نکاتی برای استفاده بهتـر از جی‌میل
نامه‌های الکترونیکی یکی از محبوب‌ترین و رایج‌ترین ابزارهای تکنولوژی هستند که همه ما هر روز با آنها سر و کار داریم. درست به همین دلیل هم هست که سرویس‌های مختلفی برای ارائه ایمیل شخصی فعالیت می‌کنند. در این میان اما سرویس ایمیل شرکت گوگل؛ یعنی Gmail یکی از بهترین سرویس‌های ایمیل است که کاربران زیادی هم دارد. با این اوصاف است که حالا دیگر اغلب کاربران ایمیل در سراسر دنیا به Gmail مهاجرت می‌کنند تا از سرعت و امکانات پیشرفته آن بهره ببرند. بنابراین کلیدهای میان‌بر، امکانات و کلیدهایی که در جاهای مختلف برای انجام سریع‌تر امور قرار داده شده، برچسب‌ها و دسته بندی‌های شخصی، جست‌وجو و سایر امکانات جی‌میل برای کاربران آن مهم است.
نامه‌های الکترونیکی یکی از محبوب‌ترین و رایج‌ترین ابزارهای تکنولوژی هستند که همه ما هر روز با آنها سر و کار داریم. درست به همین دلیل هم هست که سرویس‌های مختلفی برای ارائه ایمیل شخصی فعالیت می‌کنند. در این میان اما سرویس ایمیل شرکت گوگل؛ یعنی Gmail یکی از بهترین سرویس‌های ایمیل است که کاربران زیادی هم دارد. با این اوصاف است که حالا دیگر اغلب کاربران ایمیل در سراسر دنیا به Gmail مهاجرت می‌کنند تا از سرعت و امکانات پیشرفته آن بهره ببرند. بنابراین کلیدهای میان‌بر، امکانات و کلیدهایی که در جاهای مختلف برای انجام سریع‌تر امور قرار داده شده، برچسب‌ها و دسته بندی‌های شخصی، جست‌وجو و سایر امکانات جی‌میل برای کاربران آن مهم است. با این اوصاف می‌توانید با این چند نکته کاربردی از این سرویس ایمیل محبوب بهتر و راحت‌تر استفاده کنید. انصراف از ارسال ایمیل
این یک قابلیت بسیار خوب و کاربردی است که در بسیاری از سرویس‌های ایمیل دیگر وجود ندارد. گاهی از ارسال یک ایمیل منصرف می‌شوید و تصمیم می‌گیرید آن را ارسال نکنید. برای این کار باید به بخش تنظیمات که با آیکون چرخ‌دنده مشخص شده، مراجعه کرده و در تب Labs آن را فعال کنید. در این صورت اگر به اشتباه ایمیلی را به آدرسی بفرستید، می‌توانید به سرعت از ارسال آن انصراف دهید.
جی‌میل‌تان را مرتب کنید
شاید ظاهر جی‌میل‌تان گاهی کمی شلوغ باشد و شاید هم برعکس، به نظر خیلی فشرده برسد. برای اینکه تراکم آیکون‌ها و ایمیل‌ها بیشتر شود، بهتر است از حالت نمایش Compact یا فشرده استفاده کرده و اگر می‌خواهید این بخش‌ها بزرگ‌تر شوند، حالت Comfortable را انتخاب کنید. برای انتخاب این حالات نمایش از آیکون چرخ‌دنده استفاده کنید که در سمت بالا و راست دیده می‌شود.
کلیدهای میان‌بر ضروری
قبل از هر چیز به قسمت Setting رفته و از تب تنظیمات عمومی یا General، گزینه Keyboard Shortcuts را در حالت فعال یا on قرار دهید. چند کلید میان‌بر مفید عبارتند از: J برای باز کردن ایمیل قبلی، K برای باز کردن ایمیل بعدی، E برای آرشیو کردن یک ایمیل، شیفت و # برای فرستادن به سطل زباله یا Trash، / برای تایپ کردن در نوار جست‌وجو، A برای جواب دادن به ایمیل در جواب تمام افرادی که ایمیل موردنظر برای‌شان ارسال شده است و بالاخره R هم برای جواب دادن به یک ایمیل تنها در جواب یک شخص.
