با افزایش حجم اطلاعات و نیاز به انتقال یا ذخیره آنها خدمات و امکانات مختلفی ابداع و ارائه می‌شوند. با این حال اما سرویس‌های رایانش ابری یا ذخیره‌سازی ابری در سال‌های اخیر تحول بزرگی در این عرصه ایجاد کرده و با استقبال خوبی از طرف کاربران مختلف مواجه شده‌اند. به این ترتیب است که در سال‌های اخیر بازار سرویس‌ها و خدمات ابری رونق زیادی گرفته و رقابتی شده است، تا جایی که شرکت‌های مختلف سعی دارند سرویس‌های بهتر و فضای ذخیره‌سازی بیشتری را در اختیار کاربرانشان قرار بدهند تا سهم بیشتری از این بازار رقابتی را به خود اختصاص بدهند. به‌عنوان مثال شرکت مایکروسافت در کنار آفیس ۳۶۵، یک ترابایت فضای ابری را عرضه می‌کند و سرویس‌های دیگری مانند دراپ ‌باکس و گوگل هم یک ترابایت ظرفیت ذخیره‌سازی ابری را تنها با پرداخت هزینه 10 دلار در ماه در اختیار کاربرانشان قرار می‌دهند. حتی وب‌سایت به اشتراک‌گذاری عکس فلیکر هم یک ترابایت فضای رایگان ابری را به صورت مجانی هدیه می‌دهد. با این اوصاف است که بسیاری از کاربران به این فکر می‌افتند که چطور باید از این مقدار حافظه ذخیره‌سازی ابری استفاده کنند.
واقعیت این است که این شرکت‌ها به‌خوبی می‌دانند که اغلب افراد هیچ‌وقت حتی به اشغال یک ترابایت فضای حافظه ابری خودشان هم نزدیک نخواهند شد و نمی‌توانند از تمام این فضا استفاده کنند. شاید به همین دلیل هم هست که به‌راحتی این فضا را حتی گاهی رایگان در اختیار کاربرانشان قرار می‌دهند. با این همه بد نیست یاد بگیرید که چطور از تمام فضای ذخیره‌سازی ابری در دسترس خودتان کاملا استفاده کنید. در اینجا می‌توانید چند روش برای استفاده از این فضا را یاد بگیرید:
در حافظه‌های ابری پشتیبان‌‌گیری کنید: در گذشته پشتیبان‌گیری مستقیم فایل‌ها به داخل فضای ابری مانند دراپ‌ باکس، وان درایو یا گوگل درایو ایده خوبی نبود. این سرویس‌ها فضای زیادی را در اختیار کاربرانشان قرار نمی‌دادند و به جای آن بهتر بود کاربران از سرویس‌های آنلاین مجزا برای پشتیبان‌گیری مثل CrashPlan ، BlackBlaze یا Carbonite استفاده می‌کردند. سرویس‌های آنلاین پشتیبان‌گیری درواقع برای پشتیبان‌گیری ساخته شدند و ظرفیت حافظه کافی را در اختیار کاربران می‌گذاشتند.
این روزها که حافظه‌های ابری تا این حد ارزان شده‌اند، پشتیبان گرفتن مستقیم به داخل حافظه ابری ایده بسیار خوبی به نظر می‌رسد. برای به سرانجام رساندن این کار هم نیازی به یک سرویس پشتیبان‌گیری جداگانه نخواهید داشت، البته در روش پشتیبان‌گیری مستقیم فایل‌ها در حافظه‌های ابری متاسفانه ابزار‌های پشتیبان‌گیر یکپارچه با ویندوز مثل File History on Windows ۸.۱ به شما کمکی نخواهند کرد. برای مثل با این برنامه که نام بردیم نمی‌توانید پشتیبان‌گیری مستقیم را در سرویس وان درایو انجام دهید. مزیت مهم و اصلی سرویس‌های ابری این است که اگر فایل‌های مهم خود را در این حافظه‌های ذخیره‌سازی ابری قرار دهید، هیچ‌وقت آنها را از دست نخواهید داد؛ همچنین می‌توانید با ابزار‌های پشتیبان‌گیری به‌صورت خودکار از فایل‌های مهم کپی تهیه کنید و آنها را در حافظه‌های ذخیره ساز انبار کنید تا هر بار آنها سینک یا همگام شوند و دوباره به صورت آنلای back up گرفته شوند. برای مثال ابزار منبع باز FreeFileSync به خوبی می‌تواند از فایل‌های شما نسخه پشتیبان مستقیم در سرویس ابری تهیه کند. از SyncToy و Cobian Backup هم می‌توان به‌عنوان ۲پیشنهاد دیگر نام برد؛ به‌طور کلی هر نرم‌افزاری که بتواند مستقیم از کامپیوتر به پوشه دلخواه سرویس ابری مورد استفاده شما دسترسی پیدا کند، زحمت ذخیره و پشتیبان‌گیری فایل‌های مهم را از دوش‌تان برمی‌دارد.
