد استفاده قرار می‌گیرند.
وقتی مایل به تمام کردن قرارداد و دریافت موافقت نهایی هستید، بهتر است مذاکره را در محل خودتان انجام دهید. وقتی مذاکره در مکان شما برگزار شود، به خاطر آشنایی با محیط، در دسترس بودن اطلاعات، وجود اصل حمایت همکار و تسلط و اشراف روانی بر فضا، موقعیت و اعتماد به نفس شما تقویت شود. همچنین اگر محل شما جایی خوب و با پرستیژ باشد، باعث تاثیرگذاری و القای اعتبار شما به طرف مذاکره و جلب راحت‌تر حس اعتماد و توافق وی خواهد شد. مزیت دیگر مکان خودتان برای مذاکره، کنترل رفت و آمدها و تماس‌های تلفنی است. در ضمن در زمان تنفس، نیز پذیرایی مناسب از مهمانتان برای شما امکان‌پذیر خواهد بود.
ولی انتخاب مکان خودتان برای مذاکره مشکلاتی نیز دارد. یکی از این معایب این است که در این صورت امکان به تاخیر انداختن مذاکره در صورت برخورد با موارد ناگهانی و نامطبوع برای شما وجود ندارد. وقتی مذاکره را در محل خودتان برگزار می‌کنید، دیگر نمی‌توانید برای بررسی پیشنهادات ناگهانی طرف مقابل وقت بخواهید و از تکنیک به تعویق انداختن مذاکره استفاده کنید. یک مشکل دیگر این کار، احتمال لو رفتن برخی اطلاعات شما است، زیرا با حضور مهمان در محل کارتان، وی امکان مواجهه با آرشیو اطلاعات، نامهای موجود روی پرونده‌ها، نامه‌ها و فکس‌ها و مواردی از این قبیل را پیدا می‌کند.
2- مذاکره در محل طرف مقابل
معمولا در مواردی که می‌خواهید شرکت خود را معرفی کنید یا جلسات اولیه و توجیهی پیش‌مذاکرات را انجام دهید، بهتر است مکان طرف مقابل را برای برگزار کردن مذاکره انتخاب کنید. این کار یک ابزار خیلی مفید برای فهمیدن میزان اعتبار وی نیز می‌تواند باشد. مزایای دیگر انتخاب محل طرف مقابل نیز مشابه برخی معایب مذاکره در محل خودتان است. به عنوان مثال شما در مورد کار وی اطلاعاتی را به‌دست خواهید آورد، به علاوه چون میزبان نیستید، امکان به تعویق انداختن زمان مذاکره به دلایلی از قبیل کامل نبودن مدارک یا وقوع موارد ناگهانی وجود خواهد داشت.
به همین ترتیب با انتخاب جای طرف مقابل برای مذاکرات، از برخی مزایای محل خودتان برای این کار محروم خواهید شد، مثلا دیگر روی ورود و خروج یا تماس‌های تلفنی کنترلی ندارید و نمی‌توانید در تعیین فضا و محیط گفتگو، مواردی مثل سالن یا میز و صندلی مذاکرات را مطابق میل داشته باشید.
گاهی پیش می‌آید که در مواردی که به محل طرف مقابل برای اجرای مذاکرات می‌روید، متوجه می‌شوید در برابر نور یا تصویری اضطراب‌آور قرار گرفته‌اید.
معمولا این کار برای این انجام می‌شود که از میزان تسلط و حضور ذهنتان کم شود و با تضعیف طاقت و تحمل شما برای انجام مذاکره‌ای طولانی، احتمال امتیاز دادن بیشتر به قصد خلاصی از موقعیت نامطبوع از سوی شما بیشتر شود. اگر چه این کار چندان کار درستی نیست ولی به دفعات از آن در مذاکرات استفاده شده است. بنابراین لازم است که از قبل در برابر چنین موقعیت‌هایی آماده باشید و در صورت پیش آمدن این موارد، به طور روشن از طرف مقابل بخواهید که مثلا پرده را بکشد یا به نحوی، شرایطی را که برای شما نامطبوع است تغییر دهد، یا اینکه محل را عوض کند. توجه داشته باشید که صراحت در بیان این موارد و درخواست تغییر شرایط نامطبوع، به هیچ وجه دور از ادب و نزاکت نیست و برعکس نشانه حرفه‌ای بودن و تجربه و اشراف شما بر روند مذاکره است و حتی می‌تواند اعتبار شما را نزد وی افزایش دهد.
توصیه می‌شود چنانچه در حین مذاکره و صحبت شما، تلفن طرف مقابل زنگ بخورد یا نامهای رد و بدل شود، به مذاکره ادامه ندهید. در این وضعیت اگر از شما درخواست ادامه صحبت شود در حالی که هنوز تلفن یا آن شرایط پابرجاست، نباید قبول کنید. بهتر است سکوت کنید تا توجه کامل طرف مقابل به شما جلب شود یا این که با نوشیدن آب، چند ثانیه‌ای سکوت کنید تا وی به عملش خاتمه دهد. این کار باعث می‌شود که از اهمیت و اعتبار شما در مذاکره کاسته نشود، زیرا هنگامی که طرف مقابل در مذاکره با شما همزمان کاری دیگر نیز انجام دهد، به نوعی این موضوع القا می‌شود که گفت و گو با شما چندان حائز اهمیت نیست. نباید با قبول این شرایط، این موضوع را تایید کنید.
همچنین در صورتی که مواردی که گفته شد توسط وی تکرار شوند، از او بخواهید ابتدا کارش را انجام دهد و سپس به مذاکره ادامه دهید یا این که با تکرار مجدد، اعلام کنید که می‌توانید مذاکره را در زمان دیگری انجام دهید یا این که در صورت لزوم پیشنهاد دهید مذاکره را تمام کنید. دقت کنید که تکرار این موارد یک ترفند مذاکراتی است و به قصد پایین آوردن مواضع طرف مذاکرات انجام می‌شود.
3- مذاکره در محل بی‌طرف
گاهی پیش می‌آید که هیچ‌کدام از دو طرف در مورد تعیین مکان یکی از طرفین برای برگزاری مذاکرات به توافق نمی‌رسند، یا این که طرفین سر یک موضوع مناقشه و اختلاف زیادی دارند، ولی نمی‌خواهند مذاکره انجام نشود. در این موارد استفاده از محل ثالث برای مذاکرات توصیه می‌شود. یک ویژگی مهم محل ثالث که باید مد نظر قرار دهید این است که این محل به هیچ‌کدام از طرفین وابستگی نداشته باشد و اصطلاحا جایی کاملا بی‌طرف باشد؛ البته نباید این مطلب را از نظر دور داشت که برای انجام مذاکرات غیررسمی و دوستانه نیز، مکان‌های ثالث و بی‌طرفی مانند لابی هتل‌ها یا جاهای مشابه، مورد استفاده قرار می‌گیرند.
ارسال نظر