استفاده راحت‌تر از عکس‌ها
برای استفاده از عکس‌ها در جی‌میل کافی است که با کلید میان‌بر Ctrl+V آنها را Paste کنید. البته قبل از این عمل باید عکس را در کی‌برد کپی کرده باشید. با استفاده از قابلیت پشتیبانی‌‌گیری گوگل پلاس کار کمی ساده‌تر می‌شود، چون هر عکسی که با گوشی یا تبلت خود گرفته باشید، روی گوگل درایو ذخیره می‌شود. کاربرد آن در جی‌میل این است که می‌توانید از کلید Insert که گوگل اخیرا در کادر ایجاد ایمیل جدید اضافه کرده، استفاده کنید و عکس‌های گوگل درایو خود را در ایمیل قرار دهید. البته امکان به اشتراک گذاری یک آلبوم کامل هم وجود دارد.
حذف ایمیل‌های حجیم
اگر فضای ۱۵ گیگابایتی جی‌میل شما رو به اتمام است، می‌توانید با استفاده از این لینک بررسی کنید که فضای موجود به چه صورت استفاده شده و برای خالی کردن موارد حجیم باید از کجا شروع کرد. برای این کار عبارت «size:[x number]m» را در گوگل جست‌وجو کنید. مثلا با جست‌وجوی عبارت «size:۱۰۰k» تمام ایمیل‌هایی که ظرفیت بیش از ۱۰۰ کیلوبایت را اشغال کرده‌اند، نمایش داده می‌شوند. به‌جای k از m استفاده کنید تا ایمیل‌های بیشتر از ۱۰۰ مگابایت را پیدا کنید.
دیدن تعداد ایمیل‌های خوانده نشده در کنار تب‌های مختلف
با فعال‌کردن افزونه‌ای به نام Unread message icon می‌توان در کنار نام تب‌ها تعداد ایمیل‌های خوانده نشده را هم مشاهده کرد؛ البته به‌شرطی که تعداد تب‌ها زیاد نباشد. این تعداد به صورت خودکار به‌روز می‌شود و نیازی به باز کردن تبی که جی‌میل در آن باز شده ندارید. برای فعال کردن این امکان مسیر زیر را در تنظیمات دنبال کنید:
Settings > Labs tab > Enable "Unread message icon
ارسال و آرشیو
اگر دوست دارید جی‌میل شما خلوت باشد، از آیکون Send and Archive به‌جای Send معمولی برای پاسخ به ایمیل‌ها استفاده کنید. البته آرشیو با حذف کردن متفاوت است. برای دیدن ایمیل‌های آرشیو شده می‌توان از تب All Mail در بخش کناری یا نوار جست‌وجو در بالای صفحه استفاده کرد. برای فعال کردن این ویژگی جی‌میل مسیر زیر را دنبال کنید:
Setting > General > Show Send & Archive Button in reply
خواندن ایمیل‌ها به صورت آفلاین
Gmail Offline یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های جی‌میل است. این افزونه به شما اجازه می‌دهد که ایمیل‌ها را بخوانید، پاسخ بدهید، جست‌وجو و آرشیو کنید، آن هم بدون اتصال به اینترنت. برای فعال‌کردن این ویژگی در تنظیمات جی‌میل به تب Offline مراجعه کنید. لینکی برای نصب افزونه در این تب قرار داده شده که پس از نصب آن، امکان همگام‌سازی ایمیل‌ها فراهم می‌شود. به این صورت که در حالت آفلاین همه چیز توسط افزونه ذخیره می‌شود و به محض اتصال به اینترنت، با جی‌میل آنلاین همگام‌سازی می‌شود.
ایمیل‌ها را به برنامه‌های روزانه خود اضافه کنید
جواب دادن به ایمیل کار وقت‌گیری است. اگر سرتان شلوغ باشد و در انجام این مهم تعلل کنید، ممکن است بعضی از ایمیل‌های مهم بدون پاسخ باقی بمانند. بنابراین بهتر است این ایمیل‌ها را به Tasks خود اضافه کنید. در بخش بالا و چپ روی عبارت Gmail کلیک کنید و از لیست نمایش داده شده، گزینه Tasks را انتخاب کنید.
