به کاربر حرفه‌ای ورد مایکروسافت تبدیل شوید

تقریبا همه ما به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم،‌ از نرم‌افزار Word شرکت مایکروسافت استفاده می‌کنیم. این نرم‌افزار قابلیت‌های فراوانی دارد که بیشتر کاربران از وجود آنها بی‌خبر هستند. بنابراین می‌توانید در اینجا با ویژگی‌های جالب نرم‌افزار Word در سیستم عامل‌های ویندوز ۱۰ و OS X آشنا شوید.

تغییر تنظیمات انتخاب متن: نرم‌افزار ورد دارای قابلیت انتخابی است که می‌توانید هنگام کلیک کردن و کشیدن موس (Drag) به منظور انتخاب کلمه‌های متن، تعیین کنید که کل کلمه به‌صورت خودکار در حالت انتخاب قرار گیرد یا فقط بخشی از کلمه که نشانگر ماوس روی آن کشیده شده است، انتخاب شود. این قابلیت به‌طور پیش‌فرض روی انتخاب خودکار کل کلمه قرار دارد که می‌تواند برای برخی از کاربران رنج‌آور باشد. اگر قصد انتخاب بخشی از کلمه را دارید، باید تنظیمات مربوطه را غیرفعال کنید. برای تغییر این گزینه در نرم‌افزار Word ۲۰۱۶ پلتفرم OS X اپل، در منوی Preferences به بخش Edit رفته و تیک عبارت «Select entire word when selecting text» را بردارید. در نرم‌افزار Word ۲۰۱۶ پلتفرم ویندوز هم، روی سربرگ File کلیک کرده و به مسیر Options→ Advanced→ Editing Options رفته و در نهایت تیک عبارت «When selecting, automatically select entire word» را بردارید تا فقط بخشی از کلمه در حالت انتخاب قرار گیرد.

سفارشی‌سازی تصحیح خودکار کلمه: مورد دیگری که باید در مورد آن تصمیم بگیرید، فعال یا غیرفعال کردن قابلیت تصحیح خودکار (AutoCorrect) نرم‌افزار ورد است. در صورتی که مشغول نوشتن مقاله‌ای تخصصی که در متن آن از کلمات منحصر به فرد زیادی استفاده شده، هستید، قابلیت تصحیح خودکار می‌تواند رنج‌آور باشد. حتی ممکن است مایل به مشاهده رویدادهای مربوط به قابلیت تصحیح خودکار متن هنگام نوشتن مقاله نباشید. قابلیت یاد شده به‌طور پیش‌فرض فعال است که برای اعمال تغییرات در این قابلیت باید در پلتفرم OS X به منوی Preferences رفته و گزینه AutoCorrect را برگزینید. در پلتفرم ویندوز هم، پس از مراجعه به سربرگ File، باید مسیر Options→ proofing→ AutoCorrect Options را طی کرده و روی دکمه...AutoCorrect Options کلیک کنید.برخی از ویژگی‌های موجود در بخش تنظیمات تصحیح خودکار مانند قالب‌بندی خودکار کسرها ((½) Fractions (۱/ ۲) with fraction character)، تبدیل آدرس‌های اینترنتی به هایپرلینک (Internet and network paths with hyperlinks)، تبدیل حرف اول نام‌های روز (Capitalize names of days) یا اولین کلمه از جمله به حرف بزرگ انگلیسی (Capitalize first letter of sentences) و غیره، واقعا مفید هستند. می‌توانید این ویژگی‌ها را در سربرگ‌های مختلف مربوط به پنجره AutoCorrect Options بیابید.