تصاویر با وضوح بالا آپلود کنید: هرگاه که خواستید تصویری را در سرویس‌های ابری آپلود کنید، مطمئن شوید که آن تصویر با وضوح بالا آپلود شود و خود را ملزم به کاهش وضوح آن تصویر نکنید. اپلیکیشن‌های موبایل‌های هوشمند و برنامه‌های آپلود تصاویر به شکلی پیکربندی شده‌اند که پیش از آپلود هر عکس، آن را کوچک کنند و نسخه‌ای کم‌وضوح و البته کم‌حجم از تصویر را آپلود کنند. با یک ترابایت حافظه روی سرویس فلیکر اصلا نیازی نیست تصاویر شما کوچک باشند. پیش از آپلود مطمئن شوید که گزینه «original size» در اپلیکیشن موبایل یا نرم‌افزاری که استفاده می‌کنید، انتخاب شده باشد. اگر چند تصویر با یک دوربین معمولی دیجیتال گرفتید و آنها را در لپ‌ تاپ یا کامپیوتر رومیزی خود کپی کرده‌اید، می‌توانید از ابزار‌هایی استفاده کنید که به صورت خودکار آنها را به سرویس حافظه ابری شما آپلود کند. برای مثال، دراپ‌ باکس بلافاصله پس از اینکه دوربین یا کارت SD را به سیستم متصل کردید، می‌تواند به صورت خودکار تصاویر شما را آپلود کند. سرویس‌هایی برای پشتیبان‌گیری خودکار در موبایل‌های هوشمند و برای سیستم عامل‌های مختلف اندروید، iOS و حتی ویندزوفون وجود دارد.
مجموعه‌های موسیقی آپلود کنید: پخش‌کننده‌های موسیقی در انواع پلت‌فرم‌ها حضور دارند، اما شما می‌توانید از سرویس ذخیره‌سازی ابری خود هم به‌عنوان پخش کننده موسیقی‌های مختلف استفاده کنید. حتی اگر هزاران آهنگ با حجم‌ چند گیگابایتی هم در اختیار داشته باشید، می‌توانید آنها را به سرویس ابری آپلود کنید. سپس از هر پلت‌فرمی به حساب کاربری سرویس ابری خود دسترسی پیدا کنید و موسیقی‌ها را در مرورگر پخش کنید. ممکن است ظاهر پخش شدن موسیقی در سرویس ابری شما شبیه به آن چیزی نباشد که در اپلیکیشن‌های موبایل یا کامپیوتر مشاهده می‌کنید، اما از این طریق در هر کامپیوتر و ابزار متصل به اینترنت می‌توانید به مجموعه‌های موسیقی خود دسترسی داشته باشید. همچنین هیچ کدام از فایل‌های موسیقی شما هم به فرمت‌های دیگری تبدیل نخواهد شد. اگر سی‌دی‌های موسیقی متفاوتی در اختیار دارید و نگرانید که شاید فایل‌های درون‌ آنها را از دست بدهید یا اینکه هر جایی آن را در اختیار نداشته باشید، با آپلود کردن آنها در حساب سرویس ابری، از حالا می‌توانید از هر جایی به آنها دسترسی پیدا کنید و به موسیقی دلخواه خود گوش دهید.