انصراف از ثبت نام در وب‌سایت‌ها و سرویس‌ها
شاید در وب سایت‌های زیادی ثبت نام کرده‌اید و از اینکه در طول روز ایمیل‌های زیادی دریافت می‌کنید، خسته شده‌اید. برای انصراف از ثبت نام یا به اصطلاح unsubscribe در نوار جست‌وجو همین عبارت را تایپ کنید. نتیجه جست‌وجو این است که تمام مواردی که شامل این عبارت هستند، نمایش داده می‌شوند و می‌توانید یک به یک همه موارد را بررسی کنید. پلاگینی به نام Unroll.me هم برای پاکسازی این نوع ایمیل‌ها وجود دارد که کار را ساده‌تر می‌کند.
برای ایمیل‌ها Label انتخاب کنید
با Drag کردن لیبل‌های جی‌میل از بخش بالایی inbox و رها‌کردن روی ایمیل‌ها، می‌توانید عمل لیبل گذاری را سریع‌تر و راحت‌تر انجام بدهید.
این یک قابلیت بسیار خوب و کاربردی است که در بسیاری از سرویس‌های ایمیل دیگر وجود ندارد. گاهی از ارسال یک ایمیل منصرف می‌شوید و تصمیم می‌گیرید آن را ارسال نکنید. برای این کار باید به بخش تنظیمات که با آیکون چرخ‌دنده مشخص شده، مراجعه کرده و در تب Labs آن را فعال کنید. در این صورت اگر به اشتباه ایمیلی را به آدرسی بفرستید، می‌توانید به سرعت از ارسال آن انصراف دهید.
جی‌میل‌تان را مرتب کنید
شاید ظاهر جی‌میل‌تان گاهی کمی شلوغ باشد و شاید هم برعکس، به نظر خیلی فشرده برسد. برای اینکه تراکم آیکون‌ها و ایمیل‌ها بیشتر شود، بهتر است از حالت نمایش Compact یا فشرده استفاده کرده و اگر می‌خواهید این بخش‌ها بزرگ‌تر شوند، حالت Comfortable را انتخاب کنید. برای انتخاب این حالات نمایش از آیکون چرخ‌دنده استفاده کنید که در سمت بالا و راست دیده می‌شود.
کلیدهای میان‌بر ضروری
قبل از هر چیز به قسمت Setting رفته و از تب تنظیمات عمومی یا General، گزینه Keyboard Shortcuts را در حالت فعال یا on قرار دهید. چند کلید میان‌بر مفید عبارتند از: J برای باز کردن ایمیل قبلی، K برای باز کردن ایمیل بعدی، E برای آرشیو کردن یک ایمیل، شیفت و # برای فرستادن به سطل زباله یا Trash، / برای تایپ کردن در نوار جست‌وجو، A برای جواب دادن به ایمیل در جواب تمام افرادی که ایمیل موردنظر برای‌شان ارسال شده است و بالاخره R هم برای جواب دادن به یک ایمیل تنها در جواب یک شخص.
استفاده راحت‌تر از عکس‌ها
برای استفاده از عکس‌ها در جی‌میل کافی است که با کلید میان‌بر Ctrl+V آنها را Paste کنید. البته قبل از این عمل باید عکس را در کی‌برد کپی کرده باشید. با استفاده از قابلیت پشتیبانی‌‌گیری گوگل پلاس کار کمی ساده‌تر می‌شود، چون هر عکسی که با گوشی یا تبلت خود گرفته باشید، روی گوگل درایو ذخیره می‌شود. کاربرد آن در جی‌میل این است که می‌توانید از کلید Insert که گوگل اخیرا در کادر ایجاد ایمیل جدید اضافه کرده، استفاده کنید و عکس‌های گوگل درایو خود را در ایمیل قرار دهید. البته امکان به اشتراک گذاری یک آلبوم کامل هم وجود دارد.