صحت نوشتاری و امتیازدهی به آن: این ویژگی یک قابلیت فنی است. بیشتر افراد از بررسی‌های املایی و صحت دستور زبان در نرم‌افزار آگاهی دارند اما این قابلیت نرم‌افزار ورد همچنین می‌تواند براساس استانداردهایی به پیچیدگی متن شما امتیاز دهد. به منظور بررسی املایی، صحت دستور زبان و امتیازدهی به متن خود، از تیک خوردن گزینه‌های «Check Grammar with Spelling» و «Show Readability Statistics» در بخش Preferences نرم‌افزار ورد پلتفرم اپل و تیک خوردن همان گزینه‌ها در مسیر...Options→ proofing→ When correcting spelling in نرم‌افزار ورد پلتفرم ویندوز اطمینان حاصل کنید. در نرم‌افزار ورد هر دو پلتفرم، در صورتی که اشتباهی در بررسی املایی و دستور زبان وجود داشته باشد، نمی‌توانید به بخش امتیازدهی موجود در قابلیت خوانایی دسترسی داشته باشید. برای این منظور، باید پس از کلیک بر روی آیکون کتابی شکل آمار قابلیت خوانایی (Readability Statistics) که در گوشه پایین و سمت چپ نرم‌افزار ورد قرار دارد، در صفحه ظاهر شده هر اشتباه موجود در متن را با زدن دکمه Ignore (چشم‌پوشی) و Ignore All (چشم‌پوشی از همه) نادیده گرفته یا با کلیک راست روی کلمه‌های مورد نظر، آن را به فرهنگ لغت نرم‌افزار اضافه کنید تا صحیح تلقی شود. پس از انجام این کار با زدن آیکون آمار قابلیت خوانایی، می‌توانید به این آمار دسترسی داشته باشید.

پنجره‌ ظاهر شده، تفکیک مختلفی از واژه شماری متن، تعداد کاراکترها، تعداد جملات، تعداد کلمات موجود در یک جمله، امتیازدهی به متن و موارد فنی دیگر را در اختیار کاربران می‌گذارد. بخش قابلیت خوانایی براساس ۲ استاندارد به متن کاربران امتیاز می‌دهد. هر یک از استاندارد‌ها از فرمول ریاضی خاصی استفاده کرده و براساس مدارج تحصیلی مدارس ایالات‌متحده آمریکا تدوین شده‌اند. بازه امتیازدهی استاندارد اول بین صفر تا ۱۰۰ بوده و Flesch Reading Ease نام دارد. عدد صفر به معنی سختی فوق‌العاده زیاد و عدد ۱۰۰ هم به معنی سادگی زیاد خوانایی متن است. در نرم‌افزار ورد پلتفرم OS X مورد استفاده ما این عدد ۹/ ۶۰ است. استاندارد دوم هم Flesch-Kincaid Grade Level نام داشته و امتیازی بین صفر تا ۱۰ را به متن موجود می‌دهد. این استاندارد درجه فهم مطلب و خوانایی آن را نسبت به مدارس آمریکا سنجیده و امکان داوری را برای استادان، کتابدارها و افراد دیگر ساده‌تر می‌کند. هر چه این عدد بزرگ باشد، مناسب‌تر بوده و نشان‌گر درجه فهم بالاتر مطلب است. در واقع تحصیلات عمومی زیادی برای فهم مطلب لازم است. این عدد برای مطلب ما برابر با ۹/ ۹ است. متاسفانه استانداردهای یاد شده برای متون فارسی پشتیبانی نمی‌شوند!

مشاهده تغییرات و ویرایش‌ها: در نرم‌افزار Word مایکروسافت با فعال کردن گزینه‌ Track Changes موجود در سربرگ Review و زدن دکمه‌ Reviewing Pane، می‌توانید به جزئیات تغییر سند مانند زمان، مکان و فرد تغییر دهنده‌ اطلاعات داخل فایل دسترسی داشته باشید. مسیر دسترسی به این قابلیت در هر دو پلتفرم ویندوز و OS X یکسان است.

تایپ متن در هر مکانی از صفحه بدون استفاده از جعبه‌ متن: اگر قالب‌بندی جاری مطلب مورد پسند شما نیست، می‌توانید بدون نیاز به ایجاد جعبه‌ متن (text box) و فقط با دوبار کلیک در هر مکان خالی سند، اقدام به نوشتن متن موردنظر خود کنید. نرم‌افزار ورد با این کار، یک خط نوشتاری جدید ایجاد کرده و نشان‌گر چشمک‌زن را در ابتدای خط قرار می‌دهد.

تنظیم حروف بزرگ و کوچک انگلیسی: اگر با چشمانی خسته مشغول نگارش مقاله‌ای هستید، ممکن است متوجه فشردن اشتباهی دکمه Caps Lock نباشید و ناگهان ببینید که همه متن را با حروف بزرگ نوشته‌اید. می‌توانید به جای پاک کردن همه متن، پس از انتخاب متن مورد نظر به سربرگ خانه (Home) رفته و روی آیکون (Change Case (Aa کلیک کنید. هم‌اکنون می‌توانید یکی از گزینه‌های مورد نظر خود را از لیست ظاهر شده انتخاب کنید. مسیر دسترسی به این قابلیت هم، در هر دو پلتفرم ویندوز و OS X یکسان است.