فایل‌های بزرگ ذخیره کنید: فکر خوبی است که فایل‌های بزرگی که در اختیار دارید را آرشیو کنید. شاید فایل‌های صوتی آموزشی، صد‌ها عکس قدیمی و خاطره‌انگیز، فیلم‌های تماشایی، بکاپ‌هایی که از دیسک‌های فیزیکی خود گرفته‌اید بتواند به‌عنوان یک نوع فایل بزرگ و قابل نگهداری در سرویس ابری شما ذخیره شود. برخی از فایل‌های بزرگ به اندازه‌ای برای ما مهم هستند که حاضریم زحمت آپلود آنها را با جان بخریم تا بتوانیم برای همیشه آنها را در اختیار داشته باشیم. گاهی پیش می‌آید به علت باز کردن فضای مورد نیاز در کامپیوتر شخصی مجبوریم حتی فایل‌های خود را روی حافظه‌های جانبی مثل فلش یا دی‌وی‌دی‌های دیگر بریزیم، بنابراین چرا نباید از فضایی که سرویس‌های ذخیره‌ساز ابری در اختیار ما می‌گذارند استفاده کنیم، البته برای پوشه‌ای که این فایل‌های بزرگ را در آن قرار داده‌اید، قابلیت سینک‌ پذیری را غیر فعال کنید، چون مسلما نیاز ندارید یک ترابایت فایل از هر کامپیوتری قابل دسترس باشد. در هر زمان که به فایل‌های آپلود شده نیاز پیدا کردید، می‌توان از طریق مرورگر آنها را دانلود کرد. همچنین برای آپلود فایل‌ها به این پوشه غیرقابل سینک، می‌توانید از آپلودر مخصوص سرویس ذخیره ساز خود استفاده کنید که بر پایه مرورگر است. برای مثال سرویس وان ‌درایو مایکروسافت در ویندوز 1/8 در این مورد بسیار هوشمندانه عمل می‌کند و به صورت خودکار تمام فایل‌های موجود شما در ذخیره‌ساز ابری را نشان می‌دهد، دانلود آنها تنها با خواست شما انجام خواهد شد. سرویس‌های دیگر مثل دراپ‌ باکس، گوگل درایو به صورت پیش ‌فرض تمام فایل‌های شما را به صورت یک جا دانلود می‌کنند.
از فضای ابری به‌عنوان فایل سرور استفاده کنید: از سرویس‌های ابری می‌توان به‌عنوان فایل سرور هم استفاده کرد. یک پوشه یا یک فایل خاص را به دلخواه «Public» کنید و با اشتراک‌گذاری لینک آنها با افراد دیگر، آنها خواهند توانست از طریق مرورگر به فایل موجود در حافظه ابری شما دسترسی پیدا کنند. با این امکان خواهید توانست فایل‌های خود را با دوستان و آشنایان خود به اشتراک بگذارید اما سرویس ابری که شما در آن حساب دارید و فایل ذخیره شده در آن را به صورت عمومی به اشتراک گذاشته‌اید تا یک مقدار معین می‌تواند پهنای باند دانلود را فراهم کند، به همین خاطر بهتر است از این شیوه برای اینکه تعداد زیادی افراد به دانلود فایل‌های شما بپردازند، استفاده نکنید. همچنین قادر خواهید بود فایل‌های خود را با کاربر‌های مشخصی در یک سرویس مشابه (برای مثال هر دو کاربر در دراپ‌باکس حساب داشته باشند) به اشتراک بگذارید. بعد از این کار، فایل شما تنها توسط همان شخصی که انتخاب کرده‌اید قابل دسترس خواهد بود، نه هر کاربری که آنلاین باشد و به آن لینک دسترسی پیدا کند.
مستقیم از سرویس ابری فایل دریافت کنید: شما همچنین می‌توانید مقداری از حافظه زیاد ذخیره‌سازی خود در سرویس‌های ابری را صرف دریافت فایل‌هایی از جانب دیگر افراد کنید. تنها لازم است به وسیله Jotform فرمی را در سرویس دراپ باکس تنظیم کنید یا به وسیله Google Apps Script، فایل‌های دیگران را دریافت کنید. هر کسی می‌تواند- حتی شخصی که اکانت دراپ‌باکس یا گوگل درایو نداشته باشد- فایلی را برای سرویس ابری شما ارسال کند و شما در هر زمان به آن دسترسی پیدا کنید. این روش می‌تواند برای کسانی که در کسب‌و‌کار خود زیاد نیازمند دریافت فایل‌های مشتریان می‌شوند مفید باشد. همچنین توانایی دریافت فایل‌ها بر روی سرویس ابری توسط دوستان و آشنایان آسان خواهد شد. در گذشته ممکن بود نگران باشید که دریافت این مقدار فایل، حافظه محدود سرویس ابری شما را از بین ببرد، اما اکنون که سرویس‌ها فضای زیادی را حتی به صورت رایگان در اختیار می‌گذارند، این کار بدون هیچ‌گونه نگرانی انجام می‌شود. فایده دیگر آن هم می‌تواند دور زدن محدودیت حجمی ضمیمه‌های ایمیل باشد که از این پس دیگر در چارچوب محدودیت‌های حجمی آنها نباشید.