حذف ایمیل‌های حجیم
اگر فضای ۱۵ گیگابایتی جی‌میل شما رو به اتمام است، می‌توانید با استفاده از این لینک بررسی کنید که فضای موجود به چه صورت استفاده شده و برای خالی کردن موارد حجیم باید از کجا شروع کرد. برای این کار عبارت «size:[x number]m» را در گوگل جست‌وجو کنید. مثلا با جست‌وجوی عبارت «size:۱۰۰k» تمام ایمیل‌هایی که ظرفیت بیش از ۱۰۰ کیلوبایت را اشغال کرده‌اند، نمایش داده می‌شوند. به‌جای k از m استفاده کنید تا ایمیل‌های بیشتر از ۱۰۰ مگابایت را پیدا کنید.
دیدن تعداد ایمیل‌های خوانده نشده در کنار تب‌های مختلف
با فعال‌کردن افزونه‌ای به نام Unread message icon می‌توان در کنار نام تب‌ها تعداد ایمیل‌های خوانده نشده را هم مشاهده کرد؛ البته به‌شرطی که تعداد تب‌ها زیاد نباشد. این تعداد به صورت خودکار به‌روز می‌شود و نیازی به باز کردن تبی که جی‌میل در آن باز شده ندارید. برای فعال کردن این امکان مسیر زیر را در تنظیمات دنبال کنید:
Settings > Labs tab > Enable "Unread message icon
ارسال و آرشیو
اگر دوست دارید جی‌میل شما خلوت باشد، از آیکون Send and Archive به‌جای Send معمولی برای پاسخ به ایمیل‌ها استفاده کنید. البته آرشیو با حذف کردن متفاوت است. برای دیدن ایمیل‌های آرشیو شده می‌توان از تب All Mail در بخش کناری یا نوار جست‌وجو در بالای صفحه استفاده کرد. برای فعال کردن این ویژگی جی‌میل مسیر زیر را دنبال کنید:
Setting > General > Show Send & Archive Button in reply
خواندن ایمیل‌ها به صورت آفلاین
Gmail Offline یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های جی‌میل است. این افزونه به شما اجازه می‌دهد که ایمیل‌ها را بخوانید، پاسخ بدهید، جست‌وجو و آرشیو کنید، آن هم بدون اتصال به اینترنت. برای فعال‌کردن این ویژگی در تنظیمات جی‌میل به تب Offline مراجعه کنید. لینکی برای نصب افزونه در این تب قرار داده شده که پس از نصب آن، امکان همگام‌سازی ایمیل‌ها فراهم می‌شود. به این صورت که در حالت آفلاین همه چیز توسط افزونه ذخیره می‌شود و به محض اتصال به اینترنت، با جی‌میل آنلاین همگام‌سازی می‌شود.
ایمیل‌ها را به برنامه‌های روزانه خود اضافه کنید
جواب دادن به ایمیل کار وقت‌گیری است. اگر سرتان شلوغ باشد و در انجام این مهم تعلل کنید، ممکن است بعضی از ایمیل‌های مهم بدون پاسخ باقی بمانند. بنابراین بهتر است این ایمیل‌ها را به Tasks خود اضافه کنید. در بخش بالا و چپ روی عبارت Gmail کلیک کنید و از لیست نمایش داده شده، گزینه Tasks را انتخاب کنید.
انصراف از ثبت نام در وب‌سایت‌ها و سرویس‌ها
شاید در وب سایت‌های زیادی ثبت نام کرده‌اید و از اینکه در طول روز ایمیل‌های زیادی دریافت می‌کنید، خسته شده‌اید. برای انصراف از ثبت نام یا به اصطلاح unsubscribe در نوار جست‌وجو همین عبارت را تایپ کنید. نتیجه جست‌وجو این است که تمام مواردی که شامل این عبارت هستند، نمایش داده می‌شوند و می‌توانید یک به یک همه موارد را بررسی کنید. پلاگینی به نام Unroll.me هم برای پاکسازی این نوع ایمیل‌ها وجود دارد که کار را ساده‌تر می‌کند.
برای ایمیل‌ها Label انتخاب کنید
با Drag کردن لیبل‌های جی‌میل از بخش بالایی inbox و رها‌کردن روی ایمیل‌ها، می‌توانید عمل لیبل گذاری را سریع‌تر و راحت‌تر انجام بدهید.
ارسال نظر